Ile kosztuje utrata pracownika?

Data dodania: 10.07.2018

Karolina Korzeniewska, Account Executive Europe, Antal SSC/BPO:

Realne straty finansowe, opóźnienia w projektach, spadek wydajności i niskie morale w zespole – to tylko część konsekwencji, z jakimi musi zmierzyć się firma po nieudanej rekrutacji. Na jakie rozwiązania ze strony agencji może liczyć pracodawca? Jak właściwie określić zasady współpracy?

Organizacja zlecając rekrutację firmie zewnętrznej decyduje się na profesjonalną usługę przyprowadzoną przez wyspecjalizowanych konsultantów. Taka współpraca oszczędza czas i gwarantuje lepsze i szybsze rezultaty, a pomyślnie zakończony proces pozwala pisać kolejne rozdziały w rozwoju firmy wraz ze zrekrutowanymi przez agencję pracownikami. Zdarza się jednak, z różnych przyczyn i w różnych okolicznościach, że pracownik lub pracodawca nie są zadowoleni z rezultatów projektu.

Ile kosztuje utrata pracownika?

Dzień zero to moment, w którym rozstajemy się z pracownikiem, a przed oczami każdego HR menedżera przewija się rząd cyferek i algorytm utraconych kosztów. Jak duże straty poniesie organizacja? Firmie rekrutacyjnej zapłaciliśmy kwotę X, wdrożenie kosztuje Y, a brak osoby na danym stanowisku każdego dnia generuje straty na poziomie Z. Okres wypowiedzenia oraz czas, jaki poświęcimy na znalezienie kolejnego kandydata, pomnożony  przez  20 dni roboczych w najlepszym razie, to wiele kolejnych roboczogodzin. Finanse, to tylko jedna strona medalu. Wyróżniamy również straty, których na pieniądze przeliczyć się nie da. Osłabione morale w zespole, nadwyrężony wizerunek firmy oraz gorsze statystki rotacji niepożądanej, które ściągają równie niepożądane spojrzenia z centrali. W każdej firmie wygląda to inaczej, ale przedstawmy uśredniony przykład osoby na stanowisku specjalistycznym, która zarabia 5000 zł brutto miesięcznej i odchodzi tuż przed upływem 3–miesięcznego okresu próbnego. Koszt finansowy takiej nieudanej rekrutacji to minimum 40 000 zł. Oczywiście – lepiej zapobiegać niż leczyć, ale nie każdą sytuację jesteśmy w stanie przewidzieć. 

Szacowane koszty nieudanej rekrutacji:

Pensja: 5000 PLN = koszt 40 000 PLN

Pensja: 25 000 PLN = koszt 250 000 PLN

Kandydat zniknął i co teraz?

Z technicznego punktu widzenia są dwie możliwości: to pracodawca rozstaje się z pracownikiem lub pracownik rozstaje się z pracodawcą. Niezależnie, która ze stron podejmie decyzję o zakończeniu współpracy, to firma ponosi największe koszty nietrafionej rekrutacji. W obu przypadkach pracodawcy, który korzystał ze wsparcia agencji rekrutacyjnej, przysługuje usługa gwarancyjna, ale jest to uzależnione od zapisów umowy. Wspomniana gwarancja przybiera różne formy kompensujące niepowodzenie, a agencja może być zobowiązana  do przeprowadzenia kolejnego procesu rekrutacyjnego  w ramach tej samej opłaty. Innym rozwiązaniem jest przedstawienie określonej liczby profilowych kandydatów. W tym przypadku bez względu na to czy klient zatrudni pracownika, czy też nie – gwarancja jest zrealizowana. Kolejnymi możliwościami są: zwrot pieniędzy, rozliczenie w innym procesie rekrutacyjnym lub zniżka na nowy proces rekrutacyjny. Usługi gwarancyjne przysługują w terminie określonym umową. Dla branży SSC/BPO jest to od 1 do 12 miesięcy w zależności od poziomu stanowiska i pozostałych wynegocjowanych warunków. Niezwykle istotnym aspektem, który wpływa na ważność gwarancji jest płatność, ponieważ w wielu przypadkach gwarancja nie przysługuje, jeśli zobowiązanie nie zostało zrealizowane na czas.

Nowy proces rekrutacyjny, a może rekomendacja?

O tym, jaka forma gwarancji jest korzystna, decydują okoliczności – jeśli pilnie potrzebujemy pracownika na danym stanowisku, to oczywiście wybierzemy nowy proces rekrutacyjny. W takiej sytuacji najczęściej ponownie rozpatruje się najmocniejszych kontrkandydatów z poprzednio prowadzonego procesu. W przypadku niepowodzenia, zaczynamy cały proces rekrutacyjny od nowa. Może jednak zdarzyć się tak, że zapisy umowy gwarantują jedynie rekomendacje, które powinny spełniać wymagania profilowe i merytoryczne. Inną możliwością jest sytuacja, w której wakat dezaktualizuje się z różnych powodów – czy to awansu wewnętrznego, skutecznej rekomendacji z innych źródeł lub zmiany koncepcji stanowiska. Jeżeli dana potrzeba rekrutacyjna została zaspokojona przez inne źródło niż agencja i realnej potrzeby gwarancji już nie ma, można zrealizować ją poprzez zlecenie o podobnym stopniu zaszeregowania i trudności. Należy jednak omówić to z agencją. Sporadycznie stosowaną praktyką w branży rekrutacyjnej jest zwrot płatności. W głównej mierze dlatego, że taka umowa jest zwykle bardziej restrykcyjna zarówno dla klienta, jak i agencji.

Każda firma ma swoją specyfikę i określone wytyczne dla danego projektu, czy też potrzeby wynikające z otoczenia biznesowego. W związku z tym trudno jest polecić szablonowe rozwiązanie. Najlepsze są te szyte na miarę klienta.

Kiedy gwarancja nie zadziała?

Standardowo z gwarancji wykluczone są okoliczności takie jak: upadłość lub likwidacja firmy klienta, likwidacja stanowiska pracy, zwolnienia grupowe lub restrukturyzacja. W pozostałych przypadkach usługa gwarancyjna przysługuje, o ile jest umieszczona w umowie. Warto mieć na uwadze, że SSC/BPO to specyficzna branża, której zasady są bardzo niejednolite. Produkty szyte na miarę nie mogą być zunifikowane, a wiele umów nie posiada zapisów gwarancyjnych. Dzieje się tak przede wszystkim w projektach rekrutacji wolumenowych, a rotacja jest z założenia wliczona w ryzyko operacji lub w przypadku stanowisk o krótkim cyklu życia – np. w call center, gdzie w procesie negocjacji minimalizowane są koszty całości rekrutacji. Ponadto, gwarancja jest jednym z elementów negocjowanych i często nie objętych wytycznymi korporacyjnymi po stronie klienta. Często słyszymy, że ustalenia globalne dla firmy zakładają 30-dniowy termin płatności albo, że umowa nie może być zawarta bezterminowo i są to rzeczy nie podlegające negocjacji. Centrala rzadko narzuca takie restrykcje w kontekście gwarancji, gdyż wiadomo, że nie jest w stanie przewidzieć wszystkich ewentualności.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

W sytuacji, gdy firma jest stroną wypowiadającą umowę zrekrutowanemu pracownikowi, można zminimalizować straty poprzez wcześniejsze zgłoszenie reklamacji, tak, by rekruter miał już gotową listę zapasowych kandydatów w momencie rozstania z pracownikiem. Sytuacja, w której pracownik rezygnuje nie pozwala przygotować się zawczasu, więc tempo prowadzenia kolejnego projektu będzie standardowe.

Złe dobrego początki

Człowiek za człowieka, człowiek za pieniądze, CV za gwarancję czy inne formy kompensacji usługi nie powinny mieć miejsca dopóki nie zrozumiemy, jakie były powody rozwiązania umowy z zrekrutowanym pracownikiem. Tylko analiza sytuacji pozwoli rekruterowi dostarczyć pełnowartościową usługę, a i organizacja przy tej okazji może się sporo nauczyć i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Jak wynika z obserwacji Antal, takie rekomendacje najczęściej dotyczą onboardingu, samego procesu wyboru kandydata spośród zaprezentowanych czy też zestawu kompetencji twardych i miękkich, na danym stanowisku. Nierzadko zdarza się, że konsultant firmy rekrutacyjnej uzyskuje informację zwrotną od samego zainteresowanego. Posiadając tak wielowarstwowy obraz sytuacji można znacznie usprawnić każdy aspekt procesu rekrutacji i wdrożenia pracownika do firmy. Celem tej pracy post factum jest zapobieganie takim zdarzeniom w przyszłości, a także eliminowanie zjawiska kumulacji odejść i zwolnień. Wspólna analiza sytuacji pozwoli na określenie najsłabszych punktów. Rolą konsultanta jest aktywne uczestnictwo w tej analizie – tak, by ulepszać proces dla każdego klienta indywidualnie. Z własnego doświadczenia wiem, że prawidłowo przeprowadzony proces gwarancyjny, to często początek współpracy opartej na zaufaniu, gdyż każda organizacja i każdy człowiek najwięcej uczy się na błędach.

Materiały powiązane

EdukacjaPo employer branding - Do biegu! Gotowi? Start!
Po employer branding - Do biegu! Gotowi? Start!
16.04.2018
EdukacjaRODO a ochrona dzieci w internecie. Co się zmieni?
RODO a ochrona dzieci w internecie. Co się zmieni?
23.05.2018
RaportyPoziom optymizmu Polaków w I kwartale 2018 r., był o 4 p.p. wyższy od średniej europejskiej
Poziom optymizmu Polaków w I kwartale 2018 r., był o 4 p.p. wyższy od średniej europejskiej
26.04.2018
Poprzedni
Kolor mówi. Czerwony i różowy - nie tylko kobiece
Kolor mówi. Czerwony i różowy - nie tylko kobiece
Następny
XBS Logistics w Hillwood Błonie II
XBS Logistics w Hillwood Błonie II

Newsletter

Kalendarium

  • Konferencja Summit EOIF GigaCon 2018 – Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie25.07.2018 Warszawa
  • Business English CAMP13.08.2018 Przypki
  • Poland Business Run 201802.09.2018 Kraków, Poznań, Katowice, Łódź, Warszawa, Wrocław, Gdańsk, Lublin
Zobacz inne

Rekrutacja

  • Konsultant ds. Obsługi Klienta Biznesowego z językiem niemieckimTeleperformance PolskaKatowice
  • adidas representative with GermanTeleperformance PolskaWarszawa
  • Telefoniczna pomoc dla użytkowników bankomatówTeleperformance PolskaKatowice
Zobacz inne
  • Teleperformance PolskaContact Center, Multilingual Customer Service, Customer Experience Management, Technical Support, Business Process Outsourcing
Zobacz inne

Eksperci

Bartłomiej Zagrodnik
Bartłomiej Zagrodnik
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 38054
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Polski rynek pracy jednym z najbardziej interesujących w EuropiePolski rynek pracy jednym z najbardziej interesujących w Europie16.07.2018
  • Cykl inspiracyjny: Tydzień 12 – „Znów straciliśmy czas!” Cykl inspiracyjny: Tydzień 12 – „Znów straciliśmy czas!” 16.07.2018
  • W procesie zmiany biura warto współpracować z firmą doradcząW procesie zmiany biura warto współpracować z firmą doradczą16.07.2018
  • Dowód osobisty z warstwą elektronicznąDowód osobisty z warstwą elektroniczną13.07.2018
  • Poznań na weekend 13 - 15 lipcaPoznań na weekend 13 - 15 lipca13.07.2018
Zobacz inne

Literatura

Outsourcing w zarządzaniu szpitalem publicznym
Outsourcing w zarządzaniu szpitalem publicznymWolters Kluwer
Zobacz inne

Blogi

  •  ‘Mission Creep’, czyli gdy dobre intencje topią dobre inicjatywy
    ‘Mission Creep’, czyli gdy dobre intencje topią dobre inicjatywyKarina Kreja
  • Trener, coach, konsultant - a może doradca?
    Trener, coach, konsultant - a może doradca?Dymitr Doktór
  • Jaka Strategia dla MSP?
    Jaka Strategia dla MSP?Karina Kreja
  • Dwa oblicza PKP i taxi
    Dwa oblicza PKP i taxiWiktor Doktór
  • Wyścig zbrojeń na rynku nieruchomości biurowych
    Wyścig zbrojeń na rynku nieruchomości biurowychDymitr Doktór
Zobacz inne
  • Maciej Buś
    Maciej BuśEkspert Customer Contact Center, Klientomaniak, Konsultant
  • Robert Zych
    Robert ZychWspółwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH.
  • Waldek Olbryk
    Waldek Olbryk
  • Anna Sarnacka–Smith
    Anna Sarnacka–SmithDIAGNOZA KOMPETENCJI DISC D3, EFFECTIVENESS
  • Dymitr Doktór
    Dymitr DoktórEkspert w dziedzinie marketingu, wizjoner, pasjonat rozwiązań outsourcingowych oraz optymalizacji. Redaktor Naczelny magazynu Outsourcing&More.
Zobacz inne

Baza Firm

Unified Factory
Unified Factory
Zobacz inne