Blogi

Czas 4.0 - jak zarządzać, żeby osiągnąć to co się chce osiągnąć?

Data dodania: 15.12.2016 18:44:44Data edycji: 16.12.2016 08:38:28liczba odsłon: 1 780

Czy wiesz, że według badań ponad połowa przedsiębiorców i liderów ma problemy z ustaleniem i potem realizacją celów strategicznych?

Realizując swoje cele potrzebujesz czasu. Każdy z nas ma go tyle samo każdego dnia. Jednak każdy spędza go inaczej. 

Z drugiej strony efektywne zarządzanie priorytetami strategicznymi pozwala na ich realizację szybciej o ok 40%.

Innymi słowy to jak produktywny jesteś determinuje to, jak szybko osiągniesz cel. 

Dlatego bycie produktywnym jest kluczowe w realizacji celu.

Dla wielu wątek oczywisty. Można by rzec trywialny. Na temat tego obszaru napisano tysiące książek i przeprowadzono miliony szkoleń. Do tego stopnia, że prawdziwemu liderowi już nie przystoi zajmować się zarządzaniem czasem.

Czyżby?

Dlaczego wobec tego ponad połowa liderów ma dalej problem z realizacją swoich celów?

Przyjrzyjmy się bliżej zagadnieniu:

Niektórzy zarządzają czasem robiąc listę rzeczy do zrobienia w ciągu dnia - nazwijmy to zarządzaniem czasem 1.0 - często korzystając tu z tzw. żółtych karteczek. Zaawansowani robią listę w aplikacji lub przypinają karteczki na pulpicie komputera.

Inni zaczynają tę listę sortować od najważniejszych do najmniej ważnych rzeczy - nazwijmy ten proces zarządzaniem czasem 2.0 

Jeszcze inni stosują dwuwymiarową siatkę rzeczy ważnych i pilnych - nazwijmy ten proces zarządzaniem 3.0 czyli:

  • Jeśli coś jest ważne i pilne wówczas jest to gaszenie pożaru. 
  • Jeśli jest to coś ważnego, ale niepilnego wówczas nazywa się działaniem zapobiegawczym (prewencyjnym) lub nawet strategicznym.
  • Jeśli coś jest ważne, ale nie jest pilne wówczas jest „przeszkadzaczem” (np. odbieranie tel. kiedy aktualnie pracuje się nad czymś ważnym, czytanie emaila który właśnie przyszedł, generalnie robienie kilku rzeczy na raz).
  • Jeśli coś jest ani ważne ani pilne wówczas jest to po prostu działanie bezproduktywne.

Czy wiesz, że według badań, żeby wejść w stan flow, czyli pełnej produktywności potrzeba ok 10 min skupienia swojej uwagi tylko na jednej rzeczy (niektórzy nazywają to wyłączeniem się, inni w tym celu zamykają się w pokoju, a inni zakładają słuchawki na uszy). 

Jeśli w międzyczasie zrobisz coś z listy „przeszkadzaczy” wówczas na wejście ponownie w stan flow potrzebujesz dodatkowo 30% więcej czasu niż poprzednio. Dodatkowo poziom stresu wzrasta aż o 70% przy kolejnej próbie!! Spróbuj wówczas wejść w stan flow... 

No dobrze. Ale skąd będziesz wiedzieć czy coś jest ważne i czy jest pilne. A jakie działanie takie nie jest.

Tu wkraczamy z zarządzanie czasem 4.0. Mówimy  tu o zarządzaniem Twojej relacji z czasem. 

Dlatego zanim zabierzesz się za rzeczy ważne i pilne, najpierw określ:

1.     Po co robisz to co robisz lub chcesz robić.

2.     Dlaczego to co robisz jest dla Ciebie ważne oraz,

3.     Z kim będziesz to robić

Dopiero jak będziesz to wiedział wówczas możesz przystąpić do określania tego co jest pilne i ważne DLA CIEBIE. 

W zarządzaniu czasem 4.0 istotne są dodatkowo dwie rzeczy:

1.     Jak często mówisz „NIE” sobie i innym (asertywność),

2.     Z kim realizujesz cele (delegowanie)

Asertywność

W zarządzaniu 4.0 trzeba nauczyć się mówić "nie" sobie i  innym. Tak, żeby jak najrzadziej gasić pożary, a jak najwięcej działać prewencyjnie. 

Kiedy asertywność jest skuteczna? 

Kiedy to co robisz jest w zgodzie z Tobą samym, czyli w zgodzie z Twoimi wartościami. Wówczas mówiąc "nie" sobie i innym czujesz się ok.

Sprawdźmy:

Ile razy ktoś wchodził do Twojego biura pytając o zdanie, radę lub prosząc o podpisanie dokumentów?

Ile razy odbierałeś telefon robiąc coś ważnego?

Ile razy skupiając się na czymś ważnym klikałeś "wyświetl email" kiedy pojawiło się powiadomienie na ekranie Twojego komuptera?

Ile razy odmówiłes spotkania, telekoneferncji jesli nie dostałes agendy i celu spotkania?

Jeśli większość razy, wówczas należy zwrócić uwagę na ten aspekt koniecznie.

Delegowanie

A właściwie zmniejszenie poczucia kontroli. Najczęstszym powodem, dla którego ludzie nie delegują jest strach przed oddaniem odpowiedzialności, zasług i wiedzy innym osobom.

Czy wiesz, że Instytut Gallupa przebadał 143 CEO w tym także tych z listy Fortune 500 w kwestii ich umiejętności delegowania?

Co się okazało? 

Ci, którzy byli mistrzami w delegowaniu obowiązków osiągali wzrosty przychodów o ponad 112 punktów procentowych większe niż reszta?

Dlatego zanim ustalisz priorytety na jutro, zastanów się czy to co planujesz jest w zgodzie z Tobą oraz czy przybliża Cię do Twojego celu. Zastanów się następnie z kim te cele osiągniesz. Dopiero wówczas określ co jest ważne i pilne dla Ciebie. 

Powodzenia!

Krzysztof Herdzik

Mentor i Profesjonalny Coach Biznesu

Poprzedni
Storytelling – idealne narzędzie do utrzymywania uwagi klienta.
Storytelling – idealne narzędzie do utrzymywania uwagi klienta.
Następny
Zadania szefa w relacji z zespołem pracowników.
Zadania szefa w relacji z zespołem pracowników.
Co mają wspólnego klocki lego z outsourcingiem?
Co mają wspólnego klocki lego z outsourcingiem?13.11.2017 12:20:19Dziś wiele firm skupia się na automatyzacji, robotyce czy nawet sztucznej inteligencji, lecz czy te same firmy rozumieją jak te elementy wykorzystać optymalnie w swojej strategi, nie tylko, żeby zoptymalizować dalej koszty, ale żeby zacząć rosnąć. Czy jest strategia, która im w tym pomoże? Czytaj całość
Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych? Teoria wszystkiego - cz. 3
Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych? Teoria wszystkiego - cz. 319.09.2017 19:34:063 z serii artykułów o poziomach wartości. Pozimach, które kształtuja naszą rzeczywistośc proywatną i zawdodową. Zrozumienie jak funkcjonują inni pomaga nam zrozumieć siebie i otaczający nas świat. Czytaj całość
Teoria wszystkiego cz.1. Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych?
Teoria wszystkiego cz.1. Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych?07.09.2017 13:02:05Czy patrzenie na potrzeby, problemy i motywacje ludzi przez pryzmat pokoleń ma dalej sens? 18 latek z Zimbabwe czy Indii żyje przecież w innych warunkach życiowych niż 18 latek w Polsce czy Skandynawii. Obydwoje są z pokolenia Z. Jak zarządzać globalnymi zespołami w tak złożonym środowisku? Jak zrozumieć zmiany społeczne na świecie w tym kontekście i utrzymywać ciągłą przewagę konkurencyjną? Czytaj całość
Teoria wszystkiego cz.2. Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych?
Teoria wszystkiego cz.2. Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych?12.09.2017 22:00:03Zrozumienie siebie i innych. Zrozumienie zmian wokół nas, zmian społecznych oraz poczucie szczęścia stają się jednymi z podstawowych poszukiwań współczesnego człowieka. Teoria wszystkiego staje się pomocna w nawigowaniu do tego celu.Czytaj całość
Winning companies of the future will connect instead of employing people. How to build business communities?
Winning companies of the future will connect instead of employing people. How to build business communities?04.07.2017 17:06:57In the light of technology revolution competence of building winning teams is no longer a determinant of the quality of the leader. In the age of such rapid changes leader's role will be the ability to gather people and build communities around the idea. This brings huge changes in what the leader should be.Czytaj całość

Newsletter

Kalendarium

  • DIGITAL BANKING & PAYMENTS SUMMIT19.02.2019 Warszawa
  • Akademia Najemcy - „Renegocjacje vs. Relokacje”28.02.2019 Wrocław
  • Trendy, które zmieniają biura06.03.2019 Łódz
Zobacz inne

Newsroom

  • ZANIM ORGANIZACJA PODEJMIE SIĘ STRATEGICZNEJ TRANSFORMACJIZANIM ORGANIZACJA PODEJMIE SIĘ STRATEGICZNEJ TRANSFORMACJI18.02.2019
  • Śląskie centrum biurowe pod opieką CBREŚląskie centrum biurowe pod opieką CBRE18.02.2019
  • Adam Lis dołącza do JLL w roli doradcy ds. elastycznych rozwiązań biurowychAdam Lis dołącza do JLL w roli doradcy ds. elastycznych rozwiązań biurowych18.02.2019
  • Rok 2018 upłynął w Galerii Olimp pod znakiem startu modernizacji remodelingu i przebudowyRok 2018 upłynął w Galerii Olimp pod znakiem startu modernizacji remodelingu i przebudowy18.02.2019
  • Prywatne akademiki – inwestorzy mają oko na studentówPrywatne akademiki – inwestorzy mają oko na studentów15.02.2019
Zobacz inne

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 42020
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Literatura

Analiza danych w biznesie. Sztuka podejmowania skutecznych decyzji.
Analiza danych w biznesie. Sztuka podejmowania skutecznych decyzji.Onepress
Zobacz inne

Baza Firm

Colliers International
Colliers International
Zobacz inne