Ciesz się zaletami cyfrowej przemiany!

Data dodania: 05.10.2017

Sharp Electronics CEE wprowadził na rynek nową wersję Cloud Portal Office, nieskomplikowanego systemu zarządzania informacjami. Usługa,  która została stworzona specjalnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, pozwala na ekonomiczną cyfryzację procesów opartych na dokumentach papierowych oraz zapewnia automatyzację przetwarzania danych. Podobne narzędzia, pozwalające oszczędzać czas oraz zwiększające wydajność, były wcześniej dostępne jedynie dla dużych korporacji, wykorzystujących zaawansowane i drogie rozwiązania.

Cloud Portal Office pełni funkcję archiwum plików cyfrowych, do których dostęp można uzyskać w każdej chwili, oraz posiada szereg funkcji usprawniających procesy zarządzania dokumentami w małych i średnich firmach. Jedną z nich jest możliwość automatyzacji manualnych, powtarzalnych zadań za pomocą narzędzi z oferty Sharp Optimised Software.

-  Dzięki najnowszej wersji Cloud Portal Office małe i średnie przedsiębiorstwa będą mogły wreszcie skorzystać na procesie cyfrowej przemiany, skrócić czas, który pracownicy poświęcają rutynowym czynnościom administracyjnym, oraz zwiększyć swoją wydajność i konkurencyjność. Te firmy mają ogromny potencjał i mamy nadzieję pomoc im go wykorzystać. – wyjaśnia Rob Davis, Managed Content Services Business Manager, Sharp Europe.

Wiele administracyjnych zadań biurowych wciąż opiera się na dokumentach w wersji papierowej lub na systemach łączonych, w których ktoś musi wprowadzać informacje z papierowej kopii do systemu cyfrowego lub ręcznie segregować dokumenty. Takie procesy są czasochłonne i nużące oraz zwiększają ryzyko błędu. Nie sprzyjają również motywacji: w badaniu przeprowadzonym przez Sharp jedna trzecia (31%) pracowników biurowych w Europie negatywnie oceniła swoje miejsce pracy ze względu na zbyt duże obciążenie czasochłonnymi, „nudnymi” zadaniami.

Cloud Portal Office oraz Sharp Optimised Software pozwalają firmom automatycznie przechwycić dane podczas skanowania, odpowiednio oznaczyć dokument i przekierować go do konkretnych użytkowników lub grup dzięki zastosowaniu wcześniej określonych zasad. Usługa jest elastyczna i może być dopasowana do potrzeb każdej firmy.

Przykład z życia wzięty: cyfryzacja działu obsługi korespondencji

Dokumenty przychodzące są odbierane i skanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego Sharp. Najważniejsze informacje, takie jak nazwisko i adres nadawcy, nazwisko odbiorcy oraz data, są przechwytywane dzięki funkcji Optical Character Recognition (OCR). Następnie Cloud Portal Office umieszcza zeskanowany dokument w folderze odbiorcy, który otrzymuje mailowe powiadomienie z hiperłączem.

Gdy cyfrowy dokument znajdzie się w systemie, tworzony jest dziennik kontroli, który zapewnia lepsze zrozumienie przepływu informacji w firmie. Wszystkie opóźnienia czy przestoje można łatwo wykryć i wyeliminować.

Przykład z życia wzięty: zarządzanie fakturami

W zaawansowanych procesach, takich jak zarządzanie fakturami, stworzenie cyfrowej kopii dokumentu, gdy tylko wpłynie on do firmy, oznacza mniejsze opóźnienia w płatności, lepsze relacje z dostawcami oraz uniknięcie kar.

Faktury są skanowane przez urządzenie wielofunkcyjne Sharp, a zaawansowany moduł pozyskiwania danych pozwala systemowi na przechwycenie pozycji z faktury za pomocą funkcji OCR oraz powiązanie ich z istniejącymi zamówieniami. Następnie faktury są przechowywane w Cloud Portal Office, a osoba upoważniona do ich zatwierdzania otrzymuje powiadomienie mailowe. Po zatwierdzeniu dokumentu dane w systemie księgowym są uaktualniane, a faktura może zostać opłacona.

Więcej informacji na temat Sharp Cloud Portal Office można znaleźć na stronie www.sharp.pl


W badaniu wzięło udział 6045 pracowników biurowych z dziewięciu krajów europejskich (Francji, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Włoch, Szwecji, Polski, Holandii, Czech i Węgier)

Komentarze

Materiały powiązane

EdukacjaJakich osób poszukuje branża SSC/BPO?
Jakich osób poszukuje branża SSC/BPO?
19.09.2017
Edukacja"Uratuj kosmonautę" - wdrożenie nowych kompetencji firmowych (case study)
"Uratuj kosmonautę" - wdrożenie nowych kompetencji firmowych (case study)
01.08.2017
EdukacjaMenadżer idealny - przywództwo 360°
Menadżer idealny - przywództwo 360°
28.09.2017
Poprzedni
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Następny
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu

Newsletter

Kalendarium

  • Zmiany w zatrudnieniu pracowników tymczasowych a biznesowa rzeczywistość20.10.2017 Warszawa
  • VIII Pilskie Subregionalne Targi Pracy i Kariery20.10.2017 Piła
  • GET.NET 201728.10.2017 Gdańsk
Zobacz inne

Rekrutacja

  • Specjalista ds. wdrożeńDrukfirmowy Sp. Z o.o.Warszawa
  • Grafik/Operator DTPDrukfirmowy Sp. Z o.o.Warszawa
  • Specjalista HelpDesk/ServiceDeskESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
  • Specjalista ds. Zarządzania JakościąESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
  • Administrator Bezpieczeństwa InformacjiESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
Zobacz inne
  • ESKOM IT Sp. z o.o.IT Outsourcing & Solutions
  • Drukfirmowy Sp. Z o.o.Usługi poligraficzne, optymalizacja zamówień druku w przedsiębiorstwach
Zobacz inne

Eksperci

Rafał  Grzeszczyk
Rafał GrzeszczykSpecjalista w zakresie prowadzenia procesu inwestycyjnego oraz pomocy publicznej. Od kilku lat zaangażowany w rozwój branży BPO/SSC w Radomiu.
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 34761
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • MDD na Warsaw Home 2017!MDD na Warsaw Home 2017!20.10.2017
  • COLLECTION S - zwycięzcą German Design Award 2018COLLECTION S - zwycięzcą German Design Award 201820.10.2017
  • Dzinga partnerem konferencji o rewolucji w zarządzaniu sprzedażą!Dzinga partnerem konferencji o rewolucji w zarządzaniu sprzedażą!20.10.2017
  • Wrocław. Dynamiczny rozwój biznesu w stolicy Dolnego Śląska.Wrocław. Dynamiczny rozwój biznesu w stolicy Dolnego Śląska.20.10.2017
  • Promocje w Cushman & WakefieldPromocje w Cushman & Wakefield20.10.2017
Zobacz inne

Literatura

Technologia w e-commerce. Teoria i praktyka. Poradnik menedżera
Technologia w e-commerce. Teoria i praktyka. Poradnik menedżeraOnepress
Zobacz inne

Blogi

  • Coaching on the job - jak efektywnie szkolić opiekunów klienta?
    Coaching on the job - jak efektywnie szkolić opiekunów klienta?Robert Zych
  • Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych? Teoria wszystkiego - cz. 3
    Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych? Teoria wszystkiego - cz. 3Krzysztof Herdzik
  • Teoria wszystkiego cz.2. Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych?
    Teoria wszystkiego cz.2. Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych?Krzysztof Herdzik
  • Teoria wszystkiego cz.1. Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych?
    Teoria wszystkiego cz.1. Dokąd prowadzą nas zmiany społeczne, kulturowe, rozwój technologii i zrozumienie nas samych?Krzysztof Herdzik
  • ABC komunikacji internetowej Call Center w Polsce
    ABC komunikacji internetowej Call Center w PolsceWiktor Doktór
Zobacz inne
  • Hubert Lipiński
    Hubert LipińskiTrener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Karol Froń
    Karol Froń
  • Daniel Bąk
    Daniel BąkEkspert w dziedzinie BPM, ECM, Back Office Outsourcing, Zarządzanie dokumentami
  • Rafał Jarosz
    Rafał JaroszEkspert branży Call Contact Center
  • Waldek Olbryk
    Waldek Olbryk
Zobacz inne

Baza Firm

Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Zobacz inne