Blogi

Sposoby pomiarów aktywności

Data dodania: 25.01.2018 09:00:10Data edycji: 28.08.2018 14:50:57liczba odsłon: 1 139
Jak zrobić Zwinne Biuro?
Jak zrobić Zwinne Biuro?Czytaj całość

Doradcy Strategii Środowiska Pracy obecnie oferują co najmniej sześć sposobów mierzenia aktywności użytkowników biurowych. Pomiary ilościowe przeprowadza się w celu uzyskania informacji na temat zachowań pracowników oraz określenie stopnia wykorzystania biura, na przykład sal konferencyjnych czy kuchni. Natomiast w zależności od potrzeb organizacji celem końcowym może być optymalizacja obecnych zasobów lub zidentyfikowanie braków, po to by następnie uzupełnić je w nowym biurze. Warto wiedzieć, że wybór sposobu pomiaru mocno determinuje rodzaj i jakość otrzymanych informacji i w efekcie wpływa na jakość konsultingu.

Wiele rodzajów Pomiarów Aktywności

Przyznaję się od razu, że przez wiele lat byłam gorącą zwolenniczką i promotorką pierwszego z opisanych poniżej podejść. Tymczasem każde z nich ma swoje mocne i słabe strony. Co więcej niektóre świetnie się uzupełniają dając komplementarne informacje. Zamawiający taką usługę stoi przed trudnym zadaniem wyboru jednego z podejść. Decyzję dodatkowo utrudnia pojęciowy zamęt, bo każde z tych podejść funkcjonuje jako “pomiary aktywności”, "obserwacje wykorzystania" lub “ mierzenie zajętości". 

Z mojego doświadczenia wynika, że pomimo bardzo zróżnicowanych technologii najważniejszym praktycznym rozróżnieniem, na podstawie którego podejmowana jest decyzja o wyborze konsultanta, jest anonimowość bądź zgoda na takie badanie indywidualnego użytkownika. Nie zaskakuje, że ze względu na skomplikowane konsekwencje prawne, systemy które nie dają możliwości identyfikacji stylu pracy pojedynczego użytkownika są najbardziej popularne wśród zamawiających wyrywkowe badanie Strategii Środowiska Pracy.

Anonimowe pomiary aktywności wciąż preferowane w badaniach wyrywkowych

Najbardziej popularnym sposobem mierzenia aktywności są obserwacje użytkowników w krótkookresowej (1 lub 2 tygodniowej) jawnej obserwacji nieuczestniczącej. W tym podejściu Pomiary Aktywności prowadzi Obserwator, czyli zewnętrzna osoba,  która zbiera stosunkowo ograniczone i sformatowane dane dotyczące zajętości biurek oraz różnych innych czynności prowadzonych w biurze. Ze względu na zamknięty katalog (z określonej liczby punktów Obserwator wybiera z menu opcji tę najlepiej opisującą zachowanie użytkownika) wiele nietypowych zachowań, mimo że zaobserwowanych, po prostu nie zostanie odnotowanych. To wada tego sposobu obserwacji, ale ma on wiele zalet. Po pierwsze, jest niezwykle łatwy i szybki w implementacji - od momentu podjęcia decyzji do rozpoczęcia pomiarów czasami wystarczy 1 -2 dni. Do jego innych dużych zalet należy też trudność w identyfikacji zachowań poszczególnych pracowników, co odpowiada wielu organizacjom ze względu na łatwość zapewnienia poufności danych osobowych. Co prawda dane są zbierane z każdego stanowiska pracy, co teoretycznie umożliwia połączenia ich z przypisanym użytkownikiem, ale sposób ich zbierania nie pozwala na jednoznaczną identyfikację zachowań, bo ktoś inny może pracować przy danym biurku.

Drugim popularnym podejściem, bo niewymagającym zgody ani aktywnej partycypacji użytkowników biura jest pomiar czujnikami (ang. “sensor measurement”). Czujniki są często wprowadzane wraz z systemem Sharedeskingu. Odpowiednio pod blatem biurka umieszczony czujnik reaguje na ruch lub ciepło i na tej podstawie generuje informację o zajętości. W podobny sposób kontroluje się dzisiaj większość prywatnych współdzielonych parkingów. Czujników można też użyć do monitorowania aktywności w badaniu Strategii Środowiska Pracy. Do zalet tego systemu należy jego anonimowość.  Do wad - jak na razie cały czas jeszcze droga implementacja wymagająca technicznej ekspertyzy oraz problemy z funkcjonowaniem - nie ma co ukrywać, niechętni takiej inwigilacji pracownicy potrafili na różne sposoby ‘neutralizować’ czujniki. Polak potrafi. Drugim ograniczeniem jest zwykle mały zasięg czujników - punktowa obserwacja mówi jedynie o zajętości, nie daje żadnej informacji jakościowej na temat prowadzonych aktywności. 

Trzecim podejściem nie identyfikującym poszczególnych użytkowników jest tworzenie map ruchu (ang. Heat Map) na podstawie monitoringu kamer. Takie systemy są masowo instalowane w centrach handlowych, gdzie analiza przepływów klientów w alejkach jest ściśle związana z wyceną poszczególnych lokali. Mapy ruchu dają znacznie pełniejszą informację o wykorzystaniu biura i składni jego przestrzeni, ale analiza takiej informacji wymaga zaawansowanej wiedzy przestrzennej. Ponieważ ta technologia staje się coraz tańsza, to do podobnego analizowania ruchu we własnych wnętrzach biurowych zaczynają przymierzać się duże organizacje, głównie w ramach optymalizacji obecnych biur.

Spersonalizowane śledzenie daje wygodę

Pozostałe podejścia bazują na (samo)identyfikacji użytkownika i w związku z tym w praktyce ich zastosowanie wzbudza dużo większe kontrowersje. Co do zasady użytkownicy nie lubią być monitorowani, choć warto tu zaznaczyć że w coraz większej liczbie firm transparentność jest częścią korpokultury. O prawdziwej anonimowości w biurze nie może być mowy i zwykle pracownicy odnotowują swoją obecność chociażby przez ‘przybicie karty’. Zdarzało mi się robić analizy zajętości biur tylko na podstawie danych z bramek wejściowych, ale te dane są dalece niewystarczające, bo mówią jedynie o obecności, a nie aktywności w biurze. Jak zbiera się informacje spersonalizowane? Na kilka sposobów.

Samoocena stylu pracy przez pracowników jest podejściem, które od dawna promują na polskim rynku  doradcy z zacięciem socjologicznym. Za pomocą specjalnej aplikacji użytkownicy sami wprowadzają do systemu dane dotyczące ich aktywności, np. poprzez opisanie swojego dnia pracy w sposób podobny do zapełniania wydarzeniami kalendarza. Z samooceną jednak, jak wiadomo, różnie bywa. Samodzielne raportowanie może prowokować niektórych do ‘podkoloryzowania’ swojego profilu. W końcu wszyscy wiemy, że w korporacji trzeba być cały czas czymś zajętym. W efekcie czas poświecony na nieformalne spotkania, rozmowy, czy nawet luncz, może być w takim raportowaniu celowo zniżany. A na przykład poranne spóźnienia korygowane bo, wiadomo - wszystko przez te korki (a na mejle odpisywałam w autobusie). Być może zachodni Europejczycy raportują inaczej, ale w Polsce niestety obawiam się, że z takiego badania dostajemy bardziej upiększoną projekcję, niż rzeczywisty raport z zachowań pracownika. Trudno się dziwić - przecież użytkownik tak do końca nie wie, do czego to raportowanie zostanie wykorzystane. Miarodajność takiego pomiaru w konsekwencji jest często podważana przez samych zamawiających. 

Od dawna popularnym sposobem monitorowania aktywności jest identyfikacja aktywności działań na przypisanym danemu użytkownikowi komputerze. Tak działają firmy pracujące na akord, czyli przede wszystkim “call centres”, ale też słyszałam o podobnych procederach w firmach konsultingowych. Tylko o nich słyszałam, bo takie firmy raczej Strategów Środowiska Pracy do siebie nie wpuszczają. Innym wariantem tego podejścia jest zbieranie informacji z logów, czyli jedynie rejestracji do sieci, np. poprzez system WiFi, ze stacji dokujących czy też z terminali typu ‘Cienki Klient’.

Ostatnim, zdecydowanie zyskującym na popularności podejściem, jest ciągłe monitorowanie aktywności  za pomocą czujników przemieszczających się wraz z użytkownikiem. Kiedyś próbowano to robić czipami w kartach biurowych, dzisiaj wystarczy aplikacja w telefonie (przy cichym założeniu, że bierzemy go wszędzie ze sobą). Użycie telefonu jako wielofunkcyjnego narzędzia do komunikowania się użytkownika z otoczeniem ma przed sobą wielką przyszłość. Od zeszłego roku możliwość udostępniania lokalizacji każdemu użytkownikowi sieci daje Google, przy czym aplikacje biurowe mogą znacznie więcej - znając preferencje osób z zarejestrowanej grupy  mogą np. personalizować ustawienia w pomieszczeniu w którym on przebywa (jeśli to pokój pracy cichej) lub w łatwy i intuicyjny sposób wesprzeć go w raportowaniu problemów (“uszkodzony monitor”, “w kuchni brakuje szklanek”). Mimo licznych zalet takie całościowe podejście do monitorowania spotyka się z dość silnym oporem pośród pracowników. Wadą systemu jest jego wszędobylskość - ilość i jakość zbieranych informacji w procesach analizy Big Data zostanie przekształcona na profilowanie. Drugim ograniczeniem jest dostępność sprzętowa. Powszechne służbowe telefony komórkowe to jednak nadal wyjątek a nie reguła w wielu organizacjach. A na monitoring aktywności w celach służbowych w telefonie prywatnym mało kto się dobrowolnie zgodzi. 

Jednak zwykle mocna niechęć do bycia monitorowanym czy wręcz inwigilowanym wśród menadżerów starszych generacji nie jest powodem do równego niepokoju wśród Millenialsów i Zetów (czyli dwóch najmłodszych generacji na rynku pracy). Po pierwsze, ci młodsi pracownicy są przyzwyczajeni że systemy ich śledzą i profilują, ale też dzięki temu personalizują i stają się wygodniejsze. Czy nie będzie przyjemnie odebrać z maszyny do kawy od razu gotową naszą ulubioną latte, nie czekając w kolejce? Millenialsi z wyrachowaniem odrzucają pozory wolności i anonimowości jakimi cały czas łudzą się pokolenia Wyżu Powojennego i Generacji X.  Po drugie, Igreki i Zety mają już inne nastawienie do pracy, znacznie bardziej zorientowane na cel. To nie liczba godzin spędzonych przy biurku czy na spotkaniach, ale wynik ich działania świadczy o tym, że pracują. A gdzie i jak pracują - to już ich (i systemów ich monitorujących) sprawa.

 

Poprzedni
Sharedesking po Polsku
Sharedesking po Polsku
Następny
Niebezpieczne skutki Pomiarów Aktywności
Niebezpieczne skutki Pomiarów Aktywności
Biurowy Gamechanger 2020: od PowerPointa do YouTube'a
Biurowy Gamechanger 2020: od PowerPointa do YouTube'a27.08.2018 01:58:23Głównym powodem głębokiej zmiany stylu pracy ostatnich lat była reorganizacja biura w powiązaniu z nośnikami informacji, czyli przejście z papieru na digital. Takie ujęcie jest już dzisiaj historyczne, i czas szykować się na kolejną biurową rewolucję. Zaczynam (sporadyczny) cykl o prawdziwych Gamechangerach - generatorach biurowej zmiany.Czytaj całość
Oparte na Aktywności czy Hierarchiczne?
Oparte na Aktywności czy Hierarchiczne?24.01.2018 18:56:47Zdarza się, że niehierarchiczne organizacje korzystają z hierarchicznego biura. Natomiast mocno hierarchicznej struktury organizacyjnej w praktyce nie da się pogodzić z Pracą Opartą na Aktywności.Czytaj całość
Biura Budżetówki - czas przejść z ilości na jakość
Biura Budżetówki - czas przejść z ilości na jakość16.04.2018 08:17:55Sektor publiczny nie jest na razie zainteresowany Strategią Środowiska Pracy. A szkoda. Bo w Budżetówce można by zaoszczędzić metry kwadratowe i podnieść jakość. Omawiam wyjątkowy przykład Sądu Najwyższego jako Najemcy z sektora instytucjonalnego. Czytaj całość
Wellness: chroń innych przed zarazkami
Wellness: chroń innych przed zarazkami09.08.2018 11:18:35 W dużych miastach Japonii, oraz w wielu innych krajach Azji, dobrym zwyczajem jest noszenie na twarzy maseczki podczas infekcji. Po to by chronić innych przed wyziewanymi zarazkami.Czytaj całość
Sharedesking - co jest najważniejsze?
Sharedesking - co jest najważniejsze?26.03.2018 10:01:19Biurko Sharedeskingowe musi spełniać inne wymagania niż typowe, przypisane stanowisko. Zaczynam pisać o optymalnym wyposażeniu biurowego, współdzielonego miejsca pracy. Na dzisiaj, Anno Domini 2018. Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Kongres Bezpieczeństwa Sieci31.01.2019 Kraków
Zobacz inne

Newsroom

  • Mierniki i SLA w sektorze BSS w Collegium CivitasMierniki i SLA w sektorze BSS w Collegium Civitas14.12.2018
  • Komentarz ekspercki Marty Michalskiej-Cegielnik dotyczący handlu przyszłościKomentarz ekspercki Marty Michalskiej-Cegielnik dotyczący handlu przyszłości14.12.2018
  • Lublin na weekend 14 - 16 grudniaLublin na weekend 14 - 16 grudnia14.12.2018
  • Bydgoszcz na weekend 14 -16 grudnia Bydgoszcz na weekend 14 -16 grudnia 14.12.2018
  • Budynek biurowy TasomixBudynek biurowy Tasomix14.12.2018
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 41199
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Offshoring
OffshoringWydawnictwo Naukowe PWN
Zobacz inne

Baza Firm

SourceOne Advisory
SourceOne Advisory
Zobacz inne