Biuro serwisowane – elastyczność i jakość pod jednym dachem

Data dodania: 07.06.2018

Zorganizowanie odpowiedniej przestrzeni biurowej dla nowego zespołu projektowego to wyzwanie, które spędza sen z powiek niejednemu office managerowi z branży outsourcingowej. Dynamicznie zmieniające się potrzeby biznesu wymagają refleksu i podejmowania decyzji, które wiążą się ze zmianami personalnymi. Jak wybrnąć z sytuacji, w której dodatkowe stanowiska pracy potrzebne są „od zaraz” lub z góry wiadomo, że nowy projekt zakończy się przed upływem kilku lat?

Raz zespół wymaga powiększenia. Innym razem jego utrzymywanie przestaje być uzasadnione lub efektywne kosztowo. Konsekwencją jest zmieniające się zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, której pozyskanie w tradycyjny sposób jest czasochłonne i zazwyczaj wiąże się z zaciągnięciem zobowiązań na długie lata. Jak wybrnąć z sytuacji, w której dodatkowe stanowiska pracy potrzebne są „od zaraz” lub z góry wiadomo, że nowy projekt zakończy się przed upływem kilku lat?

Rozwiązania próżno szukać wśród ofert deweloperów, którzy do kwestii najmu powierzchni biurowych w swoich nieruchomościach podchodzą w bardzo konserwatywny sposób. Wymarzonym typem klienta jest dla nich stabilny najemca, który podpisze długoterminowy kontrakt na jak największy metraż, a następnie urządzi sobie biuro według własnego upodobania… i spędzi w nim kolejnych kilka lat. Ta filozofia działania drastycznie odbiega od potrzeb firm, które dynamicznie się rozwijają i oczekują przede wszystkim elastyczności.

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw odpowiedź na takie zapotrzebowanie jest prosta i znana od lat. Na polskim rynku obecni są operatorzy biur serwisowanych, którzy udostępniają firmom w pełni wyposażone gabinety zlokalizowane w najlepszych biurowcach w kraju. Ich oferta do niedawna adresowana była wyłącznie do sektora MŚP z dużymi ambicjami lub międzynarodowych korporacji, które nad Wisłą stawiały pierwsze kroki. To rozwiązanie skrojone na miarę potrzeb niewielkich (liczących od kilku do kilkunastu osób) zespołów, dla których komfort pracy jest znacznie ważniejszy niż cena, jaką trzeba zapłacić za wysokiej jakości przestrzeń, prestiżowy adres i brak trosk związanych z bieżącą obsługą biura.

Wariant serwisowany stał się dostępny dla dużych organizacji stosunkowo niedawno. Około półtora roku temu rynek po raz pierwszy usłyszał o elastycznych przestrzeniach typu open space jako uzupełnieniu oferty biur serwisowanych. Operatorzy stworzyli produkt równie elastyczny, lecz zoptymalizowany pod kątem kosztów, które odgrywają kluczową rolę chociażby w branży outsourcingowej. Wyjście poza prywatne gabinety i zaproponowanie potencjalnym klientom stanowisk pracy na otwartej przestrzeni pozwoliło obniżyć cenę przy zachowaniu wszystkich zalet biura serwisowanego.

Elastyczny open space, podobnie jak serwisowany gabinet, dostępny jest z dnia na dzień. Zespół roboczy liczący od kilkunastu do kilkudziesięciu osób może przystąpić do pracy już następnego dnia po podpisaniu umowy. Co ważne, nie jest to skomplikowana, pełna detali umowa najmu, ale prosty kontrakt na świadczenie usługi wyłącznego dostępu do przestrzeni biurowej. Taka konstrukcja prawna daje większą swobodę i nie obciąża bilansów księgowych klienta. Czas trwania umowy jest indywidualnie dopasowywany do potrzeb firmy. Najczęściej zawierane są kontrakty na 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia w zależności od potrzeb danej organizacji.

Użytkownicy open space’u, oprócz w pełni wyposażonych stanowisk pracy, do dyspozycji mają wszystko to, bez czego żadne biuro nie może się obyć. Wysokiej klasy architektura IT, urządzenia biurowe i telekomunikacyjne to integralne elementy oferowanej usługi. Operator bierze na siebie również wszystkie obowiązki związane z codziennym funkcjonowaniem biura: zapewnia obsługę recepcyjną, zajmuje się przepływem korespondencji, zaopatruje kuchnię oraz dba o czystość. Dzięki temu organizacja może skupić się na istocie prowadzonego biznesu. Bez kosztownych inwestycji w infrastrukturę, długoterminowych zobowiązań i zbędnych kosztów administracyjnych.

Autor: Sebastian Rączkowski, Dyrektor Zarządzający CitySpace www.cityspace.pl


Jeśli interesują Cię inne publikacje, zapraszamy na stronę Outsourcing&More

Materiały powiązane

Biznes7 obszarów, gdzie analityka lokalizacyjna wspiera pracę CEO
7 obszarów, gdzie analityka lokalizacyjna wspiera pracę CEO
30.01.2019
RaportyCzynsze za wynajem powierzchni biurowych w Europie rosną nieprzerwanie od ośmiu kwartałów
Czynsze za wynajem powierzchni biurowych w Europie rosną nieprzerwanie od ośmiu kwartałów
26.10.2018
InwestycjeSavills będzie pełnił funkcję doradcy spółki Greenstone przy rekomercjalizacji Centrum Haffnera w Sopocie
Savills będzie pełnił funkcję doradcy spółki Greenstone przy rekomercjalizacji Centrum Haffnera w Sopocie
28.09.2018
Poprzedni
SMART OFFICE – nowoczesne  i inteligentne środowisko pracy każdej organizacji
SMART OFFICE – nowoczesne i inteligentne środowisko pracy każdej organizacji
Następny
Raport z badania potrzeb edukacyjnych w branży CC
Raport z badania potrzeb edukacyjnych w branży CC

Newsletter

Kalendarium

  • DIGITAL BANKING & PAYMENTS SUMMIT19.02.2019 Warszawa
  • Akademia Najemcy - „Renegocjacje vs. Relokacje”28.02.2019 Wrocław
  • Trendy, które zmieniają biura06.03.2019 Łódz
Zobacz inne

Eksperci

Edyta Janas
Edyta Janas
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 42009
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Prywatne akademiki – inwestorzy mają oko na studentówPrywatne akademiki – inwestorzy mają oko na studentów15.02.2019
  • LEAN TO NIE TYLKO PROCESY… O JAKICH INNYCH ASPEKTACH CZĘSTO ZAPOMINAMY?LEAN TO NIE TYLKO PROCESY… O JAKICH INNYCH ASPEKTACH CZĘSTO ZAPOMINAMY?15.02.2019
  • Echo Investment: eobuwie.pl w gronie najemców Galerii Młociny15.02.2019
  • Cresa reprezentuje Ten Square Games w City Forum we WrocławiuCresa reprezentuje Ten Square Games w City Forum we Wrocławiu14.02.2019
  • W magazynach bez zmian, czyli bardzo dobrzeW magazynach bez zmian, czyli bardzo dobrze14.02.2019
Zobacz inne

Literatura

INSIGHT. DROGA DO MENTALNEJ DOJRZAŁOŚCI
INSIGHT. DROGA DO MENTALNEJ DOJRZAŁOŚCIOnepress
Zobacz inne

Blogi

  • Glonojad na Szybie
    Glonojad na SzybieKarina Kreja
  • Homeoffice jako system, nie benefit
    Homeoffice jako system, nie benefitKarina Kreja
  • Wellness: Text Neck i Technokaleki
    Wellness: Text Neck i TechnokalekiKarina Kreja
  • Wellness: Mit 10,000 kroków
    Wellness: Mit 10,000 krokówKarina Kreja
  • Wellness: Ergonomia, głupcze!
    Wellness: Ergonomia, głupcze!Karina Kreja
Zobacz inne
  • Maciej Buś
    Maciej BuśEkspert Customer Contact Center, Klientomaniak, Konsultant
  • Robert Zych
    Robert ZychWspółwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH.
  • Waldek Olbryk
    Waldek Olbryk
  • Hubert Lipiński
    Hubert LipińskiTrener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Krzysztof Herdzik
    Krzysztof Herdzik
Zobacz inne

Baza Firm

AVON GLOBAL SHARED SERVICES
AVON GLOBAL SHARED SERVICES
Zobacz inne