Jak przygotować organizację do podjęcia decyzji o tworzeniu SSC?

Data dodania: 18.10.2016

W ostatnim czasie bardzo popularne jest tworzenie centrów usług wspólnych (SSC), zwłaszcza w strukturach rozproszonych niezależnie od pochodzenia kapitałowego. Można nawet pokusić się o stwierdzenie, że modnym jest posiadanie takiej struktury, a przecież wszyscy chcemy być na czasie. Dlatego należy zadać sobie pytanie - co należy uprzednio zrobić zanim zostanie podjęta racjonalna decyzja o utworzeniu takiego centrum, po to, aby nie pójść w owczym pędzie za innymi i nie podjąć decyzji na zasadzie - zróbmy sobie SSC? Zazwyczaj głównym kryterium przy podejmowaniu takiej decyzji jest informacja o potencjalnym poziomie redukcji kosztów. Taką strukturę zawsze tworzy się w lokalizacji tańszej oraz w celu zwiększenia jakości wykonywanej pracy. SSC konsolidują zazwyczaj takie funkcje, jak finanse, IT, HR czy zaopatrzenie, ale coraz częściej dotyczy to również działów prawnych, marketingu i obsługi klienta.

Wiadomym jest, że każda organizacja musi ewoluować w celu osiągania efektywności organizacyjnej niezależnie od zastosowanego modelu struktury. Dlatego należy przed podjęciem takiej decyzji przeprowadzić wnikliwą analizę stosowanych w organizacji procesów, wykorzystywanych narzędzi oraz adekwatności wykorzystywanych zasobów ludzkich i ich kompetencji. Wyniki takiej analizy w pierwszym etapie pokażą rafy, które należy wyeliminować. Dalej będą one podstawą do wprowadzenia zmian i oceny ich korzyści. Przy tworzeniu centrum punktem wyjścia będzie scentralizowanie i ujednolicenie przyszłych procesów. Warto jednak pamiętać, że ujednolicenie nie musi lub/i nie może dotyczyć wszystkich procesów i na wszystkich poziomach firmy. Szczegółowa analiza wyjściowa powinna pozwolić stwierdzić, które z nich muszą zostać ujednolicone na poziomie całej organizacji, a w których obszarach poszczególne jednostki mogą zachować dotychczasową autonomię, wynikającą na przykład z unikalnego charakteru ich działalności czy lokalnych wymogów prawnych. Znalezienie równowagi pomiędzy dążeniem do całkowitej unifikacji, a zachowaniem autonomii tam, gdzie to konieczne, może pozwolić na stworzenie efektywnie działającego centrum usług wspólnych.

 

Dodatkowo należy zmierzyć możliwe do ustalenia ryzyka związane ze zmianą w organizacji przy tworzeniu centrum, do których zaliczane są ryzyka związane z transferem kompetencji, transferem zasobów bądź ich redukcją. Niejednokrotnie wprowadzenie bardziej nowoczesnych narzędzi, wprowadzenie Lean Management czy wykorzystanie outsourcingu dla obszarów nie będących podstawową działalnością podda w wątpliwości, czy centrum usług wspólnych jest jedynym panaceum na poprawę efektywności organizacji. Tworzenie centrum, zwłaszcza w organizacjach międzynarodowych, wymaga też wzięcia pod uwagę wymogów prawnych poszczególnych lokalizacji, co zazwyczaj powoduje, że wypełnienie tych obowiązków wymaga pozostawienia miejscowych struktur czy znalezienia lokalnego partnera. Bardzo ważne jest zadbanie o przygotowanie analizy HR przy decyzjach skutkujących redukcjami pracowników, w celu wyeliminowania ryzyka odpływu pracowników jeszcze przed rozpoczęciem projektu. W podejmowaniu decyzji nie mogą być brane pod uwagę tylko aspekty dotyczące standaryzacji procesów. Wejście w nowy model biznesowy wymaga zatrudnienia ludzi o innych kompetencjach, którzy ze względu na standaryzację muszą mieć dobrze opracowaną ścieżkę rozwoju, bo ujednolicenie wymusza pewne ograniczenia, w innym przypadku zwiększa się ryzyko operacyjne związane z rotacją personelu. Należy pamiętać, że kadry takich centrów to najczęściej ludzie skoncentrowani na efektywności wykonywanej pracy nie zawsze znający biznes, dla którego pracują i niejednokrotnie nie utożsamiający się z nim.

"Tworzenie centrum, zwłaszcza w organizacjach międzynarodowych,

wymaga wzięcia pod uwagę wymogów prawnych poszczególnych lokalizacji"

Opracowanie modelu tworzenia centrum dopasowanego do danej organizacji oraz przeprowadzenia procesu tranzycji wymaga specjalistycznej wiedzy, dlatego warto jest posiłkować się wiedzą ekspertów, którzy mają doświadczenie w realizacji wielu takich projektów. W związku z powyższym każdorazowa decyzja jest decyzją indywidualną, która musi być dostosowaną na miarę danej organizacji i podejmowaną w tempie dającym czas na kompleksową analizę wszystkich argumentów za i przeciw.

 

  • Autor:
  • Monika Nowecka - Wiceprezes Zarządu Mazars Polska Sp. z o.o.

Materiały powiązane

HR Centra usług wspólnych są liderami w tworzeniu nowych miejsc pracy
Centra usług wspólnych są liderami w tworzeniu nowych miejsc pracy
21.06.2021
Wydarzenia Podsumowanie The BSS Forum oraz Gala Outsourcing Stars przez Ripostę
Podsumowanie The BSS Forum oraz Gala Outsourcing Stars przez Ripostę
09.08.2021
Wydarzenia Gala Outsourcing Stars - Galeria
Gala Outsourcing Stars - Galeria
25.06.2021
Poprzedni
Kariera w outsourcingu - GL Accountant
Kariera w outsourcingu - GL Accountant
Następny
TESCO wycofuje się z rynku polskiego i sprzedaje swoje punkty. Wiemy kto kupi 6 z nich
TESCO wycofuje się z rynku polskiego i sprzedaje swoje punkty. Wiemy kto kupi 6 z nich

Newsletter

Kalendarium

  • Ogólnopolski Kongres Prawa Pracy edycja 43 „Prawo pracy 2021/2022 – nowelizacje przepisów, praktyczne rozwiązania” 21.10.2021
  • Szkolenie on-line: “Co warto zrobotyzować w działach spedycji i logistyki?” 21.10.2021
  • Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych MKBR 26.10.2021 Kielce
Zobacz inne

Eksperci

KRZYSZTOF  MATYJASZCZYK
KRZYSZTOF MATYJASZCZYK
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • 2 pracowników z awansem na stanowisko Associate oraz nowy Partner w dziale Asset Services Cushman & Wakefield 2 pracowników z awansem na stanowisko Associate oraz nowy Partner w dziale Asset Services Cushman & Wakefield 21.10.2021
  • Znamy agendę trzeciej edycji Pozitive Technolgies 2021 Znamy agendę trzeciej edycji Pozitive Technolgies 2021 21.10.2021
  • Ruszył system Informacji Celno-Skarbowej EUREKA Ruszył system Informacji Celno-Skarbowej EUREKA 20.10.2021
  • Barometr stabilności otoczenia prawnego w Polsce - Aktualizacja za III kwartał 2021 r. Barometr stabilności otoczenia prawnego w Polsce - Aktualizacja za III kwartał 2021 r. 20.10.2021
  • Jak komunikować zmiany, żeby pracownicy je polubili? Jak komunikować zmiany, żeby pracownicy je polubili? 20.10.2021
Zobacz inne

Książki

Polski rynek usług pocztowych z wykorzystaniem outsourcingu
Polski rynek usług pocztowych z wykorzystaniem outsourcingu Wydawnictwo Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego
Zobacz inne

Blogi

  • Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania
    Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania Sebastian Młodziński
  • Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy?
    Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy? Sebastian Młodziński
  • Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
    Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego? Digital Teammates S.A.
  • Koniec z biurkowym rejtanowaniem
    Koniec z biurkowym rejtanowaniem Karina Kreja
  • Śródpandemiczna mała stabilizacja
    Śródpandemiczna mała stabilizacja Karina Kreja
Zobacz inne
  • Wiktor Doktór
    Wiktor Doktór Ekspert branży outsourcingowej
  • Krzysztof Herdzik
    Krzysztof Herdzik
  • Marzena Sawicka
    Marzena Sawicka Ekspert i autorka programów szkoleniowych. Aktywnie uczestniczy w kształtowaniu środowiska branży szkoleniowo – doradczej w Polsce.
  • Sebastian Młodziński
    Sebastian Młodziński CEO TIMATE
  • Katarzyna Czylok
    Katarzyna Czylok Redaktorka OutsourcingPortal
Zobacz inne

Baza Firm

Michael Page
Michael Page
Zobacz inne