Ciesz się zaletami cyfrowej przemiany!

Data dodania: 05.10.2017

Sharp Electronics CEE wprowadził na rynek nową wersję Cloud Portal Office, nieskomplikowanego systemu zarządzania informacjami. Usługa,  która została stworzona specjalnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, pozwala na ekonomiczną cyfryzację procesów opartych na dokumentach papierowych oraz zapewnia automatyzację przetwarzania danych. Podobne narzędzia, pozwalające oszczędzać czas oraz zwiększające wydajność, były wcześniej dostępne jedynie dla dużych korporacji, wykorzystujących zaawansowane i drogie rozwiązania.

Cloud Portal Office pełni funkcję archiwum plików cyfrowych, do których dostęp można uzyskać w każdej chwili, oraz posiada szereg funkcji usprawniających procesy zarządzania dokumentami w małych i średnich firmach. Jedną z nich jest możliwość automatyzacji manualnych, powtarzalnych zadań za pomocą narzędzi z oferty Sharp Optimised Software.

-  Dzięki najnowszej wersji Cloud Portal Office małe i średnie przedsiębiorstwa będą mogły wreszcie skorzystać na procesie cyfrowej przemiany, skrócić czas, który pracownicy poświęcają rutynowym czynnościom administracyjnym, oraz zwiększyć swoją wydajność i konkurencyjność. Te firmy mają ogromny potencjał i mamy nadzieję pomoc im go wykorzystać. – wyjaśnia Rob Davis, Managed Content Services Business Manager, Sharp Europe.

Wiele administracyjnych zadań biurowych wciąż opiera się na dokumentach w wersji papierowej lub na systemach łączonych, w których ktoś musi wprowadzać informacje z papierowej kopii do systemu cyfrowego lub ręcznie segregować dokumenty. Takie procesy są czasochłonne i nużące oraz zwiększają ryzyko błędu. Nie sprzyjają również motywacji: w badaniu przeprowadzonym przez Sharp jedna trzecia (31%) pracowników biurowych w Europie negatywnie oceniła swoje miejsce pracy ze względu na zbyt duże obciążenie czasochłonnymi, „nudnymi” zadaniami.

Cloud Portal Office oraz Sharp Optimised Software pozwalają firmom automatycznie przechwycić dane podczas skanowania, odpowiednio oznaczyć dokument i przekierować go do konkretnych użytkowników lub grup dzięki zastosowaniu wcześniej określonych zasad. Usługa jest elastyczna i może być dopasowana do potrzeb każdej firmy.

Przykład z życia wzięty: cyfryzacja działu obsługi korespondencji

Dokumenty przychodzące są odbierane i skanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego Sharp. Najważniejsze informacje, takie jak nazwisko i adres nadawcy, nazwisko odbiorcy oraz data, są przechwytywane dzięki funkcji Optical Character Recognition (OCR). Następnie Cloud Portal Office umieszcza zeskanowany dokument w folderze odbiorcy, który otrzymuje mailowe powiadomienie z hiperłączem.

Gdy cyfrowy dokument znajdzie się w systemie, tworzony jest dziennik kontroli, który zapewnia lepsze zrozumienie przepływu informacji w firmie. Wszystkie opóźnienia czy przestoje można łatwo wykryć i wyeliminować.

Przykład z życia wzięty: zarządzanie fakturami

W zaawansowanych procesach, takich jak zarządzanie fakturami, stworzenie cyfrowej kopii dokumentu, gdy tylko wpłynie on do firmy, oznacza mniejsze opóźnienia w płatności, lepsze relacje z dostawcami oraz uniknięcie kar.

Faktury są skanowane przez urządzenie wielofunkcyjne Sharp, a zaawansowany moduł pozyskiwania danych pozwala systemowi na przechwycenie pozycji z faktury za pomocą funkcji OCR oraz powiązanie ich z istniejącymi zamówieniami. Następnie faktury są przechowywane w Cloud Portal Office, a osoba upoważniona do ich zatwierdzania otrzymuje powiadomienie mailowe. Po zatwierdzeniu dokumentu dane w systemie księgowym są uaktualniane, a faktura może zostać opłacona.

Więcej informacji na temat Sharp Cloud Portal Office można znaleźć na stronie www.sharp.pl


W badaniu wzięło udział 6045 pracowników biurowych z dziewięciu krajów europejskich (Francji, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Włoch, Szwecji, Polski, Holandii, Czech i Węgier)

Komentarze

Materiały powiązane

PolskaGdynia na weekend 3 - 5 listopada
Gdynia na weekend 3 - 5 listopada
03.11.2017
PolskaPoznań na weekend 22 -24 września
Poznań na weekend 22 -24 września
22.09.2017
PolskaBydgoszcz na weekend 11 - 15 sierpnia
Bydgoszcz na weekend 11 - 15 sierpnia
11.08.2017
Poprzedni
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Następny
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu

Newsletter

Kalendarium

  • „NOWOCZESNA KSIĘGOWOŚĆ – efektywne procesy i innowacyjne rozwiązania IT dla wewnętrznych zespołów księgowych oraz branży GBS/SSC/BPO14.12.2017 Warszawa
  • Angażująca automatyzacja14.12.2017
  • The BSS Forum - Rock Your Business25.01.2018 Gdynia
Zobacz inne

Rekrutacja

  • Specjalista HelpDesk/ServiceDesk ESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
  • Specjalista ds. Zarządzania JakościąESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
  • Specjalista HelpDesk/ServiceDeskESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
  • Administrator Bezpieczeństwa InformacjiESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
  • Rekruter IT 360⁰ESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
Zobacz inne
  • Pro ProgressioOutsourcing - promocja, edukacja, networking
  • ESKOM IT Sp. z o.o.IT Outsourcing & Solutions
Zobacz inne

Eksperci

Piotr Reznar
Piotr ReznarManager, biznesman. Od ponad 12 lat z sukcesami zarządza kilkusetosobowymi, wielopoziomowymi strukturami obsługi klienta. Od podstaw zbudował jedno z większych call center w Polsce.
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 35658
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Colliers International doradzał Barsan Global Logistics przy wynajmie magazynu pod ŁodziąColliers International doradzał Barsan Global Logistics przy wynajmie magazynu pod Łodzią13.12.2017
  • Automatyzacja zmienia warunki gry w każdej gałęzi przemysłu. Co zrobić, by nie stracić pracy? Automatyzacja zmienia warunki gry w każdej gałęzi przemysłu. Co zrobić, by nie stracić pracy? 13.12.2017
  • Łódź kreuje innowacjeŁódź kreuje innowacje13.12.2017
  • Nowe biuro Savills - zajrzyj jak pracuje się na 30 piętrze Q22Nowe biuro Savills - zajrzyj jak pracuje się na 30 piętrze Q2213.12.2017
  • Jedna z najpopularniejszych na świecie modowych marek premium w Galerii MłocinyJedna z najpopularniejszych na świecie modowych marek premium w Galerii Młociny12.12.2017
Zobacz inne

Literatura

Zrozumieć BPMN. Modelowanie procesów biznesowych.
Zrozumieć BPMN. Modelowanie procesów biznesowych.Onepress
Zobacz inne

Blogi

  • Wiktora tydzień na 5 vol.6
    Wiktora tydzień na 5 vol.6Wiktor Doktór
  • Jak mądrze delegować zadania?
    Jak mądrze delegować zadania?Robert Zych
  • Wiktora tydzień na 5 vol.5
    Wiktora tydzień na 5 vol.5Wiktor Doktór
  • Wiktora tydzień na 5 vol.4
    Wiktora tydzień na 5 vol.4Wiktor Doktór
  • ISO 18295 – nowa norma dla contact centers
    ISO 18295 – nowa norma dla contact centersMaciej Buś
Zobacz inne
  • Maciej Buś
    Maciej BuśEkspert Customer Contact Center, Klientomaniak, Konsultant
  • Anna Sarnacka–Smith
    Anna Sarnacka–SmithDIAGNOZA KOMPETENCJI DISC D3, EFFECTIVENESS
  • Waldek Olbryk
    Waldek Olbryk
  • Piotr  Rutkowski
    Piotr Rutkowski Ekspert ds. outsourcingu
  • Rafał Jarosz
    Rafał JaroszEkspert branży Call Contact Center
Zobacz inne

Baza Firm

PKF BPO Consult Sp. z o. o. sp. k.
PKF BPO Consult Sp. z o. o. sp. k.
Zobacz inne