Dostaniesz to, na co się umówiłeś

Data dodania: 15.04.2019

Najemcy powierzchni komercyjnych mają teraz od kilku do kilkunastu tygodni na weryfikację wysokości i prawidłowości naliczeń opłat eksploatacyjnych za 2018 rok.

Zasadą jest comiesięczna płatność opłat eksploatacyjnych przez najemców w formie zaliczek i rozliczanie po upływie roku kalendarzowego. Najemcy powinni otrzymać już rozliczenia za zakończony rok 2018. Zarządcy zwykle dostarczają je do końca pierwszego kwartału roku następującego po rozliczeniowym. Teraz jest czas – od dwóch tygodni do nawet trzech miesięcy, zależnie od zapisów w umowie najmu – na zgłoszenie chęci weryfikacji kosztów wchodzących do pakietu usług wynajmującego, za które najemcy wnoszą opłaty eksploatacyjne. Po tym okresie zarządcy mogą nie udostępnić faktur, rachunków i umów z podwykonawcami.

Dostaniesz to, na co się umówiłeś

Na obciążenia najemcy wynikające z umowy najmu w biurowcu składają się czynsz, opłaty eksploatacyjne i refaktury mediów.

Podpisując kontrakt, najemcy zwykle skupiają się na tym pierwszym punkcie. Koszty eksploatacyjne traktują trochę po macoszemu, pytając głównie o wysokość zaliczki – mówi Artur Sutor, partner i dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska. – Tymczasem dla najemcy jest to poważne obciążenie finansowe, stanowiące średnio 20 – 25 proc. czynszu bazowego. Co więcej, niedokładne, niejasne zapisy w umowie otwierają drogę do pewnych nadużyć, a interpretacja zapisów jest często niekorzystna dla najemcy. Dlatego, chcąc uniknąć wysokich rachunków w przyszłości, już na etapie podpisywania umowy trzeba zadbać o jasne zapisy, precyzujące: za co dokładnie zapłaci najemca i w jaki sposób będzie to rozliczane – wyjaśnia specjalista.

Precyzyjne zapisy chronią najemców

Jak w takim razie się zabezpieczyć i o co zadbać negocjując kontrakt?

Pierwszą i podstawową kwestią jest dokładne określenie, ile procent powierzchni w budynku zajmuje najemca. Taka informacja powinna być bardzo klarownie zapisana w umowie najmu, a wynajmujący powinien przedstawić jasny algorytm wyliczenia udziału powierzchni najemcy oraz udziału powierzchni wspólnych budynku (add-on factor). W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że najemca zapłaci więcej za swoją powierzchnię niż powinien, np. poniesie koszt utrzymania pomieszczeń technicznych – mówi Łukasz Dreger, Senior Associate w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska. – Kolejną ważną sprawą jest wpisanie do kontraktu zamkniętego katalogu pozycji zaliczanych do kosztów wspólnych rozliczanych z opłaty eksploatacyjnej, pamiętając na przykład, że najemcy nie powinni płacić za inwestycje w budynek, a jedynie za jego utrzymanie i bieżącą eksploatację – dodaje.

Doradcy z Cresa Polska przypominają, że całkowitą strukturę kosztów eksploatacyjnych można podzielić na dziewięć podstawowych grup: podatek od nieruchomości, użytkowanie wieczyste, ubezpieczenia, zarządzanie nieruchomością, obsługa techniczna, sprzątanie powierzchni wspólnych, ochrona i recepcja, pozostałe serwisy i usługi. Najwięcej, bo aż do 37 procent w kosztach mają media, dlatego, według Łukasza Dregera, najbardziej sprawiedliwym systemem jest olicznikowanie energii elektrycznej, wody i ciepła i refakturowanie ich na najemcę w interwale miesięcznym. W przyszłym rozliczeniu za rok 2019 ta pozycja, ze względu na uwolnienie rynku energii elektrycznej i kontraktowanie jej wg notowań na giełdzie, może osiągnąć najwyższy dotychczas udział nawet ponad 40 procent całości dodatkowych kosztów.

Po pierwszym kwartale

Jeśli najemca, korzystając z pomocy doświadczonych doradców, już na etapie kontraktu zadbał o wszystkie niezbędne zapisy, teraz ma ułatwione zadanie.

Najważniejsze jest, żeby rozliczenie zostało dostarczone w czytelnej i transparentnej formie. Najlepiej w co najmniej dwóch tabelach – pierwsza zestawiająca koszty wspólne całego obiektu oraz druga pokazująca zestawienie według udziału najemcy w budynku – mówi Łukasz Dreger. – Niestety, praktyki są różne i bardzo często najemcy mają problem z nieczytelnym rozliczeniem albo niejasnymi algorytmami użytymi do obliczeń.

Jeśli najemca zdecyduje się, że „sprawdza”, będzie miał na to zwykle od dwóch tygodni do trzech miesięcy – ten okres reguluje umowa najmu. Do weryfikacji kosztów będzie potrzebował wszystkich faktur źródłowych od dostawców mediów oraz podwykonawców, umów serwisowych, deklaracji na podatek od nieruchomości oraz deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami, a także ostatniego zawiadomienia o wysokości opłaty z tytułu użytkowania wieczystego (jeśli nie ma własności gruntu).

Rozliczanie kosztów eksploatacyjnych to bardzo złożony temat. Gdy najemca podejrzewa, że nie zostało zrobione zgodnie z najlepszą praktyką, powinien poinformować zarządcę, że chce zweryfikować prawidłowość rozliczenia. Może to zrobić samodzielnie, jednak nie mając doświadczenia w tym biznesie, może być to spore wyzwanie, poza tym rozwiązywanie sporów w relacji dostawca-klient bywa problematyczne, mając na uwadze, iż strony umowy najmu muszą kooperować przez wiele lat na różnych płaszczyznach. Dlatego też warto rozważyć zaangażowanie specjalistów z rynku nieruchomości, aby dokonali kompleksowego audytu kosztów, gdyż posiadają oni stosowną wiedzę i doświadczenie, jak i mogą zastąpić najemcę w dyskusjach z wynajmującym lub zarządcą budynku, co wskazane jest zwłaszcza w bardziej skomplikowanych przypadkach – podsumowuje Łukasz Dreger.

Materiały powiązane

NieruchomościTytuł Działu Biurowego Roku w Polsce dla Colliers International
Tytuł Działu Biurowego Roku w Polsce dla Colliers International
07.12.2018
BiznesWyniki trzeciej edycji Urban Quest
Wyniki trzeciej edycji Urban Quest
22.02.2019
InwestycjeWywiadownie gospodarcze
Wywiadownie gospodarcze
15.03.2019
Poprzedni
Sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa
Sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa
Następny
Jak pracownicy dojeżdżają do biurowców
Jak pracownicy dojeżdżają do biurowców

Newsletter

Kalendarium

  • 19th Annual Shared Services and Outsourcing Week Europe 201913.05.2019 Lizbona
  • The Content IQ Summit London23.05.2019 Londyn
  • IX Europejski Kongres Finansowy 03.06.2019 Sopot
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • HR Specialist with Norwegian, Dutch, Swedish, DanishAntal Sp. z o.o.Kraków
  • Buyer with GermanAntal Sp. z o.o.Gdańsk
  • Analityk z językiem hiszpańskimAntal Sp. z o.o.Kraków
  • GL Team LeaderAntal Sp. z o.o.Szczecin
Zobacz inne
  • Antal Sp. z o.o.Rekrutacja, HR consulting, market research
Zobacz inne

Eksperci

Jacek  Fijałkowski
Jacek FijałkowskiDoświadczony menedżer finansowy posiadający ponad 20 letnie doświadczenie w obszarze finansów.
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 42911
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Obecny rok ma być dla stolicy Wielkopolski rekordowy Obecny rok ma być dla stolicy Wielkopolski rekordowy 18.04.2019
  • Lepsza praca w cieniu matemtykiLepsza praca w cieniu matemtyki18.04.2019
  • Wiosna w biurzeWiosna w biurze18.04.2019
  • Deweloperzy weryfikują swoje strategie rozwojuDeweloperzy weryfikują swoje strategie rozwoju18.04.2019
  • Cushman & Wakefield reprezentowała Displate w transakcji najmu powierzchni magazynowo-biurowejCushman & Wakefield reprezentowała Displate w transakcji najmu powierzchni magazynowo-biurowej18.04.2019
Zobacz inne

Literatura

ROZMOWA KWALIFIKACYJNA. O CZYM NIE WIEDZĄ KANDYDACI DO PRACY, CZYLI SEKRETY REKRUTUJĄCYCH. WYDANIE III
ROZMOWA KWALIFIKACYJNA. O CZYM NIE WIEDZĄ KANDYDACI DO PRACY, CZYLI SEKRETY REKRUTUJĄCYCH. WYDANIE IIIOnepress
Zobacz inne

Blogi

  • Wellness: Dzieci w biurze
    Wellness: Dzieci w biurzeKarina Kreja
  • Jak prowadzić aktywną sprzedaż wykorzystując wiedzę o potrzebach klienta?
    Jak prowadzić aktywną sprzedaż wykorzystując wiedzę o potrzebach klienta?Robert Zych
  • Co robimy w nie-pracy?
    Co robimy w nie-pracy?Karina Kreja
  • "Biurowe aaS'y"
    "Biurowe aaS'y"Karina Kreja
  • Ile kosztuje nas praca?
    Ile kosztuje nas praca?Karina Kreja
Zobacz inne
  • Robert Zych
    Robert ZychWspółwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH.
  • Dymitr Doktór
    Dymitr DoktórEkspert w dziedzinie marketingu, wizjoner, pasjonat rozwiązań outsourcingowych oraz optymalizacji. Redaktor Naczelny magazynu Outsourcing&More.
  • Anna Sarnacka–Smith
    Anna Sarnacka–SmithDIAGNOZA KOMPETENCJI DISC D3, EFFECTIVENESS
  • Maciej Buś
    Maciej BuśEkspert Customer Contact Center, Klientomaniak, Konsultant
  • Wiktor Doktór
    Wiktor DoktórEkspert branży outsourcingowej
Zobacz inne

Baza Firm

Fabryka Mebli Biurowych MDD
Fabryka Mebli Biurowych MDD
Zobacz inne