Blogi

Sharedesking vs Hotdesking - dwa sposoby współdzielenia biurek

Data dodania: 22.03.2018 09:15:51Data edycji: 28.08.2018 15:08:10liczba odsłon: 1 302
Zakładka przeprowadzkowa
Zakładka przeprowadzkowaCzytaj całość

Ponieważ dzielenie biurowych stanowisk pracy na masową skalę jest nowym zjawiskiem, to użytkownicy mają często problem z rozróżnieniem różnych jego rodzajów. Tymczasem w praktyce różnice pomiędzy Sharedeskingiem i Hotdeskingiem są znaczne. O Sharedeskingu po Polsku pisałam już wcześniej, dzisiaj wyjaśniam różnice pomiędzy dwoma sposobami dzielenia biurek.

Hotdesking ma długą tradycję

“Gorące biurka”, czyli stanowiska Hotdeskowe, mają długą tradycję w bardzo wielu organizacjach. Praktycznie każde nieprzypisane, niezajęte biurko można zaliczyć do Hotdesków - czyli staje się ono dostępne dla każdego użytkownika, który ma wejście do przestrzeni pracy w danej Organizacji. Najczęściej Hotdeski są używane przez pracowników czasowych i praktykantów. Często też są udostępniane gościom zewnętrznym, takim jak współpracownicy z innych organizacji, koledzy z innych biur, lub podwykonawcy.

Hotdeski pojawiają się w organizacjach najczęściej w sposób nieplanowany, jako miejsca pracy stałej zwolnione przez użytkowników, którzy odeszli z pracy lub zmienili stanowisko czy dział. Ze względu na sposób wykorzystania Hotdeski to najczęściej najsłabiej wyposażone i najgorzej zlokalizowane miejsca pracy, często takie ‘miejsca niczyje’. I zwykle ograbione z wyposażenia, bo wszystko co mogło się komuś przydać, zostało już zabrane. W efekcie większość takich przypadkowych Hotdesków sprawia smutne wrażenie.

Inaczej jest gdy Organizacja czynnie podtrzymuje Hotdeski, co zwykle wiąże się ze stałym na nie zapotrzebowaniem. Gdy mają określone zastosowanie, to biurka Hotdeskowe najczęściej zorganizowane są w wyznaczonych obszarach biura, zadbane i pachnące czekają na regularnie z nich korzystających użytkowników. W gruncie rzeczy stają się wtedy Sharedeskami, natomiast ze względu na siłę przyzwyczajenia w większości miejsc, jakie widziałam, nadal nazywane są Hotedskami.

 

Sharedeskuje ściśle określona grupa

Sharedsking (czyli "Dzielenie Biurek") zakłada współużytkowanie stanowisk pracy przez zdefiniowaną grupę osób, których co do zasady jest więcej niż przypisanych im stanowisk. W jakich proporcjach dobrać liczbę biurek do użytkowników stanowi jeden z kluczowych wyników Strategii Środowiska Pracy. Najczęściej stosowaną proporcją jest 80% (8 biurek na 10 użytkowników) lub 1,25 (10 użytkowników na 8 biurek, czyli odwrotność poprzedniego wskaźnika). Ale oczywiście biurek może być mniej (70%, a nawet 60% i mniej) lub więcej (90% lub nawet ponad 100% w uzasadnionych przypadkach). Ta proporcja jest ściśle kwantyfikowalna na pieniądze czyli koszty najmu, aranżacji i wyposażenia - i w związku z tym stanowi centralny wynik badania środowiskowego, o który potrafią walczyć do ostatniej krwi interesariusze procesu.

Przypisanie władania nad przestrzenią określonej grupie użytkowników to w praktyce najważniejsza różnica pomiędzy Sharedeskingiem i Hotdeskingiem. Co ma oczywiste konsekwencje - biurka Shardeskingowe są traktowane jako zasób wspólny określonej grupy użytkowników, którzy co do zasady dzielą podobne potrzeby. Sharedeskingi mają ‘właścicieli’ z wszystkimi tego konsekwencjami i dzięki temu są zwykle bardziej zadbane od Hotdesków. Biurka Sharedeskingowe powinny być dobrze dostosowane do potrzeb swoich użytkowników, o czym opowiem następnym razem.

 

Strefy, Zony, Sąsiedztwa i Totemy

W zastosowaniu Sharedesking zwykle jest bardziej skomplikowany  niż proste przypisanie ośmiu biurek dziesięciu osobom w jednej "Strefie" lub "Zonie". W praktyce nie zakłada się wyłączności na użytkowanie danych stanowisk pracy przez jedną grupę użytkowników, bo prawdziwe korzyści wynikające z optymalizacji pojawiają się wtedy, gdy  obszary oddane są do wspólnego użytkowania kilku różnym grupom, oraz gdy "Sąsiedztwa" w sposób płynny zachodzą na siebie. W podejściu bardziej terytorialnym oznacza to określenie zestawu stanowisk który jest ‘i nasz i wasz’ i, w zależności od bieżącego zapotrzebowania, jest używany naprzemiennie lub równocześnie przez dwie sąsiadujące ze sobą grupy. Często doradzam Klientom, aby takie zazębiające się obszary wyposażać w specjalne stanowiska pracy, takie jak bencze, stoły projektowe, lub miękkie siedzenia.

Natomiast w podejściu bardziej płynnym zamiast stref czy sąsiedztw proponuję wprowadzenie pojęcia “Totemów” lub “Punktów Zbornych”, czyli miejsc, wokół których w luźny sposób powinni się gromadzić (czyli zajmować stanowiska pracy w pierwszej kolejności) członkowie danego zespołu. Z jednej strony pozwala to na łatwe odnalezienie się w biurze członków jednego zespołu lub grupy projektowej. Z drugiej strony takie podejście wyklucza przypisywanie stanowisk czy obszarów jednej grupie, zakłada też wysoki stopień kohabitacji i mieszania się zespołów oraz współdzielenia infrastruktury biurowej. W tym podejściu nie ma miejsca na ‘nasze’ i ‘wasze’.  W efektywnym Sharedeskingu wszystkie biurka są wspólne.

Poprzedni
Urbanistyczną Akupunkturą go!
Urbanistyczną Akupunkturą go!
Następny
Wiktora tydzień na 5 vol.21
Wiktora tydzień na 5 vol.21
Wellness: problematyczna drzemka w pracy
Wellness: problematyczna drzemka w pracy29.06.2018 15:54:31Dlaczego z takim trudem przebija się potrzeba krótkiego wypoczynku i relaksu w miejscu pracy? Tworzenie miejsc do relaksu i drzemki w biurze to niezwykle ważne zagadnienie dobrostanowe, które niestety budzi ogromne kontrowersje.Czytaj całość
"Butowy problem" w biurze
"Butowy problem" w biurze 04.01.2019 10:28:50Zrobiło się zimno. Za oknem na zmianę plucha i przymrozki, a różnica temperatur pomiędzy tym, co na zewnątrz a tym, co w biurze potrafi wynieść ponad 30°. Dziś piszę na temat zmiany obuwia w biurze, czyli o problemie którego kiedyś nie było, oraz „Menadżerach z Marsa”.Czytaj całość
Refleksje po koce
Refleksje po koce03.10.2018 05:47:42W zeszłym tygodniu odbyła się Konferencja o Konkursach Architektonicznych, o intrygującej nazwie KOKA2018. Dzisiaj podsumowuję wrażenia i podpowiadam, jak do projektu aranżacji wnętrza wybrać najlepszego Architekta, a nie błyskotliwego Sprzedawcę usługi architektonicznej. Czyli zaprojektować nowe biuro w procedurze Open Call.Czytaj całość
Wellness: Ergonomia, głupcze!
Wellness: Ergonomia, głupcze!21.01.2019 21:30:33„Ergonomia, głupcze!” Tak mogłoby brzmieć parafrazowane na język wnętrzarski znane polityczne hasło. Niestety, dzisiaj o ergonomię w pracy trzeba się starać, a przerzucanie całej odpowiedzialności za fizyczny dobrostan na biurowe wyposażenie jest błędne.Czytaj całość
Biurowy Spacerniak
Biurowy Spacerniak07.05.2018 07:37:14Zachęcam do stwarzania we wnętrzach biurowych okazji do chodzenia przez świadome tworzenie ‘Pętli Spacerowych’, które umożliwią wprowadzenie kultury ruchu do biura. Korytarze i transport stanowią od 10% do 20% powierzchni biura i można dobrze wykorzystać ten potencjał.Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • DIGITAL BANKING & PAYMENTS SUMMIT19.02.2019 Warszawa
  • Akademia Najemcy - „Renegocjacje vs. Relokacje”28.02.2019 Wrocław
  • Trendy, które zmieniają biura06.03.2019 Łódz
Zobacz inne

Newsroom

  • Prywatne akademiki – inwestorzy mają oko na studentówPrywatne akademiki – inwestorzy mają oko na studentów15.02.2019
  • LEAN TO NIE TYLKO PROCESY… O JAKICH INNYCH ASPEKTACH CZĘSTO ZAPOMINAMY?LEAN TO NIE TYLKO PROCESY… O JAKICH INNYCH ASPEKTACH CZĘSTO ZAPOMINAMY?15.02.2019
  • Poznań na weekend 15- 17 lutegoPoznań na weekend 15- 17 lutego15.02.2019
  • Bydgoszcz na weekend 15-17 lutegoBydgoszcz na weekend 15-17 lutego15.02.2019
  • Szczecin na weekend 15- 17 lutegoSzczecin na weekend 15- 17 lutego15.02.2019
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 41997
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Tajniki Konwersji. Jak zmienić potencjalnego klienta w zadowolonego nabywcę
Tajniki Konwersji. Jak zmienić potencjalnego klienta w zadowolonego nabywcęOnepress
Zobacz inne

Baza Firm

Gekko advisoryNOW
Gekko advisoryNOW
Zobacz inne