Blogi

Zakładka przeprowadzkowa

Data dodania: 07.01.2019 18:55:14Data edycji: 07.01.2019 19:15:22liczba odsłon: 1 048
Wellness: Dzieci w biurze
Wellness: Dzieci w biurzeCzytaj całość

Ciekawe zestawienie znalazło się w najnowszej edycji cyklicznego badania Argon Legal i RICS dotyczącego najbardziej spornych klauzul w umowach komercyjnego najmu lokali biurowych. Na pierwszym, czyli najmniej chwalebnym, miejscu w rankingu problemów, znalazły się następstwa opóźnień w przekazywaniu lokalu, co najczęściej oznacza opóźnienia w realizacji aranżacji nowego biura. Jak w ankiecie wskazali reprezentujący Wynajmujących te zapisy negocjuje się dzisiaj najdłużej, bo rzeczywiście to dzisiaj obszar największych, związanych z relokacją biura, ryzyk.

Ile macie zakładki?

Dla Najemcy jest kluczowe, aby odbiór nowego biura był zgrany terminami z jego poprzednią umową zobowiązującą go do opuszczenia wcześniej najmowanego lokalu. Przy czym okres „zakładki”, czyli nakładania się na siebie dwóch umów, generuje podwójne koszty najmowania dwóch różnych biur. Naturalnie więc najemcy dążą do skrócenia podwójnego najmu i nierzadko pojawiają się dziś Klienci z kilkudniową bądź krótszą zakładką najmu, na przykład ograniczającą się do jednego lub dwóch nieroboczych dni - najczęściej weekendu, choć bywa że i świąt.

Z drugiej strony brałam też udział w projektach, w których Klienci bez specjalnych przyczyn biznesowych decydowali się na długie, bo nawet dwu- i trzymiesięczne okresy zazębiania się umów twierdząc, że cały proces sprawdzania systemów nowego biura oraz pakowania i rozpakowywania newralgicznych dokumentów (nadal papierowych) wymaga od nich dużo dodatkowej uwagi ponad liczne codzienne obowiązki. Bogatemu nie zabronisz, jednak większość Organizacji dużo surowiej kontroluje skądinąd bardzo znaczące koszty związane z przeprowadzką do nowego biura. Stąd żyłowanie terminów i próba ich maksymalnego skrócenia.

Tylko na jak długo dobrze jest mieć kosztowne zabezpieczenie w postaci podwójnego, (bo opłacanego i w dotychczasowym, i w nowym miejscu) najmu? Historycznie „zakładkowanie” najmu na okres około miesiąca większości Organizacji dawało optymalne zabezpieczenie i czas na niezaplanowane lub opóźniające się czynności. Taki czas zakładkowania rekomenduje Edyta Ledzion, Senior Project Manager w CBRE i jedna z najlepszych specjalistek od wielkoskalowych przeprowadzek w Polsce. Niestety, te standardowe założenia nie zawsze się sprawdzą,  bo dzisiaj warunki gry bardzo szybko się zmieniają, a projekty biurowych przeprowadzek zostają obciążone nowymi ryzykami.

Dwie przyczyny opóźnień w aranżacji

Najczęstszą przyczyną opóźnień jest brak fachowców, który uderza już od kilku sezonów w cały sektor budowlany, a realizacja aranżacji biurowych nie stanowi tutaj wyjątku. Niezależnie od tego, czy prace aranżacyjne (ang. Fit-out) pozostawiono po stronie Wynajmującego (takie rozwiązanie standardowo proponują wynajmujący biura Deweloperzy, ale też niektórzy wykwalifikowani Wynajmujący) czy też są one realizowane przez Najemcę – cały sektor zmaga się zarówno z inflacją cen robocizny jak i często niskimi kompetencjami kontrahentów budowlanych.  W nieruchomościach ostatnio aż kipi od informacji o opóźnionych bądź popsutych projektach, ale oczywiście te informacje nie przebijają się do portali branżowych. Problem dostępności i kwalifikacji wykonawców będzie się tylko nasilał, bo fachowców brakuje i nie ma się co łudzić – będzie ich brakowało coraz bardziej. Zabezpieczenia i klauzule umowne (przerzucające konsekwencje opóźnień na Wykonawcę) to jedno, a rzeczywiste skutki zapowiedzianej, a odwlekanej do ostatniej chwili przeprowadzki (często skutkujące np. piętrowymi zmianami planów zawodowych ale i życiowych, takich jak odwoływane w ostatniej chwili wyjazdy i urlopy) to drugie.

Ale to nie jedyny problem. Drugim kluczowym obszarem ryzyka, o którym mówi się bardzo mało, a które niezwykle często przekłada się na opóźnienia procesach relokacji, jest niewielkie doświadczenie Najemcy, który przeprowadza się nie częściej niż raz na parę lat. Dlatego często największe ryzyka dla czasowej realizacji relokacji Organizacja stwarza sama dla siebie, głównie poprzez zbyt późne rozpoznanie lub lekceważenie licznych przeprowadzkowych wyzwań. Umowy najmu nowego biura, podpisywane zwykle z kilku- lub kilkunastomiesięcznym wyprzedzeniem dają złudne poczucie komfortu czasowego, tymczasem warto wiedzieć, że niektóre elementy bądź prace muszą być planowane nawet z ośmio – lub dziesięciotygodniowym wyprzedzeniem. A produkcja, dowóz i montaż oryginalnych, tworzonych na zamówienie Klienta elementów – takich jak reprezentacyjne okładziny z naturalnych materiałów, lad recepcyjnych, czy wbudowanych mebli kuchennych - mogą wymagać jeszcze więcej czasu.

Niejednokrotnie już na mocno zaawansowanych etapach realizacji okazuje się, że szczególne zapotrzebowanie technologiczne – na przykład niektórych laboratoryjnych stanowisk specjalistycznych, czy też całych obszarów biura, które muszą oferować niestandardowe warunki środowiskowe - nie zostały odpowiednio wcześnie zgłoszone i uwzględnione w zakresie aranżacji. Dlatego najpoważniejsze ryzyka opóźnień, z jakimi miałam okazję mieć do czynienia na realizowanych przeze mnie projektach, wywoływało niedocenienie przez lokalny zespół korporacyjnie (czytaj: centralnie) narzucanych wymogów bezpieczeństwa technicznego przesyłania, gromadzenia i przechowywania danych – a więc okablowania i serwerowni. Takie sytuacje potrafią zdarzyć się nawet w firmach z sektora finansowego. Swoją drogą - choć w popularnym wyobrażeniu nadal Banki kojarzą się ze skarbcami, to na próżno by szukać pomieszczeń wypełnionych złotymi sztabkami w dzisiejszych biurach firm finansowych. Ich największym skarbem są dane cyfrowe i to Serwerownia, nie Skarbiec, jest dzisiaj sercem nowoczesnego biura każdego banku.

 

Jak zabezpieczyć się przed fitoutowymi opóźnieniami?

Ważne jest, aby możliwie najprecyzyjniej zdefiniować zapotrzebowanie.  Nie tylko na biurka i typologie wspierające. Niezbędne jest zrealizowanie na bardzo wczesnym etapie projektu wewnętrznego audytu zapotrzebowania, nieograniczającego się do wytycznych środowiskowych, tylko uwzględniającego szersze, bo zarówno techniczne, jak i biznesowe zapotrzebowanie Organizacji i poszczególnych Użytkowników. Niestety, szczególnie niedoświadczeni Menadżerowie Biura mają tendencję do pomniejszania znaczenia lub ignorowania specyfiki niektórych części biznesu, którymi się opiekują. Od takiego zaniedbania prosta droga do kłopotów w nowym biurze.

Dobrą praktyką jest też stosowane dzisiaj powszechnie przez zachodnie korporacje zapewnienie sobie wczesnego dostępu na powierzchnię najmu (ang. Early Access) w przypadku prac aranżacyjnych realizowanych przez Wynajmującego. Wykonanie krytycznych prac związanych z własnymi instalacjami lub zabezpieczeniami już w czasie trwania remontu nie dość, że skraca, to jeszcze potania proces aranżacji. Czasami umożliwia również realizację innych prac pozostających po stronie najemcy – takich jak montaż mebli (i tych wbudowanych, jak i tych ruchomych). A gdy wszystko odbywa się zgodnie z harmonogramem to rezerwa w zakładce najmu może zostać wykorzystana na spokojne poprawianie usterek (ang. Snagging), po obowiązkowej inspekcji i odbiorze prac budowalnych. Bo jak świat światem, to realizacji budowlanej bez usterek jeszcze nie było.

Liczba obszarów do skoordynowania jest olbrzymia. Dlatego zalecam od początku planować cały proces relokacji, a nie tylko terminarz prac aranżacyjnych w lokalu, wraz z doświadczonym w przeprowadzkach Project Managerem. Rola dobrego doradcy technicznego jest nie do przecenienia. Uważam, że to właśnie PM jest kluczowym i niezbędnym dla Najemcy doradcą w złożonym procesie relokacji.

 

 

Poprzedni
"Butowy problem" w biurze
"Butowy problem" w biurze
Następny
Wellness: Ergonomia, głupcze!
Wellness: Ergonomia, głupcze!
Nie taki lockers straszny!
Nie taki lockers straszny!01.02.2018 08:00:25Skrytki na rzeczy prywatne i te przeznaczone do wyłącznego użytku pracownika są niezbędnym wyposażeniem Biura Opartego na Aktywności. W tym artykule w szczegółach rozwiewam mity i wątpliwości dotyczące lockersów. Czytaj całość
Masz smaka na Maka?
Masz smaka na Maka?17.06.2018 08:11:06Ostatnio nie ma tygodnia bez wiadomości o kolejnych nowych kalkulatorach powierzchni biurowych. Czy PropTech doprowadzi do makdonaldyzacji Strategii Środowiskowej?Czytaj całość
Praca Oparta na Aktywności i dwa rodzaje mobilności
Praca Oparta na Aktywności i dwa rodzaje mobilności18.01.2018 08:00:22Z założenia Praca Oparta na Aktywności zakłada mobilność pracowników, ale sama mobilność jest pojęciem szerokim. Trzeba rozróżnić mobilność ‘wewnętrzną’ i ‘zewnętrzną’. Czytaj całość
Jak zrobić Zwinne Biuro?
Jak zrobić Zwinne Biuro?23.11.2018 12:11:13Projektowanie przestrzeni dla zwinnego zespołu to wyzwanie, ale wcale nie trzeba do tego koniecznie nowej aranżacji. Dziś piszę o tym, jak można szybko przeorganizować dotychczasowe biuro tak, aby pasowało do zwinnej pracy.Czytaj całość
Biurowy Gamechanger 2020: od PowerPointa do YouTube'a
Biurowy Gamechanger 2020: od PowerPointa do YouTube'a27.08.2018 01:58:23Głównym powodem głębokiej zmiany stylu pracy ostatnich lat była reorganizacja biura w powiązaniu z nośnikami informacji, czyli przejście z papieru na digital. Takie ujęcie jest już dzisiaj historyczne, i czas szykować się na kolejną biurową rewolucję. Zaczynam (sporadyczny) cykl o prawdziwych Gamechangerach - generatorach biurowej zmiany.Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • 19th Annual Shared Services and Outsourcing Week Europe 201913.05.2019 Lizbona
  • The Content IQ Summit London23.05.2019 Londyn
  • IX Europejski Kongres Finansowy 03.06.2019 Sopot
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • GL Team LeaderAntal Sp. z o.o.Szczecin
  • Buyer with GermanAntal Sp. z o.o.Gdańsk
  • HR Specialist with Norwegian, Dutch, Swedish, DanishAntal Sp. z o.o.Kraków
  • Analityk z językiem hiszpańskimAntal Sp. z o.o.Kraków
Zobacz inne
  • Antal Sp. z o.o.Rekrutacja, HR consulting, market research
Zobacz inne

Newsroom

  • Szkoła ma nadążyć za biznesem? Edukacja 2.0Szkoła ma nadążyć za biznesem? Edukacja 2.019.04.2019
  • Warsztaty z Adaptive Group podczas Shared Services & Outsourcing Week Lisbon 2019Warsztaty z Adaptive Group podczas Shared Services & Outsourcing Week Lisbon 201919.04.2019
  • Obecny rok ma być dla stolicy Wielkopolski rekordowy Obecny rok ma być dla stolicy Wielkopolski rekordowy 18.04.2019
  • Lepsza praca w cieniu matemtykiLepsza praca w cieniu matemtyki18.04.2019
  • Wiosna w biurzeWiosna w biurze18.04.2019
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 42911
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

KLUCZOWE WSKAŹNIKI EFEKTYWNOŚCI (KPI). TWORZENIE, WDRAŻANIE I STOSOWANIE
KLUCZOWE WSKAŹNIKI EFEKTYWNOŚCI (KPI). TWORZENIE, WDRAŻANIE I STOSOWANIEOnepress
Zobacz inne

Baza Firm

Nowy Styl Group
Nowy Styl Group
Zobacz inne