Blogi

Biurowy impas? Zacznij od startegii

Data dodania: 24.03.2021 11:12:44 Data edycji: 24.03.2021 11:43:51 liczba odsłon: 451

Biurowy impas? Zacznij od startegii

Jestem świeżo po kilku rozmowach z Wynajmującymi i Architektami, którzy w ostatnich tygodniach coraz częściej są konfrontowani z niezwykle wysoką niedecyzyjnościa swoich potencjalnych Klientów. Obecnie procesy pozyskiwania i przygotowywania nowych biur znacznie się przedłużają a też i często zamierają. Klienci tracą cenne miesiące. Na odpowiednie przeprowadzenie procesu znalezienia i przygotowania powierzchni potrzeba zwykle około 2 lat, czyli w tej chili nad swoimi nowymi biurami powinny już zastanawiać się te firmy, którym ich obecne zobowiązania kończą się na początku 2023 roku. I choć dla wielu organizacji działających w takim bądź krótszym horyzoncie czasowym oczywiście najlepszą opcją jest przedłużenie obecnej umowy najmu – stąd taki wzrost tego typu transakcji w minionym roku i oczekiwanie ich dalszego wzrostu w roku bieżącym – to jednak nie jest to rozwiazanie dobre dla wszystkich.

Co zrobić, żeby nie przestrzelić?

Wiele Organizacji nadal potrzebuje nowego biura. Obecnie pośród moich Klientów dominują tacy, dla których zmiany gospodarcze rozpoczęte w zeszłym roku okazały się nader korzystne, a ich biznesy rozkwitają i zespoły rosną. Pojawiają się też zupełnie nowe firmy, które zostały stworzone tuż przed lub w trakcie pandemii i które teraz przeżywają szybki rozwój. Dla takich Organizacji nowy koncept biurowy jest niezbędny do dalszego działania. Jednak dzisiaj nawet te zespoły często przed podjęciem ostatecznej decyzji często wstrzymuje obawa przed popełnieniem znacznego błędu w oszacowaniu zapotrzebowana na przyszłe biuro.

Nie mam wątpliwości, że sporą grupę decydentów pohamowuje obawa przed wykuwaniem Nowej Normy na własnym, żywym organizmie. Bo zrozumienie, że powstała paląca potrzeba nowego modelu, jest już powszechne. Wraz z nastaniem ery pracy zdalnej i wirtualizacji środowiska biznesowego zdewaluowały się stare wzorce i sposoby tworzenia biurowych przestrzeni. Dziś tworzenie biur w tradycyjnych, przedpandemicznych konceptach może okazać się pod wieloma względami nieefektywne, bo istnieje spore ryzyko że w zaplanowanej „po staremu” zbyt dużej przestrzeni znajdą się funkcjonalności z których Użytkownicy nie będą chcieli bądź mogli korzystać. Jednak nie ma gotowych nowych rozwiązań i nie ukształtowały się jeszcze nowe wzorce, mimo buńczucznych zapewnień niektórych doradców. Obecnie trochę dryfujemy w czasie "pomiędzy".

Daleko do Nowej Normy

Dlatego w ostatnim czasie wiele firm decyduje się czekać na Nową Normę, ale nie jest to podejście dostępne dla wszystkich. Oczywiście że dobrze jest uczyć się na błędach innych, tyle że oczekiwanie na szybki i nowy „benczmark rynkowy” może okazać się płonne i to z kilku powodów. Po pierwsze, znacząco spada liczba nowych konceptów, ponieważ tak wiele Organizacji decyduje się na przeczekanie. A więc trzeba oczekiwać, że przy mniejszej próbie więcej czasu zajmie uformowanie się nowych modeli działania. Po drugie, co świetnie pokazuje opracowanie „How to Prepare for the Hybrid Workplace” przygotowane przez JLL, praca hybrydowa będzie wyglądała bardzo różnie w różnych zespołach, a już teraz widać, że nawet firmy działające w jednym obszarze będą chciały przyjmować skrajnie różne podejścia do możliwości pracy spoza biura. Po trzecie, pełne zrozumienie dla nowych stylów pracy będziemy w stanie zbudować dopiero na podstawie obserwacji rzeczywistych nowych zachowań Użytkowników, czyli realizowanych już po czasie obecnych ograniczeń pandemicznych oraz nowych systemowych rozwiązań dla pracy zdalnej. W przypadku naszego rynku nastąpi to nie wcześniej niż trzy miesiące po zniesieniu wszystkich covidowych ograniczeń, bo wtedy dopiero przestaną działać przepisy specustawy i na ich miejsce pojawią się nowe uregulowania dotyczące pracy zdalnej w Kodeksie pracy (miejmy nadzieję, że zdążą być przygotowane na czas). Czyli jeszcze długo trzeba będzie poczekać na ukształtowanie się nowych środowiskowych standardów.

Strategia środowiskowa sposobem na impas

Jest jednak sposób na wyjście impasu już dzisiaj i możliwie trafne przygotowanie nowego biurowego konceptu . Tym sposobem jest opracowanie strategii środowiskowej, która wychodząc od definicji całościowego środowiska pracy pozwoli na stworzenie wytycznych dla biura. Do stworzenia takiej strategii niezbędne jest zarówno zarysowanie wizji przyszłego funkcjonowania organizacji jak i, już na bardzo operacyjnym poziomie, dookreślenie tego, co w praktyce będzie niezbędne do jej realizacji w każdym z kluczowych dla środowiska pracy obszarów: technologii, kulturze i przestrzeni. I oczywiście tworząc obecnie taki przyszły model będzie trzeba trochę „gestymować” ale w miarę jak coraz czytelniejsze stają się zalążki przyszłych wzorców działania to doszacowanie jest coraz bardziej precyzyjne. Już teraz stratedzy środowiskowi są w stanie dostarczyć całkiem dobrze dokalibrowane do nowych standardów wytyczne.  

Muszę jednak zaznaczyć, że w procesie budowania nowej strategii środowiskowej warto dobrze wyważyć opinie i potrzeby różnych grup interesariuszy bo uważam, że ostatnio skupiamy się zbyt mocno i prawie wyłącznie na potrzebach Użytkowników. Oczywiście takie podejście usprawiedliwia kontekst pandemii i potrzeba zadbania o dobrostan ludzi. Nie można jednak zbyt dosłownie brać pod uwagę dzisiejszych deklaracji o chęci pozostania „na zdalnej”, bowiem w nowej strategii musi zostać odpowiednio wyważony interes pracowników z potrzebami operacyjnymi organizacji.  Dlatego przyznam się, że wzbudzają moje obawy nowe koncepty biurowe o których słyszę z rynku, bo wcale nie mam przekonania, że dzisiaj deklarowana przyszła niska obecność powinna w sposób dosłowny zostać odzwierciedlona w koncepcie biura. Dziś szumnie ogłaszane biura na 30%, czyli koncepty typu hub/club z poważnie ograniczoną liczbą biurek (30% oznacza 3 stanowiska pracy na każdych 10 Użytkowników), w mniej fizycznie zdystansowanym wariancie przyszłości mogą okazać się niewystarczające, gdy potrzeby biznesowe zmuszą menadżerów do decyzji o powrocie.

*zdjęcie pochodzi z Unsplash

Tagi:
Poprzedni
Biuro 2021: Persony w nowym środowisku pracy
Biuro 2021: Persony w nowym środowisku pracy
Następny
Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
Koniec z biurkowym rejtanowaniem
Koniec z biurkowym rejtanowaniem 23.09.2021 12:42:23 Menadżerowie, wracajcie do biur! ... albo przyznajcie, że praca zdalna wam służy i zacznijcie myśleć o utrwaleniu rozproszonego środowiska pracy. Nie ma po co walczyć o biurka jeśli ani wy sami, ani wasi podwładni, nie macie zamiaru z nich korzystać. Dzisiaj piszę o niepotrzebnym rejtanowaniu o biurka i o tym, że czas przenieść dyskusję o środowisku pracy w zupełnie inne obszary. Czytaj całość
Śródpandemiczna mała stabilizacja
Śródpandemiczna mała stabilizacja 30.08.2021 16:33:22 Nie da się przeczekać koronawirusa, bo epidemia potrwa jeszcze co najmniej kilka lat. To nie sprint, tylko (ultra)maraton, którego w dodatku nie da się przesiedzieć na ławce rezerwowych. Dystansowanie fizyczne i bezpieczeństwo kontaktów twarzą w twarz będą ważnym elementem wieloletniej, zaczynającej się właśnie „małej stabilizacji”, w ciągle wydłużającym się okresie „śródpandemicznym”. Jakie długoterminowe konsekwencje dla biur niesie przedłużający się okres pandemii? Czytaj całość
Mobilni menadżerowie
Mobilni menadżerowie 24.08.2021 13:38:53 Elastyczne podejście do stylu pracy pozwala na rozwiązanie problemów związanych z podziałami przestrzennymi które nie pasują do struktury Organizacji. Jak ominąć ograniczenia przestrzenne tak, aby nie generowały nieciągłości biznesowego obiegu? Dziś podpowiadam, jak uelastycznienie stylu pracy może wesprzeć kluczowe zadania menadżerskie oraz o tym, że decyzje dotyczące stylu pracy kadry zarządzającej stanowią kluczowy wyznacznik kultury organizacyjnej. Czytaj całość
Biuro 2021: Pilot DIY
Biuro 2021: Pilot DIY 05.07.2021 15:15:12 Jak samodzielnie – bez pomocy eksperta środowiskowego – przekształcić tradycyjne biuro w pilotaż hybrydy? Dziś wszystkim biurowym Zosiom – Samosiom podrzucam receptę jak w 10 prostych krokach wprowadzić „Pilota w wersji sauté”, czyli tymczasowo przeorganizować system pracy i przestrzeń tak, by na jesieni spełniała oczekiwania wracających do biura pracowników. Czytaj całość
Specjalizacje Środowiskowe
Specjalizacje Środowiskowe 23.06.2021 15:09:38 Rosnąca świadomość wpływu środowiska pracy na sposób działania i wyniki organizacji powoduje wzrost zapotrzebowania na coraz bardziej zróżnicowane usługi związane ze środowiskiem pracy. Dzisiaj omawiam cztery wyraziste obszary specjalizacji i zawodów, które już teraz można wyróżnić w rozwijającej się dyscyplinie Strategii Środowiska Pracy. Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Rynek powierzchni handlowych – powrót optymizmu? 28.09.2021
  • BEAS 2021: Premiera Raportu "Potencjał inwestycyjny Łodzi" 29.09.2021 Łódź
  • Jeśli nie teraz, to kiedy? Hybryda to tylko początek zmiany. 29.09.2021
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
  • Młodszego Specjalisty ds. rozwoju biznesu Digital Teammates S.A. Warszawa
  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
  • Księgowy / Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
Zobacz inne
  • Digital Teammates S.A. dostawca RPA (Robotic Process Automation)
  • MDDP Outsourcing Outsourcing księgowości, kadr i płac
Zobacz inne

Newsroom

  • Co zmieniła pandemia w branży logistycznej? Co zmieniła pandemia w branży logistycznej? 28.09.2021
  • Outsourcing&More #60 - najnowsze wydanie magazynu biznesowego już jest Outsourcing&More #60 - najnowsze wydanie magazynu biznesowego już jest 27.09.2021
  • Handel i benefity dla pracowników z tej branży Handel i benefity dla pracowników z tej branży 27.09.2021
  • 6 porad na przygotowanie biura do powrotu pracowników 6 porad na przygotowanie biura do powrotu pracowników 27.09.2021
  • Praca na określony czas – w planach firm i rozważaniach specjalistów Praca na określony czas – w planach firm i rozważaniach specjalistów 24.09.2021
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Książki

Telefonem w klienta. Wstęp do telemarketingu
Telefonem w klienta. Wstęp do telemarketingu SEDNO
Zobacz inne

Baza Firm

REESCO
REESCO
Zobacz inne