Aspekty prawne wykorzystania Robotic Process Automation

Data dodania: 15.06.2018

Robotic Process Automation (RPA) zyskuje na popularności i znaczeniu w gospodarce, szczególnie w branży outsourcingowej. Potencjał tych rozwiązań jest tak duży, że z pewnością pojawią się one także w innych branżach (w tym finansowej, prawnej, księgowej, HR). Jednakże warto zwrócić uwagę na specyficzne problemy prawne, jakie wiążą się z wykorzystaniem RPA.

Aspekty prawne wykorzystania Robotic Process Automation

RPA – definicja

Dość popularna definicja uznaje RPA za ogół rozwiązań programistycznych (konfiguracja oprogramowania lub specjalny program - „robot”), za pomocą których pracownicy firmy mogą uruchamiać i kontrolować procesy, zarządzać danymi i komunikować się z innymi systemami informatycznymi (w tym aplikacjami). Przykładem bardzo prostego wykorzystania robota RPA może być rozwiązanie, gdzie robot zapisuje, kategoryzuje i otwiera pliki PDF z zeskanowanymi fakturami, a następnie eksportuje dane do pliku Excel – tworząc jednocześnie sumaryczne zestawienie kosztów i generując treść do poleceń przelewu.

Systemy RPA dają wiele korzyści, które powodują rosnącą popularność tych rozwiązań w różnych branżach – między innymi są to:

  • obniżenie kosztów (nawet w stosunku do 80% w porównaniu do tych samych czynności wykonywanych manualnie),
  • szybkość i łatwość wdrożenia RPA – w porównaniu do czasu i trudności związanych ze zwiększaniem zasobów ludzkich,
  • praca RPA w systemie „24 godziny dziennie / 7 dni w tygodniu / 365 dni w roku”,
  • większa szybkość procesów,
  • większa dokładność i jakość – wskutek zmniejszenia ilości błędów ludzkich,
  • zmniejszenie ryzyka funkcjonowania firmy (np.: automatyczne systemy compliance).

Na chwilę obecną automatyzacja sprawdza się dobrze w przypadku czynności powtarzalnych, występujących w dużych ilościach i dający się łatwo zdefiniować (standaryzować). W przyszłości jednak, wraz z rozwojem technologii sztucznej inteligencji, twórcy systemów RPA mogą sięgać po bardziej skomplikowane czynności.

Najczęstsze konstrukcje prawne w zakresie RPA

W praktyce mamy najczęściej do czynienia z jednym z trzech następujących rozwiązań:

  • umowa zlecenia, gdzie zamawiający zleca wykonawcy, by ten, korzystając z technologii RPA, wykonał automatyzację określonych czynności zamawiającego („outsourcing RPA”),
  • rozwiązanie licencyjne – gdzie zespół wewnętrzny wykorzystuje konkretne rozwiązanie RPA, do którego firma nabyła licencję na użytkowanie,
  • rozwiązanie „in house” -  gdzie zespół wewnętrzny tworzy i potem użytkuje konkretne rozwiązanie RPA, bez konieczności pozyskiwania z zewnątrz praw do korzystania z tego rozwiązania (wykorzystywane, na przykład, w firmach z sektora BPO).

Rodzaj przyjętego w danym wypadku rozwiązania determinuje problemy prawne, jakie mogą pojawić się w praktyce – niemniej, w każdym rozwiązaniu pewne pytania są nie do uniknięcia. Zawsze wskazane jest rozważenie:

  • jakie dane będzie “przetwarzał” robot – w szczególności, czy z danymi tymi nie wiążą się szczególne obowiązki prawne (np.: dane objęte tajemnicami zawodowymi, dane osobowe),
  • czy branża, w której ma zostać wykorzystany system RPA, jest przedmiotem regulacji (jak, np.:, sektor finansowy, energetyczny, medyczny),
  • czy istnieje ścieżka działania w przypadku awarii systemu RPA,
  • jakie są najbardziej prawdopodobne „czarne scenariusze” i ich potencjalne konsekwencje – jak zarządzić ryzykiem ich wystąpienia,
  • jaki schemat czynności i działań ma zostać wykorzystany w danym systemie RPA,
  • zakres obowiązków i uprawnień osób zaangażowanych w funkcjonowanie systemu.

Na chwilę obecną nie ma w Europie (ani też w Polsce) szczególnych przepisów prawnych, odnoszących się stricte do wykorzystania RPA – zastosowanie mają przepisy obowiązujące ogólnie w odniesieniu do sytuacji wykorzystania rozwiązań informatycznych do realizacji procesów biznesowych. Duże znaczenie mają w praktyce regulacje wewnętrzne związane ze stosowaniem RPA – procedury, schemat organizacyjny, zasady działania w sytuacjach awaryjnych itp.

Ważne zagadnienia kontraktowe

W przypadku rozwiązania „in house” kwestie kształtu umowy związanej z korzystaniem z RPA nie mają tak istotnego znaczenia, jak w przypadku dwóch pozostałych rozwiązań – niemniej, nawet w tym wypadku konieczne jest sprawdzenie, czy zastosowanie systemu RPA nie wpływa na istniejące umowy (np.: umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych), jak również, czy firma skutecznie nabyła prawa autorskie od twórców systemu, będących pracownikami/współpracownikami firmy stosującej wewnętrznie RPA.

Znacznie więcej pozostaje do przemyślenia, jeśli chodzi o zapisy umowne, w przypadku:

  • umowy zlecenia – „outsourcing-u RPA”, oraz
  • rozwiązania licencyjnego.

„Outsourcing RPA”

W tym wariancie warto przyjąć raczej perspektywę charakterystyczną dla umów zlecenia wykonania określonych usług lub umów outsourcingu – wykonawca w praktyce dostarcza usługę funkcjonowania systemu RPA. Z tego względu nie bez znaczenia są kwestie takie jak:

  • zakres usług i związane z nimi świadczenia wykonawcy,
  • kryteria zachowania jakości i jej mierniki, jak również odpowiedzialność za brak zachowania umówionych poziomów jakości,
  • zakres obowiązków wykonawcy w przypadku poważnej awarii systemu RPA,
  • zasady i możliwość wycofania systemu RPA (przejście na inny system lub pracę manualną),
  • zasady adaptacji i rozwoju danego systemu RPA,
  • kwestia praw własności intelektualnej do utworów stworzonych w związku z budową lub adaptacją systemu,
  • kwestia praw do oprogramowania wykorzystywanego w funkcjonowaniu danego systemu RPA (kto jest dysponentem licencji/praw do takiego oprogramowania, czy funkcjonowanie systemu RPA może doprowadzić do naruszenia takich licencji/praw),
  • wyłączność w świadczeniu usług (zakaz świadczenia usług konkurentom zamawiającego),
  • kwoty i sposób ustalenia wynagrodzenia wykonawcy,
  • odpowiedzialność za brak funkcjonowania lub nienależyte funkcjonowanie systemu,
  • procedura zmiany świadczonych usług.

Rozwiązanie licencyjne

W takim przypadku ważne są takie zagadnienia jak:

  • rodzaj udostępnienia możliwości korzystania z oprogramowania
  • zakres licencji – ewentualne ograniczenia przedmiotowe, ilościowe lub czasowe,
  • czas trwania licencji,
  • możliwość udzielania dalszych licencji i jej przenoszenia,
  • kwestia zmian i adaptacji systemu (prawa zależne),
  • rodzaj platformy programistycznej lub rozwiązań własnych licencjodawcy (kwestia utrzymania, aktualizacji i rozwoju oprogramowania bazowego),
  • skuteczność nabycia przez licencjodawcę praw własności intelektualnej i przemysłowej,
  • należności licencyjne,
  • wyłączność na korzystanie z rozwiązań składających się na dany system RPA,
  • odpowiedzialność za wady i usterki oprogramowania,
  • możliwość i zakres korzystania ze wsparcia technicznego,
  • odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich.

Przemysław Wierzbicki Adwokat, partner w Kancelarii KKLW W istocie zatem mamy tu do czynienia z problemami często obecnymi w „standardowych” umowach licencyjnych na oprogramowanie – jednakże warto pamiętać, iż w praktyce bardzo duże znaczenie ma kwestia wsparcia technicznego (systemy RPA bardzo często są na bieżąco ulepszane lub zmieniane) oraz kwestia oprogramowania bazowego (np.: platformy takie jak Blue Prism, UIPath). Pomimo licencyjnego modelu w tym wariancie kwestia niezakłóconego działania systemu RPA oraz możliwości jego ciągłego modyfikowania wybija się zdecydowanie na pierwszy plan.

Podsumowując zatem, uwzględnienie specyfiki działania systemów RPA i zabezpieczenie kluczowych ryzyk (charakterystycznych dla RPA) pozwoli na efektywne i sprawne wykorzystanie tych systemów, z pożytkiem dla efektywności firmy i podejmowanych przez nią procesów biznesowych.

 

 

 

  • Autor:
  • Przemysław Wierzbicki Adwokat, partner w Kancelarii KKLW

Materiały powiązane

Technologie Roboty w chmurze czy on-premise?
Roboty w chmurze czy on-premise?
07.05.2021
Raporty Analiza ofert pracy - HR-owiec na rynku pracy
Analiza ofert pracy - HR-owiec na rynku pracy
02.07.2021
Edukacja HR Detektyw część 33 - nowości i zmiany
HR Detektyw część 33 - nowości i zmiany
30.04.2021
Poprzedni
Nowe limity dla kosztów amortyzacji samochodów osobowych - czy leasing przestanie się opłacać ?
Nowe limity dla kosztów amortyzacji samochodów osobowych - czy leasing przestanie się opłacać ?
Następny
Nowy Dyrektor w Dziale Doradztwa Inwestycyjnego Colliers
Nowy Dyrektor w Dziale Doradztwa Inwestycyjnego Colliers

Newsletter

Kalendarium

  • Akademia Zatrudniania Cudzoziemców w Polsce 27.09.2021
  • Rynek powierzchni handlowych – powrót optymizmu? 28.09.2021
  • BEAS 2021: Premiera Raportu "Potencjał inwestycyjny Łodzi" 29.09.2021 Łódź
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
  • Księgowy / Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
Zobacz inne
  • MDDP Outsourcing Outsourcing księgowości, kadr i płac
  • Digital Teammates S.A. dostawca RPA (Robotic Process Automation)
Zobacz inne

Eksperci

Marcin  Grzegory
Marcin Grzegory
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Praca na określony czas – w planach firm i rozważaniach specjalistów Praca na określony czas – w planach firm i rozważaniach specjalistów 24.09.2021
  • Rusza sprzedaż mieszkań na nowym osiedlu w centrum Warszawy Rusza sprzedaż mieszkań na nowym osiedlu w centrum Warszawy 24.09.2021
  • Działania PIP na najbliższe lata – rekomendacja RPO Działania PIP na najbliższe lata – rekomendacja RPO 24.09.2021
  • „Rynek pracy 360 stopni" - badanie dla pracodawców i pracowników „Rynek pracy 360 stopni" - badanie dla pracodawców i pracowników 24.09.2021
  • Ponad połowa badanych firm nie wie jak zachęcić pracowników do powrotu do biur Ponad połowa badanych firm nie wie jak zachęcić pracowników do powrotu do biur 24.09.2021
Zobacz inne

Książki

JavaScript od podstaw
JavaScript od podstaw KT.Academy
Zobacz inne

Blogi

  • Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
    Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego? Digital Teammates S.A.
  • Koniec z biurkowym rejtanowaniem
    Koniec z biurkowym rejtanowaniem Karina Kreja
  • Śródpandemiczna mała stabilizacja
    Śródpandemiczna mała stabilizacja Karina Kreja
  • Zmiany w przepisach o rachunkowości
    Zmiany w przepisach o rachunkowości Grant Thornton
  • Mobilni menadżerowie
    Mobilni menadżerowie Karina Kreja
Zobacz inne
  • Robert Zych
    Robert Zych Współwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH.
  • Wiktor Doktór
    Wiktor Doktór Ekspert branży outsourcingowej
  • Dymitr Doktór
    Dymitr Doktór Ekspert w dziedzinie marketingu, wizjoner, pasjonat rozwiązań outsourcingowych oraz optymalizacji. Redaktor Naczelny magazynu Outsourcing&More.
  • Wojciech Krupa
    Wojciech Krupa Strategic Account Manager, Workplace Consultant, Change Manager, C-Suite Advisor
  • Katarzyna Czylok
    Katarzyna Czylok Redaktorka OutsourcingPortal
Zobacz inne

Baza Firm

TACK & TMI
TACK & TMI
Zobacz inne