Ciesz się zaletami cyfrowej przemiany!

Data dodania: 05.10.2017

Sharp Electronics CEE wprowadził na rynek nową wersję Cloud Portal Office, nieskomplikowanego systemu zarządzania informacjami. Usługa,  która została stworzona specjalnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, pozwala na ekonomiczną cyfryzację procesów opartych na dokumentach papierowych oraz zapewnia automatyzację przetwarzania danych. Podobne narzędzia, pozwalające oszczędzać czas oraz zwiększające wydajność, były wcześniej dostępne jedynie dla dużych korporacji, wykorzystujących zaawansowane i drogie rozwiązania.

Cloud Portal Office pełni funkcję archiwum plików cyfrowych, do których dostęp można uzyskać w każdej chwili, oraz posiada szereg funkcji usprawniających procesy zarządzania dokumentami w małych i średnich firmach. Jedną z nich jest możliwość automatyzacji manualnych, powtarzalnych zadań za pomocą narzędzi z oferty Sharp Optimised Software.

-  Dzięki najnowszej wersji Cloud Portal Office małe i średnie przedsiębiorstwa będą mogły wreszcie skorzystać na procesie cyfrowej przemiany, skrócić czas, który pracownicy poświęcają rutynowym czynnościom administracyjnym, oraz zwiększyć swoją wydajność i konkurencyjność. Te firmy mają ogromny potencjał i mamy nadzieję pomoc im go wykorzystać. – wyjaśnia Rob Davis, Managed Content Services Business Manager, Sharp Europe.

Wiele administracyjnych zadań biurowych wciąż opiera się na dokumentach w wersji papierowej lub na systemach łączonych, w których ktoś musi wprowadzać informacje z papierowej kopii do systemu cyfrowego lub ręcznie segregować dokumenty. Takie procesy są czasochłonne i nużące oraz zwiększają ryzyko błędu. Nie sprzyjają również motywacji: w badaniu przeprowadzonym przez Sharp jedna trzecia (31%) pracowników biurowych w Europie negatywnie oceniła swoje miejsce pracy ze względu na zbyt duże obciążenie czasochłonnymi, „nudnymi” zadaniami.

Cloud Portal Office oraz Sharp Optimised Software pozwalają firmom automatycznie przechwycić dane podczas skanowania, odpowiednio oznaczyć dokument i przekierować go do konkretnych użytkowników lub grup dzięki zastosowaniu wcześniej określonych zasad. Usługa jest elastyczna i może być dopasowana do potrzeb każdej firmy.

Przykład z życia wzięty: cyfryzacja działu obsługi korespondencji

Dokumenty przychodzące są odbierane i skanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego Sharp. Najważniejsze informacje, takie jak nazwisko i adres nadawcy, nazwisko odbiorcy oraz data, są przechwytywane dzięki funkcji Optical Character Recognition (OCR). Następnie Cloud Portal Office umieszcza zeskanowany dokument w folderze odbiorcy, który otrzymuje mailowe powiadomienie z hiperłączem.

Gdy cyfrowy dokument znajdzie się w systemie, tworzony jest dziennik kontroli, który zapewnia lepsze zrozumienie przepływu informacji w firmie. Wszystkie opóźnienia czy przestoje można łatwo wykryć i wyeliminować.

Przykład z życia wzięty: zarządzanie fakturami

W zaawansowanych procesach, takich jak zarządzanie fakturami, stworzenie cyfrowej kopii dokumentu, gdy tylko wpłynie on do firmy, oznacza mniejsze opóźnienia w płatności, lepsze relacje z dostawcami oraz uniknięcie kar.

Faktury są skanowane przez urządzenie wielofunkcyjne Sharp, a zaawansowany moduł pozyskiwania danych pozwala systemowi na przechwycenie pozycji z faktury za pomocą funkcji OCR oraz powiązanie ich z istniejącymi zamówieniami. Następnie faktury są przechowywane w Cloud Portal Office, a osoba upoważniona do ich zatwierdzania otrzymuje powiadomienie mailowe. Po zatwierdzeniu dokumentu dane w systemie księgowym są uaktualniane, a faktura może zostać opłacona.

Więcej informacji na temat Sharp Cloud Portal Office można znaleźć na stronie www.sharp.pl


W badaniu wzięło udział 6045 pracowników biurowych z dziewięciu krajów europejskich (Francji, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Włoch, Szwecji, Polski, Holandii, Czech i Węgier)

Materiały powiązane

PolskaPoznań na weekend 9 - 11 marca
Poznań na weekend 9 - 11 marca
09.03.2018
NieruchomościNowi najemcy w Business Garden
Nowi najemcy w Business Garden
29.01.2018
InwestycjeTeleperformance Firmą Roku!
Teleperformance Firmą Roku!
31.01.2018
Poprzedni
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Następny
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu

Newsletter

Kalendarium

  • VIII Europejski Kongres Finansowy18.06.2018 Sopot
  • Warsztaty Corporate Differently19.06.2018 Gdańsk
  • The BSS Tour Katowice - Nowoczesne technologie w biznesie19.06.2018 Katowice
Zobacz inne

Rekrutacja

  • Konsultant/-ka ds. obsługi infolinii przychodzącejTeleperformance PolskaWarszawa
  • Business Development ManagerPro ProgressioWarszawa
  • Specjalista w dziale księgowości ze znajomością języków obcych (SSC/BPO)Antal Sp. z o.o.Łódź
  • Absolwenci z językami obcymiAdecco Poland Sp. z o.o.Kraków
  • adidas representative with GermanTeleperformance PolskaWarszawa
Zobacz inne
  • Antal Sp. z o.o.Rekrutacja, HR consulting, market research
  • Adecco Poland Sp. z o.o.Doradztwo personalne, usługi HR
  • Pro ProgressioOutsourcing - promocja, edukacja, networking
  • Teleperformance PolskaContact Center, Multilingual Customer Service, Customer Experience Management, Technical Support, Business Process Outsourcing
Zobacz inne

Eksperci

Edyta  Wiwatowska
Edyta WiwatowskaOd grudnia 2007 r. pełniła funkcję Koordynatora Zespołu Obsługi Inwestora i Przedsiębiorczości w strukturach Urzędu Miasta Bydgoszczy. W tej roli była odpowiedzialna za szeroko rozumianą promocję gospodarczą Miasta. W ramach prowadzonych projektów koordynowała prace związane z utworzeniem w Bydgoszczy podstrefy PSSE oraz z sukcesem prowadziła negocjacje z krajowymi i międzynarodowymi podmiotami, prowadzące do realizacji inwestycji sektora BPO na terenie Bydgoszczy.
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 37983
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Cykl inspiracyjny: tydzień 8 - Czy czas i energia pracowników są najważniejszymi zasobami? Jak realnie nimi zarządzać?Cykl inspiracyjny: tydzień 8 - Czy czas i energia pracowników są najważniejszymi zasobami? Jak realnie nimi zarządzać?18.06.2018
  • Każda interakcja ma znaczenie – wywiad z Mariuszem Odkałą, Tygrysem Biznesu 2017. Każda interakcja ma znaczenie – wywiad z Mariuszem Odkałą, Tygrysem Biznesu 2017. 18.06.2018
  • Gdynia - ludzie i miejsca - charakter miasta ma znaczenieGdynia - ludzie i miejsca - charakter miasta ma znaczenie18.06.2018
  • Podpisano akt erekcyjny i wmurowano kamień węgielny pod budowę Nowego Rynku w PoznaniuPodpisano akt erekcyjny i wmurowano kamień węgielny pod budowę Nowego Rynku w Poznaniu18.06.2018
  • Poznań dobrze wykorzystuje targi MIPIMPoznań dobrze wykorzystuje targi MIPIM15.06.2018
Zobacz inne

Literatura

Magia sprzedaży - Techniki i ćwiczenia
Magia sprzedaży - Techniki i ćwiczenia MT Biznes
Zobacz inne

Blogi

  • Masz smaka na Maka?
    Masz smaka na Maka?Karina Kreja
  • Bez kofeiny, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.33
    Bez kofeiny, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.33Wiktor Doktór
  • Słów kilka o start-up'ach
    Słów kilka o start-up'achDymitr Doktór
  • Rozmiękczanie Designu
    Rozmiękczanie DesignuKarina Kreja
  • Otchłań biznesu, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.32
    Otchłań biznesu, czyli Wiktora tydzień na 5 vol.32Wiktor Doktór
Zobacz inne
  • Wiktor Doktór
    Wiktor DoktórEkspert branży outsourcingowej
  • Karol Froń
    Karol Froń
  • Hubert Lipiński
    Hubert LipińskiTrener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Dymitr Doktór
    Dymitr DoktórEkspert w dziedzinie marketingu, wizjoner, pasjonat rozwiązań outsourcingowych oraz optymalizacji. Redaktor Naczelny magazynu Outsourcing&More.
  • Maciej Buś
    Maciej BuśEkspert Customer Contact Center, Klientomaniak, Konsultant
Zobacz inne

Baza Firm

ODO 24 sp. z o.o.
ODO 24 sp. z o.o.
Zobacz inne