Ciesz się zaletami cyfrowej przemiany!

Data dodania: 05.10.2017

Sharp Electronics CEE wprowadził na rynek nową wersję Cloud Portal Office, nieskomplikowanego systemu zarządzania informacjami. Usługa,  która została stworzona specjalnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, pozwala na ekonomiczną cyfryzację procesów opartych na dokumentach papierowych oraz zapewnia automatyzację przetwarzania danych. Podobne narzędzia, pozwalające oszczędzać czas oraz zwiększające wydajność, były wcześniej dostępne jedynie dla dużych korporacji, wykorzystujących zaawansowane i drogie rozwiązania.

Cloud Portal Office pełni funkcję archiwum plików cyfrowych, do których dostęp można uzyskać w każdej chwili, oraz posiada szereg funkcji usprawniających procesy zarządzania dokumentami w małych i średnich firmach. Jedną z nich jest możliwość automatyzacji manualnych, powtarzalnych zadań za pomocą narzędzi z oferty Sharp Optimised Software.

-  Dzięki najnowszej wersji Cloud Portal Office małe i średnie przedsiębiorstwa będą mogły wreszcie skorzystać na procesie cyfrowej przemiany, skrócić czas, który pracownicy poświęcają rutynowym czynnościom administracyjnym, oraz zwiększyć swoją wydajność i konkurencyjność. Te firmy mają ogromny potencjał i mamy nadzieję pomoc im go wykorzystać. – wyjaśnia Rob Davis, Managed Content Services Business Manager, Sharp Europe.

Wiele administracyjnych zadań biurowych wciąż opiera się na dokumentach w wersji papierowej lub na systemach łączonych, w których ktoś musi wprowadzać informacje z papierowej kopii do systemu cyfrowego lub ręcznie segregować dokumenty. Takie procesy są czasochłonne i nużące oraz zwiększają ryzyko błędu. Nie sprzyjają również motywacji: w badaniu przeprowadzonym przez Sharp jedna trzecia (31%) pracowników biurowych w Europie negatywnie oceniła swoje miejsce pracy ze względu na zbyt duże obciążenie czasochłonnymi, „nudnymi” zadaniami.

Cloud Portal Office oraz Sharp Optimised Software pozwalają firmom automatycznie przechwycić dane podczas skanowania, odpowiednio oznaczyć dokument i przekierować go do konkretnych użytkowników lub grup dzięki zastosowaniu wcześniej określonych zasad. Usługa jest elastyczna i może być dopasowana do potrzeb każdej firmy.

Przykład z życia wzięty: cyfryzacja działu obsługi korespondencji

Dokumenty przychodzące są odbierane i skanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego Sharp. Najważniejsze informacje, takie jak nazwisko i adres nadawcy, nazwisko odbiorcy oraz data, są przechwytywane dzięki funkcji Optical Character Recognition (OCR). Następnie Cloud Portal Office umieszcza zeskanowany dokument w folderze odbiorcy, który otrzymuje mailowe powiadomienie z hiperłączem.

Gdy cyfrowy dokument znajdzie się w systemie, tworzony jest dziennik kontroli, który zapewnia lepsze zrozumienie przepływu informacji w firmie. Wszystkie opóźnienia czy przestoje można łatwo wykryć i wyeliminować.

Przykład z życia wzięty: zarządzanie fakturami

W zaawansowanych procesach, takich jak zarządzanie fakturami, stworzenie cyfrowej kopii dokumentu, gdy tylko wpłynie on do firmy, oznacza mniejsze opóźnienia w płatności, lepsze relacje z dostawcami oraz uniknięcie kar.

Faktury są skanowane przez urządzenie wielofunkcyjne Sharp, a zaawansowany moduł pozyskiwania danych pozwala systemowi na przechwycenie pozycji z faktury za pomocą funkcji OCR oraz powiązanie ich z istniejącymi zamówieniami. Następnie faktury są przechowywane w Cloud Portal Office, a osoba upoważniona do ich zatwierdzania otrzymuje powiadomienie mailowe. Po zatwierdzeniu dokumentu dane w systemie księgowym są uaktualniane, a faktura może zostać opłacona.

Więcej informacji na temat Sharp Cloud Portal Office można znaleźć na stronie www.sharp.pl


W badaniu wzięło udział 6045 pracowników biurowych z dziewięciu krajów europejskich (Francji, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Włoch, Szwecji, Polski, Holandii, Czech i Węgier)

Materiały powiązane

EdukacjaKolor mówi. Fioletowy: prestiż i relaks
Kolor mówi. Fioletowy: prestiż i relaks
19.06.2018
EdukacjaKolor mówi. Zielony - nie tylko eko
Kolor mówi. Zielony - nie tylko eko
03.07.2018
NieruchomościIdealna recepcja według ekspertów Kinnarps Polska
Idealna recepcja według ekspertów Kinnarps Polska
31.05.2018
Poprzedni
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Nowy Dyrektor w Dziale Rynków Kapitałowych w CBRE
Następny
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu
Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie w Poznaniu

Newsletter

Kalendarium

  • Międzynarodowy Kongres Biogospodarki Łódź 201824.09.2018 Łódź
  • IT w Służbie Zdrowia GigaCon - Warszawa25.09.2018 Warszawa
  • How to prepare organization for automation? 25.09.2018
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Project Leader / Process ConsultantAdaptive Group Sp. z o.o.Łódź
  • Project ManagerAdaptive Group Sp. z o.o.
Zobacz inne
  • Adaptive Group Sp. z o.o.Shared Services Centers, Business Process Outosurcing, Nearshoring and Offshoring Support, Transformation Programs, Business Architecture, Process Design,Organisation Optimization & Improvements
Zobacz inne

Eksperci

Jacek Świeca
Jacek Świeca
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 38826
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • „Cyfrowe biuro - droga do cyfrowej firmy”„Cyfrowe biuro - droga do cyfrowej firmy”21.09.2018
  • GPO: KAŻDY PROCES MA DWA KOŃCEGPO: KAŻDY PROCES MA DWA KOŃCE21.09.2018
  • Bydgoszcz na weekend 21 - 23 wrześniaBydgoszcz na weekend 21 - 23 września21.09.2018
  • Łódź na weekend 21 - 23 wrześniaŁódź na weekend 21 - 23 września21.09.2018
  • Poznań na weekend 21 - 23 wrześniaPoznań na weekend 21 - 23 września21.09.2018
Zobacz inne

Literatura

PSYCHOLOGIA SPRZEDAŻY - DROGA DO SPRAWCZOŚCI, NIEZALEŻNOŚCI I PIENIĘDZY
PSYCHOLOGIA SPRZEDAŻY - DROGA DO SPRAWCZOŚCI, NIEZALEŻNOŚCI I PIENIĘDZYOnepress
Zobacz inne

Blogi

  • Workplejsowe  ROI
    Workplejsowe ROIKarina Kreja
  • Sześć zasad osobistej efektywności w sprzedaży
    Sześć zasad osobistej efektywności w sprzedażyRobert Zych
  • Wellness: Twój idealny dzień pracy
    Wellness: Twój idealny dzień pracyKarina Kreja
  • Weekendowy KINT, czyli Krótko I Na Temat po raz 21
    Weekendowy KINT, czyli Krótko I Na Temat po raz 21Wiktor Doktór
  • Znaczeniowe pomyłki środowiskowe
    Znaczeniowe pomyłki środowiskoweKarina Kreja
Zobacz inne
  • Krzysztof Herdzik
    Krzysztof Herdzik
  • Karina Kreja
    Karina KrejaEkspert Strategii Środowiska Pracy, Architekt, Rzeczoznawca Majątkowy.
  • Katarzyna Swatowska
    Katarzyna SwatowskaEkspert w działaniach Public Relations dla Call Contact Center oraz branży nowych technologii
  • Waldek Olbryk
    Waldek Olbryk
  • Wiktor Doktór
    Wiktor DoktórEkspert branży outsourcingowej
Zobacz inne

Baza Firm

Mikomax Smart Office
Mikomax Smart Office
Zobacz inne