Blogi

U kogo zamówić Strategię Środowiska Pracy?

Data dodania: 15.01.2018 08:00:18Data edycji: 18.01.2018 20:47:20liczba odsłon: 892
Elastyczne Biuro - lost in translation
Elastyczne Biuro - lost in translationCzytaj całość

U kogo zamówić Strategię Środowiska Pracy?

Kogo wybrać na doradcę w procesie Strategii Środowiska Pracy?  Warto się zastanowić, bo jest z kogo wybierać. Obecnie na Polskim rynku działa pięć typów specjalizujących się w tej usłudze podmiotów oraz rozwijane są nowe narzędzia wsparcia, takie jak platformy elektroniczne do całościowej obsługi biur. Inny typ doradcy może okazać się najwłaściwszy dla danej organizacji. Zanim zaczniecie urządzać u siebie ‘konkurs piękności’ na konsultanta, to warto już wcześniej dobrze zdefiniować cele badania środowiskowego.  Pozornie ta sama usługa może przynieść zupełnie inny skutek w zależności od podejścia i nastawienia doradcy. Wybór każdego z nich ma swoje wady i zalety, a niektórzy z nich mają dodatkowo swoją własną ukrytą agendę. 

 

i Agencje i Deweloperzy dorzucają strategię w pakiecie

Największą część rynku Strategii Środowiska Pracy zajęli ostatnio pośrednicy, którzy włączyli ten rodzaj konsultingu w zestaw swoich usług okołotransakcyjnych. Strategia tworzona przy okazji procesu poszukiwania nowej powierzchni jest atrakcyjnym dodatkiem dla wielu firm. Jest to bardzo dobra opcja dla tych wszystkich, którzy dotychczas nie sprecyzowali wizji swojego nowego biura a kończący się najem do takiej decyzji ich zmusza. W procesach relokacji coraz częściej doradztwo środowiskowe jest oferowane Klientowi za darmo, bo w pakiecie. Klienci biorą, jak pośrednicy dają, ale często mogą nie chcieć lub nie być gotowi na konsulting i w efekcie powstają projekty kulawe, bo pozbawione pogłębionej refleksji. Nie raz zdarzyło mi się, że namówiony w ten sposób na strategię Klient w środku procesu rozmyślał się i na przykład rezygnował z jakiejś części analizy - czy to ankiety czy też spotkań z pracownikami. Informacji brakowało, a wytyczne trzeba było i tak stworzyć. Sytuację ratowałam poprzez 'benczmark rynkowy', czyli tworzenie wytycznych bardziej na podstawie własnego doświadczenia niż niepełnych informacji. Doświadczony konsultant podoła, niedoświadczony może spektakularnie się pomylić.

Istotną wadą realizacji strategii równolegle z procesem brokerskim jest jego pośpiech. Dobrze przeprowadzone badanie konsultingu środowiskowego musi zająć od 4 tygodni w małej organizacji do około 3 miesięcy w organizacji dużej, nie licząc czasu na namysł decydentów. A sam proces decyzyjny może bez problemu zająć drugie tyle czasu. W harmonogramie, w którym najważniejszą ścieżką jest ta związana z najmem, często tego czasu po prostu brakuje. Do dziś traumatycznie wspominam proces, gdzie na przygotowanie wytycznych dla nowego biura dla około 850 użytkowników miałam dwa tygodnie. Udało się tylko dlatego, że już wcześniej bardzo dobrze znałam tę organizację, a wszystkie ewentualne niedostatki skleconej w takim pośpiechu strategii mogłam skorygować wraz z Architektami na późniejszym etapie projektowania. 

Okołotransakcyjnym doradztwem zajęły się ostatnio firmy deweloperskie / Wynajmujący, którzy pragnąc zmniejszyć udział pośredników w procesie sami oferują tę usługę swoim obecnym lub potencjalnym klientom. Tutaj, podobnie jak w przypadku Agencji, największym zagrożeniem jest zniekształcanie wyniku ze względu na interes dewelopera, czyli takie dostosowywanie strategii aby wpasować Klienta w jego budynki. Podczas gdy Agentowi zależy na wyprowadzeniu Klienta z budynku, Deweloperowi zależy aby Klient pozostał jeśli nie w tym biurowcu to choćby w jego portfelu nieruchomości. Czasem za wszelką cenę. Zdarzało mi się niestety uczestniczyć w procesach, gdy Deweloper koniecznie chciał ‘upchnąć’ Klienta w tym, czym miał. Kończyło się np. na propozycji 6 - 7 piętrowego układu w butikowym budynku biurowym dla firmy, która w odpowiednio większym biurowcu zajęłaby co najwyżej dwie kondygnacje. Najemca zawczasu zorientował się i szybko uciekł, wszystko na nic. 

 

Meblarze i Architekci świetnie znają przestrzeń, gorzej z wiedzą biznesową

Strategie Środowiska Pracy tworzą też dla swoich Klientów Meblarze i Architekci, którzy najczęściej wiążą doradztwo środowiskowe ze swoją podstawową usługą. Obydwie te grupy doradców dobrze znają się na przestrzeni i wykorzystaniu biura, jednak ich słabością może być mała znajomość biznesu, co skutkuje potencjalnie zbytnim skupieniem się na ‘pudełku’ i elementach czysto behawioralnych. Z mojego doświadczenia wynika że Architekci i Meblarze świetnie sobie radzą ze Strategią Środowiska Pracy dla mniejszych organizacji, do około 50 pracowników, gdzie poziom złożoności relacji biznesowych jest niski. Jednak w przypadku większych firm, gdzie potrzebny jest większy zakres doradztwa biznesowego, niestety często brakuje im ekspertyzy biznesowej. 

Meblarzy od Architektów bardzo różni podejście do zmian w przestrzeni. Architekt z założenia będzie namawiał na rearanżację, czyli przebudowę biura, traktując meble jedynie jako uzupełnienie koncepcji. Za to Meblarze są gotowi stworzyć nową koncepcję tylko meblami! Wsparcie strategiczne firm dostarczających meble może okazać się idealnym rozwiązaniem, gdy chcemy poprawić jakość środowiska pracy bez znaczących inwestycji w nieruchomość. Może to dotyczyć zarówno firm, którym kończą się umowy najmu (i planują ucieczkę z nieodpowiadającego im biurowca), jak i wszystkich tych, dla których inwestycja w meble jest po prostu lepsza niż inwestycja w ściany (choćby ze względów fiskalnych). Różnorodność rozwiązań meblarskich i dekoratorskich daje olbrzymie możliwości aranżacyjne. Nie trzeba przebudowywać biura, żeby stworzyć w nim nową przestrzeń. 

 

Za strategię środowiskową u niezależnego doradcy Klient płaci sam

Ostatnią najaktywniejszą grupą ekspertów Strategii Środowiska Pracy są doradcy niezależni. Przewagą niezależnych doradców jest ich zainteresowanie projektem bez związku z cyklem najmu - tacy doradcy wchodzą do organizacji nawet gdy najem (lub inne okołotransakcyjne korzyści) nie majaczy na horyzoncie i w związku z tym strategią środowiskową można się zająć na spokojnie. W idealnym przypadku taki niezależny doradca rozpoczyna projekt w warunkach krystalizującej się strategii i wizji organizacji i tłumaczy wysokopoziomowe cele na język zachowań i przestrzeni. Lub też pojawia się wtedy, gdy organizacja identyfikuje problemy na poziomie codziennego funkcjonowania. 

W takiej sytuacji jest czas, aby strategię środowiskową zgrać z innymi procesami, takimi jak zmiana organizacyjna, np. zmiana linii biznesowych lub przekształcenia po połączeniach czy podziałach. Oczywiście strategia powinna stworzyć plan przekształcenia przestrzeni, ale plan ten może być fazowany, etapowany i dostosowany do rzeczywistego tempa zmian w organizacji. Niestety, takie podejście zakłada długoterminową współpracę i ciągłość organizacyjną, o którą niełatwo w firmach o dwucyfrowym rocznym poziomie rotacji pracowników. Ale to właśnie strategia środowiskowa może pomóc tę rotację zmniejszyć. Całkiem niedawno pracowałam z Klientem, który choć poszukuje wysokiej jakości specjalistów to ulokowany jest w nikczemnym kompleksie magazynowo-biurowym na obrzeżach Warszawy. Głównie dlatego ta firma boryka się z brakiem odpowiednich kandydatów. Wprowadzenie do tego biura funkcji ułatwiających alternatywne podróże do pracy (np. dobieganie, dojazd na rowerze, hulajnodze, czy monocyklu), czyli dodanie pryszniców oraz miejsc na przechowywanie sprzętu, pomoże zmniejszyć skalę tego problemu.  

Inaczej niż u dostawców usług zespolonych, u niezależnego doradcy Klient za strategię musi zapłacić w całości z własnej kieszeni.  Agenci i Deweloperzy, ale też Meblarze i Architekci mogą całą usługę lub jej część ‘schować’ w oferowanym pakiecie. Nie ma się jednak co łudzić - tutaj nie ma darmowego lanczu i na końcu to i tak zainteresowany płaci za wszystko, jeśli nie bezpośrednio to pośrednio w projekcie, meblach lub czynszu.

 

 

 

Poprzedni
Subiektywna historia dwóch dekad Strategii Środowiska Pracy w Polsce
Subiektywna historia dwóch dekad Strategii Środowiska Pracy w Polsce
Następny
Praca Oparta na Aktywności i dwa rodzaje mobilności
Praca Oparta na Aktywności i dwa rodzaje mobilności
Praca Oparta na Aktywności i dwa rodzaje mobilności
Praca Oparta na Aktywności i dwa rodzaje mobilności18.01.2018 08:00:22Z założenia Praca Oparta na Aktywności zakłada mobilność pracowników, ale sama mobilność jest pojęciem szerokim. Trzeba rozróżnić mobilność ‘wewnętrzną’ i ‘zewnętrzną’. Czytaj całość
Wellness: spotkania bez telefonów
Wellness: spotkania bez telefonów05.08.2018 13:02:52Zyskuje na popularności zwyczaj spotkań bez telefonów. Na naszych oczach rozwija się nowa i dobra etykieta biznesowa i dobrostanowa, która wpiera uważność.Czytaj całość
Pierwszomajowa Strategia
Pierwszomajowa Strategia30.04.2018 10:48:33Warto świętować 1 Maja - Międzynarodowe Święto Pracy. Bo choć warunki, w jakich dzisiaj pracujemy, dramatycznie poprawiły się w stosunku do tych sprzed 130 lat, to i dzisiaj mamy bardzo wiele do zrobienia.Czytaj całość
Open Space rules
Open Space rules12.02.2018 08:00:28W mini-serii artykułów opisuję trzy dominujące na polskim rynku biurowym typy biur. Dzisiaj będzie o drugim z nich: Open Space. Warto mówić o Otwartych Powierzchniach, bo ten typ biura nadal ma się dobrze i ciągle jeszcze jest przez Deweloperów oferowany Najemcom jako rozwiązanie generyczne.Czytaj całość
Niebezpieczeństwa Agresywnego Sharedeskingu
Niebezpieczeństwa Agresywnego Sharedeskingu14.05.2018 10:28:58Pisałam już o Sharedeskingu po Polsku, a teraz opowiem o dwóch granicach Współdzielenia Stanowisk Pracy. Oraz opiszę co się dzieje, gdy idee współdzielenia idą o jeden krok za daleko i Sharedesking działa na granicy zasobów budynkowych.Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Ekonomia współdzielenia – trend, styl życia czy nowy sposób na biznes?22.10.2018 Toruń
  • Budowanie trwałej przewagi konkurencyjnej Centrum Usług23.10.2018 Warszawa
  • Wyruszamy w podróż Gdańsk23.10.2018
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Project Leader / Process ConsultantAdaptive Group Sp. z o.o.Łódź
  • Project ManagerAdaptive Group Sp. z o.o.
  • Dziennikarz / CopywriterPro ProgressioWarszawa
Zobacz inne
  • Pro ProgressioOutsourcing - promocja, edukacja, networking
  • Adaptive Group Sp. z o.o.Shared Services Centers, Business Process Outosurcing, Nearshoring and Offshoring Support, Transformation Programs, Business Architecture, Process Design,Organisation Optimization & Improvements
Zobacz inne

Newsroom

  • Globalny rebranding Grupy TeleperformanceGlobalny rebranding Grupy Teleperformance19.10.2018
  • Bydgoszcz na weekend 19 - 21 październikaBydgoszcz na weekend 19 - 21 października19.10.2018
  • Łódź na weekend 19 - 21 październikaŁódź na weekend 19 - 21 października19.10.2018
  • Poznań na weekend 19 - 21 październikaPoznań na weekend 19 - 21 października19.10.2018
  • Szczecin na weekend 19 - 21 październikaSzczecin na weekend 19 - 21 października19.10.2018
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 39360
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Filozofia Kaizen. Jak mały krok może zmienić Twoje życie
Filozofia Kaizen. Jak mały krok może zmienić Twoje życieOnepress
Zobacz inne

Baza Firm

Cushman & Wakefield
Cushman & Wakefield
Zobacz inne