Wizja i jej wpływ na skuteczną komunikację

W ostatnich latach zarówno wiele korporacji jak i średnich, a nawet małych firm musiało nauczyć się pracować na nowo. Praca zdalna na stałe zawitała do naszego życia i nie mówimy tutaj tylko o pojawieniu się w biurze oddalonym o kilka czy kilkadziesiąt kilometrów. Mówimy o sytuacji, gdzie gros pracowników pracuje zdalnie bezpośrednio dla pracodawców za oceanem. Najlepszym tego przykładem jest branża IT która była i jest prekursorem cyfrowych zmian. Pomimo tego wciąż borykamy się z wieloma problemami jak niedostosowania produktu do końcowych oczekiwań, braku wiedzy o zmianach, problemach kadrowych, konfliktach zespołowych czy nawet odejściem od pracodawcy z dnia na dzień. Dlaczego tak się dzieje i jak w prosty sposób temu zaradzić?

Wydawać by się mogło, że każdy wie jak kluczowa jest komunikacja. Niestety sama wiedza nie wystarcza i często okazuje się, że często przedobrzamy co przynosi skutek odwrotny do oczekiwanego. Mam wrażenie, że zbyt często stosujemy zasadę ‘overcommunication’ czyli przekazywania zbyt dużej ilości informacji myśląc, że to samo rozwiąże nasze problemy. Niestety, bardzo często przynosi to skutek odwrotny, a informacje, które krążą w przedsiębiorstwie i zespole są po prostu ignorowane. Dlaczego? Ponieważ najzwyczajniej w świecie jest ich za dużo a ważne rzeczy giną po prostu w informacyjnym szumie na czacie czy w odpowiedzi do wszystkich.  

Aby to naprawić należy zacząć od jednej istotnej rzeczy. Każda organizacja, bez względu na skalę i złożoność, powinna skupić się przede wszystkim na skutecznym przekazie swojej wizji. 

Wizja to coś kluczowego coś co powinno wychodzić od zarządu i być skalowalna na każdym poziomie organizacji. Nie mówimy tylko o górnolotnych hasłach jak komputer na każdym biurku. To nie jest prawdziwa wizja. To coś nieosiągalnego, czego wręcz nie można sobie wyobrazić. Wizja powinna być zrozumiała, czytelna, osiągalna i powinna jasno pokazywać to do czego dąży organizacja. Zdefiniowana wizja zapewnię jasny obraz tego co my jako organizacja chcemy osiągnąć i w jakim kierunku powinniśmy zmierzać. Brak jasnej i skutecznej wizji doprowadzi nas do sytuacji, gdzie nie mamy zbytniej możliwości ustalenia odpowiednich priorytetów i tym samej kształtowania ogólnej strategii organizacji, nie mówiąc już o prostych celach biznesowych dla zespołów i poszczególnych pracownikach, na których organizacja powinna się skupić każdego dnia.

Jak zatem skutecznie komunikować wizję przedsiębiorstwa tak, aby pomogła ona w realizacji codziennych celów zespołowych w czasach, gdzie rozproszony zespół może znajdować się kilka tysięcy kilometrów i czasem nawet kilkanaście godzin od siebie?

Wizja, na każdym poziomie organizacji musi być realistyczna i wprowadzać wartość dla organizacji. Dobry lider musi ją nie tylko zrozumieć, zaakceptować, ale także w nią uwierzyć. Dopiero wtedy można ją wypromować w taki sposób, aby ludzie chcieli za nią podążać. W przypadku zespołów rozproszonych realizacja celów powinna w dużej mierze wychodzić od naszej wizji i być jasno zakomunikowana mówiąc jaką wartość wnosi. Powinniśmy powtarzać ją często i skupiać się na jej właściwym rozpropagowaniu w całej organizacji.

Jest to ogromnie ważne, ponieważ bardzo często wielu członków zespołów zdalnych nie rozumie, dokąd zmierza organizacja i jaki jest długofalowy cel ich codziennej pracy. Brak tej wiedzy nie pomogą w skutecznych działaniu na co dzień, a co dopiero mówić o budowie długotrwałych relacji i współpracy. Bardzo często, właśnie w takich przypadkach dochodzi do sytuacji, w której zespoły czy ludzie domagają się więcej i więcej komunikacji, a przełożeni zasypują ich mnogością wiadomości zamiast zacząć od jednej prostej rzeczy – wizji i tego jak przekłada się ona na ich codzienną pracę i cele. Jeśli pracownicy jej nie otrzymują często dopowiadają sobie gro rzeczy sami, co w efekcie końcowym może doprowadzić do katastrofalnych skutków. Dobry lider powinien skupić się na skutecznym komunikacji wizji oraz zmian, które jej towarzyszą. Nie możemy bać się zmian, są one bowiem czymś naturalnym i normalnym.  Ważne jest natomiast to, aby skutecznie przygotować się do zmiany i poinformować wszystkich, dlaczego zmiana jest ważna dla organizacji i co ze sobą niesie.

Wyobraź sobie jak poczułbyś się gdybyś dzisiaj dowiedział się o krytycznej zmianie w organizacji nie od swojego lidera a z mediów społecznościowych, prasy, czy w przelocie na komunikatorze. Czy miałbyś poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji? Taka sytuacja jasno prowadzi do ryzyka zapewnienia płynności działania nie tylko zespołu, ale nawet całej organizacji i wprost prosi się o wszelkiego rodzaju konflikty czy sytuacje kryzysowe. 

Wynika to głównie z braku zrozumienia zmiany i braku wsparcia liderów i komunikacji wizji, bowiem praktycznie zawsze zmiana jest związana z wizję. Niestety chaos informacyjny i mnogość różnych wiadomości  na wielu kanałach może tylko dołożyć nam problemów.

Dobry lider musi skuić się na komunikacji wizji i motywowaniu nie tylko zespołów, ale także jednostek. Wsparcie powinno dotyczyć zarówno szerokiej strategii jak i średnich, małych, ale i także najmniejszych celów.

Jak zatem skutecznie przyekazywać wizję? Dobry lider musi najpierw sam ją zrozumieć, zaakceptować i w nią uwierzyć. Tylko wtedy wizja staje się dla niego realistyczna i autentyczna. Dodatkowo, wizja musi być jasna, osiągalna i adresować najważniejsze pytanie – dlaczego?   Wizja powinna być pielęgnowana nie tylko przez tak zwany wysoki management, ale także i na niższych szczeblach w organizacji. Wizja, którą czuje i w którą wierzy zespół, sprawia, że ten działa znacznie lepiej. Musimy pokazać, że to nie jest odległa wizja naszego dyrektora generalnego czy kierownictwa gdzieś daleko za oceanem, to nasza wizja i wszyscy pracujemy nad tym samym ważnym celem. Musisz pokazać sposób, jak to osiągnąć, a droga powinna pokazywać nam kroki, aby tę wizję i cel osiągnąć. Dobry lider powinien kierować się podejściem SMART celów (z ang. specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound) które w tłumaczeniu oznaczają konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Ludzie muszą także mieć poczucie, że Twoja wizja zapewnia im stabilność i pełną wyzwań przyszłość.

Ważne, aby lider wspierał zespół i swoich pracowników w osiąganiu celi i skutecznym ich wdrażaniu. Ważne, aby zarówno małe, średnie jak i duże cele wychodziły wprost z naszej wizji każdego dnia przybliżając nas każdego dnia do jej realizacji. 

Dobry lider powinien także zachować spokój w sytuacjach trudnych i krytycznych podejmując słuszne decyzje mające wpływ na stabilność i ciągłość działania zespołu i całej organizacji. Dobra i skuteczna komunikacja w czasach zdalnych i rozproszonych zespołów jest kluczowa. 

Jeśli zastanawiasz się czasem jak usprawnić działanie i pracę swojego zacznij od powiedzenia im co i dlaczego robicie jako organizacja. Zacznij od wizji. Zacznij od właściwego jej rozpropagowania w swojej organizacji i sprawdzeniu czy wszyscy wiedzą czym jest i dlaczego jest dla nas tak istotna. Warto poświęcić czas na spotkania w szerszym gronie, gdzie będziemy mogli otwarcie rozmawiać z naszymi pracownikami tłumacząc im, dokąd zmierzamy jako firma, będąc otwarci na pytania. To znacznie usprawni komunikację.

Zacznijmy od dużych rzeczy, zacznijmy od wizji. To znacznie lepsza komunikacja niż kolejny set wiadomość na czacie i dziesiątki maili które często nie służą niczemu dobremu.