Ile kosztuje utrata pracownika?

Data dodania: 10.07.2018

Karolina Korzeniewska, Account Executive Europe, Antal SSC/BPO:

Realne straty finansowe, opóźnienia w projektach, spadek wydajności i niskie morale w zespole – to tylko część konsekwencji, z jakimi musi zmierzyć się firma po nieudanej rekrutacji. Na jakie rozwiązania ze strony agencji może liczyć pracodawca? Jak właściwie określić zasady współpracy?

Organizacja zlecając rekrutację firmie zewnętrznej decyduje się na profesjonalną usługę przyprowadzoną przez wyspecjalizowanych konsultantów. Taka współpraca oszczędza czas i gwarantuje lepsze i szybsze rezultaty, a pomyślnie zakończony proces pozwala pisać kolejne rozdziały w rozwoju firmy wraz ze zrekrutowanymi przez agencję pracownikami. Zdarza się jednak, z różnych przyczyn i w różnych okolicznościach, że pracownik lub pracodawca nie są zadowoleni z rezultatów projektu.

Ile kosztuje utrata pracownika?

Dzień zero to moment, w którym rozstajemy się z pracownikiem, a przed oczami każdego HR menedżera przewija się rząd cyferek i algorytm utraconych kosztów. Jak duże straty poniesie organizacja? Firmie rekrutacyjnej zapłaciliśmy kwotę X, wdrożenie kosztuje Y, a brak osoby na danym stanowisku każdego dnia generuje straty na poziomie Z. Okres wypowiedzenia oraz czas, jaki poświęcimy na znalezienie kolejnego kandydata, pomnożony  przez  20 dni roboczych w najlepszym razie, to wiele kolejnych roboczogodzin. Finanse, to tylko jedna strona medalu. Wyróżniamy również straty, których na pieniądze przeliczyć się nie da. Osłabione morale w zespole, nadwyrężony wizerunek firmy oraz gorsze statystki rotacji niepożądanej, które ściągają równie niepożądane spojrzenia z centrali. W każdej firmie wygląda to inaczej, ale przedstawmy uśredniony przykład osoby na stanowisku specjalistycznym, która zarabia 5000 zł brutto miesięcznej i odchodzi tuż przed upływem 3–miesięcznego okresu próbnego. Koszt finansowy takiej nieudanej rekrutacji to minimum 40 000 zł. Oczywiście – lepiej zapobiegać niż leczyć, ale nie każdą sytuację jesteśmy w stanie przewidzieć. 

Szacowane koszty nieudanej rekrutacji:

Pensja: 5000 PLN = koszt 40 000 PLN

Pensja: 25 000 PLN = koszt 250 000 PLN

Kandydat zniknął i co teraz?

Z technicznego punktu widzenia są dwie możliwości: to pracodawca rozstaje się z pracownikiem lub pracownik rozstaje się z pracodawcą. Niezależnie, która ze stron podejmie decyzję o zakończeniu współpracy, to firma ponosi największe koszty nietrafionej rekrutacji. W obu przypadkach pracodawcy, który korzystał ze wsparcia agencji rekrutacyjnej, przysługuje usługa gwarancyjna, ale jest to uzależnione od zapisów umowy. Wspomniana gwarancja przybiera różne formy kompensujące niepowodzenie, a agencja może być zobowiązana  do przeprowadzenia kolejnego procesu rekrutacyjnego  w ramach tej samej opłaty. Innym rozwiązaniem jest przedstawienie określonej liczby profilowych kandydatów. W tym przypadku bez względu na to czy klient zatrudni pracownika, czy też nie – gwarancja jest zrealizowana. Kolejnymi możliwościami są: zwrot pieniędzy, rozliczenie w innym procesie rekrutacyjnym lub zniżka na nowy proces rekrutacyjny. Usługi gwarancyjne przysługują w terminie określonym umową. Dla branży SSC/BPO jest to od 1 do 12 miesięcy w zależności od poziomu stanowiska i pozostałych wynegocjowanych warunków. Niezwykle istotnym aspektem, który wpływa na ważność gwarancji jest płatność, ponieważ w wielu przypadkach gwarancja nie przysługuje, jeśli zobowiązanie nie zostało zrealizowane na czas.

Nowy proces rekrutacyjny, a może rekomendacja?

O tym, jaka forma gwarancji jest korzystna, decydują okoliczności – jeśli pilnie potrzebujemy pracownika na danym stanowisku, to oczywiście wybierzemy nowy proces rekrutacyjny. W takiej sytuacji najczęściej ponownie rozpatruje się najmocniejszych kontrkandydatów z poprzednio prowadzonego procesu. W przypadku niepowodzenia, zaczynamy cały proces rekrutacyjny od nowa. Może jednak zdarzyć się tak, że zapisy umowy gwarantują jedynie rekomendacje, które powinny spełniać wymagania profilowe i merytoryczne. Inną możliwością jest sytuacja, w której wakat dezaktualizuje się z różnych powodów – czy to awansu wewnętrznego, skutecznej rekomendacji z innych źródeł lub zmiany koncepcji stanowiska. Jeżeli dana potrzeba rekrutacyjna została zaspokojona przez inne źródło niż agencja i realnej potrzeby gwarancji już nie ma, można zrealizować ją poprzez zlecenie o podobnym stopniu zaszeregowania i trudności. Należy jednak omówić to z agencją. Sporadycznie stosowaną praktyką w branży rekrutacyjnej jest zwrot płatności. W głównej mierze dlatego, że taka umowa jest zwykle bardziej restrykcyjna zarówno dla klienta, jak i agencji.

Każda firma ma swoją specyfikę i określone wytyczne dla danego projektu, czy też potrzeby wynikające z otoczenia biznesowego. W związku z tym trudno jest polecić szablonowe rozwiązanie. Najlepsze są te szyte na miarę klienta.

Kiedy gwarancja nie zadziała?

Standardowo z gwarancji wykluczone są okoliczności takie jak: upadłość lub likwidacja firmy klienta, likwidacja stanowiska pracy, zwolnienia grupowe lub restrukturyzacja. W pozostałych przypadkach usługa gwarancyjna przysługuje, o ile jest umieszczona w umowie. Warto mieć na uwadze, że SSC/BPO to specyficzna branża, której zasady są bardzo niejednolite. Produkty szyte na miarę nie mogą być zunifikowane, a wiele umów nie posiada zapisów gwarancyjnych. Dzieje się tak przede wszystkim w projektach rekrutacji wolumenowych, a rotacja jest z założenia wliczona w ryzyko operacji lub w przypadku stanowisk o krótkim cyklu życia – np. w call center, gdzie w procesie negocjacji minimalizowane są koszty całości rekrutacji. Ponadto, gwarancja jest jednym z elementów negocjowanych i często nie objętych wytycznymi korporacyjnymi po stronie klienta. Często słyszymy, że ustalenia globalne dla firmy zakładają 30-dniowy termin płatności albo, że umowa nie może być zawarta bezterminowo i są to rzeczy nie podlegające negocjacji. Centrala rzadko narzuca takie restrykcje w kontekście gwarancji, gdyż wiadomo, że nie jest w stanie przewidzieć wszystkich ewentualności.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

W sytuacji, gdy firma jest stroną wypowiadającą umowę zrekrutowanemu pracownikowi, można zminimalizować straty poprzez wcześniejsze zgłoszenie reklamacji, tak, by rekruter miał już gotową listę zapasowych kandydatów w momencie rozstania z pracownikiem. Sytuacja, w której pracownik rezygnuje nie pozwala przygotować się zawczasu, więc tempo prowadzenia kolejnego projektu będzie standardowe.

Złe dobrego początki

Człowiek za człowieka, człowiek za pieniądze, CV za gwarancję czy inne formy kompensacji usługi nie powinny mieć miejsca dopóki nie zrozumiemy, jakie były powody rozwiązania umowy z zrekrutowanym pracownikiem. Tylko analiza sytuacji pozwoli rekruterowi dostarczyć pełnowartościową usługę, a i organizacja przy tej okazji może się sporo nauczyć i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Jak wynika z obserwacji Antal, takie rekomendacje najczęściej dotyczą onboardingu, samego procesu wyboru kandydata spośród zaprezentowanych czy też zestawu kompetencji twardych i miękkich, na danym stanowisku. Nierzadko zdarza się, że konsultant firmy rekrutacyjnej uzyskuje informację zwrotną od samego zainteresowanego. Posiadając tak wielowarstwowy obraz sytuacji można znacznie usprawnić każdy aspekt procesu rekrutacji i wdrożenia pracownika do firmy. Celem tej pracy post factum jest zapobieganie takim zdarzeniom w przyszłości, a także eliminowanie zjawiska kumulacji odejść i zwolnień. Wspólna analiza sytuacji pozwoli na określenie najsłabszych punktów. Rolą konsultanta jest aktywne uczestnictwo w tej analizie – tak, by ulepszać proces dla każdego klienta indywidualnie. Z własnego doświadczenia wiem, że prawidłowo przeprowadzony proces gwarancyjny, to często początek współpracy opartej na zaufaniu, gdyż każda organizacja i każdy człowiek najwięcej uczy się na błędach.

Materiały powiązane

InwestycjeInwestycja globalnego funduszu Finch Capital w Polsce
Inwestycja globalnego funduszu Finch Capital w Polsce
17.10.2018
KarieraW jaki sposób można obniżyć koszty rekrutacji?
W jaki sposób można obniżyć koszty rekrutacji?
31.10.2018
BiznesNawrócony pracodawca, czyli częstochowskie rozmowy o Employer Brandingu
Nawrócony pracodawca, czyli częstochowskie rozmowy o Employer Brandingu
03.10.2018
Poprzedni
Kolor mówi. Czerwony i różowy - nie tylko kobiece
Kolor mówi. Czerwony i różowy - nie tylko kobiece
Następny
XBS Logistics w Hillwood Błonie II
XBS Logistics w Hillwood Błonie II

Newsletter

Kalendarium

  • DIGITAL BANKING & PAYMENTS SUMMIT19.02.2019 Warszawa
  • Akademia Najemcy - „Renegocjacje vs. Relokacje”28.02.2019 Wrocław
  • Trendy, które zmieniają biura06.03.2019 Łódz
Zobacz inne

Eksperci

Magdalena  Furs
Magdalena Furs
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 42020
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • ZANIM ORGANIZACJA PODEJMIE SIĘ STRATEGICZNEJ TRANSFORMACJIZANIM ORGANIZACJA PODEJMIE SIĘ STRATEGICZNEJ TRANSFORMACJI18.02.2019
  • Śląskie centrum biurowe pod opieką CBREŚląskie centrum biurowe pod opieką CBRE18.02.2019
  • Adam Lis dołącza do JLL w roli doradcy ds. elastycznych rozwiązań biurowychAdam Lis dołącza do JLL w roli doradcy ds. elastycznych rozwiązań biurowych18.02.2019
  • Rok 2018 upłynął w Galerii Olimp pod znakiem startu modernizacji remodelingu i przebudowyRok 2018 upłynął w Galerii Olimp pod znakiem startu modernizacji remodelingu i przebudowy18.02.2019
  • Prywatne akademiki – inwestorzy mają oko na studentówPrywatne akademiki – inwestorzy mają oko na studentów15.02.2019
Zobacz inne

Literatura

Alfabet zarządzania projektami. Wydanie II
Alfabet zarządzania projektami. Wydanie IIOnepress
Zobacz inne

Blogi

  • Glonojad na Szybie
    Glonojad na SzybieKarina Kreja
  • Homeoffice jako system, nie benefit
    Homeoffice jako system, nie benefitKarina Kreja
  • Wellness: Text Neck i Technokaleki
    Wellness: Text Neck i TechnokalekiKarina Kreja
  • Wellness: Mit 10,000 kroków
    Wellness: Mit 10,000 krokówKarina Kreja
  • Wellness: Ergonomia, głupcze!
    Wellness: Ergonomia, głupcze!Karina Kreja
Zobacz inne
  • Krzysztof Herdzik
    Krzysztof Herdzik
  • Daniel Bąk
    Daniel BąkEkspert w dziedzinie BPM, ECM, Back Office Outsourcing, Zarządzanie dokumentami
  • Marzena Sawicka
    Marzena SawickaEkspert i autorka programów szkoleniowych. Aktywnie uczestniczy w kształtowaniu środowiska branży szkoleniowo – doradczej w Polsce.
  • Wiktor Doktór
    Wiktor DoktórEkspert branży outsourcingowej
  • Maciej Buś
    Maciej BuśEkspert Customer Contact Center, Klientomaniak, Konsultant
Zobacz inne

Baza Firm

NAI Estate Fellows Sp. z o.o.
NAI Estate Fellows Sp. z o.o.
Zobacz inne