Jak z sukcesem wdrożyć w firmie system zarządzania talentami

Data dodania: 13.06.2017

Systemy do zarządzania talentami skutecznie pomagają firmom przyciągać, rozwijać, angażować i zatrzymać najlepszych pracowników. Poprawiają efektywność pracy, wspierają realizację celów indywidualnych, zespołowych i strategicznych. Obecnie, w dobie szalejącej wojnie o talenty, to zdolna kadra decyduje o wartości przedsiębiorstwa i jego przewadze nad konkurencją. Jednak sam zakup i instalacja, choćby najnowocześniejszego i najlepszego systemu HR, to za mało. Co zrobić, żeby inwestycja w nowe oprogramowanie przyniosła oczekiwane rezultaty? Jak uzyskać pewność, że otrzymamy pełen zwrot z inwestycji? Na podstawie doświadczeń wdrożeniowych naszych ekspertów przedstawiamy sześć kroków niezbędnych do udanego wdrożenia systemu zarządzania talentami.

1. Na początku skup się na procesie, potem na technologii

Przeanalizuj procesy HR w swojej firmie. Które z nich mają kluczowy wpływ na zarządzanie talentami i realizację strategicznych celów organizacji? A może są procesy HR, których Twoja firma jeszcze nie posiada? Zastanów się nad możliwościami ich usprawnienia, uproszczenia, ujednolicenia i poprawy skuteczności. W jaki sposób technologia może je wspierać? Sprecyzuj, które procesy HR mają być obsługiwane przez nowy system. Określając wymagania organizacji dotyczące funkcjonalności nowego systemu, skonsultuj się z reprezentatywną próbą użytkowników (pracowników, specjalistów HR, managerów). Spytaj, jakie są ich problemy, potrzeby i oczekiwania. Co ich motywuje? Czego potrzebują, żeby lepiej wykonywać swoją pracę?

Jeśli nie dysponujesz zasobami kadrowymi, które byłyby w stanie przeprowadzić taką analizę, warto skorzystać z wiedzy doświadczonych konsultantów biznesowych spoza firmy (np. po stronie dostawcy oprogramowania). Dzięki temu zyskasz pewność, że system będzie w 100% dostosowany do specyficznych potrzeb Twojej organizacji.

Analiza przedwdrożeniowa polega na określeniu szczegółowych wymagań dotyczących systemu na podstawie analizy procesów w organizacji. Stworzeniu wykazu wszystkich funkcjonalności pożądanych w finalnym produkcie, określeniu priorytetów i harmonogramu prac. Ustaleniu kluczowych użytkowników po stronie klienta. Wyłonieniu zespołu projektowego odpowiedzialnego za kontakt z dostawcą i pracę merytoryczną na etapie analizy i dostosowywania aplikacji. W trakcie analizy istnieje możliwość optymalizacji procesów HR klienta – ich dopracowanie, uproszczenie lub centralizacja (jeśli bolączką firmy jest np. istnienie kilku niepowiązanych ze sobą systemów HR). Dobrze zaplanowane i zdefiniowane cele oraz działania na początku projektu, gwarantują sukces podczas jego zamknięcia.

2. Bierz aktywny udział we wszystkich etapach projektu i zaangażuj w niego wybrane osoby

Kiedy wykonasz analizę przedwdrożeniową, czeka Cię kolejny ważny krok – konfiguracja i dostosowanie systemu do swoich potrzeb. Zrealizujesz teraz wszystkie prace zaplanowane w trakcie analizy. Proces dostarczania projektu przebiega w etapach podzielonych na tzw. sprinty. Są to 2-3 tygodniowe okresy, po których zespół projektowy dostarcza kolejne wersje systemu. Na koniec każdego sprintu klient ma możliwość przetestowania dostarczonego fragmentu rozwiązania. Ważne jest tutaj wytypowanie spośród pracowników tzw. kluczowych użytkowników, którzy będą zaangażowani w poszczególne etapy dostarczania systemu oraz testy. Aktywne uczestnictwo daje możliwość szybkiego reagowania, jeśli Wasze wyobrażenia na temat systemu będą inne niż to, co dostarczył zespół projektowy.

Przedstawiciele pracowników są ważnym ogniwem również z innych powodów. Odgrywają oni rolę influencerów wpływających na opinie otoczenia odnośnie wprowadzanej zmiany. Z jednej strony mogą przekazywać innym swoją rekomendację, a z drugiej – pełnić rolę reprezentanta interesów przyszłych użytkowników. To dodatkowe zabezpieczenie, że indywidualne potrzeby różnych grup nie zostaną pominięte. Ponadto, osoby włączone w implementację, zdobywają szeroką wiedzę dotyczącą systemu. Będą więc wsparciem dla innych pracowników po jego uruchomieniu. Mogą także szkolić swoje zespoły i pełnić funkcję administratorów systemu.

3. Testuj, testuj, testuj

Testy wewnętrzne, powinny być przeprowadzane od momentu rozpoczęcia projektu. System musi być systematycznie testowany po to, aby na bieżąco eliminować wszelkie błędy techniczne i procesowe. Na koniec projektu warto przeprowadzić testy akceptacyjne. Nie służą one jednak wykrywaniu błędów. Ich celem jest uzyskanie potwierdzenia, że wykonane oprogramowanie ma odpowiednią jakość. Podczas tych testów przechodzi się przez przygotowane scenariusze użycia systemu i sprawdza jego funkcjonowanie.

4. Przyłóż się do migracji danych, a dodatkowo rozważ połączenie danych z różnych systemów HR

Migracja to bardzo ważny etap, wymagający należytej staranności. Polega ona na przygotowaniu danych wsadowych do nowego systemu. Jej istotnym elementem jest określenie, jakie dane chcemy mieć dostępne w systemie oraz zadbanie o ich odpowiednią czystość. Na etapie wdrażania nowego rozwiązania warto poświęcić dodatkowy czas na weryfikację poprawności danych. Przy tej okazji można również uporządkować i ujednolicić informacje pochodzące z rozproszonych źródeł.

Firmy potrzebują obecnie coraz większego dostępu do informacji. W takich przypadkach połączenie danych z różnych systemów i wymienność informacji pomiędzy nimi staje się niezbędna. Ważnym elementem tego dodatkowego procesu (zwanego integracją) jest ustalenie, który system jest głównym źródłem danych informacji, a który daną informację jedynie pobiera. Odpowiednie zaplanowanie architektury zapewni nam dostęp do kluczowych informacji nie tylko w systemie, w którym dane zostały wprowadzone.

Zgromadzenie danych z różnych obszarów HR w jednym miejscu otwiera drogę do odkrycia nowych sposobów poprawy działań związanych z zarządzaniem talentami. Łatwiej też zastosować analitykę, dostarczającą bogactwo użytecznych informacji wspierających podejmowanie strategicznych decyzji.

5. Zadbaj o szkolenia i wsparcie dla przyszłych użytkowników

Inwestując w nowy system do zarządzania talentami, słusznie oczekujesz poprawy efektywności procesów HR. Możesz się również spodziewać centralizacji i poprawy jakości danych. To pozwoli Ci na tworzenie zaawansowanych raportów, prognoz i analiz. Jednak nowa inwestycja nie przyniesie oczekiwanego zysku, jeśli pracownicy po wdrożeniu systemu, nie będą z niego korzystać.

Pamiętaj, że sukces wdrożenia nowego oprogramowania będzie oceniany przede wszystkim na podstawie dwóch wskaźników. Po pierwsze, czy pomaga on firmie realizować strategiczne cele zarządzania talentami. Po drugie, czy pracownicy aktywnie z niego korzystają. Niezależnie więc od tego, jak prosty i intuicyjny wydaje się nowy system, bardzo ważne jest, aby przyszli użytkownicy otrzymali gruntowne szkolenie. Nie tylko z obsługi interfejsu i prezentacji możliwości narzędzia, ale – przede wszystkim – instrukcje jak należy realizować w nowym systemie poszczególne procesy HR.

W pierwszych tygodniach po uruchomieniu systemu, kiedy loguje się do niego wielu nowych użytkowników, pojawia się wiele pytań.  Na dużą część z nich będą w stanie odpowiedzieć dobrze przeszkoleni administratorzy. Pozostałe można skierować do dostawcy, który stanowi drugą linię wsparcia. Powinien być więc przygotowany na przyjęcie większej liczby zgłoszeń supportowych.

6. Mów o korzyściach

Nowy system wnosi do firmy nie tylko infrastrukturę IT i usprawnienie procesów. Powoduje on również zmianę kulturową. Wszyscy członkowie organizacji muszą ją zaakceptować i przystosować się do nowych zasad gry. Dlatego wytłumacz im, jak działa nowy system. Przekonaj ludzi, niezależnie od ich miejsca w strukturze firmy, że to oni są najważniejszymi beneficjentami zmiany. Jeżeli będą ją rozumieć i uwierzą w korzyści płynące z nowego systemu, wtedy będą chętniej z niego korzystać.

Komunikuj wewnątrz organizacji, jak szerokie spektrum benefitów przynosi nowe oprogramowanie – dla zarządu, działu HR, managerów, zespołów i indywidualnych osób. Pracownikom mów o większych możliwościach samodzielnego zarządzania ścieżką kariery i podnoszenia kwalifikacji. Transparentnych procesach wytyczania celów i oceny, a także częstszym i regularnym feedbacku. Specjalistom HR o kompleksowej obsłudze procesów rekrutacji i wdrażania pracowników. Integracji i poprawie jakości danych zgromadzonych w systemach. Zmniejszeniu ilości pracy administracyjnej i samoobsłudze pracowników. Managerom powiedz o usprawnieniu oceny pracowniczej, transparentnym i obiektywnym zarządzaniu przez cele. Możliwości monitorowania postępów w realizacji wyznaczonych celów zespołowych i indywidualnych. Wreszcie, rozmawiając z zarządem, eksponuj zalety wyznaczania celów zespołowych i indywidualnych spójnych z celami strategicznymi organizacji. Wspomnij też, że pozyskanie i zatrzymanie najlepszych pracowników w szeregach firmy, warunkuje rozwój całego biznesu.

Zakup nowego systemu HR to ważna inwestycja. Coraz częściej to również konieczna inwestycja, niezbędna do pozyskania, rozwoju i utrzymania najlepszych pracowników, a co za tym idzie – do utrzymania przewagi konkurencyjnej. Nowoczesne technologie są w stanie usprawnić każdy proces HR: rekrutację, wdrażanie, rozwój, szkolenia, ocenę, performance, wynagrodzenia i benefity. Wspierają również realizację strategicznych celów organizacji, nadając HR szczególną rolę – partnera w biznesie. Aby nowy system spełnił pokładane w nim nadzieje, pamiętajmy, że pomiędzy jego zakupem a uruchomieniem, trzeba wykonać jeszcze kilka istotnych kroków. W przeciwnym razie będziemy mieć chybioną inwestycję – niedopasowany do naszych potrzeb i nieużywany system.

Komentarze

Materiały powiązane

KarieraCzy istnieje związek pomiędzy umiejętnościami miękkimi a sukcesem w branży IT?
Czy istnieje związek pomiędzy umiejętnościami miękkimi a sukcesem w branży IT?
20.03.2018
PolskaBydgoszcz na weekend 30 marca - 2 kwietnia
Bydgoszcz na weekend 30 marca - 2 kwietnia
30.03.2018
PolskaPoznań na weekend 1 - 3 grudnia
Poznań na weekend 1 - 3 grudnia
01.12.2017
Poprzedni
Ochrony danych - dlaczego warto postawić na outsourcing
Ochrony danych - dlaczego warto postawić na outsourcing
Następny
Gdzie zaplanować punkty świetlne urządzając dom czy mieszkanie?
Gdzie zaplanować punkty świetlne urządzając dom czy mieszkanie?

Newsletter

Kalendarium

  • World Built Environment Forum RICS 23.04.2018 Londyn
  • INFRATECH SUMMIT24.04.2018 Warszawa
  • Outsourcing w Administracji Korporacyjnej25.04.2018 Warszawa
Zobacz inne

Rekrutacja

  • Junior GL Accountant with german Antal Sp. z o.o.Wrocław
  • MagazynierIron Mountain Polska Sp. z o.o.Kopytów 44
  • Supervisor (German speaker)Teleperformance PolskaKatowice
  • Młodszy kontroler należnościAntal Sp. z o.o.Warszawa
  • Specjalista w dziale księgowości ze znajomością języków obcych (SSC/BPO)Antal Sp. z o.o.Łódź
Zobacz inne
  • Adecco Poland Sp. z o.o.Doradztwo personalne, usługi HR
  • Teleperformance PolskaContact Center, Multilingual Customer Service, Customer Experience Management, Technical Support, Business Process Outsourcing
  • Pro ProgressioOutsourcing - promocja, edukacja, networking
  • Antal Sp. z o.o.Rekrutacja, HR consulting, market research
  • Iron Mountain Polska Sp. z o.o.Zarządzanie informacją, archiwizacja, skanowanie, niszczenie
Zobacz inne

Eksperci

Małgorzata Polzenius
Małgorzata Polzenius
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 37634
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Daniel Gaweł-Karwatka – Tygrys Biznesu 2017, mówi o rozwiązaniach SAP. Daniel Gaweł-Karwatka – Tygrys Biznesu 2017, mówi o rozwiązaniach SAP. 23.04.2018
  • Ranking najbardziej pożądanych języków obcychRanking najbardziej pożądanych języków obcych23.04.2018
  • CBRE prezentuje badanie intencji inwestorówCBRE prezentuje badanie intencji inwestorów23.04.2018
  • W Krakowie wystartował BSS TourW Krakowie wystartował BSS Tour23.04.2018
  • CYKL INSPIRACYJNY: TYDZIEŃ 2 -  Rośnij bez rekrutacji. Jak zamienić szansę wzrostu biznesu na energię do optymalizacji? CYKL INSPIRACYJNY: TYDZIEŃ 2 - Rośnij bez rekrutacji. Jak zamienić szansę wzrostu biznesu na energię do optymalizacji? 23.04.2018
Zobacz inne

Literatura

Pracownik call center
Pracownik call centerWydawnictwo Ekonomik - Jacek Musiałkiewicz
Zobacz inne

Blogi

  • Mój pierwszy Mockup
    Mój pierwszy MockupKarina Kreja
  • Wiktora tydzień na 5 vol.25
    Wiktora tydzień na 5 vol.25Wiktor Doktór
  • Biura Budżetówki - czas przejść z ilości na jakość
    Biura Budżetówki - czas przejść z ilości na jakośćKarina Kreja
  • Wiktora tydzień na 5 vol.24
    Wiktora tydzień na 5 vol.24Wiktor Doktór
  • Co tak naprawdę robi Konsultant Środowiskowy?
    Co tak naprawdę robi Konsultant Środowiskowy?Karina Kreja
Zobacz inne
  • Karol Froń
    Karol Froń
  • Robert Zych
    Robert ZychWspółwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH.
  • Wiktor Doktór
    Wiktor DoktórEkspert branży outsourcingowej
  • Marzena Sawicka
    Marzena SawickaEkspert i autorka programów szkoleniowych. Aktywnie uczestniczy w kształtowaniu środowiska branży szkoleniowo – doradczej w Polsce.
  • Karina Kreja
    Karina KrejaEkspert Strategii Środowiska Pracy, Architekt, Rzeczoznawca Majątkowy.
Zobacz inne

Baza Firm

Kelly Services
Kelly Services
Zobacz inne