Blogi

3 typy zadań, które powinniście oddać cyfrowym pracownikom

Data dodania: 18.02.2021 13:52:48 Data edycji: 18.02.2021 13:52:48 liczba odsłon: 509

3 typy zadań, które powinniście oddać cyfrowym pracownikom

Praca cyfrowych pracowników różni się zależnie od działu, który wspierają. Na co dzień roboty mogą księgować faktury, przyjmować zamówienia czy sprawdzać stan magazynowy. Jeśli jednak przyjrzymy się poszczególnym czynnościom, zauważymy, że można je podzielić na 3 typy zadań do automatyzacji.

Są to zadania monotonne i powtarzalne. Takie, które każdy pracownik biurowy wykonuje codziennie i zwykle robi to z niechęcią. Te czynności wymagają skupienia i dokładności, lecz nie pozwalają pracownikom się rozwijać. Często pochłaniają dużo czasu i łatwo popełnić przy nich błąd. Innymi słowy: są niemal stworzone dla cyfrowych pracowników. Ludzie natomiast nie mogą w tych zadaniach w pełni wykorzystać swojej wiedzy i umiejętności, co prowadzi do frustracji i niższej efektywności.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej tym rutynowym czynnościom. Dzięki temu z łatwością zidentyfikujesz w swoim dziale zadania, które powinny trafić w ręce cyfrowych pracowników.

 


Więcej przykładów zautomatyzowanych procesów znajdziesz w bezpłatnym ebooku do pobrania tutaj


 

Wprowadzanie i przeklejanie danych

Przetwarzanie danych to dla pracowników biurowych chleb powszedni. Bez znaczenia do jakiego zespołu zajrzymy – czy to będzie księgowość, HR, logistyka, a może obsługa klienta – zobaczymy pracowników, którzy wprowadzają do systemów dane podane w aplikacji lub w cyfrowych dokumentach.

Wiele firm przechowuje też informacje np. o klientach lub zamówieniach w różnych niepołączonych systemach. W takiej sytuacji pracownicy muszą manualnie przeklejać dane z systemu do systemu, a także co jakiś czas je aktualizować.

Przykłady wprowadzania i przeklejania danych:

  • wprowadzanie do systemu przyjętych zamówień,
  • składanie zamówień towarowych w systemie ERP,
  • zbieranie danych z różnych źródeł do raportu,
  • wprowadzanie kompensat z raportu,
  • uzupełnianie danych o klientach lub produktach w systemie.

Przekazując cyfrowym pracownikom tego typu zadania, eliminujesz pomyłki i nieścisłości w przechowywanych danych. Dodatkowo Twój zespół zyskuje cenny czas. Gdy roboty czuwają nad wpływającymi zamówieniami czy wprowadzają kluczowe informacje, pracownicy mogą wykorzystać swoje kompetencje w projektach realnie rozwijających firmę.

 

Monitoring i porównywanie danych

W wielu procesach działy przetwarzają informacje przechowywane w różnych systemach. Często kilku pracowników wprowadza te dane niezależnie od siebie. Firmy korzystają też z systemów, w których dane są poza ich kontrolą. Zadbanie o to, by informacje były spójne i kompletne na przestrzeni kilku (a nawet kilkunastu) systemów i aplikacji, wymaga ogromnego nakładu pracy i czasu.

Jednak monitoring i porównywanie danych to nie tylko kwestia uporządkowanych informacji. To również każdorazowe sprawdzenie przez pracownika poprawności danych przy ich przeklejaniu, wypełnianiu dokumentów lub przygotowywaniu raportów.

Przykłady monitoringu i porównywania danych:

  • parowanie faktur i sprawdzanie błędnych pozycji,
  • sprawdzanie wniosków pod kątem poprawności i zgodności danych,
  • weryfikacja stanów magazynowych,
  • sprawdzanie spójności danych klientów,
  • weryfikowanie sald na rachunkach księgowych.

Wykorzystywanie w procesie nieaktualnych lub rozbieżnych danych drastycznie obniża jakość procesów i obsługi. Może prowadzić do błędów skutkujących poważnymi konsekwencjami dla firmy. Przekazując te zadania robotom, masz pewność, że wszystkie nieścisłości zostaną wykryte. Cyfrowi pracownicy wykonują swoją pracę w 100% poprawnie. Przepisując lub sprawdzając dane, nie popełnią takich błędów jak literówki czy przekręcone liczby. Po porównaniu informacji dokonają automatycznej korekty, by dane we wszystkich systemach były spójne.

 

Generowanie dokumentów z szablonów

Ostatnim zadaniem na liście jest uzupełnianie wzorów dokumentów. Wiele działów, zwłaszcza zespoły księgowości i obsługi klienta, niemal codziennie tworzy różnego rodzaju faktury, zamówienia, potwierdzenia czy zaświadczenia. Zwykle te zadania polegają na zebraniu informacji z kilku systemów i wklejeniu ich do szablonu np. dokumentu Word. Do tej kategorii zalicza się też tworzenie raportów i zestawień, które mają ustalony format.

Przykłady generowania dokumentów z szablonów:

  • uzupełnianie wniosków,
  • wysyłanie powiadomień do pracowników i klientów,
  • przegląd cen dla wybranych produktów,
  • wystawianie zaświadczeń, potwierdzeń, faktur, dokumentów WZ,
  • tworzenie raportów.

Automatyzując tworzenie takich dokumentów, można widocznie usprawnić obsługę klienta i przyspieszyć kolejne etapy procesu. Podobnie jak przy porównywaniu danych cyfrowy pracownik bezbłędnie wypełni dokumenty, nawet jeśli robi to już nieprzerwanie od kilku godzin. Robot może też wydrukować przygotowane pliki. Wtedy pracownik musi się tylko zająć wysłaniem fizycznej kopii potwierdzenia do klienta.

Jeśli jednak proces zakłada wysyłkę e-mailową, cyfrowy pracownik prześle dokumenty na wskazany adres email (należący do pracownika lub klienta). W przypadku gdy dokumenty muszą być szczególnie zabezpieczone, co często zdarza się w instytucjach finansowych, robot może dodatkowo je zaszyfrować przed wysyłką.

 


Chcesz zobaczyć więcej przykładów robotyzacji w firmach? Pobierz e-booka „Cyfrowi pracownicy w akcji”.

Poprzedni
Home Office 2021: Dopłata mediowa
Home Office 2021: Dopłata mediowa
Następny
Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego? 24.09.2021 13:28:04 W grudniu 2020 roku Spółka IDC wspólnie z UiPath opublikowała raport - Robot dla każdego pracownika – czy jesteśmy gotowi umieścić ludzi w centrum myślenia o automatyzacji firmy? Na podstawie ankiet przeprowadzonych wśród 431 firm z 19 branż zatrudniających co najmniej 250 pracowników autorzy przeanalizowali potencjał tzw. demokratyzacji procesu wytwarzania robotów, czyli zaangażowania jak najszerszej grupy pracowników w aktywną pracę nad robotyzacją. Czytaj całość
Sprzedaż to zbiór procesów. Niektóre z nich warto zrobotyzować.
Sprzedaż to zbiór procesów. Niektóre z nich warto zrobotyzować. 20.08.2021 08:45:17 Obecnie dzięki cyfrowej transformacji w sprzedaży możemy sfinalizować kontrakt z klientem z innego miasta, kraju czy nawet kontynentu, nie ruszając się z domu. Dzięki nowym technologiom mamy już sporą liczbę narzędzi, które ułatwiają nam codzienną pracę i dotarcie do klientów. Niestety wielu handlowców spędza ponad 50% czasu na dokumentowaniu procesu sprzedaży, tworzeniu ofert, prowadzeniu rozliczeń handlowych zamiast prowadzenia rozmów z klientami. Czy to jedyna droga? Czytaj całość
Najczęstsze mity i blokery robotyzacji procesów biznesowych.
Najczęstsze mity i blokery robotyzacji procesów biznesowych. 23.07.2021 06:00:51 Popularyzacja technologii Robotic Process Automation nierozerwalnie wiąże się z nowymi, dopiero pojawiającymi się na rynku błędnymi przekonaniami, jak i z zakorzenieniem tych, które powtórzone setki razy zaczynają być źle rozumiane. Czytaj całość
RPA – 6 kluczowych kryteriów wyboru oferty
RPA – 6 kluczowych kryteriów wyboru oferty 04.06.2021 10:50:59 Rozważasz #RoboticProcessAutomation, ale nie do końca wiesz, jakie kryteria zastosować, wybierając ofertę? Z najnowszego wpisu dowiesz się, na co zwrócić uwagę, by wybrać najlepszą. Czytaj całość
Roboty w chmurze czy on-premise?
Roboty w chmurze czy on-premise? 07.05.2021 10:39:32 Na szczęście praktycznie wszyscy zgadzają się, że robotyzacja przynosi konkretne korzyści w krótkim czasie i odpowiada na realne wyzwania firm. Nie jest natomiast oczywiste w jakim modelu ją wdrażać. Pisaliśmy o różnicach między podejściem tradycyjnym i wynajmem robotów. Teraz przyszedł czas na rozstrzygnięcie kolejnego dylematu – czy robić to w chmurze, czy on-premise? Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Akademia Zatrudniania Cudzoziemców w Polsce 27.09.2021
  • Rynek powierzchni handlowych – powrót optymizmu? 28.09.2021
  • BEAS 2021: Premiera Raportu "Potencjał inwestycyjny Łodzi" 29.09.2021 Łódź
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Księgowy / Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
  • Młodszego Specjalisty ds. rozwoju biznesu Digital Teammates S.A. Warszawa
  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
Zobacz inne
  • MDDP Outsourcing Outsourcing księgowości, kadr i płac
  • Digital Teammates S.A. dostawca RPA (Robotic Process Automation)
Zobacz inne

Newsroom

  • Outsourcing&More #60 - najnowsze wydanie magazynu biznesowego już jest Outsourcing&More #60 - najnowsze wydanie magazynu biznesowego już jest 27.09.2021
  • Handel i benefity dla pracowników z tej branży Handel i benefity dla pracowników z tej branży 27.09.2021
  • Praca na określony czas – w planach firm i rozważaniach specjalistów Praca na określony czas – w planach firm i rozważaniach specjalistów 24.09.2021
  • Rusza sprzedaż mieszkań na nowym osiedlu w centrum Warszawy Rusza sprzedaż mieszkań na nowym osiedlu w centrum Warszawy 24.09.2021
  • Działania PIP na najbliższe lata – rekomendacja RPO Działania PIP na najbliższe lata – rekomendacja RPO 24.09.2021
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Książki

Lean w biurze i usługach - Przewodnik po zasadach szczupłego zarządzania w środowisku pozaprodukcyjnym.
Lean w biurze i usługach - Przewodnik po zasadach szczupłego zarządzania w środowisku pozaprodukcyjnym. MT Biznes
Zobacz inne

Baza Firm

Michael Page
Michael Page
Zobacz inne