Blogi

Masz smaka na Maka?

Data dodania: 17.06.2018 08:11:06Data edycji: 17.06.2018 09:02:18liczba odsłon: 281
Elastyczne czy Hierarchiczne?
Elastyczne czy Hierarchiczne?Czytaj całość

Wystarczy wrzucić w przeglądarkę hasło 'office space calculator' aby uzyskać kilka ekranów wyników, przekierowujących do stron z aplikacjami wspierającymi Najemców. Kalkulatory szybko i sprawnie liczą potrzebną powierzchnię biurową. Czy w związku z tym Stratedzy Środowiskowi już powinni rejestrować się na (coraz dłużej) liście zawodów zanikających? Wątpię. Ale niewątpliwie już dzisiaj kalkulatory są pomocnym narzędziem wspierającym dla niektórych Organizacji.

Kalkulatory najczęściej pozwalają szybko skwantyfikować zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, jeśli tylko już wiemy jakich i ile typologii nam potrzeba. Sęk w tym, że aby wogóle móc użyć takiego kalkulatora do czegokolwiek innego niż do zabawy, to wcześniej musimy to zapotrzebowanie poznać i zrozumieć. Zdecydowana większość kalkulatorów skupia się jedynie na ostatnim etapie procesu środowiskowego, pomijając całą niezbędną analizę.

Biurowa Zosia Samosia
Samodzielne określenie zapotrzebowania jest oczywiście możliwe. W małych Organizacjach o niezbyt rozbudowanych strukturach zwykle jest ktoś, kto potrafi 'z głowy' podać wymagania dla wszystkich stanowisk. Oczywiście taki człowiek, najczęściej Office Manager lub pracownik HR, to skarb dla Organizacji. W jednym z procesów jakie prowadziłam miałam przyjemność pracować właśnie z taką specjalistką. Ta Menadżerka Biura samodzielnie określała zapotrzebowanie dla pięćdziesięcioosobowego zespołu! I nie sądzę żeby się myliła, bo w firmie pracowała już od ćwierć wieku. O nowoprojektowanym biurze mówiła 'to moje ostatnie biuro' bo w planowanym okresie najmu będzie już odchodzić na emeryturę. W tym sęk - tacy specjaliści to gatunek na wymarciu.
Drugim powodem, dlaczego w tym wyjątkowym przypadku określenie zapotrzebowania było możliwe bez badania środowiskowego, była bardzo mała dynamika wewnętrzna tej Firmy z sektora FMCG. Ponieważ nie przewidywano tam żadnych większych ruchów kadrowych ani osobowych, to nowe biuro można było śmiało szyć pod obecny zespół. Taka sytuacja nie zdarza się dziś zbyt często! 

Czego Ci trzeba, mała?
We wszystkich innych przypadkach, czyli dla większych i/lub bardziej dynamicznych struktur, przyda się specjalistyczne badanie które pomoże określić nie tylko obecne braki, ale też i przyszłe potrzeby związane z rozwojem biznesu, o których zwykle nie wie nawet najlepiej poinformowany Office Manager. Wielokrotnie działałam z Organizacjami, które reorganizację biura łączyły z przebudową biznesu - najczęściej z nowym poukładaniem linii biznesowych, ale też zdarzały się przypadki tworzenia biur pod drastyczny wzrost lub znaczący spadek liczby zatrudnionych. W takich przypadkach nie działa prosta ekstrapolacja dzisiejszych potrzeb na jutrzejsze biuro.
W grę wchodzą też inne zmienne. Planowana zmiana stylu pracy, na przykład przejście na ABW powoduje, że dotychczasowe doświadczenie Organizacji w wykorzystaniu biura przynajmniej częściowo się dewaluuje. Bo niezwykle trudno jest określić, czego będą potrzebować Użytkownicy i Zespoły po zmianie. Kalkulatory powierzchni stają się w takiej sytuacji bezużyteczne, lub w najlepszym razie - mało dokładne. Te spośród nich, które nie polegają na prostym kwantyfikatowaniu zapotrzebowania, tylko bazują na rozbudowanym badaniu ankietowym (powiedz mi kim jesteś a ja ci powiem jakiego biura potrzebujesz) dostarczają rozmyty, nieprecyzyjny rezultat, który zawiera olbrzymi margines bezpieczeństwa. Bazująca na takim wyniku Organizacja wzięłaby nawet do 20% nadmiarowej powierzchni. Taka nadwyżka, utrzymywana przez 5 lat najmu, to potencjalna olbrzymia strata. Z doświadczenia wiem, że nie warto brać powierzchni na zapas, bo potrzeby zmieniają się bardzo szybko. Trzeba zabezpieczyć się na inne sposoby.
Innym obszarem problematycznym jest słabe dopasowanie kalkulatorów do naszych lokalnych warunków prawnych, przede wszystkim polskiego prawa budowlanego oraz regulacji przeciwpożarowych, co razi mnie za każdym razem, gdy próbuję z nich korzystać mając w założeniu wytyczne dla (hipotetycznego) biura w naszym kraju. To jednak stosunkowo mały problem bo po pierwsze i tak nie warto brać wyniku takich kalkulacji zbyt dosłownie (zalecam, jeśli rzeczywiscie planujevie na tej podstawie implementację, aby wynik skonsultować z Architektem lub Strategiem Środowiskowym), a po drugie to technicznie łatwo naprawić.

Co dalej z kalkulatorami?
Myślę, że obecny okres dziecięcy prostych kalkulatorów powierzchniowych potrwa krótko, i już niedługo w ich miejsce wejdą bardziej złożone narzędzia. Zarówno 'wyścig zbrojeń IT' który obecnie prowadzą największe Agencje Nieruchomościowe, oraz postęp w zbieraniu i analizie danych biznesowych i behawioralnych spowoduje, że już niedługo dostaniemy znacznie lepsze narzędzia do definiowania zapotrzebowania, które z pewnością będą w stanie poradzić sobie z wieloma bardziej typowymi procesami.  
Po drugie, lepsza analiza danych wejściowych to nie koniec, bo już teraz dostępne są narzędzia CAD, które na podstawie określonego zapotrzebowania rysują nam przestrzeń. Moje  dotychczasowe  doświadczenia z 'automatycznymi architekrami' są złe, bo nie dość że nie dostosowane do polskich warunków prawnych i projektowych, to wszystkie jakie widziałam aplikacje Komputerowo Wspieranego Projektowania są nadal bardzo toporne i dobrze radzą sobie jedynie z typowymi powierzchniami. Nie ma jednak powodu, aby algorytmy nie zaczęły lepiej rysować wstępnych aranżacji biur już w niedługiej w przyszłości. W końcu już dzisiaj większość Test-to-Fit'ów jest wykonywana przez studentów architektury lub projektantów bez dyplomów. Nie jest to znowu takie strasznie trudne iż pewnością da się zalgorytmizować.

Oczekuję, że już niedługo pojawią się kombajny softwarowe do analizy środowiskowej, które będą sobie coraz lepiej radziły we wszystkich bardziej typowych przypadkach. Będą one dobrze działały wszędzie tam, gdzie wystarczy szybkie i łatwe rozwiązanie, a więc zadziała makdonaldyzacja procesu środowiskowego. Z mojej perspektywy to dobrze, bo wreszcie jako Strateg Środowiskowy będę mogła skupić się na tych najciekawszych, wyjątkowych sytuacjach i Klientach!
 

Poprzedni
Słów kilka o start-up'ach
Słów kilka o start-up'ach
Następny
Bez kofeiny, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.33
Bez kofeiny, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.33
Biura Budżetówki - czas przejść z ilości na jakość
Biura Budżetówki - czas przejść z ilości na jakość16.04.2018 08:17:55Sektor publiczny nie jest na razie zainteresowany Strategią Środowiska Pracy. A szkoda. Bo w Budżetówce można by zaoszczędzić metry kwadratowe i podnieść jakość. Omawiam wyjątkowy przykład Sądu Najwyższego jako Najemcy z sektora instytucjonalnego. Czytaj całość
Schody, Schody!
Schody, Schody!10.05.2018 07:19:16Schody w tworzonych w Polsce wnętrzach biurowych nadal pojawiają się rzadko. A szkoda, bo kombinacja walorów transportowych i komunikacyjnych, jakie wnosi wewnętrzna klatka schodowa, tworzą znacznie lepszą przestrzeń biurową. Czytaj całość
Mój pierwszy Mockup
Mój pierwszy Mockup23.04.2018 09:32:32Dzisiaj wprowadzam do tematyki ‘Mockup’ów’, czyli tymczasowych aranżacji meblowych. Po co i dlaczego warto wprowadzać meble pokazowe do biur? I jak to zrobić? Na przykładzie z własnego doświadczenia pokazuję potencjalne obszary błędów.Czytaj całość
Bieżnia w biurze - ratunek dla Kinestetyka
Bieżnia w biurze - ratunek dla Kinestetyka04.05.2018 08:45:38Stanowisko pracy kroczącej z Bieżnią stanowi coraz bardziej popularny i, obawiam się że niezbędny, element wyposażenia biura. Piszę co daje nam biurowa Bieżnia oraz zahaczam o szerszy problem niedostosowania biur dla Kinestetyków - czyli osób myślących ruchem. Czytaj całość
Uwięzieni w niewygodnym biurze
Uwięzieni w niewygodnym biurze12.03.2018 08:12:39Nie da się dzisiaj rozmawiać o współczesnej architekturze bez zrozumienia funkcjonalnej i użytkowej dylapidacji. Na czym polega 'moralne starzenie się' budynków i wnętrz komercyjnych? I co można z tym zrobić?  Tym tekstem zaczynam mini cykl dotyczący Audytu Wykorzystania Zasobów.Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Konferencja Summit EOIF GigaCon 2018 – Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie25.07.2018 Warszawa
  • Business English CAMP13.08.2018 Przypki
  • Poland Business Run 201802.09.2018 Kraków, Poznań, Katowice, Łódź, Warszawa, Wrocław, Gdańsk, Lublin
Zobacz inne

Rekrutacja

  • adidas representative with GermanTeleperformance PolskaWarszawa
  • Konsultant ds. Obsługi Klienta Biznesowego z językiem niemieckimTeleperformance PolskaKatowice
  • Telefoniczna pomoc dla użytkowników bankomatówTeleperformance PolskaKatowice
Zobacz inne
  • Teleperformance PolskaContact Center, Multilingual Customer Service, Customer Experience Management, Technical Support, Business Process Outsourcing
Zobacz inne

Newsroom

  • Polski rynek pracy jednym z najbardziej interesujących w EuropiePolski rynek pracy jednym z najbardziej interesujących w Europie16.07.2018
  • Cykl inspiracyjny: Tydzień 12 – „Znów straciliśmy czas!” Cykl inspiracyjny: Tydzień 12 – „Znów straciliśmy czas!” 16.07.2018
  • W procesie zmiany biura warto współpracować z firmą doradcząW procesie zmiany biura warto współpracować z firmą doradczą16.07.2018
  • Dowód osobisty z warstwą elektronicznąDowód osobisty z warstwą elektroniczną13.07.2018
  • Poznań na weekend 13 - 15 lipcaPoznań na weekend 13 - 15 lipca13.07.2018
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 38054
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Koncepcja Global Sourcing. Teoria i praktyka
Koncepcja Global Sourcing. Teoria i praktykaDifin
Zobacz inne

Baza Firm

Business Support Solution SA
Business Support Solution SA
Zobacz inne