Biuro serwisowane – elastyczność i jakość pod jednym dachem

Zorganizowanie odpowiedniej przestrzeni biurowej dla nowego zespołu projektowego to wyzwanie, które spędza sen z powiek niejednemu office managerowi z branży outsourcingowej. Dynamicznie zmieniające się potrzeby biznesu wymagają refleksu i podejmowania decyzji, które wiążą się ze zmianami personalnymi. Jak wybrnąć z sytuacji, w której dodatkowe stanowiska pracy potrzebne są „od zaraz” lub z góry wiadomo, że nowy projekt zakończy się przed upływem kilku lat?

Raz zespół wymaga powiększenia. Innym razem jego utrzymywanie przestaje być uzasadnione lub efektywne kosztowo. Konsekwencją jest zmieniające się zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, której pozyskanie w tradycyjny sposób jest czasochłonne i zazwyczaj wiąże się z zaciągnięciem zobowiązań na długie lata. Jak wybrnąć z sytuacji, w której dodatkowe stanowiska pracy potrzebne są „od zaraz” lub z góry wiadomo, że nowy projekt zakończy się przed upływem kilku lat?

Rozwiązania próżno szukać wśród ofert deweloperów, którzy do kwestii najmu powierzchni biurowych w swoich nieruchomościach podchodzą w bardzo konserwatywny sposób. Wymarzonym typem klienta jest dla nich stabilny najemca, który podpisze długoterminowy kontrakt na jak największy metraż, a następnie urządzi sobie biuro według własnego upodobania… i spędzi w nim kolejnych kilka lat. Ta filozofia działania drastycznie odbiega od potrzeb firm, które dynamicznie się rozwijają i oczekują przede wszystkim elastyczności.

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw odpowiedź na takie zapotrzebowanie jest prosta i znana od lat. Na polskim rynku obecni są operatorzy biur serwisowanych, którzy udostępniają firmom w pełni wyposażone gabinety zlokalizowane w najlepszych biurowcach w kraju. Ich oferta do niedawna adresowana była wyłącznie do sektora MŚP z dużymi ambicjami lub międzynarodowych korporacji, które nad Wisłą stawiały pierwsze kroki. To rozwiązanie skrojone na miarę potrzeb niewielkich (liczących od kilku do kilkunastu osób) zespołów, dla których komfort pracy jest znacznie ważniejszy niż cena, jaką trzeba zapłacić za wysokiej jakości przestrzeń, prestiżowy adres i brak trosk związanych z bieżącą obsługą biura.

Wariant serwisowany stał się dostępny dla dużych organizacji stosunkowo niedawno. Około półtora roku temu rynek po raz pierwszy usłyszał o elastycznych przestrzeniach typu open space jako uzupełnieniu oferty biur serwisowanych. Operatorzy stworzyli produkt równie elastyczny, lecz zoptymalizowany pod kątem kosztów, które odgrywają kluczową rolę chociażby w branży outsourcingowej. Wyjście poza prywatne gabinety i zaproponowanie potencjalnym klientom stanowisk pracy na otwartej przestrzeni pozwoliło obniżyć cenę przy zachowaniu wszystkich zalet biura serwisowanego.

Elastyczny open space, podobnie jak serwisowany gabinet, dostępny jest z dnia na dzień. Zespół roboczy liczący od kilkunastu do kilkudziesięciu osób może przystąpić do pracy już następnego dnia po podpisaniu umowy. Co ważne, nie jest to skomplikowana, pełna detali umowa najmu, ale prosty kontrakt na świadczenie usługi wyłącznego dostępu do przestrzeni biurowej. Taka konstrukcja prawna daje większą swobodę i nie obciąża bilansów księgowych klienta. Czas trwania umowy jest indywidualnie dopasowywany do potrzeb firmy. Najczęściej zawierane są kontrakty na 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia w zależności od potrzeb danej organizacji.

Użytkownicy open space’u, oprócz w pełni wyposażonych stanowisk pracy, do dyspozycji mają wszystko to, bez czego żadne biuro nie może się obyć. Wysokiej klasy architektura IT, urządzenia biurowe i telekomunikacyjne to integralne elementy oferowanej usługi. Operator bierze na siebie również wszystkie obowiązki związane z codziennym funkcjonowaniem biura: zapewnia obsługę recepcyjną, zajmuje się przepływem korespondencji, zaopatruje kuchnię oraz dba o czystość. Dzięki temu organizacja może skupić się na istocie prowadzonego biznesu. Bez kosztownych inwestycji w infrastrukturę, długoterminowych zobowiązań i zbędnych kosztów administracyjnych.

Autor: Sebastian Rączkowski, Dyrektor Zarządzający CitySpace www.cityspace.pl

Jeśli interesują Cię inne publikacje, zapraszamy na stronę Outsourcing&More