Ciesz się zaletami cyfrowej przemiany!

Data dodania: 05.10.2017

Sharp Electronics CEE wprowadził na rynek nową wersję Cloud Portal Office, nieskomplikowanego systemu zarządzania informacjami. Usługa,  która została stworzona specjalnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, pozwala na ekonomiczną cyfryzację procesów opartych na dokumentach papierowych oraz zapewnia automatyzację przetwarzania danych. Podobne narzędzia, pozwalające oszczędzać czas oraz zwiększające wydajność, były wcześniej dostępne jedynie dla dużych korporacji, wykorzystujących zaawansowane i drogie rozwiązania.

Cloud Portal Office pełni funkcję archiwum plików cyfrowych, do których dostęp można uzyskać w każdej chwili, oraz posiada szereg funkcji usprawniających procesy zarządzania dokumentami w małych i średnich firmach. Jedną z nich jest możliwość automatyzacji manualnych, powtarzalnych zadań za pomocą narzędzi z oferty Sharp Optimised Software.

-  Dzięki najnowszej wersji Cloud Portal Office małe i średnie przedsiębiorstwa będą mogły wreszcie skorzystać na procesie cyfrowej przemiany, skrócić czas, który pracownicy poświęcają rutynowym czynnościom administracyjnym, oraz zwiększyć swoją wydajność i konkurencyjność. Te firmy mają ogromny potencjał i mamy nadzieję pomoc im go wykorzystać. – wyjaśnia Rob Davis, Managed Content Services Business Manager, Sharp Europe.

Wiele administracyjnych zadań biurowych wciąż opiera się na dokumentach w wersji papierowej lub na systemach łączonych, w których ktoś musi wprowadzać informacje z papierowej kopii do systemu cyfrowego lub ręcznie segregować dokumenty. Takie procesy są czasochłonne i nużące oraz zwiększają ryzyko błędu. Nie sprzyjają również motywacji: w badaniu przeprowadzonym przez Sharp jedna trzecia (31%) pracowników biurowych w Europie negatywnie oceniła swoje miejsce pracy ze względu na zbyt duże obciążenie czasochłonnymi, „nudnymi” zadaniami.

Cloud Portal Office oraz Sharp Optimised Software pozwalają firmom automatycznie przechwycić dane podczas skanowania, odpowiednio oznaczyć dokument i przekierować go do konkretnych użytkowników lub grup dzięki zastosowaniu wcześniej określonych zasad. Usługa jest elastyczna i może być dopasowana do potrzeb każdej firmy.

Przykład z życia wzięty: cyfryzacja działu obsługi korespondencji

Dokumenty przychodzące są odbierane i skanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego Sharp. Najważniejsze informacje, takie jak nazwisko i adres nadawcy, nazwisko odbiorcy oraz data, są przechwytywane dzięki funkcji Optical Character Recognition (OCR). Następnie Cloud Portal Office umieszcza zeskanowany dokument w folderze odbiorcy, który otrzymuje mailowe powiadomienie z hiperłączem.

Gdy cyfrowy dokument znajdzie się w systemie, tworzony jest dziennik kontroli, który zapewnia lepsze zrozumienie przepływu informacji w firmie. Wszystkie opóźnienia czy przestoje można łatwo wykryć i wyeliminować.

Przykład z życia wzięty: zarządzanie fakturami

W zaawansowanych procesach, takich jak zarządzanie fakturami, stworzenie cyfrowej kopii dokumentu, gdy tylko wpłynie on do firmy, oznacza mniejsze opóźnienia w płatności, lepsze relacje z dostawcami oraz uniknięcie kar.

Faktury są skanowane przez urządzenie wielofunkcyjne Sharp, a zaawansowany moduł pozyskiwania danych pozwala systemowi na przechwycenie pozycji z faktury za pomocą funkcji OCR oraz powiązanie ich z istniejącymi zamówieniami. Następnie faktury są przechowywane w Cloud Portal Office, a osoba upoważniona do ich zatwierdzania otrzymuje powiadomienie mailowe. Po zatwierdzeniu dokumentu dane w systemie księgowym są uaktualniane, a faktura może zostać opłacona.

Więcej informacji na temat Sharp Cloud Portal Office można znaleźć na stronie www.sharp.pl


W badaniu wzięło udział 6045 pracowników biurowych z dziewięciu krajów europejskich (Francji, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Włoch, Szwecji, Polski, Holandii, Czech i Węgier)

Komentarze

Materiały powiązane

RaportyPrzewodnik dla firm z sektora nowoczesnych usług dla biznesu
Przewodnik dla firm z sektora nowoczesnych usług dla biznesu
20.12.2017
NieruchomościBusiness Garden Poznań zyskał kolejnego najemcę
Business Garden Poznań zyskał kolejnego najemcę
08.11.2017
EdukacjaCo robić, by Millenialsi chcieli popracować z nami dłużej niż dwa lata?
Co robić, by Millenialsi chcieli popracować z nami dłużej niż dwa lata?
24.01.2018
Poprzedni
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Następny
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu

Newsletter

Kalendarium

  • WORKFLOW TRENDS28.02.2018 Warszawa
  • Rola działów kadrowo-płacowych w Polsce i w Europie: wyzwania, problemy i prognozy28.02.2018 Warszawa
  • IV edycja Torus Triathlon In Da House01.03.2018 Gdańsk
Zobacz inne

Rekrutacja

  • Absolwenci z językiem niemieckimAntal Sp. z o.o.Katowice
  • Rekruter IT 360⁰ESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
  • Inżynier systemowy (wirtualizacja)ESKOM IT Sp. z o.o.Warszawa
  • GL ManagerAntal Sp. z o.o.Kraków
  • Accountant with German / Swedish in SSC/BPOAntal Sp. z o.o.Gdańsk
Zobacz inne
  • ESKOM IT Sp. z o.o.IT Outsourcing & Solutions
  • Adecco Poland Sp. z o.o.Doradztwo personalne, usługi HR
  • Antal Sp. z o.o.Rekrutacja, HR consulting, market research
Zobacz inne

Eksperci

Henryk Dąbrowski
Henryk DąbrowskiOd 1996 roku jest odpowiedzialny za operatywne zarządzanie pozarządową organizacją samorządu gospodarczego firm branży zabezpieczeń technicznych. Wspiera aktywność ekspercką w kształtowaniu regulacji prawnych i normatywnych w obszarach specjalizacji PISA oraz w określaniu standardów usług zabezpieczenia technicznego.
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 36993
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Nowe oblicze warszawskiego centrum biznesu Nowe oblicze warszawskiego centrum biznesu 23.02.2018
  • Kielce na weekend 23- 25 lutegoKielce na weekend 23- 25 lutego23.02.2018
  • Poznań na weekend 23 - 25 lutegoPoznań na weekend 23 - 25 lutego23.02.2018
  • DYNAMICZNY ROZWÓJ POLSKI CENTRALNEJ W OCZEKIWANIU NA NARODZINY NOWYCH RYNKÓW MAGAZYNOWYCHDYNAMICZNY ROZWÓJ POLSKI CENTRALNEJ W OCZEKIWANIU NA NARODZINY NOWYCH RYNKÓW MAGAZYNOWYCH23.02.2018
  • Michał Opioła awansował w strukturach Michael Page na stanowisko dyrektoraMichał Opioła awansował w strukturach Michael Page na stanowisko dyrektora23.02.2018
Zobacz inne

Literatura

Mentalność założyciela jako podstawa sukcesu firmy
Mentalność założyciela jako podstawa sukcesu firmyMT Biznes
Zobacz inne

Blogi

  • Wiktora tydzień na 5 vol.17
    Wiktora tydzień na 5 vol.17Wiktor Doktór
  • Wellness:  zaczynijmy od nadgodzin
    Wellness: zaczynijmy od nadgodzinKarina Kreja
  • Wiktora tydzień na 5 vol.16
    Wiktora tydzień na 5 vol.16Wiktor Doktór
  • Szczęśliwego Nowego Roku Psa!
    Szczęśliwego Nowego Roku Psa!Karina Kreja
  • Open Space rules
    Open Space rulesKarina Kreja
Zobacz inne
  • Wiktor Doktór
    Wiktor DoktórEkspert branży outsourcingowej
  • Marzena Sawicka
    Marzena SawickaEkspert i autorka programów szkoleniowych. Aktywnie uczestniczy w kształtowaniu środowiska branży szkoleniowo – doradczej w Polsce.
  • Hubert Lipiński
    Hubert LipińskiTrener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Maciej Buś
    Maciej BuśEkspert Customer Contact Center, Klientomaniak, Konsultant
  • Dymitr Doktór
    Dymitr DoktórEkspert w dziedzinie marketingu, wizjoner, pasjonat rozwiązań outsourcingowych oraz optymalizacji. Redaktor Naczelny magazynu Outsourcing&More.
Zobacz inne

Baza Firm

Algotech
Algotech
Zobacz inne