Aspekty prawne wykorzystania Robotic Process Automation

Data dodania: 15.06.2018

Robotic Process Automation (RPA) zyskuje na popularności i znaczeniu w gospodarce, szczególnie w branży outsourcingowej. Potencjał tych rozwiązań jest tak duży, że z pewnością pojawią się one także w innych branżach (w tym finansowej, prawnej, księgowej, HR). Jednakże warto zwrócić uwagę na specyficzne problemy prawne, jakie wiążą się z wykorzystaniem RPA.

Aspekty prawne wykorzystania Robotic Process Automation

RPA – definicja

Dość popularna definicja uznaje RPA za ogół rozwiązań programistycznych (konfiguracja oprogramowania lub specjalny program - „robot”), za pomocą których pracownicy firmy mogą uruchamiać i kontrolować procesy, zarządzać danymi i komunikować się z innymi systemami informatycznymi (w tym aplikacjami). Przykładem bardzo prostego wykorzystania robota RPA może być rozwiązanie, gdzie robot zapisuje, kategoryzuje i otwiera pliki PDF z zeskanowanymi fakturami, a następnie eksportuje dane do pliku Excel – tworząc jednocześnie sumaryczne zestawienie kosztów i generując treść do poleceń przelewu.

Systemy RPA dają wiele korzyści, które powodują rosnącą popularność tych rozwiązań w różnych branżach – między innymi są to:

  • obniżenie kosztów (nawet w stosunku do 80% w porównaniu do tych samych czynności wykonywanych manualnie),
  • szybkość i łatwość wdrożenia RPA – w porównaniu do czasu i trudności związanych ze zwiększaniem zasobów ludzkich,
  • praca RPA w systemie „24 godziny dziennie / 7 dni w tygodniu / 365 dni w roku”,
  • większa szybkość procesów,
  • większa dokładność i jakość – wskutek zmniejszenia ilości błędów ludzkich,
  • zmniejszenie ryzyka funkcjonowania firmy (np.: automatyczne systemy compliance).

Na chwilę obecną automatyzacja sprawdza się dobrze w przypadku czynności powtarzalnych, występujących w dużych ilościach i dający się łatwo zdefiniować (standaryzować). W przyszłości jednak, wraz z rozwojem technologii sztucznej inteligencji, twórcy systemów RPA mogą sięgać po bardziej skomplikowane czynności.

Najczęstsze konstrukcje prawne w zakresie RPA

W praktyce mamy najczęściej do czynienia z jednym z trzech następujących rozwiązań:

  • umowa zlecenia, gdzie zamawiający zleca wykonawcy, by ten, korzystając z technologii RPA, wykonał automatyzację określonych czynności zamawiającego („outsourcing RPA”),
  • rozwiązanie licencyjne – gdzie zespół wewnętrzny wykorzystuje konkretne rozwiązanie RPA, do którego firma nabyła licencję na użytkowanie,
  • rozwiązanie „in house” -  gdzie zespół wewnętrzny tworzy i potem użytkuje konkretne rozwiązanie RPA, bez konieczności pozyskiwania z zewnątrz praw do korzystania z tego rozwiązania (wykorzystywane, na przykład, w firmach z sektora BPO).

Rodzaj przyjętego w danym wypadku rozwiązania determinuje problemy prawne, jakie mogą pojawić się w praktyce – niemniej, w każdym rozwiązaniu pewne pytania są nie do uniknięcia. Zawsze wskazane jest rozważenie:

  • jakie dane będzie “przetwarzał” robot – w szczególności, czy z danymi tymi nie wiążą się szczególne obowiązki prawne (np.: dane objęte tajemnicami zawodowymi, dane osobowe),
  • czy branża, w której ma zostać wykorzystany system RPA, jest przedmiotem regulacji (jak, np.:, sektor finansowy, energetyczny, medyczny),
  • czy istnieje ścieżka działania w przypadku awarii systemu RPA,
  • jakie są najbardziej prawdopodobne „czarne scenariusze” i ich potencjalne konsekwencje – jak zarządzić ryzykiem ich wystąpienia,
  • jaki schemat czynności i działań ma zostać wykorzystany w danym systemie RPA,
  • zakres obowiązków i uprawnień osób zaangażowanych w funkcjonowanie systemu.

Na chwilę obecną nie ma w Europie (ani też w Polsce) szczególnych przepisów prawnych, odnoszących się stricte do wykorzystania RPA – zastosowanie mają przepisy obowiązujące ogólnie w odniesieniu do sytuacji wykorzystania rozwiązań informatycznych do realizacji procesów biznesowych. Duże znaczenie mają w praktyce regulacje wewnętrzne związane ze stosowaniem RPA – procedury, schemat organizacyjny, zasady działania w sytuacjach awaryjnych itp.

Ważne zagadnienia kontraktowe

W przypadku rozwiązania „in house” kwestie kształtu umowy związanej z korzystaniem z RPA nie mają tak istotnego znaczenia, jak w przypadku dwóch pozostałych rozwiązań – niemniej, nawet w tym wypadku konieczne jest sprawdzenie, czy zastosowanie systemu RPA nie wpływa na istniejące umowy (np.: umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych), jak również, czy firma skutecznie nabyła prawa autorskie od twórców systemu, będących pracownikami/współpracownikami firmy stosującej wewnętrznie RPA.

Znacznie więcej pozostaje do przemyślenia, jeśli chodzi o zapisy umowne, w przypadku:

  • umowy zlecenia – „outsourcing-u RPA”, oraz
  • rozwiązania licencyjnego.

„Outsourcing RPA”

W tym wariancie warto przyjąć raczej perspektywę charakterystyczną dla umów zlecenia wykonania określonych usług lub umów outsourcingu – wykonawca w praktyce dostarcza usługę funkcjonowania systemu RPA. Z tego względu nie bez znaczenia są kwestie takie jak:

  • zakres usług i związane z nimi świadczenia wykonawcy,
  • kryteria zachowania jakości i jej mierniki, jak również odpowiedzialność za brak zachowania umówionych poziomów jakości,
  • zakres obowiązków wykonawcy w przypadku poważnej awarii systemu RPA,
  • zasady i możliwość wycofania systemu RPA (przejście na inny system lub pracę manualną),
  • zasady adaptacji i rozwoju danego systemu RPA,
  • kwestia praw własności intelektualnej do utworów stworzonych w związku z budową lub adaptacją systemu,
  • kwestia praw do oprogramowania wykorzystywanego w funkcjonowaniu danego systemu RPA (kto jest dysponentem licencji/praw do takiego oprogramowania, czy funkcjonowanie systemu RPA może doprowadzić do naruszenia takich licencji/praw),
  • wyłączność w świadczeniu usług (zakaz świadczenia usług konkurentom zamawiającego),
  • kwoty i sposób ustalenia wynagrodzenia wykonawcy,
  • odpowiedzialność za brak funkcjonowania lub nienależyte funkcjonowanie systemu,
  • procedura zmiany świadczonych usług.

Rozwiązanie licencyjne

W takim przypadku ważne są takie zagadnienia jak:

  • rodzaj udostępnienia możliwości korzystania z oprogramowania
  • zakres licencji – ewentualne ograniczenia przedmiotowe, ilościowe lub czasowe,
  • czas trwania licencji,
  • możliwość udzielania dalszych licencji i jej przenoszenia,
  • kwestia zmian i adaptacji systemu (prawa zależne),
  • rodzaj platformy programistycznej lub rozwiązań własnych licencjodawcy (kwestia utrzymania, aktualizacji i rozwoju oprogramowania bazowego),
  • skuteczność nabycia przez licencjodawcę praw własności intelektualnej i przemysłowej,
  • należności licencyjne,
  • wyłączność na korzystanie z rozwiązań składających się na dany system RPA,
  • odpowiedzialność za wady i usterki oprogramowania,
  • możliwość i zakres korzystania ze wsparcia technicznego,
  • odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich.

Przemysław Wierzbicki Adwokat, partner w Kancelarii KKLW W istocie zatem mamy tu do czynienia z problemami często obecnymi w „standardowych” umowach licencyjnych na oprogramowanie – jednakże warto pamiętać, iż w praktyce bardzo duże znaczenie ma kwestia wsparcia technicznego (systemy RPA bardzo często są na bieżąco ulepszane lub zmieniane) oraz kwestia oprogramowania bazowego (np.: platformy takie jak Blue Prism, UIPath). Pomimo licencyjnego modelu w tym wariancie kwestia niezakłóconego działania systemu RPA oraz możliwości jego ciągłego modyfikowania wybija się zdecydowanie na pierwszy plan.

Podsumowując zatem, uwzględnienie specyfiki działania systemów RPA i zabezpieczenie kluczowych ryzyk (charakterystycznych dla RPA) pozwoli na efektywne i sprawne wykorzystanie tych systemów, z pożytkiem dla efektywności firmy i podejmowanych przez nią procesów biznesowych.

 

 

 

  • Autor:
  • Przemysław Wierzbicki Adwokat, partner w Kancelarii KKLW

Materiały powiązane

BiznesZmiany rozliczania kryptowalut
Zmiany rozliczania kryptowalut
21.01.2019
BiznesNadchodzące zmiany w PIT
Nadchodzące zmiany w PIT
19.04.2019
KarieraBenefity pożądane przez pracowników
Benefity pożądane przez pracowników
22.01.2019
Poprzedni
Nowe limity dla kosztów amortyzacji samochodów osobowych - czy leasing przestanie się opłacać ?
Nowe limity dla kosztów amortyzacji samochodów osobowych - czy leasing przestanie się opłacać ?
Następny
Solidarna odpowiedzialność – czy inwestor musi płacić dwa razy?
Solidarna odpowiedzialność – czy inwestor musi płacić dwa razy?

Newsletter

Kalendarium

  • 19th Annual Shared Services and Outsourcing Week Europe 201913.05.2019 Lizbona
  • The Content IQ Summit London23.05.2019 Londyn
  • IX Europejski Kongres Finansowy 03.06.2019 Sopot
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Analityk z językiem hiszpańskimAntal Sp. z o.o.Kraków
  • GL Team LeaderAntal Sp. z o.o.Szczecin
  • HR Specialist with Norwegian, Dutch, Swedish, DanishAntal Sp. z o.o.Kraków
  • Buyer with GermanAntal Sp. z o.o.Gdańsk
Zobacz inne
  • Antal Sp. z o.o.Rekrutacja, HR consulting, market research
Zobacz inne

Eksperci

Aleksandra Wojdyn-Ludwisiak
Aleksandra Wojdyn-Ludwisiak
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 42911
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Szkoła ma nadążyć za biznesem? Edukacja 2.0Szkoła ma nadążyć za biznesem? Edukacja 2.019.04.2019
  • Warsztaty z Adaptive Group podczas Shared Services & Outsourcing Week Lisbon 2019Warsztaty z Adaptive Group podczas Shared Services & Outsourcing Week Lisbon 201919.04.2019
  • Obecny rok ma być dla stolicy Wielkopolski rekordowy Obecny rok ma być dla stolicy Wielkopolski rekordowy 18.04.2019
  • Lepsza praca w cieniu matemtykiLepsza praca w cieniu matemtyki18.04.2019
  • Wiosna w biurzeWiosna w biurze18.04.2019
Zobacz inne

Literatura

MIGRACJE I DELOKALIZACJA PRZEDSIĘBIORSTW
MIGRACJE I DELOKALIZACJA PRZEDSIĘBIORSTWUniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
Zobacz inne

Blogi

  • Strategia na peryferiach
    Strategia na peryferiachKarina Kreja
  • Wellness: Dzieci w biurze
    Wellness: Dzieci w biurzeKarina Kreja
  • Jak prowadzić aktywną sprzedaż wykorzystując wiedzę o potrzebach klienta?
    Jak prowadzić aktywną sprzedaż wykorzystując wiedzę o potrzebach klienta?Robert Zych
  • Co robimy w nie-pracy?
    Co robimy w nie-pracy?Karina Kreja
  • "Biurowe aaS'y"
    "Biurowe aaS'y"Karina Kreja
Zobacz inne
  • Hubert Lipiński
    Hubert LipińskiTrener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Katarzyna Swatowska
    Katarzyna SwatowskaEkspert w działaniach Public Relations dla Call Contact Center oraz branży nowych technologii
  • Marzena Sawicka
    Marzena SawickaEkspert i autorka programów szkoleniowych. Aktywnie uczestniczy w kształtowaniu środowiska branży szkoleniowo – doradczej w Polsce.
  • Piotr  Rutkowski
    Piotr Rutkowski Ekspert ds. outsourcingu
  • Dymitr Doktór
    Dymitr DoktórEkspert w dziedzinie marketingu, wizjoner, pasjonat rozwiązań outsourcingowych oraz optymalizacji. Redaktor Naczelny magazynu Outsourcing&More.
Zobacz inne

Baza Firm

Michael Page
Michael Page
Zobacz inne