Blogi

Uwięzieni w niewygodnym biurze

Data dodania: 12.03.2018 08:12:39Data edycji: 12.03.2018 08:12:39liczba odsłon: 895
Biuro jak Showroom
Biuro jak ShowroomCzytaj całość

Jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że z czasem materia budowlana budynków starzeje się i niszczeje. Natomiast nowością w polskich warunkach jest  starzenie funkcjonalne i użytkowe, które często zachodzą bez ścisłego związku ze zużywaniem się substancji budowlanej. Moralne starzenie się (ang. moral dilapidation) to stosunkowo nowe pojęcie stworzone na potrzeby opisania specyficznego procesu, jakiemu podlegają materialne wytwory ludzkiego działania, w coraz szybciej zmieniającym się kontekście ekonomicznym i społecznym.  W odróżnieniu od zużytego, moralnie zestarzały produkt nadal działa dobrze w pierwotnie zdefiniowany sposób, ale znikła potrzeba która w pierwszej kolejności wygenerowała jego powstanie (starzenie funkcjonalne) lub też sposób użytkowania zmienił się na tyle mocno że stare produkty nie nadają się do użycia (dylapidacja użytkowa). Proces ten wytłumaczyć można na przykładzie telefonów komórkowych:  mimo że nadal dobrze działają, to aparaty z klawiaturą na przyciski nie spełniają już funkcji, jakiej oczekujemy dzisiaj od naszych podręcznych urządzeń przenośnych. Z kolei modele smartfonów z dotykowymi ekranami bardzo szybko starzeją się użytkowo, gdy starsza wersja systemu operacyjnego uniemożliwia instalację na nich aktualizacji oprogramowania. 

Moi profesorowie na warszawskiej Archiekturze wbili mi do głowy, że użytkownicy dostrzegają przestrzeń jedynie wtedy, gdy ta ich ‘uwiera’, czyli w warunkach codzienności doświadczają jej intensywnie jedynie w przypadku niedoboru bądź niewygody. Wygodna przestrzeń jest jak dopasowana rękawiczka - tak samo otoczenie staje się drugą skórą, wspierając nasze zachowania. Dylapidacja funkcjonalna i użytkowa biur jest jak źle dopasowane buty, które utrudniają chodzenie. To nie ‘widzimisię’ zmanierowanych użytkowników a problem, który powinien frapować organizacje rzeczywiście zainteresowane rozwojem i osiąganiem optymalnych możliwości swoich pracowników.

 

Moralna dylapidacja biurowców i biur

Nie tylko elektronika użytkowa  dzisiaj starzeje się dużo szybciej, niż trwa określona na nie przez producenta gwarancja. Podobnie, choć na szczęście w wolniejszym tempie, dzieje się z tworami architektury i designu. Procesowi moralnego starzenia szczególnie silnie podlegają budynki komercyjne, z centrami handlowymi na czele. Ale moralne starzenie się koncepcji dotyczy też biurowców i biur. 

Problem powstaje, gdy pierwotna funkcja, dla której biurowce zostały zaprojektowane, przestaje być potrzebna lub całkowicie zanika, lub znacząco zmienia się sposób ich użytkowania, podczas gdy struktura budynku ma się dobrze. W końcu budynki budujemy dziś na dziesięciolecia, choć dawniej budowaliśmy je na stulecia. Takim przykładem funkcjonalnego zestarzenia się, i następujących po nim kolejnych odrodzeń, jest historia dawnego Domu Partii. Flagowy budynek polskiego soc-realizmu przy rondzie de Gaulle’a, pierwotnie wybudowany jako siedziba komunistycznej centrali, został przekształcony najpierw w centrum giełdowe, a następnie w biurowiec - gdy GPW przeniosła się do własnego,  dedykowanego budynku. W tej samej fizycznej strukturze dobrze działały trzy kolejne, pokrewne sobie, funkcje.

Spektakularnym przykładem użytkowo zestarzałego budynku jest Ilmet zlokalizowany przy rondzie ONZ w Warszawie. Ten zbudowany pod koniec lat 90'tych budynek, a od kilku lat wyłączony z użytkowania wieżowiec to biurowiec który stoi w miejscu idealnym na… biurowiec. Zlokalizowana tuż obok niego wieża Rondo1 to budynek biurowo-usługowy najwyżej klasy A, a idealna lokalizacja odgrywa kluczową rolę w jego wysokim ratingu. Dlaczego więc Ilmet, mimo tylu atutów stoi pusty? Bo przestał spełniać oczekiwania, jakie dzisiaj mają Klienci wobec wysokiej klasy biur: na rynku najmu ugruntował się standard przestrzeni z podwieszonymi sufitami i podniesionymi podłogami, który daje najemcom największą swobodę aranżacji powierzchni. Tego się w Ilmecie zrobić nie da,  ponieważ budynek został zaprojektowany w starszym standardzie, bez podnoszonych podłóg. Po ewentualnym dołożeniu takiej konstrukcji pozostała wysokość w świetle byłaby zbyt mała, i niezgodna z polskimi normami. Dlatego wieżowiec nadal czeka na koniunkturę rynkową która uzasadni wysokie koszty wyburzenia. Jego czas nadchodzi, Skanska już szykuje się aby go wyburzyć aby postawić tam... nowy biurowiec.

 

Wnętrza przedwcześnie uwiędłe

Natomiast całkiem niedawno z pojęcia ‘moralnego starzenia się’ zaczęliśmy korzystać w kontekście aranżacji przestrzeni biurowych. Dlaczego?  Bo okazało się,  że wnętrza starzeją się szybciej, niż trwa ich finansowa amortyzacja! Jest to pośrednim wynikiem zmian, jakim podlegają dzisiaj organizacje. Rynek dopiero szuka odpowiedzi na tę sytuację i eksperymentuje z nowymi formatami: zarówno ‘biura opexowe’ jak ‘biura coworkingowe’ to właśnie odpowiedź rynkowa na szybko zmieniające się potrzeby Najemców. Swoją drogą, niezwykle ciekawie rozwija się ta część rynku najmu, która odpowiada na coraz większą dynamikę zmian w biznesie. Nowe modele najmu, oparte o kulturę współdzielenia i współkorzystania,  będą w przyszłości stanowiły coraz większą część najmu biurowego. Na razie stanowią one jedynie zajawkę, ciekawostkę rynkową.

 

Co zrobić, gdy biuro uwiera? 

Co mogą zrobić Najemcy siedzący na długich umowach, których biura zestarzały się funkcjonalnie bądź użytkowo? Mają do wyboru conajmniej kilka alternatyw, które warto wcześniej przeanalizować wraz ze Strategiem Środowiska Pracy:

  • Przebudowa to najkosztowniejsza, ale też zwykle najskuteczniejsza metoda dostosowania zajmowanej przestrzeni do nowych potrzeb. Czasami jednak nie ma wyjścia i trzeba burzyć i stawiać na nowo. Na taki ruch niedawno zdecydowała się jedna z wiodących Agencji, która w połowie umownego okresu najmu gruntownie przebudowała swoje biuro tak, aby odpowiadało ono potrzebom coraz większego, i coraz bardziej elastycznego zespołu. Proces przebudowy poprzedzony był gruntowną analizą potrzeb, czyli studium wykorzystania przestrzeni, która przyniosła dość zaskakujące rezultaty pokazując, jak dalece w ciągu zaledwie trzech lat zmienił się sposób użytkowania przestrzeni przez zespół tego Klienta. To ewidentny przykład biura, w którym przestrzeń nie nadążyła za szybką zmianą mentalną w organizacji;
  • Wielu moich Klientów zdecydowało się na warianty mniej kosztowe, czyli niewielkie interwencje polegające głównie na wymianie bądź rearanżacji mebli. To rozwiązanie częstokroć okazuje się bardzo skuteczne, szczególnie gdy nowe meble wprowadzają do starych biur nowe typologie i umożliwiają użytkownikom nowe zachowania. Dobrym przykładem jest wprowadzanie foteli i sof akustycznych oraz mobilnych budek telefonicznych, które umożliwiają prowadzenie rozmów telefonicznych oraz organizację spotkań w tych częściach biur, które dotychczas pozostawały niewykorzystane;
  • Często pomaga sama nauka lepszego wykorzystania obecnego biura, wraz z werbalizacją kodeksu promowanych w nim zachowań. Należy pamiętać, że takie zmiany jedynie pozornie są bezkosztowe. Niestety, zbyt często ‘miękkie koszty’ są niedoszacowane. Wiadomo, ile kosztuje nowy mebel. Ale ile powinno kosztować nauczenie pracowników jego prawidłowego użytkowania?
  • Dobrym, ale znacznie bardziej angażującym całą organizację, rozwiązaniem jest zmiana stylu pracy bądź umowy społecznej, które pozwalają na niwelację niedogodności wynikających z niedopasowanej do potrzeb zespołu przestrzeni. Wiele można uzyskać poprzez optymalizację wykorzystania, na przykład poprzez czasową zamianę użytkowania. Nie raz widziałam zamienianie jednej z sal konferencyjnych na jadalnię lub kawiarnię i miejsce nieformalnych spotkań w biurach, gdzie brakuje kuchni a użytkownicy deklarują potrzebę miejsca, w którym mogliby zjeść przynoszone posiłki. Inną częstą praktyką jest wykorzystywanie gabinetów nieobecnych menadżerow jako sale spotkań;
  • Ostatnia grupa rozwiązań wiąże się z szukaniem możliwości zaspokojenia różnych potrzeb związanych z pracą poza biurem. Gdy okazało się, że sąsiadująca przez ścianę z biurem mojego Klienta sieciowa kawiarnia umożliwia korzystanie z jego korporacyjnego WiFi to firma, w której już bardzo brakowało przestrzeni do spotkań wewnętrznych, zaczęła pokrywać pracownikom koszty tamtejszej kawy  (wyszło dużo taniej i wygodniej niż na przykład najem sal spotkań). Oczywiście dobrym rozwiązaniem jest przynajmniej czasowe uelastycznienie i umożliwienie pracy z domu. Na takie rozwiązanie nie zdecyduje się jednak każdy pracodawca.

 

Poprzedni
Wiktora tydzień na 5 vol.19
Wiktora tydzień na 5 vol.19
Następny
Jak mądrze doceniać pracowników?
Jak mądrze doceniać pracowników?
Pierwszomajowa Strategia
Pierwszomajowa Strategia30.04.2018 10:48:33Warto świętować 1 Maja - Międzynarodowe Święto Pracy. Bo choć warunki, w jakich dzisiaj pracujemy, dramatycznie poprawiły się w stosunku do tych sprzed 130 lat, to i dzisiaj mamy bardzo wiele do zrobienia.Czytaj całość
Workplejsowe  ROI
Workplejsowe ROI20.09.2018 16:17:50Jakimi miarami można określić sukces projektu środowiskowego? Dzisiaj pokazuję najpopularniejsze sposoby określenia zwrotu na inwestycji w nowe biuro.Czytaj całość
Korytarze Komunikacyjne
Korytarze Komunikacyjne16.11.2018 21:31:43Korytarze powinny służyć przede wszystkim do transportu, ale mogą pełnić również funkcje komunikacyjne. Dziś piszę o możliwościach dywersyfikacji zastosowania tradycyjnych przestrzeni tranzytu. Czytaj całość
Biurowy Gamechanger 2020: od PowerPointa do YouTube'a
Biurowy Gamechanger 2020: od PowerPointa do YouTube'a27.08.2018 01:58:23Głównym powodem głębokiej zmiany stylu pracy ostatnich lat była reorganizacja biura w powiązaniu z nośnikami informacji, czyli przejście z papieru na digital. Takie ujęcie jest już dzisiaj historyczne, i czas szykować się na kolejną biurową rewolucję. Zaczynam (sporadyczny) cykl o prawdziwych Gamechangerach - generatorach biurowej zmiany.Czytaj całość
Zarządzanie Zmianą: Grywalizacje, Zachętki i Gratyfikacje
Zarządzanie Zmianą: Grywalizacje, Zachętki i Gratyfikacje23.08.2018 14:12:06Praktycy Zarządzania Zmianą od dawna zachęcają do stosowania miękkich narzędzi wspomagających, proponując je zamiast podejścia nakazowo-zakazowego. W procesach środowiskowych świetnie sprawdzają się zachętki i grywalizacje. Dziś omawiam je w ich przestrzennym aspekcie. Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • Kongres Bezpieczeństwa Sieci31.01.2019 Kraków
Zobacz inne

Newsroom

  • Mierniki i SLA w sektorze BSS w Collegium CivitasMierniki i SLA w sektorze BSS w Collegium Civitas14.12.2018
  • Komentarz ekspercki Marty Michalskiej-Cegielnik dotyczący handlu przyszłościKomentarz ekspercki Marty Michalskiej-Cegielnik dotyczący handlu przyszłości14.12.2018
  • Lublin na weekend 14 - 16 grudniaLublin na weekend 14 - 16 grudnia14.12.2018
  • Bydgoszcz na weekend 14 -16 grudnia Bydgoszcz na weekend 14 -16 grudnia 14.12.2018
  • Budynek biurowy TasomixBudynek biurowy Tasomix14.12.2018
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 41199
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Magia sprzedaży - Techniki i ćwiczenia
Magia sprzedaży - Techniki i ćwiczenia MT Biznes
Zobacz inne

Baza Firm

Grant Thornton
Grant Thornton
Zobacz inne