Blogi

Sharedesking vs Hotdesking - dwa sposoby współdzielenia biurek

Data dodania: 22.03.2018 09:15:51Data edycji: 28.08.2018 15:08:10liczba odsłon: 1 137
Biuro jak Showroom
Biuro jak ShowroomCzytaj całość

Ponieważ dzielenie biurowych stanowisk pracy na masową skalę jest nowym zjawiskiem, to użytkownicy mają często problem z rozróżnieniem różnych jego rodzajów. Tymczasem w praktyce różnice pomiędzy Sharedeskingiem i Hotdeskingiem są znaczne. O Sharedeskingu po Polsku pisałam już wcześniej, dzisiaj wyjaśniam różnice pomiędzy dwoma sposobami dzielenia biurek.

Hotdesking ma długą tradycję

“Gorące biurka”, czyli stanowiska Hotdeskowe, mają długą tradycję w bardzo wielu organizacjach. Praktycznie każde nieprzypisane, niezajęte biurko można zaliczyć do Hotdesków - czyli staje się ono dostępne dla każdego użytkownika, który ma wejście do przestrzeni pracy w danej Organizacji. Najczęściej Hotdeski są używane przez pracowników czasowych i praktykantów. Często też są udostępniane gościom zewnętrznym, takim jak współpracownicy z innych organizacji, koledzy z innych biur, lub podwykonawcy.

Hotdeski pojawiają się w organizacjach najczęściej w sposób nieplanowany, jako miejsca pracy stałej zwolnione przez użytkowników, którzy odeszli z pracy lub zmienili stanowisko czy dział. Ze względu na sposób wykorzystania Hotdeski to najczęściej najsłabiej wyposażone i najgorzej zlokalizowane miejsca pracy, często takie ‘miejsca niczyje’. I zwykle ograbione z wyposażenia, bo wszystko co mogło się komuś przydać, zostało już zabrane. W efekcie większość takich przypadkowych Hotdesków sprawia smutne wrażenie.

Inaczej jest gdy Organizacja czynnie podtrzymuje Hotdeski, co zwykle wiąże się ze stałym na nie zapotrzebowaniem. Gdy mają określone zastosowanie, to biurka Hotdeskowe najczęściej zorganizowane są w wyznaczonych obszarach biura, zadbane i pachnące czekają na regularnie z nich korzystających użytkowników. W gruncie rzeczy stają się wtedy Sharedeskami, natomiast ze względu na siłę przyzwyczajenia w większości miejsc, jakie widziałam, nadal nazywane są Hotedskami.

 

Sharedeskuje ściśle określona grupa

Sharedsking (czyli "Dzielenie Biurek") zakłada współużytkowanie stanowisk pracy przez zdefiniowaną grupę osób, których co do zasady jest więcej niż przypisanych im stanowisk. W jakich proporcjach dobrać liczbę biurek do użytkowników stanowi jeden z kluczowych wyników Strategii Środowiska Pracy. Najczęściej stosowaną proporcją jest 80% (8 biurek na 10 użytkowników) lub 1,25 (10 użytkowników na 8 biurek, czyli odwrotność poprzedniego wskaźnika). Ale oczywiście biurek może być mniej (70%, a nawet 60% i mniej) lub więcej (90% lub nawet ponad 100% w uzasadnionych przypadkach). Ta proporcja jest ściśle kwantyfikowalna na pieniądze czyli koszty najmu, aranżacji i wyposażenia - i w związku z tym stanowi centralny wynik badania środowiskowego, o który potrafią walczyć do ostatniej krwi interesariusze procesu.

Przypisanie władania nad przestrzenią określonej grupie użytkowników to w praktyce najważniejsza różnica pomiędzy Sharedeskingiem i Hotdeskingiem. Co ma oczywiste konsekwencje - biurka Shardeskingowe są traktowane jako zasób wspólny określonej grupy użytkowników, którzy co do zasady dzielą podobne potrzeby. Sharedeskingi mają ‘właścicieli’ z wszystkimi tego konsekwencjami i dzięki temu są zwykle bardziej zadbane od Hotdesków. Biurka Sharedeskingowe powinny być dobrze dostosowane do potrzeb swoich użytkowników, o czym opowiem następnym razem.

 

Strefy, Zony, Sąsiedztwa i Totemy

W zastosowaniu Sharedesking zwykle jest bardziej skomplikowany  niż proste przypisanie ośmiu biurek dziesięciu osobom w jednej "Strefie" lub "Zonie". W praktyce nie zakłada się wyłączności na użytkowanie danych stanowisk pracy przez jedną grupę użytkowników, bo prawdziwe korzyści wynikające z optymalizacji pojawiają się wtedy, gdy  obszary oddane są do wspólnego użytkowania kilku różnym grupom, oraz gdy "Sąsiedztwa" w sposób płynny zachodzą na siebie. W podejściu bardziej terytorialnym oznacza to określenie zestawu stanowisk który jest ‘i nasz i wasz’ i, w zależności od bieżącego zapotrzebowania, jest używany naprzemiennie lub równocześnie przez dwie sąsiadujące ze sobą grupy. Często doradzam Klientom, aby takie zazębiające się obszary wyposażać w specjalne stanowiska pracy, takie jak bencze, stoły projektowe, lub miękkie siedzenia.

Natomiast w podejściu bardziej płynnym zamiast stref czy sąsiedztw proponuję wprowadzenie pojęcia “Totemów” lub “Punktów Zbornych”, czyli miejsc, wokół których w luźny sposób powinni się gromadzić (czyli zajmować stanowiska pracy w pierwszej kolejności) członkowie danego zespołu. Z jednej strony pozwala to na łatwe odnalezienie się w biurze członków jednego zespołu lub grupy projektowej. Z drugiej strony takie podejście wyklucza przypisywanie stanowisk czy obszarów jednej grupie, zakłada też wysoki stopień kohabitacji i mieszania się zespołów oraz współdzielenia infrastruktury biurowej. W tym podejściu nie ma miejsca na ‘nasze’ i ‘wasze’.  W efektywnym Sharedeskingu wszystkie biurka są wspólne.

Poprzedni
Urbanistyczną Akupunkturą go!
Urbanistyczną Akupunkturą go!
Następny
Wiktora tydzień na 5 vol.21
Wiktora tydzień na 5 vol.21
Nie taki lockers straszny!
Nie taki lockers straszny!01.02.2018 08:00:25Skrytki na rzeczy prywatne i te przeznaczone do wyłącznego użytku pracownika są niezbędnym wyposażeniem Biura Opartego na Aktywności. W tym artykule w szczegółach rozwiewam mity i wątpliwości dotyczące lockersów. Czytaj całość
Znaczeniowe pomyłki środowiskowe
Znaczeniowe pomyłki środowiskowe11.09.2018 09:03:59Język Strategii Środowiskowej nie dość że szybko się wzbogaca i różnicuje, to dodatkowo jest nadal dość słabo utrwalony. Co skutkuje zamętem znaczeniowym. Na jakie pomyłki w użyciu środowiskowych pojęć najczęściej trafiam? Czytaj całość
Biurowy Spacerniak
Biurowy Spacerniak07.05.2018 07:37:14Zachęcam do stwarzania we wnętrzach biurowych okazji do chodzenia przez świadome tworzenie ‘Pętli Spacerowych’, które umożliwią wprowadzenie kultury ruchu do biura. Korytarze i transport stanowią od 10% do 20% powierzchni biura i można dobrze wykorzystać ten potencjał.Czytaj całość
Wellness: Delikatny temat potrzeby
Wellness: Delikatny temat potrzeby03.07.2018 16:23:49Zadziwiające, jak szybko górnolotne idee dobrostanowe rozbijają się codzienną praktykę w kontekście węzłów sanitarnych. Dziś piszę o tym, o czym mówić nie wypada, i w tym cały problem! Będzie o toaletach w biurze. Czytaj całość
 ‘Mission Creep’, czyli gdy dobre intencje topią dobre inicjatywy
‘Mission Creep’, czyli gdy dobre intencje topią dobre inicjatywy17.07.2018 06:28:33Co się dzieje w inicjatywach środowiskowych gdy ich pierwsze sukcesy, bądź już same obietnice przyszłych sukcesów, zostaną wykorzystane do niekontrolowanej rozbudowy projektu? Dzisiaj będzie o niebezpieczeństwach ‘Mission Creep’, czyli rozrostu misji, w Strategii Środowiska Pracy.Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • 3rd BSS Forum24.01.2019 Łódź
  • 6 Gala Outsourcing Stars24.01.2019 Łódź
  • Kongres Bezpieczeństwa Sieci31.01.2019 Kraków
Zobacz inne

Newsroom

  • Savills utworzyła zespół doradztwa inwestycyjnego dla nieruchomości magazynowychSavills utworzyła zespół doradztwa inwestycyjnego dla nieruchomości magazynowych18.12.2018
  • Generali nowym właścicielem biurowcaGenerali nowym właścicielem biurowca18.12.2018
  • Elastyczne powierzchnie do pracy na fali wzrostuElastyczne powierzchnie do pracy na fali wzrostu18.12.2018
  • Colliers doradzał w sprzedaży gruntu na ChełmskiejColliers doradzał w sprzedaży gruntu na Chełmskiej18.12.2018
  • Technologie zacierają granice pomiędzy pracą, a strefą prywatnąTechnologie zacierają granice pomiędzy pracą, a strefą prywatną17.12.2018
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 41252
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

15 tajemnic zarządzania czasem. O czym wiedzą ludzie sukcesu?
15 tajemnic zarządzania czasem. O czym wiedzą ludzie sukcesu?Onepress
Zobacz inne

Baza Firm

Adaptive Group Sp. z o.o.
Adaptive Group Sp. z o.o.
Zobacz inne