Blogi

Sharedesking vs Hotdesking - dwa sposoby współdzielenia biurek

Data dodania: 22.03.2018 09:15:51Data edycji: 28.08.2018 15:08:10liczba odsłon: 964
Znaczeniowe pomyłki środowiskowe
Znaczeniowe pomyłki środowiskoweCzytaj całość

Ponieważ dzielenie biurowych stanowisk pracy na masową skalę jest nowym zjawiskiem, to użytkownicy mają często problem z rozróżnieniem różnych jego rodzajów. Tymczasem w praktyce różnice pomiędzy Sharedeskingiem i Hotdeskingiem są znaczne. O Sharedeskingu po Polsku pisałam już wcześniej, dzisiaj wyjaśniam różnice pomiędzy dwoma sposobami dzielenia biurek.

Hotdesking ma długą tradycję

“Gorące biurka”, czyli stanowiska Hotdeskowe, mają długą tradycję w bardzo wielu organizacjach. Praktycznie każde nieprzypisane, niezajęte biurko można zaliczyć do Hotdesków - czyli staje się ono dostępne dla każdego użytkownika, który ma wejście do przestrzeni pracy w danej Organizacji. Najczęściej Hotdeski są używane przez pracowników czasowych i praktykantów. Często też są udostępniane gościom zewnętrznym, takim jak współpracownicy z innych organizacji, koledzy z innych biur, lub podwykonawcy.

Hotdeski pojawiają się w organizacjach najczęściej w sposób nieplanowany, jako miejsca pracy stałej zwolnione przez użytkowników, którzy odeszli z pracy lub zmienili stanowisko czy dział. Ze względu na sposób wykorzystania Hotdeski to najczęściej najsłabiej wyposażone i najgorzej zlokalizowane miejsca pracy, często takie ‘miejsca niczyje’. I zwykle ograbione z wyposażenia, bo wszystko co mogło się komuś przydać, zostało już zabrane. W efekcie większość takich przypadkowych Hotdesków sprawia smutne wrażenie.

Inaczej jest gdy Organizacja czynnie podtrzymuje Hotdeski, co zwykle wiąże się ze stałym na nie zapotrzebowaniem. Gdy mają określone zastosowanie, to biurka Hotdeskowe najczęściej zorganizowane są w wyznaczonych obszarach biura, zadbane i pachnące czekają na regularnie z nich korzystających użytkowników. W gruncie rzeczy stają się wtedy Sharedeskami, natomiast ze względu na siłę przyzwyczajenia w większości miejsc, jakie widziałam, nadal nazywane są Hotedskami.

 

Sharedeskuje ściśle określona grupa

Sharedsking (czyli "Dzielenie Biurek") zakłada współużytkowanie stanowisk pracy przez zdefiniowaną grupę osób, których co do zasady jest więcej niż przypisanych im stanowisk. W jakich proporcjach dobrać liczbę biurek do użytkowników stanowi jeden z kluczowych wyników Strategii Środowiska Pracy. Najczęściej stosowaną proporcją jest 80% (8 biurek na 10 użytkowników) lub 1,25 (10 użytkowników na 8 biurek, czyli odwrotność poprzedniego wskaźnika). Ale oczywiście biurek może być mniej (70%, a nawet 60% i mniej) lub więcej (90% lub nawet ponad 100% w uzasadnionych przypadkach). Ta proporcja jest ściśle kwantyfikowalna na pieniądze czyli koszty najmu, aranżacji i wyposażenia - i w związku z tym stanowi centralny wynik badania środowiskowego, o który potrafią walczyć do ostatniej krwi interesariusze procesu.

Przypisanie władania nad przestrzenią określonej grupie użytkowników to w praktyce najważniejsza różnica pomiędzy Sharedeskingiem i Hotdeskingiem. Co ma oczywiste konsekwencje - biurka Shardeskingowe są traktowane jako zasób wspólny określonej grupy użytkowników, którzy co do zasady dzielą podobne potrzeby. Sharedeskingi mają ‘właścicieli’ z wszystkimi tego konsekwencjami i dzięki temu są zwykle bardziej zadbane od Hotdesków. Biurka Sharedeskingowe powinny być dobrze dostosowane do potrzeb swoich użytkowników, o czym opowiem następnym razem.

 

Strefy, Zony, Sąsiedztwa i Totemy

W zastosowaniu Sharedesking zwykle jest bardziej skomplikowany  niż proste przypisanie ośmiu biurek dziesięciu osobom w jednej "Strefie" lub "Zonie". W praktyce nie zakłada się wyłączności na użytkowanie danych stanowisk pracy przez jedną grupę użytkowników, bo prawdziwe korzyści wynikające z optymalizacji pojawiają się wtedy, gdy  obszary oddane są do wspólnego użytkowania kilku różnym grupom, oraz gdy "Sąsiedztwa" w sposób płynny zachodzą na siebie. W podejściu bardziej terytorialnym oznacza to określenie zestawu stanowisk który jest ‘i nasz i wasz’ i, w zależności od bieżącego zapotrzebowania, jest używany naprzemiennie lub równocześnie przez dwie sąsiadujące ze sobą grupy. Często doradzam Klientom, aby takie zazębiające się obszary wyposażać w specjalne stanowiska pracy, takie jak bencze, stoły projektowe, lub miękkie siedzenia.

Natomiast w podejściu bardziej płynnym zamiast stref czy sąsiedztw proponuję wprowadzenie pojęcia “Totemów” lub “Punktów Zbornych”, czyli miejsc, wokół których w luźny sposób powinni się gromadzić (czyli zajmować stanowiska pracy w pierwszej kolejności) członkowie danego zespołu. Z jednej strony pozwala to na łatwe odnalezienie się w biurze członków jednego zespołu lub grupy projektowej. Z drugiej strony takie podejście wyklucza przypisywanie stanowisk czy obszarów jednej grupie, zakłada też wysoki stopień kohabitacji i mieszania się zespołów oraz współdzielenia infrastruktury biurowej. W tym podejściu nie ma miejsca na ‘nasze’ i ‘wasze’.  W efektywnym Sharedeskingu wszystkie biurka są wspólne.

Poprzedni
Urbanistyczną Akupunkturą go!
Urbanistyczną Akupunkturą go!
Następny
Wiktora tydzień na 5 vol.21
Wiktora tydzień na 5 vol.21
Sieci wiedzy - zarys teorii korpo-polo
Sieci wiedzy - zarys teorii korpo-polo25.09.2018 00:22:39Jak działają korporacje w Polsce? Co naprawdę dzieje się pod płaszczykiem zachodnioeuropejskiej standaryzacji? Dziś recenzuję “Sieci wiedzy” - książkę napisaną z reporterskim zacięciem i akademickim rygorem.Czytaj całość
Sharedesking po Polsku
Sharedesking po Polsku22.01.2018 17:04:19Sharedesking, czyli współdzielenie biurek, często nie sprawdza się w polskich firmach. Dlaczego? Jak to zmienić? A może nie warto wprowadzać tego systemu?Czytaj całość
Kuchnia, Kafeteria, Kawiarnia, Kantyna?
Kuchnia, Kafeteria, Kawiarnia, Kantyna?25.06.2018 14:25:02Dzisiaj chcę uporządkować kilka podstawowych informacji na temat typologii miejsc w biurze służących nie tylko do przygotowywania i spożywania posiłków.Czytaj całość
Szczęśliwego Nowego Roku Psa!
Szczęśliwego Nowego Roku Psa!16.02.2018 05:04:38Zgodnie z Chińskim kalendarzem zaczyna się Nowy Rok - rok Psa. Chiński horoskop księżycowy szczegółowo opisuje cechy osób urodonych w poszczególnych latach. To dobry moment aby porozmawiać o generacjach na polskim rynku pracy. I dlaczego nie działają u nas zachodnie kalki charakteryzujące starsze kohorty.Czytaj całość
U kogo zamówić Strategię Środowiska Pracy?
U kogo zamówić Strategię Środowiska Pracy?15.01.2018 08:00:18Kogo wybrać na doradcę w procesie Strategii Środowiska Pracy? Obecnie na Polskim rynku działa pięć typów specjalizujących się w tej usłudze podmiotów.Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Ekonomia współdzielenia – trend, styl życia czy nowy sposób na biznes?22.10.2018 Toruń
  • Budowanie trwałej przewagi konkurencyjnej Centrum Usług23.10.2018 Warszawa
  • Wyruszamy w podróż Gdańsk23.10.2018
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Project Leader / Process ConsultantAdaptive Group Sp. z o.o.Łódź
  • Project ManagerAdaptive Group Sp. z o.o.
  • Dziennikarz / CopywriterPro ProgressioWarszawa
Zobacz inne
  • Pro ProgressioOutsourcing - promocja, edukacja, networking
  • Adaptive Group Sp. z o.o.Shared Services Centers, Business Process Outosurcing, Nearshoring and Offshoring Support, Transformation Programs, Business Architecture, Process Design,Organisation Optimization & Improvements
Zobacz inne

Newsroom

  • Globalny rebranding Grupy TeleperformanceGlobalny rebranding Grupy Teleperformance19.10.2018
  • Bydgoszcz na weekend 19 - 21 październikaBydgoszcz na weekend 19 - 21 października19.10.2018
  • Łódź na weekend 19 - 21 październikaŁódź na weekend 19 - 21 października19.10.2018
  • Poznań na weekend 19 - 21 październikaPoznań na weekend 19 - 21 października19.10.2018
  • Szczecin na weekend 19 - 21 październikaSzczecin na weekend 19 - 21 października19.10.2018
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 39360
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Outsourcing krok po kroku dla menedżerów
Outsourcing krok po kroku dla menedżerówWolters Kluwer
Zobacz inne

Baza Firm

Optimatis Sp. z o. o.
Optimatis Sp. z o. o.
Zobacz inne