Blogi

Masz smaka na Maka?

Data dodania: 17.06.2018 08:11:06Data edycji: 28.08.2018 15:00:30liczba odsłon: 576
Wellness: Twój idealny dzień pracy
Wellness: Twój idealny dzień pracyCzytaj całość

Wystarczy wrzucić w przeglądarkę hasło 'office space calculator' aby uzyskać kilka ekranów wyników, przekierowujących do stron z aplikacjami wspierającymi Najemców. Kalkulatory szybko i sprawnie liczą potrzebną powierzchnię biurową. Czy w związku z tym Stratedzy Środowiskowi już powinni rejestrować się na (coraz dłużej) liście zawodów zanikających? Wątpię. Ale niewątpliwie już dzisiaj kalkulatory są pomocnym narzędziem wspierającym dla niektórych Organizacji.

Kalkulatory najczęściej pozwalają szybko skwantyfikować zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, jeśli tylko już wiemy jakich i ile typologii nam potrzeba. Sęk w tym, że aby wogóle móc użyć takiego kalkulatora do czegokolwiek innego niż do zabawy, to wcześniej musimy to zapotrzebowanie poznać i zrozumieć. Zdecydowana większość kalkulatorów skupia się jedynie na ostatnim etapie procesu środowiskowego, pomijając całą niezbędną analizę.

Biurowa Zosia Samosia
Samodzielne określenie zapotrzebowania jest oczywiście możliwe. W małych Organizacjach o niezbyt rozbudowanych strukturach zwykle jest ktoś, kto potrafi 'z głowy' podać wymagania dla wszystkich stanowisk. Oczywiście taki człowiek, najczęściej Office Manager lub pracownik HR, to skarb dla Organizacji. W jednym z procesów jakie prowadziłam miałam przyjemność pracować właśnie z taką specjalistką. Ta Menadżerka Biura samodzielnie określała zapotrzebowanie dla pięćdziesięcioosobowego zespołu! I nie sądzę żeby się myliła, bo w firmie pracowała już od ćwierć wieku. O nowoprojektowanym biurze mówiła 'to moje ostatnie biuro' bo w planowanym okresie najmu będzie już odchodzić na emeryturę. W tym sęk - tacy specjaliści to gatunek na wymarciu.
Drugim powodem, dlaczego w tym wyjątkowym przypadku określenie zapotrzebowania było możliwe bez badania środowiskowego, była bardzo mała dynamika wewnętrzna tej Firmy z sektora FMCG. Ponieważ nie przewidywano tam żadnych większych ruchów kadrowych ani osobowych, to nowe biuro można było śmiało szyć pod obecny zespół. Taka sytuacja nie zdarza się dziś zbyt często! 

Czego Ci trzeba, mała?
We wszystkich innych przypadkach, czyli dla większych i/lub bardziej dynamicznych struktur, przyda się specjalistyczne badanie które pomoże określić nie tylko obecne braki, ale też i przyszłe potrzeby związane z rozwojem biznesu, o których zwykle nie wie nawet najlepiej poinformowany Office Manager. Wielokrotnie działałam z Organizacjami, które reorganizację biura łączyły z przebudową biznesu - najczęściej z nowym poukładaniem linii biznesowych, ale też zdarzały się przypadki tworzenia biur pod drastyczny wzrost lub znaczący spadek liczby zatrudnionych. W takich przypadkach nie działa prosta ekstrapolacja dzisiejszych potrzeb na jutrzejsze biuro.
W grę wchodzą też inne zmienne. Planowana zmiana stylu pracy, na przykład przejście na ABW powoduje, że dotychczasowe doświadczenie Organizacji w wykorzystaniu biura przynajmniej częściowo się dewaluuje. Bo niezwykle trudno jest określić, czego będą potrzebować Użytkownicy i Zespoły po zmianie. Kalkulatory powierzchni stają się w takiej sytuacji bezużyteczne, lub w najlepszym razie - mało dokładne. Te spośród nich, które nie polegają na prostym kwantyfikatowaniu zapotrzebowania, tylko bazują na rozbudowanym badaniu ankietowym (powiedz mi kim jesteś a ja ci powiem jakiego biura potrzebujesz) dostarczają rozmyty, nieprecyzyjny rezultat, który zawiera olbrzymi margines bezpieczeństwa. Bazująca na takim wyniku Organizacja wzięłaby nawet do 20% nadmiarowej powierzchni. Taka nadwyżka, utrzymywana przez 5 lat najmu, to potencjalna olbrzymia strata. Z doświadczenia wiem, że nie warto brać powierzchni na zapas, bo potrzeby zmieniają się bardzo szybko. Trzeba zabezpieczyć się na inne sposoby.
Innym obszarem problematycznym jest słabe dopasowanie kalkulatorów do naszych lokalnych warunków prawnych, przede wszystkim polskiego prawa budowlanego oraz regulacji przeciwpożarowych, co razi mnie za każdym razem, gdy próbuję z nich korzystać mając w założeniu wytyczne dla (hipotetycznego) biura w naszym kraju. To jednak stosunkowo mały problem bo po pierwsze i tak nie warto brać wyniku takich kalkulacji zbyt dosłownie (zalecam, jeśli rzeczywiscie planujevie na tej podstawie implementację, aby wynik skonsultować z Architektem lub Strategiem Środowiskowym), a po drugie to technicznie łatwo naprawić.

Co dalej z kalkulatorami?
Myślę, że obecny okres dziecięcy prostych kalkulatorów powierzchniowych potrwa krótko, i już niedługo w ich miejsce wejdą bardziej złożone narzędzia. Zarówno 'wyścig zbrojeń IT' który obecnie prowadzą największe Agencje Nieruchomościowe, oraz postęp w zbieraniu i analizie danych biznesowych i behawioralnych spowoduje, że już niedługo dostaniemy znacznie lepsze narzędzia do definiowania zapotrzebowania, które z pewnością będą w stanie poradzić sobie z wieloma bardziej typowymi procesami.  
Po drugie, lepsza analiza danych wejściowych to nie koniec, bo już teraz dostępne są narzędzia CAD, które na podstawie określonego zapotrzebowania rysują nam przestrzeń. Moje  dotychczasowe  doświadczenia z 'automatycznymi architekrami' są złe, bo nie dość że nie dostosowane do polskich warunków prawnych i projektowych, to wszystkie jakie widziałam aplikacje Komputerowo Wspieranego Projektowania są nadal bardzo toporne i dobrze radzą sobie jedynie z typowymi powierzchniami. Nie ma jednak powodu, aby algorytmy nie zaczęły lepiej rysować wstępnych aranżacji biur już w niedługiej w przyszłości. W końcu już dzisiaj większość Test-to-Fit'ów jest wykonywana przez studentów architektury lub projektantów bez dyplomów. Nie jest to znowu takie strasznie trudne iż pewnością da się zalgorytmizować.

Oczekuję, że już niedługo pojawią się kombajny softwarowe do analizy środowiskowej, które będą sobie coraz lepiej radziły we wszystkich bardziej typowych przypadkach. Będą one dobrze działały wszędzie tam, gdzie wystarczy szybkie i łatwe rozwiązanie, a więc zadziała makdonaldyzacja procesu środowiskowego. Z mojej perspektywy to dobrze, bo wreszcie jako Strateg Środowiskowy będę mogła skupić się na tych najciekawszych, wyjątkowych sytuacjach i Klientach!
 

Poprzedni
Słów kilka o start-up'ach
Słów kilka o start-up'ach
Następny
Bez kofeiny, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.33
Bez kofeiny, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.33
Biuro Gabinetowe
Biuro Gabinetowe02.02.2018 08:00:00Rozpoczynam krótki, bo złożony z trzech artykułów, cykl o typach biur z lokalnym twistem. Obecnie na polskim rynku mamy trzy główne typy biur i kilka możliwych hybryd. Który typ biura wybrać? Omawiam mocne i słabe strony każdego z nich. Zaczynam od Biura Gabinetowego.Czytaj całość
Urbanistyczną Akupunkturą go!
Urbanistyczną Akupunkturą go!19.03.2018 09:34:14Nawet w tych przypadkach, gdzie relokacja nie jest na agendzie, Strategia Środowiska Pracy nadal może wprowadzić pozytywną zmianę. Piszę o dużych możliwościach niewielkich interwencji przestrzennych. Czytaj całość
Rozmiękczanie Designu
Rozmiękczanie Designu15.06.2018 17:24:14Co robić, gdy wdrożony w życie idealny projekt nie spełnia oczekiwań odbiorców? Można zmienić projekt lub zmienić ..... Użytkowników. (!). Rozwijam temat przekształcenia designu w komfort oraz podejścia kaizen w biurze.Czytaj całość
Wisienka na torcie - komunikacja wizualna w biurze
Wisienka na torcie - komunikacja wizualna w biurze22.07.2018 14:54:44Czym bardziej otwarte stają się biura, tym istotniejsza staje się Komunikacja Wizualna. Ta tematyka, historycznie związana z przestrzeniami publicznymi i półpublicznymi, wchodzi dziarskim i designerskim krokiem do społecznych przestrzeni biur. Czytaj całość
Biura Budżetówki - czas przejść z ilości na jakość
Biura Budżetówki - czas przejść z ilości na jakość16.04.2018 08:17:55Sektor publiczny nie jest na razie zainteresowany Strategią Środowiska Pracy. A szkoda. Bo w Budżetówce można by zaoszczędzić metry kwadratowe i podnieść jakość. Omawiam wyjątkowy przykład Sądu Najwyższego jako Najemcy z sektora instytucjonalnego. Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • The BSS Tour Kielce: Forum Parków Technologicznych14.11.2018 Kielce
  • Finansowanie społeczne = ekonomia przyszłości14.11.2018 Warszawa
  • Nordic Business Transformation19.11.2018 Sztokholm
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Dziennikarz / CopywriterPro ProgressioWarszawa
Zobacz inne
  • Pro ProgressioOutsourcing - promocja, edukacja, networking
Zobacz inne

Newsroom

  • Polski rynek biurowy ma bardzo dobre wynikiPolski rynek biurowy ma bardzo dobre wyniki13.11.2018
  • Cresa wydała kolejną edycję handlowej mapy PolskiCresa wydała kolejną edycję handlowej mapy Polski13.11.2018
  • Pod koniec roku w Libero będzie co robićPod koniec roku w Libero będzie co robić09.11.2018
  • Wiecha zawisła nad biurowcem OfficynaWiecha zawisła nad biurowcem Officyna09.11.2018
  • Savills ogłosił najnowsze awanse pracowników swojego oddziału w PolsceSavills ogłosił najnowsze awanse pracowników swojego oddziału w Polsce09.11.2018
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 40471
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Zarządzanie łańcuchem dostaw. Podstawy. Wydanie II
Zarządzanie łańcuchem dostaw. Podstawy. Wydanie IIOnepress
Zobacz inne

Baza Firm

Grafton Recruitment
Grafton Recruitment
Zobacz inne