Blogi

Masz smaka na Maka?

Data dodania: 17.06.2018 08:11:06 Data edycji: 28.08.2018 15:00:30 liczba odsłon: 1 571

Masz smaka na Maka?

Wystarczy wrzucić w przeglądarkę hasło 'office space calculator' aby uzyskać kilka ekranów wyników, przekierowujących do stron z aplikacjami wspierającymi Najemców. Kalkulatory szybko i sprawnie liczą potrzebną powierzchnię biurową. Czy w związku z tym Stratedzy Środowiskowi już powinni rejestrować się na (coraz dłużej) liście zawodów zanikających? Wątpię. Ale niewątpliwie już dzisiaj kalkulatory są pomocnym narzędziem wspierającym dla niektórych Organizacji.

Kalkulatory najczęściej pozwalają szybko skwantyfikować zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, jeśli tylko już wiemy jakich i ile typologii nam potrzeba. Sęk w tym, że aby wogóle móc użyć takiego kalkulatora do czegokolwiek innego niż do zabawy, to wcześniej musimy to zapotrzebowanie poznać i zrozumieć. Zdecydowana większość kalkulatorów skupia się jedynie na ostatnim etapie procesu środowiskowego, pomijając całą niezbędną analizę.

Biurowa Zosia Samosia
Samodzielne określenie zapotrzebowania jest oczywiście możliwe. W małych Organizacjach o niezbyt rozbudowanych strukturach zwykle jest ktoś, kto potrafi 'z głowy' podać wymagania dla wszystkich stanowisk. Oczywiście taki człowiek, najczęściej Office Manager lub pracownik HR, to skarb dla Organizacji. W jednym z procesów jakie prowadziłam miałam przyjemność pracować właśnie z taką specjalistką. Ta Menadżerka Biura samodzielnie określała zapotrzebowanie dla pięćdziesięcioosobowego zespołu! I nie sądzę żeby się myliła, bo w firmie pracowała już od ćwierć wieku. O nowoprojektowanym biurze mówiła 'to moje ostatnie biuro' bo w planowanym okresie najmu będzie już odchodzić na emeryturę. W tym sęk - tacy specjaliści to gatunek na wymarciu.
Drugim powodem, dlaczego w tym wyjątkowym przypadku określenie zapotrzebowania było możliwe bez badania środowiskowego, była bardzo mała dynamika wewnętrzna tej Firmy z sektora FMCG. Ponieważ nie przewidywano tam żadnych większych ruchów kadrowych ani osobowych, to nowe biuro można było śmiało szyć pod obecny zespół. Taka sytuacja nie zdarza się dziś zbyt często! 

Czego Ci trzeba, mała?
We wszystkich innych przypadkach, czyli dla większych i/lub bardziej dynamicznych struktur, przyda się specjalistyczne badanie które pomoże określić nie tylko obecne braki, ale też i przyszłe potrzeby związane z rozwojem biznesu, o których zwykle nie wie nawet najlepiej poinformowany Office Manager. Wielokrotnie działałam z Organizacjami, które reorganizację biura łączyły z przebudową biznesu - najczęściej z nowym poukładaniem linii biznesowych, ale też zdarzały się przypadki tworzenia biur pod drastyczny wzrost lub znaczący spadek liczby zatrudnionych. W takich przypadkach nie działa prosta ekstrapolacja dzisiejszych potrzeb na jutrzejsze biuro.
W grę wchodzą też inne zmienne. Planowana zmiana stylu pracy, na przykład przejście na ABW powoduje, że dotychczasowe doświadczenie Organizacji w wykorzystaniu biura przynajmniej częściowo się dewaluuje. Bo niezwykle trudno jest określić, czego będą potrzebować Użytkownicy i Zespoły po zmianie. Kalkulatory powierzchni stają się w takiej sytuacji bezużyteczne, lub w najlepszym razie - mało dokładne. Te spośród nich, które nie polegają na prostym kwantyfikatowaniu zapotrzebowania, tylko bazują na rozbudowanym badaniu ankietowym (powiedz mi kim jesteś a ja ci powiem jakiego biura potrzebujesz) dostarczają rozmyty, nieprecyzyjny rezultat, który zawiera olbrzymi margines bezpieczeństwa. Bazująca na takim wyniku Organizacja wzięłaby nawet do 20% nadmiarowej powierzchni. Taka nadwyżka, utrzymywana przez 5 lat najmu, to potencjalna olbrzymia strata. Z doświadczenia wiem, że nie warto brać powierzchni na zapas, bo potrzeby zmieniają się bardzo szybko. Trzeba zabezpieczyć się na inne sposoby.
Innym obszarem problematycznym jest słabe dopasowanie kalkulatorów do naszych lokalnych warunków prawnych, przede wszystkim polskiego prawa budowlanego oraz regulacji przeciwpożarowych, co razi mnie za każdym razem, gdy próbuję z nich korzystać mając w założeniu wytyczne dla (hipotetycznego) biura w naszym kraju. To jednak stosunkowo mały problem bo po pierwsze i tak nie warto brać wyniku takich kalkulacji zbyt dosłownie (zalecam, jeśli rzeczywiscie planujevie na tej podstawie implementację, aby wynik skonsultować z Architektem lub Strategiem Środowiskowym), a po drugie to technicznie łatwo naprawić.

Co dalej z kalkulatorami?
Myślę, że obecny okres dziecięcy prostych kalkulatorów powierzchniowych potrwa krótko, i już niedługo w ich miejsce wejdą bardziej złożone narzędzia. Zarówno 'wyścig zbrojeń IT' który obecnie prowadzą największe Agencje Nieruchomościowe, oraz postęp w zbieraniu i analizie danych biznesowych i behawioralnych spowoduje, że już niedługo dostaniemy znacznie lepsze narzędzia do definiowania zapotrzebowania, które z pewnością będą w stanie poradzić sobie z wieloma bardziej typowymi procesami.  
Po drugie, lepsza analiza danych wejściowych to nie koniec, bo już teraz dostępne są narzędzia CAD, które na podstawie określonego zapotrzebowania rysują nam przestrzeń. Moje  dotychczasowe  doświadczenia z 'automatycznymi architekrami' są złe, bo nie dość że nie dostosowane do polskich warunków prawnych i projektowych, to wszystkie jakie widziałam aplikacje Komputerowo Wspieranego Projektowania są nadal bardzo toporne i dobrze radzą sobie jedynie z typowymi powierzchniami. Nie ma jednak powodu, aby algorytmy nie zaczęły lepiej rysować wstępnych aranżacji biur już w niedługiej w przyszłości. W końcu już dzisiaj większość Test-to-Fit'ów jest wykonywana przez studentów architektury lub projektantów bez dyplomów. Nie jest to znowu takie strasznie trudne iż pewnością da się zalgorytmizować.

Oczekuję, że już niedługo pojawią się kombajny softwarowe do analizy środowiskowej, które będą sobie coraz lepiej radziły we wszystkich bardziej typowych przypadkach. Będą one dobrze działały wszędzie tam, gdzie wystarczy szybkie i łatwe rozwiązanie, a więc zadziała makdonaldyzacja procesu środowiskowego. Z mojej perspektywy to dobrze, bo wreszcie jako Strateg Środowiskowy będę mogła skupić się na tych najciekawszych, wyjątkowych sytuacjach i Klientach!
 

Poprzedni
Słów kilka o start-up'ach
Słów kilka o start-up'ach
Następny
Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
Koniec z biurkowym rejtanowaniem
Koniec z biurkowym rejtanowaniem 23.09.2021 12:42:23 Menadżerowie, wracajcie do biur! ... albo przyznajcie, że praca zdalna wam służy i zacznijcie myśleć o utrwaleniu rozproszonego środowiska pracy. Nie ma po co walczyć o biurka jeśli ani wy sami, ani wasi podwładni, nie macie zamiaru z nich korzystać. Dzisiaj piszę o niepotrzebnym rejtanowaniu o biurka i o tym, że czas przenieść dyskusję o środowisku pracy w zupełnie inne obszary. Czytaj całość
Śródpandemiczna mała stabilizacja
Śródpandemiczna mała stabilizacja 30.08.2021 16:33:22 Nie da się przeczekać koronawirusa, bo epidemia potrwa jeszcze co najmniej kilka lat. To nie sprint, tylko (ultra)maraton, którego w dodatku nie da się przesiedzieć na ławce rezerwowych. Dystansowanie fizyczne i bezpieczeństwo kontaktów twarzą w twarz będą ważnym elementem wieloletniej, zaczynającej się właśnie „małej stabilizacji”, w ciągle wydłużającym się okresie „śródpandemicznym”. Jakie długoterminowe konsekwencje dla biur niesie przedłużający się okres pandemii? Czytaj całość
Mobilni menadżerowie
Mobilni menadżerowie 24.08.2021 13:38:53 Elastyczne podejście do stylu pracy pozwala na rozwiązanie problemów związanych z podziałami przestrzennymi które nie pasują do struktury Organizacji. Jak ominąć ograniczenia przestrzenne tak, aby nie generowały nieciągłości biznesowego obiegu? Dziś podpowiadam, jak uelastycznienie stylu pracy może wesprzeć kluczowe zadania menadżerskie oraz o tym, że decyzje dotyczące stylu pracy kadry zarządzającej stanowią kluczowy wyznacznik kultury organizacyjnej. Czytaj całość
Biuro 2021: Pilot DIY
Biuro 2021: Pilot DIY 05.07.2021 15:15:12 Jak samodzielnie – bez pomocy eksperta środowiskowego – przekształcić tradycyjne biuro w pilotaż hybrydy? Dziś wszystkim biurowym Zosiom – Samosiom podrzucam receptę jak w 10 prostych krokach wprowadzić „Pilota w wersji sauté”, czyli tymczasowo przeorganizować system pracy i przestrzeń tak, by na jesieni spełniała oczekiwania wracających do biura pracowników. Czytaj całość
Specjalizacje Środowiskowe
Specjalizacje Środowiskowe 23.06.2021 15:09:38 Rosnąca świadomość wpływu środowiska pracy na sposób działania i wyniki organizacji powoduje wzrost zapotrzebowania na coraz bardziej zróżnicowane usługi związane ze środowiskiem pracy. Dzisiaj omawiam cztery wyraziste obszary specjalizacji i zawodów, które już teraz można wyróżnić w rozwijającej się dyscyplinie Strategii Środowiska Pracy. Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Rynek powierzchni handlowych – powrót optymizmu? 28.09.2021
  • BEAS 2021: Premiera Raportu "Potencjał inwestycyjny Łodzi" 29.09.2021 Łódź
  • Jeśli nie teraz, to kiedy? Hybryda to tylko początek zmiany. 29.09.2021
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
  • Księgowy / Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
Zobacz inne
  • Digital Teammates S.A. dostawca RPA (Robotic Process Automation)
  • MDDP Outsourcing Outsourcing księgowości, kadr i płac
Zobacz inne

Newsroom

  • Co zmieniła pandemia w branży logistycznej? Co zmieniła pandemia w branży logistycznej? 28.09.2021
  • Outsourcing&More #60 - najnowsze wydanie magazynu biznesowego już jest Outsourcing&More #60 - najnowsze wydanie magazynu biznesowego już jest 27.09.2021
  • Handel i benefity dla pracowników z tej branży Handel i benefity dla pracowników z tej branży 27.09.2021
  • 6 porad na przygotowanie biura do powrotu pracowników 6 porad na przygotowanie biura do powrotu pracowników 27.09.2021
  • Praca na określony czas – w planach firm i rozważaniach specjalistów Praca na określony czas – w planach firm i rozważaniach specjalistów 24.09.2021
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Książki

Outsourcing w działalności dostawców usług płatniczych
Outsourcing w działalności dostawców usług płatniczych C.H.Beck
Zobacz inne

Baza Firm

Chillispaces.com
Chillispaces.com
Zobacz inne