Blogi

Masz smaka na Maka?

Data dodania: 17.06.2018 08:11:06Data edycji: 28.08.2018 15:00:30liczba odsłon: 917
Ile kosztuje nas praca?
Ile kosztuje nas praca?Czytaj całość

Wystarczy wrzucić w przeglądarkę hasło 'office space calculator' aby uzyskać kilka ekranów wyników, przekierowujących do stron z aplikacjami wspierającymi Najemców. Kalkulatory szybko i sprawnie liczą potrzebną powierzchnię biurową. Czy w związku z tym Stratedzy Środowiskowi już powinni rejestrować się na (coraz dłużej) liście zawodów zanikających? Wątpię. Ale niewątpliwie już dzisiaj kalkulatory są pomocnym narzędziem wspierającym dla niektórych Organizacji.

Kalkulatory najczęściej pozwalają szybko skwantyfikować zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, jeśli tylko już wiemy jakich i ile typologii nam potrzeba. Sęk w tym, że aby wogóle móc użyć takiego kalkulatora do czegokolwiek innego niż do zabawy, to wcześniej musimy to zapotrzebowanie poznać i zrozumieć. Zdecydowana większość kalkulatorów skupia się jedynie na ostatnim etapie procesu środowiskowego, pomijając całą niezbędną analizę.

Biurowa Zosia Samosia
Samodzielne określenie zapotrzebowania jest oczywiście możliwe. W małych Organizacjach o niezbyt rozbudowanych strukturach zwykle jest ktoś, kto potrafi 'z głowy' podać wymagania dla wszystkich stanowisk. Oczywiście taki człowiek, najczęściej Office Manager lub pracownik HR, to skarb dla Organizacji. W jednym z procesów jakie prowadziłam miałam przyjemność pracować właśnie z taką specjalistką. Ta Menadżerka Biura samodzielnie określała zapotrzebowanie dla pięćdziesięcioosobowego zespołu! I nie sądzę żeby się myliła, bo w firmie pracowała już od ćwierć wieku. O nowoprojektowanym biurze mówiła 'to moje ostatnie biuro' bo w planowanym okresie najmu będzie już odchodzić na emeryturę. W tym sęk - tacy specjaliści to gatunek na wymarciu.
Drugim powodem, dlaczego w tym wyjątkowym przypadku określenie zapotrzebowania było możliwe bez badania środowiskowego, była bardzo mała dynamika wewnętrzna tej Firmy z sektora FMCG. Ponieważ nie przewidywano tam żadnych większych ruchów kadrowych ani osobowych, to nowe biuro można było śmiało szyć pod obecny zespół. Taka sytuacja nie zdarza się dziś zbyt często! 

Czego Ci trzeba, mała?
We wszystkich innych przypadkach, czyli dla większych i/lub bardziej dynamicznych struktur, przyda się specjalistyczne badanie które pomoże określić nie tylko obecne braki, ale też i przyszłe potrzeby związane z rozwojem biznesu, o których zwykle nie wie nawet najlepiej poinformowany Office Manager. Wielokrotnie działałam z Organizacjami, które reorganizację biura łączyły z przebudową biznesu - najczęściej z nowym poukładaniem linii biznesowych, ale też zdarzały się przypadki tworzenia biur pod drastyczny wzrost lub znaczący spadek liczby zatrudnionych. W takich przypadkach nie działa prosta ekstrapolacja dzisiejszych potrzeb na jutrzejsze biuro.
W grę wchodzą też inne zmienne. Planowana zmiana stylu pracy, na przykład przejście na ABW powoduje, że dotychczasowe doświadczenie Organizacji w wykorzystaniu biura przynajmniej częściowo się dewaluuje. Bo niezwykle trudno jest określić, czego będą potrzebować Użytkownicy i Zespoły po zmianie. Kalkulatory powierzchni stają się w takiej sytuacji bezużyteczne, lub w najlepszym razie - mało dokładne. Te spośród nich, które nie polegają na prostym kwantyfikatowaniu zapotrzebowania, tylko bazują na rozbudowanym badaniu ankietowym (powiedz mi kim jesteś a ja ci powiem jakiego biura potrzebujesz) dostarczają rozmyty, nieprecyzyjny rezultat, który zawiera olbrzymi margines bezpieczeństwa. Bazująca na takim wyniku Organizacja wzięłaby nawet do 20% nadmiarowej powierzchni. Taka nadwyżka, utrzymywana przez 5 lat najmu, to potencjalna olbrzymia strata. Z doświadczenia wiem, że nie warto brać powierzchni na zapas, bo potrzeby zmieniają się bardzo szybko. Trzeba zabezpieczyć się na inne sposoby.
Innym obszarem problematycznym jest słabe dopasowanie kalkulatorów do naszych lokalnych warunków prawnych, przede wszystkim polskiego prawa budowlanego oraz regulacji przeciwpożarowych, co razi mnie za każdym razem, gdy próbuję z nich korzystać mając w założeniu wytyczne dla (hipotetycznego) biura w naszym kraju. To jednak stosunkowo mały problem bo po pierwsze i tak nie warto brać wyniku takich kalkulacji zbyt dosłownie (zalecam, jeśli rzeczywiscie planujevie na tej podstawie implementację, aby wynik skonsultować z Architektem lub Strategiem Środowiskowym), a po drugie to technicznie łatwo naprawić.

Co dalej z kalkulatorami?
Myślę, że obecny okres dziecięcy prostych kalkulatorów powierzchniowych potrwa krótko, i już niedługo w ich miejsce wejdą bardziej złożone narzędzia. Zarówno 'wyścig zbrojeń IT' który obecnie prowadzą największe Agencje Nieruchomościowe, oraz postęp w zbieraniu i analizie danych biznesowych i behawioralnych spowoduje, że już niedługo dostaniemy znacznie lepsze narzędzia do definiowania zapotrzebowania, które z pewnością będą w stanie poradzić sobie z wieloma bardziej typowymi procesami.  
Po drugie, lepsza analiza danych wejściowych to nie koniec, bo już teraz dostępne są narzędzia CAD, które na podstawie określonego zapotrzebowania rysują nam przestrzeń. Moje  dotychczasowe  doświadczenia z 'automatycznymi architekrami' są złe, bo nie dość że nie dostosowane do polskich warunków prawnych i projektowych, to wszystkie jakie widziałam aplikacje Komputerowo Wspieranego Projektowania są nadal bardzo toporne i dobrze radzą sobie jedynie z typowymi powierzchniami. Nie ma jednak powodu, aby algorytmy nie zaczęły lepiej rysować wstępnych aranżacji biur już w niedługiej w przyszłości. W końcu już dzisiaj większość Test-to-Fit'ów jest wykonywana przez studentów architektury lub projektantów bez dyplomów. Nie jest to znowu takie strasznie trudne iż pewnością da się zalgorytmizować.

Oczekuję, że już niedługo pojawią się kombajny softwarowe do analizy środowiskowej, które będą sobie coraz lepiej radziły we wszystkich bardziej typowych przypadkach. Będą one dobrze działały wszędzie tam, gdzie wystarczy szybkie i łatwe rozwiązanie, a więc zadziała makdonaldyzacja procesu środowiskowego. Z mojej perspektywy to dobrze, bo wreszcie jako Strateg Środowiskowy będę mogła skupić się na tych najciekawszych, wyjątkowych sytuacjach i Klientach!
 

Poprzedni
Słów kilka o start-up'ach
Słów kilka o start-up'ach
Następny
Bez kofeiny, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.33
Bez kofeiny, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.33
Ile kosztuje nas praca?
Ile kosztuje nas praca?05.03.2019 15:21:51Ile tak naprawdę kosztuje nas praca? Czyli jak dużo życiowych zasobów musimy poświęcić, aby uzyskać wynagrodzenie? I jak to ocenić? Czytaj całość
Urbanistyczną Akupunkturą go!
Urbanistyczną Akupunkturą go!19.03.2018 09:34:14Nawet w tych przypadkach, gdzie relokacja nie jest na agendzie, Strategia Środowiska Pracy nadal może wprowadzić pozytywną zmianę. Piszę o dużych możliwościach niewielkich interwencji przestrzennych. Czytaj całość
Zieleń w biurze - gdy mniej znaczy więcej
Zieleń w biurze - gdy mniej znaczy więcej29.07.2018 13:24:50Zieleń to integralna część projektowania biofilicznego, a rośny we wnętrzach coraz częściej stają się nieodzownym elementem agendy dobrostanowej. Poniżej przedstawiam powody, dla których podchodzę z dużą rezerwą do biurowej flory. Szczególnie, gdy jest ona wprowadzana do klimatyzowanych wnętrz.Czytaj całość
Rusza Polski Instytut Środowiska Pracy
Rusza Polski Instytut Środowiska Pracy06.10.2018 20:34:41Stworzyliśmy stowarzyszenie dla Strategów Środowiskowych. Zapraszamy wszystkich do współpracy!Czytaj całość
Homeoffice jako system, nie benefit
Homeoffice jako system, nie benefit06.02.2019 10:38:21Dziś prawie każda Organizacja oferuje pracę z domu. Jak skutecznie wprowadzić pracę zdalną jako rozwiązanie systemowe, a nie jedynie Employer Brandingowy benefit? Dlaczego model pracy zdalnej wymaga metodycznej implementacji? Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • 19th Annual Shared Services and Outsourcing Week Europe 201913.05.2019 Lizbona
  • The Content IQ Summit London23.05.2019 Londyn
  • IX Europejski Kongres Finansowy 03.06.2019 Sopot
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Buyer with GermanAntal Sp. z o.o.Gdańsk
  • Analityk z językiem hiszpańskimAntal Sp. z o.o.Kraków
  • HR Specialist with Norwegian, Dutch, Swedish, DanishAntal Sp. z o.o.Kraków
  • GL Team LeaderAntal Sp. z o.o.Szczecin
Zobacz inne
  • Antal Sp. z o.o.Rekrutacja, HR consulting, market research
Zobacz inne

Newsroom

  • Szkoła ma nadążyć za biznesem? Edukacja 2.0Szkoła ma nadążyć za biznesem? Edukacja 2.019.04.2019
  • Warsztaty z Adaptive Group podczas Shared Services & Outsourcing Week Lisbon 2019Warsztaty z Adaptive Group podczas Shared Services & Outsourcing Week Lisbon 201919.04.2019
  • Obecny rok ma być dla stolicy Wielkopolski rekordowy Obecny rok ma być dla stolicy Wielkopolski rekordowy 18.04.2019
  • Lepsza praca w cieniu matemtykiLepsza praca w cieniu matemtyki18.04.2019
  • Wiosna w biurzeWiosna w biurze18.04.2019
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 42911
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Podręcznik startupu. Budowa wielkiej firmy krok po kroku
Podręcznik startupu. Budowa wielkiej firmy krok po krokuOnepress
Zobacz inne

Baza Firm

The Design Group
The Design Group
Zobacz inne