Blogi

Sposoby pomiarów aktywności

Data dodania: 25.01.2018 09:00:10Data edycji: 28.08.2018 14:50:57liczba odsłon: 1 380
Strategie na rynku Wynajmującego
Strategie na rynku WynajmującegoCzytaj całość

Doradcy Strategii Środowiska Pracy obecnie oferują co najmniej sześć sposobów mierzenia aktywności użytkowników biurowych. Pomiary ilościowe przeprowadza się w celu uzyskania informacji na temat zachowań pracowników oraz określenie stopnia wykorzystania biura, na przykład sal konferencyjnych czy kuchni. Natomiast w zależności od potrzeb organizacji celem końcowym może być optymalizacja obecnych zasobów lub zidentyfikowanie braków, po to by następnie uzupełnić je w nowym biurze. Warto wiedzieć, że wybór sposobu pomiaru mocno determinuje rodzaj i jakość otrzymanych informacji i w efekcie wpływa na jakość konsultingu.

Wiele rodzajów Pomiarów Aktywności

Przyznaję się od razu, że przez wiele lat byłam gorącą zwolenniczką i promotorką pierwszego z opisanych poniżej podejść. Tymczasem każde z nich ma swoje mocne i słabe strony. Co więcej niektóre świetnie się uzupełniają dając komplementarne informacje. Zamawiający taką usługę stoi przed trudnym zadaniem wyboru jednego z podejść. Decyzję dodatkowo utrudnia pojęciowy zamęt, bo każde z tych podejść funkcjonuje jako “pomiary aktywności”, "obserwacje wykorzystania" lub “ mierzenie zajętości". 

Z mojego doświadczenia wynika, że pomimo bardzo zróżnicowanych technologii najważniejszym praktycznym rozróżnieniem, na podstawie którego podejmowana jest decyzja o wyborze konsultanta, jest anonimowość bądź zgoda na takie badanie indywidualnego użytkownika. Nie zaskakuje, że ze względu na skomplikowane konsekwencje prawne, systemy które nie dają możliwości identyfikacji stylu pracy pojedynczego użytkownika są najbardziej popularne wśród zamawiających wyrywkowe badanie Strategii Środowiska Pracy.

Anonimowe pomiary aktywności wciąż preferowane w badaniach wyrywkowych

Najbardziej popularnym sposobem mierzenia aktywności są obserwacje użytkowników w krótkookresowej (1 lub 2 tygodniowej) jawnej obserwacji nieuczestniczącej. W tym podejściu Pomiary Aktywności prowadzi Obserwator, czyli zewnętrzna osoba,  która zbiera stosunkowo ograniczone i sformatowane dane dotyczące zajętości biurek oraz różnych innych czynności prowadzonych w biurze. Ze względu na zamknięty katalog (z określonej liczby punktów Obserwator wybiera z menu opcji tę najlepiej opisującą zachowanie użytkownika) wiele nietypowych zachowań, mimo że zaobserwowanych, po prostu nie zostanie odnotowanych. To wada tego sposobu obserwacji, ale ma on wiele zalet. Po pierwsze, jest niezwykle łatwy i szybki w implementacji - od momentu podjęcia decyzji do rozpoczęcia pomiarów czasami wystarczy 1 -2 dni. Do jego innych dużych zalet należy też trudność w identyfikacji zachowań poszczególnych pracowników, co odpowiada wielu organizacjom ze względu na łatwość zapewnienia poufności danych osobowych. Co prawda dane są zbierane z każdego stanowiska pracy, co teoretycznie umożliwia połączenia ich z przypisanym użytkownikiem, ale sposób ich zbierania nie pozwala na jednoznaczną identyfikację zachowań, bo ktoś inny może pracować przy danym biurku.

Drugim popularnym podejściem, bo niewymagającym zgody ani aktywnej partycypacji użytkowników biura jest pomiar czujnikami (ang. “sensor measurement”). Czujniki są często wprowadzane wraz z systemem Sharedeskingu. Odpowiednio pod blatem biurka umieszczony czujnik reaguje na ruch lub ciepło i na tej podstawie generuje informację o zajętości. W podobny sposób kontroluje się dzisiaj większość prywatnych współdzielonych parkingów. Czujników można też użyć do monitorowania aktywności w badaniu Strategii Środowiska Pracy. Do zalet tego systemu należy jego anonimowość.  Do wad - jak na razie cały czas jeszcze droga implementacja wymagająca technicznej ekspertyzy oraz problemy z funkcjonowaniem - nie ma co ukrywać, niechętni takiej inwigilacji pracownicy potrafili na różne sposoby ‘neutralizować’ czujniki. Polak potrafi. Drugim ograniczeniem jest zwykle mały zasięg czujników - punktowa obserwacja mówi jedynie o zajętości, nie daje żadnej informacji jakościowej na temat prowadzonych aktywności. 

Trzecim podejściem nie identyfikującym poszczególnych użytkowników jest tworzenie map ruchu (ang. Heat Map) na podstawie monitoringu kamer. Takie systemy są masowo instalowane w centrach handlowych, gdzie analiza przepływów klientów w alejkach jest ściśle związana z wyceną poszczególnych lokali. Mapy ruchu dają znacznie pełniejszą informację o wykorzystaniu biura i składni jego przestrzeni, ale analiza takiej informacji wymaga zaawansowanej wiedzy przestrzennej. Ponieważ ta technologia staje się coraz tańsza, to do podobnego analizowania ruchu we własnych wnętrzach biurowych zaczynają przymierzać się duże organizacje, głównie w ramach optymalizacji obecnych biur.

Spersonalizowane śledzenie daje wygodę

Pozostałe podejścia bazują na (samo)identyfikacji użytkownika i w związku z tym w praktyce ich zastosowanie wzbudza dużo większe kontrowersje. Co do zasady użytkownicy nie lubią być monitorowani, choć warto tu zaznaczyć że w coraz większej liczbie firm transparentność jest częścią korpokultury. O prawdziwej anonimowości w biurze nie może być mowy i zwykle pracownicy odnotowują swoją obecność chociażby przez ‘przybicie karty’. Zdarzało mi się robić analizy zajętości biur tylko na podstawie danych z bramek wejściowych, ale te dane są dalece niewystarczające, bo mówią jedynie o obecności, a nie aktywności w biurze. Jak zbiera się informacje spersonalizowane? Na kilka sposobów.

Samoocena stylu pracy przez pracowników jest podejściem, które od dawna promują na polskim rynku  doradcy z zacięciem socjologicznym. Za pomocą specjalnej aplikacji użytkownicy sami wprowadzają do systemu dane dotyczące ich aktywności, np. poprzez opisanie swojego dnia pracy w sposób podobny do zapełniania wydarzeniami kalendarza. Z samooceną jednak, jak wiadomo, różnie bywa. Samodzielne raportowanie może prowokować niektórych do ‘podkoloryzowania’ swojego profilu. W końcu wszyscy wiemy, że w korporacji trzeba być cały czas czymś zajętym. W efekcie czas poświecony na nieformalne spotkania, rozmowy, czy nawet luncz, może być w takim raportowaniu celowo zniżany. A na przykład poranne spóźnienia korygowane bo, wiadomo - wszystko przez te korki (a na mejle odpisywałam w autobusie). Być może zachodni Europejczycy raportują inaczej, ale w Polsce niestety obawiam się, że z takiego badania dostajemy bardziej upiększoną projekcję, niż rzeczywisty raport z zachowań pracownika. Trudno się dziwić - przecież użytkownik tak do końca nie wie, do czego to raportowanie zostanie wykorzystane. Miarodajność takiego pomiaru w konsekwencji jest często podważana przez samych zamawiających. 

Od dawna popularnym sposobem monitorowania aktywności jest identyfikacja aktywności działań na przypisanym danemu użytkownikowi komputerze. Tak działają firmy pracujące na akord, czyli przede wszystkim “call centres”, ale też słyszałam o podobnych procederach w firmach konsultingowych. Tylko o nich słyszałam, bo takie firmy raczej Strategów Środowiska Pracy do siebie nie wpuszczają. Innym wariantem tego podejścia jest zbieranie informacji z logów, czyli jedynie rejestracji do sieci, np. poprzez system WiFi, ze stacji dokujących czy też z terminali typu ‘Cienki Klient’.

Ostatnim, zdecydowanie zyskującym na popularności podejściem, jest ciągłe monitorowanie aktywności  za pomocą czujników przemieszczających się wraz z użytkownikiem. Kiedyś próbowano to robić czipami w kartach biurowych, dzisiaj wystarczy aplikacja w telefonie (przy cichym założeniu, że bierzemy go wszędzie ze sobą). Użycie telefonu jako wielofunkcyjnego narzędzia do komunikowania się użytkownika z otoczeniem ma przed sobą wielką przyszłość. Od zeszłego roku możliwość udostępniania lokalizacji każdemu użytkownikowi sieci daje Google, przy czym aplikacje biurowe mogą znacznie więcej - znając preferencje osób z zarejestrowanej grupy  mogą np. personalizować ustawienia w pomieszczeniu w którym on przebywa (jeśli to pokój pracy cichej) lub w łatwy i intuicyjny sposób wesprzeć go w raportowaniu problemów (“uszkodzony monitor”, “w kuchni brakuje szklanek”). Mimo licznych zalet takie całościowe podejście do monitorowania spotyka się z dość silnym oporem pośród pracowników. Wadą systemu jest jego wszędobylskość - ilość i jakość zbieranych informacji w procesach analizy Big Data zostanie przekształcona na profilowanie. Drugim ograniczeniem jest dostępność sprzętowa. Powszechne służbowe telefony komórkowe to jednak nadal wyjątek a nie reguła w wielu organizacjach. A na monitoring aktywności w celach służbowych w telefonie prywatnym mało kto się dobrowolnie zgodzi. 

Jednak zwykle mocna niechęć do bycia monitorowanym czy wręcz inwigilowanym wśród menadżerów starszych generacji nie jest powodem do równego niepokoju wśród Millenialsów i Zetów (czyli dwóch najmłodszych generacji na rynku pracy). Po pierwsze, ci młodsi pracownicy są przyzwyczajeni że systemy ich śledzą i profilują, ale też dzięki temu personalizują i stają się wygodniejsze. Czy nie będzie przyjemnie odebrać z maszyny do kawy od razu gotową naszą ulubioną latte, nie czekając w kolejce? Millenialsi z wyrachowaniem odrzucają pozory wolności i anonimowości jakimi cały czas łudzą się pokolenia Wyżu Powojennego i Generacji X.  Po drugie, Igreki i Zety mają już inne nastawienie do pracy, znacznie bardziej zorientowane na cel. To nie liczba godzin spędzonych przy biurku czy na spotkaniach, ale wynik ich działania świadczy o tym, że pracują. A gdzie i jak pracują - to już ich (i systemów ich monitorujących) sprawa.

 

Poprzedni
Sharedesking po Polsku
Sharedesking po Polsku
Następny
Niebezpieczne skutki Pomiarów Aktywności
Niebezpieczne skutki Pomiarów Aktywności
Korytarze Komunikacyjne
Korytarze Komunikacyjne16.11.2018 21:31:43Korytarze powinny służyć przede wszystkim do transportu, ale mogą pełnić również funkcje komunikacyjne. Dziś piszę o możliwościach dywersyfikacji zastosowania tradycyjnych przestrzeni tranzytu. Czytaj całość
Biuro jak Showroom
Biuro jak Showroom21.11.2018 13:46:50Trwa coworkowa rewolucja. Zmieniają się modele tworzenia przestrzeni biurowych, również biur korporacyjnych. Jak połączyć przeciwstawne interesy: organizacyjnego brandingu i współdzielenia? Dziś podaję jedną z możliwych recept. Czytaj całość
Sharedesking po Polsku
Sharedesking po Polsku22.01.2018 17:04:19Sharedesking, czyli współdzielenie biurek, często nie sprawdza się w polskich firmach. Dlaczego? Jak to zmienić? A może nie warto wprowadzać tego systemu?Czytaj całość
Elastyczne Biuro - lost in translation
Elastyczne Biuro - lost in translation29.08.2018 03:00:38Obecnie pojęcie "Elastyczne Biuro" jest przez polski rynek nieruchomości używane w dwóch rozłącznych znaczeniach. Dziś wyjaśniam o co chodzi w tym elastycznym galimatiasie, skąd się to wzięło, oraz porządkuję pojęciówkę i proponuję, jak z tego wybrnąć. Czytaj całość
Strategie na rynku Wynajmującego
Strategie na rynku Wynajmującego19.02.2019 20:27:10Stało się. Mamy rynek Wynajmującego, a wiele Organizacji potrzebuje miejsca pracy dla nowych Użytkowników. Jakie strategie działania mają do wyboru Najemcy?Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Kluczowe wskaźniki efektywności czyli KPI w Call Contact Center29.03.2019 Warszawa
  • Konferencja „Inwestuj w Kielcach”03.04.2019 Kielce
  • Konferencja DLA Piper "Wyzwania prawne dla sektora usług nowoczesnych w Polsce"04.04.2019 Warszawa
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Key Account Manager w WarszawieKinnarps Polska Sp. z o. o.Warszawa
Zobacz inne
  • Kinnarps Polska Sp. z o. o.meble biurowe, fit-out
Zobacz inne

Newsroom

  • Czy jesteśmy gotowi na jawne wynagrodzenia?Czy jesteśmy gotowi na jawne wynagrodzenia?25.03.2019
  • Biura przyszłościBiura przyszłości25.03.2019
  • Atrium International sprzedaneAtrium International sprzedane25.03.2019
  • Powiew świeżości na rynku hotelowymPowiew świeżości na rynku hotelowym25.03.2019
  • Colliers International rozwija nowy obszar działalności Colliers International rozwija nowy obszar działalności 25.03.2019
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 42435
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Offshoring
OffshoringWydawnictwo Naukowe PWN
Zobacz inne

Baza Firm

TMF Poland
TMF Poland
Zobacz inne