Blogi

Home Office 2020: Pożyczajcie biurowe wyposażenie!

Data dodania: 26.03.2020 16:33:47 Data edycji: 26.03.2020 20:21:30 liczba odsłon: 2 147

Home Office 2020: Pożyczajcie biurowe wyposażenie!

Od połowy marca wszyscy znaleźliśmy się w wyjątkowej sytuacji. Potrzeba dystansowania społecznego wymusiła na bardzo wielu Użytkownikach biur niemal natychmiastowe przejście na pracę z domu. I choć pozornie ziściło się to, o co starało się od bardzo dawna środowisko strategów, to jednak tak nagła i przymusowa zmiana niesie ze sobą wiele dodatkowych zagrożeń, na przykład związanych z raczej niską rzeczywistą gotowością Użytkowników do zdalności.

Poradniki dla wyalienowanych

W ostatnich tygodniach pojawiło się w sieci mnóstwo porad, jak zorganizować sobie domowe biuro. Większość z nich nie tylko że nie odnosi się do obecnej, bardzo wyjątkowej, sytuacji oraz rzeczywistych warunków mieszkaniowych Polaków, to jeszcze w duchu liberalnego indywidualizmu tylko na Użytkownika przerzuca całkowity ciężar zorganizowania sobie domowej przestrzeni pracy. Takie podejście jest wysoce dziś nieodpowiednie i prowadzi do błędnego poczucia wielu pracowników, że z problemem organizacji swojej pracy z domu pozostali sami. Tak nie powinno być. Pracownicy przeniesieni na przymusowy Home Office powinni otrzymać wsparcie od swoich organizacji w przystosowaniu się do nowej sytuacji.  Pamiętajmy, że jesteśmy w tym wszyscy razem, a już na pewno każdy pracownik w sytuacji kryzysowej jest razem ze swoim pracodawcą.

Przymusowy Home Office to nie dawna praca zdalna

Przez ostatnie 2 tygodnie na bieżąco rozmawiałam z zaprzyjaźnionymi Menadżerami Biur, którzy chętnie dzielą się informacjami o działaniach, jakie ich organizacje podejmują w tych niezwykłych okolicznościach. Oczywiście wszyscy uznają, że co do zasady warunki pracy w domu pozostają kwestią prywatną pracownika  - we wszystkich innych niż telepraca przypadkach. Niektórzy z moich rozmówców powoływali się też na wcześniej zawierane (w ramach systemowego przejścia na Home Office) umowy, w których pracownicy deklarowali odpowiednie warunki do pracy z domu. Zgoda, deklarowali, tylko że teraz mamy sytuację specjalną, której te wcześniejsze deklaracje nie brały pod uwagę. Aneksy do umów o pracę pozwalające na zdalne wypełnianie obowiązków służbowych były najczęściej podpisywane przy założeniu stosunkowo okazjonalnej, bo obejmującej od 1 do 3 dni w tygodniu, pracy z domu. Podpisujący je pracownicy nie brali pod uwagę sytuacji przymusowego Home Office, który w dodatku dotyczy nie tylko ich samych, ale też innych członków ich gospodarstw domowych – w tym na przykład uczących się na (już obowiązkowym) e-learningu dzieci.

Katalog dobrych praktyk

Poniżej podaję zestaw dobrych praktyk, jakie w Polsce już dzisiaj wdrażają zwinne organizacje. Dotyczą one zarówno wyposażenia jak i przygotowania pracowników do nowych warunków pracy.

Doposażanie domowych stanowisk pracy:

  • Poprawa jakości połączenia sieciowego - wsparcie finansowe Użytkowników przy zawieraniu nowej umowy na usługi z dostawcą Internetu;
  • Doposażanie w sprzęt IT (nie tylko laptop, ale też np. drugi ekran);
  • Doposażanie w akcesoria IT (niezbędne urządzenia peryferyjne, ale też i zestaw słuchawek z mikrofonem do prowadzenia telekonferencji);
  • Doposażenie w meble (wypożyczanie foteli biurowych i biurek).

Szkolenia i treningi:

  • E-Learning: Budowanie własnych bądź korzystanie z ogólnodostępnych materiałów dotyczących wdrażania pracy z domu;
  • Webinary z pracownikami i menadżerami w praktyce omawiające aspekty wdrożenia pracy z domu;
  • Szkolenia uczące sposobów zażądania czasem, „work-life balance” oraz wprowadzanie narzędzi i technik radzenia sobie w wyjątkowych okolicznościach.

Co się stanie jak coś zniknie ze stanu?

Powyższy katalog potrzeb jest zaspokajany na różne sposoby – od bezpośrednich bonusów przekazywanych pracownikom na samodzielne doposażenie stanowisk (jeden ze znanych mi pracodawców juz w zeszłym tygodniu przekazał po około 1500 PLN "biurowej zapomogi" wszystkim swoim pracownikom, ale takie jednorazowe dofinansowanie jak na razie jest wyjątkiem bardziej niż regułą) do coraz bardziej popularnego wypożyczania wyposażenia biura. Wypożyczanie mebli to bardzo dobra strategia – bo nie generuje kosztów innych niż transport a umożliwi pracownikom stworzenie ergonomicznych warunków pracy, które będą im potrzebne przez wiele tygodni. A skoro meble swoim członkom wypożyczają dziś nawet Coworki to obawy niektórych osób zarządzających biurem, dotyczące problemów z inwentaryzacją mebli wypożyczanych pracownikom, są chyba przesadzone.

Kura czy jajko?

Kto pierwszy powinien wyjść z inicjatywą udostępnienia wyposażenia biurowego do domu? Czy to organizacja powinna zaproponować wypożyczanie, czy też Menadżerowie Biur powinni reagować dopiero na konkretne zapytania pracowników? Wielu spośród zarządzających biurowymi zasobami podkreśla, że ich meble i sprzęt już teraz są dostępne dla wszystkich członków ich zespołów, którzy o to pytają. W praktyce jednak okazuje się, że jest to niezwykle mała gupa: w zaprzyjaźnionej firmie IT, która zatrudnia ćwierć tysiąca osób, o wypożyczenie wyposażenia poprosiło mniej niż 10 z nich, a w innej firmie z tego sektora, która zatrudnia tysiące dusz w całej Polsce, z prośbą o wypożyczenie biurowych mebli zgłosiło się jedynie trzech pracowników. To zadziwiająco mało, zwłaszcza gdy porównać to z liczbą krążących po mediach społecznościowych zdjęć różnych naprędce złożonych domowych stanowisk do pracy. Z moich obserwacji wynika że zdecydowana większość z nas ma słabo lub źle zorganizowane domowe miejsce do pracy.

Wezwanie do działania

Dlatego apeluję do obydwu stron - pracodawców i pracowników - o szybkie działanie: zarządców biurowych zasobów proszę o jak najszybsze umożliwienie wypożyczania wyposażenia, bo każdy pełnowymiarowy dzień pracy spędzony w niewłaściwej pozycji odezwie się rykoszetem, i to szybko.  Z kolei Użytkowników namawiam aby swoje potrzeby jasno i czytelnie artykułowali i zasypywali zapytaniami o sprzęt swoich Menadżerów Biur, bo często potrzebują oni „materiału dowodowego” aby móc podjąć nietypowe, ale jakże potrzebne dzisiaj działanie.

Poprzedni
Przymusowy Home Office
Przymusowy Home Office
Następny
Śródpandemiczna mała stabilizacja
Śródpandemiczna mała stabilizacja
Śródpandemiczna mała stabilizacja
Śródpandemiczna mała stabilizacja 30.08.2021 16:33:22 Nie da się przeczekać koronawirusa, bo epidemia potrwa jeszcze co najmniej kilka lat. To nie sprint, tylko (ultra)maraton, którego w dodatku nie da się przesiedzieć na ławce rezerwowych. Dystansowanie fizyczne i bezpieczeństwo kontaktów twarzą w twarz będą ważnym elementem wieloletniej, zaczynającej się właśnie „małej stabilizacji”, w ciągle wydłużającym się okresie „śródpandemicznym”. Jakie długoterminowe konsekwencje dla biur niesie przedłużający się okres pandemii? Czytaj całość
Mobilni menadżerowie
Mobilni menadżerowie 24.08.2021 13:38:53 Elastyczne podejście do stylu pracy pozwala na rozwiązanie problemów związanych z podziałami przestrzennymi które nie pasują do struktury Organizacji. Jak ominąć ograniczenia przestrzenne tak, aby nie generowały nieciągłości biznesowego obiegu? Dziś podpowiadam, jak uelastycznienie stylu pracy może wesprzeć kluczowe zadania menadżerskie oraz o tym, że decyzje dotyczące stylu pracy kadry zarządzającej stanowią kluczowy wyznacznik kultury organizacyjnej. Czytaj całość
Biuro 2021: Pilot DIY
Biuro 2021: Pilot DIY 05.07.2021 15:15:12 Jak samodzielnie – bez pomocy eksperta środowiskowego – przekształcić tradycyjne biuro w pilotaż hybrydy? Dziś wszystkim biurowym Zosiom – Samosiom podrzucam receptę jak w 10 prostych krokach wprowadzić „Pilota w wersji sauté”, czyli tymczasowo przeorganizować system pracy i przestrzeń tak, by na jesieni spełniała oczekiwania wracających do biura pracowników. Czytaj całość
Specjalizacje Środowiskowe
Specjalizacje Środowiskowe 23.06.2021 15:09:38 Rosnąca świadomość wpływu środowiska pracy na sposób działania i wyniki organizacji powoduje wzrost zapotrzebowania na coraz bardziej zróżnicowane usługi związane ze środowiskiem pracy. Dzisiaj omawiam cztery wyraziste obszary specjalizacji i zawodów, które już teraz można wyróżnić w rozwijającej się dyscyplinie Strategii Środowiska Pracy. Czytaj całość
Pilot na początek końca
Pilot na początek końca 02.06.2021 12:29:33 Planowane na jesień „powroty” do biura to w rzeczywistości wejście w zupełnie nową fazę strategii środowiska pracy. I wcale nie docelową, bo praca zdalna wykonywana w warunkach „Rozporządzenia covidowego” w oczekiwaniu na kodeksowe wytyczne, nadal pozostaje w wielu obszarach nieuregulowana. Natomiast nadchodząca, wraz z początkiem końca pandemii, mała stabilizacja to świetna okazja do testowania nowych rozwiązań strategii środowiska pracy. Dzisiaj piszę o tym, jak uniknąć powrotowych falstartów. Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Firmowy Rajd Rowerowy 18.09.2021
  • Konferencja I love marketing 21.09.2021
  • Praktyczne aspekty wynagradzania pracowników pomocy społecznej 23.09.2021
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Księgowy / Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
Zobacz inne
  • MDDP Outsourcing Outsourcing księgowości, kadr i płac
Zobacz inne

Newsroom

  • Pierwsze symptomy ożywienia na wrocławskim rynku biurowym po drugim kwartale 2021 r. - raport Pierwsze symptomy ożywienia na wrocławskim rynku biurowym po drugim kwartale 2021 r. - raport 16.09.2021
  • Przerwa w pracy - co warto na ten temat wiedzieć Przerwa w pracy - co warto na ten temat wiedzieć 16.09.2021
  • Ujednolicenie sprawozdań finansowych - kogo dotyczą planowane zmiany? Ujednolicenie sprawozdań finansowych - kogo dotyczą planowane zmiany? 16.09.2021
  • Ustawa o ubezpieczeniach społecznych - od 2022 r. czekają nas zmiany Ustawa o ubezpieczeniach społecznych - od 2022 r. czekają nas zmiany 16.09.2021
  • Komu i kiedy przysługuje odprawa emerytalna? Komu i kiedy przysługuje odprawa emerytalna? 16.09.2021
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Książki

Analiza danych w biznesie. Sztuka podejmowania skutecznych decyzji.
Analiza danych w biznesie. Sztuka podejmowania skutecznych decyzji. Onepress
Zobacz inne

Baza Firm

TMF Poland
TMF Poland
Zobacz inne