Potrzeby pracownika definiują „biuro przyszłości”

Krajobraz pracy biurowej w rzeczywistości, która przyjęła hybrydowy model pracy jako standard, zdefiniował na nowo potrzeby i oczekiwania pracowników. Dzisiejszy pracownik korzysta z biura mając nowy zestaw „potrzeb 4.0”. Współcześnie jedną z najbardziej pożądanych cech biura jest swoboda wyboru miejsca i sposobu pracy.

Elastyczne biuro w zakresie projektu architektury, jak również jego wyposażenia, jest dziś determinantem efektywnego rozwoju przedsiębiorstwa. Myśląc o biurze przyszłości myślimy o każdym jego elemencie. Zaczynamy od otoczenia, w jakim znajduje się sama nieruchomość i w jaką infrastrukturę jest wyposażona.

Kluczowym elementem jest bezpieczeństwo i automatyzacja istniejących w niej technologii. Możliwość zapewnienia pracownikom elastycznej przestrzeni biurowej – umożliwiającej szybką rearanżację biura, jeśli pojawi się taka potrzeba, bez konieczności organizowania prac budowlanych i instalacyjnych – jest dziś podstawą.

Mobilne miejsca pracy stają się codziennością. Ciągi komunikacyjne z możliwością wprowadzenia ruchu jednokierunkowego na poziomie biura, bezdotykowe instalacje sanitarne, inteligentne systemy sterowania wentylacją, klimatyzacją i ogrzewaniem oraz systemy kontroli dostępu połączone z aplikacjami do organizacji i zarządzania spotkaniami – zyskują na popularności.

Eco budynek to też eco i energooszczędne biuro, opomiarowane i certyfikowane wg norm. Szacuje się, że blisko 60-70% kosztów utrzymania budynku biurowego związane jest z jego eksploatacją, co za tym idzie – bardziej ekologiczna musi być też jego eksploatacja, czyli sama przestrzeń biurowa.

Pracownik i jego potrzeby

Najważniejszym elementem w procesie projektowania biura przyszłości jest człowiek, czyli pracownik. Zaspokojenie potrzeb fizycznych i psychicznych w miejscu pracy jest kluczowe. Począwszy od komfortowej akustycznie przestrzeni do pracy z wydzielonymi miejscami do pracy cichej i koncepcyjnej, wyposażonej w funkcjonalne kabiny akustyczne do pracy i spotkań, poprzez elastyczne rozwiązania do pracy zespołowej, dostosowujące się do zmieniającej się liczby pracowników w biurze oraz wykonywanych zadań, skończywszy na nowoczesnej infrastrukturze zapewniającej możliwość pracy online z wykorzystaniem systemów do wideokonferencji, w tym możliwości prowadzenia szkoleń i webinarów online.

Innowacyjne rozwiązania bazujące na nowoczesnych aplikacjach, mające za zadanie dostosowywać warunki przestrzeni do potrzeb i preferencji użytkowników, będą ułatwiać komunikację z innymi, synchronizować dane, a wysoce zaawansowana automatyzacja i digitalizacja pozwoli zaoszczędzić czas. Software dopasowany do organizacji na poziomie sztucznej inteligencji, informujący pracownika o pogodzie, bieżących aktywnościach w firmie i nowościach – stanie się codziennością.

Dzień już coraz częściej zaczynamy od wyboru miejsca pracy: home office, biuro lub przestrzeń publiczna. Jutro ten wybór będziemy potwierdzać w aplikacji do zarządzana naszym biurem. To technologia jutra będzie definiować naszą pracę i rozwiązania, które będziemy w niej wykorzystywać. Przestrzenie biurowe to miejsca, gdzie inteligentne technologie, bazujące m.in. na rozwiązaniach AI, IoT, VR, AR, beaconach i biometrii, platformy czy aplikacje – ułatwią nie tylko pracę, ale i funkcjonowanie w biurze.

Projektanci wskazują, że stoły do pracy i biurka wyposażone w wirtualne klawiatury oraz inteligentne systemy do rozmów i wideokonferencji ukryte w systemach meblowych – to kolejny krok.

Nowoczesne systemy meblowe typu „mix and match” to coraz częściej wybierane wyposażenie meblowe do pracy i spotkań. Właściwy podział biura na różne strefy do pracy to klucz do uniknięcia negatywnych skutków przebodźcowania współczesnego pracownika i zapewnienia przestrzeni do pracy w komfortowo akustycznej przestrzeni, która gwarantuje prywatność i poufność prowadzonych rozmów.

Hybrydowo i elastycznie

Zapewnienie pracownikowi autonomii jest dziś bardzo ważne. Przede wszystkim dotyczy to formy pracy – praca zdalna lub w firmie. Ponad 63% pracowników deklaruje, że pracuje w modelu hybrydowym będącym połączniem pracy zdalnej i biurowej[1]. Ponad 57% badanych potwierdza, że korzysta z biura 1-3 dni w tygodniu[2]. Naj chętniej pracujemy w biurze od wtorku do czwartku, korzystając z pracy zdalnej w piątki i poniedziałki. Biuro powinno być elastyczne, czyli przygotowane do przyjęcia zmiennej liczby pracowników. W równym stopniu musi zapewnić łączność i dostęp do systemów dla pracowników zdalnych.

Jedyną pewną rzeczą jest zmiana

Nikt tak do końca dziś nie wie, jak będzie wyglądało biuro przyszłości za 5 czy 10 lat. Jedyną pewną rzeczą jest zmiana. Taka sytuacja sprawiła, że najbardziej pożądaną kompetencją u pracowników jest zdolność adaptacji do zmian zachodzących w naszym otoczeniu i umiejętność ciągłego uczenia się. Rezyliencja, bo o takim zjawisku tutaj mówimy, to m.in. nasz sposób radzenia sobie ze stresem, elastyczność w przyjmowaniu kolejnych zmian, nastawienie do nowych zaskakujących sytuacji oraz umiejętność radzenia sobie z nieprzewidywalnością i brakiem stabilności. Wysoka rezyliencja wśród pracowników jest zjawiskiem pożądanym. To dziś jedna z najbardziej pożądanych kompetencji jutra, za którą musi nadążyć infrastruktura biura przyszłości.

Flexible workplace solution

Stałą zmienną współczesnego biura jest zmienna liczba pracowników, którzy danego dnia korzystają z biura. W przyszłości ten trend tylko się umocni. Na procent standardowego obłożenia biura może mieć wpływ wiele czynników, w dużej mierze związanych ze specyfiką dla danej branży lub lokalizacji. Jednak, patrząc na analizę danych nowojorskiego Manhattanu, można przyjąć, że średnie obłożenie biura wynosi dziś pomiędzy 55-60% wszystkich zatrudnionych[3].

Dlatego fundamentem nowoczesnej przestrzeni biurowej staje się elastyczna przestrzeń do pracy oferująca komfortowe wykonywanie zadań niezależnie od ich rodzaju – spotkania w większym gronie, wideokonferencje czy wymagająca praca w ciszy i skupieniu. Pracownicy poszukujący w biurze stacjonarnym ciszy i koncentracji skorzystają z rozwiązań akustycznych do pracy w skupieniu, takich jak akustyczne budki biurowe, a także zajmą stanowisko pracy w tej części biura, która pozbawiona jest rozmów oraz biurowego zgiełku.

Stawiając na elastyczną aranżację miejsca pracy, trafnym rozwiązaniem jest stosowanie koncepcji pracy w trybie hot desking. Stoły wielostanowiskowe czy układ biurek typu bench, które nie są przypisane do konkretnych osób, pozwolą pracownikom każdorazowo wybierać stanowisko pracy w zależności od zapotrzebowania. Umożliwia to w większym stopniu tworzenie się danego dnia klastrów pracowników o podobnym stylu pracy w określonych przestrzeniach biura. Tym samym, osoby szukające izolacji i skupienia nie są przywiązane do jednego biurka w hałaśliwym otoczeniu.

Elastyczność jako czynnik wzrostu przedsiębiorstwa

Analizy rynkowe wskazują jasno: organizacje, które postawiły na elastyczne podejście do tego, jak i gdzie będą pracowali ich pracownicy, obserwują znacznie większy wzrost przychodu – 21% w ciągu dwóch lat w porównaniu do wzrostu 5% organizacji, które nie wprowadziły w pełni elastycznego czasu pracy4. Ten trend będzie się umacniał. Firmy te obserwują również wzrost satysfakcji konsumentów, innowacyjności rozwiązań czy wydajności produkcji lub realizowanych usług. Badane organizacje nie koncentrowały się jednak wyłącznie na samej implementacji, ale w równym stopniu na budowaniu odpowiedniej kultury organizacyjnej, szkoleniach dla kadry menedżerskiej i wdrażaniu narzędzi ułatwiających elastyczną pracę, tym samym wspierając zadowolenie i zaangażowanie pracowników.

Wellbeing tkwi w szczegółach… technicznych

Aspektem, który w otwartym biurze może irytować i dekoncentrować najbardziej, jest niezmiennie nadmierny hałas. 50% pracowników deklaruje, że czuliby się bardziej produktywni w mniej hałaśliwym środowisku pracy5. Niestety, aż 64% pracowników odczuwa dyskomfort z powodu hałasu wywołanego rozmowami i telefonami[6].

Sposobem na ten problem jest szereg rozwiązań akustycznych do biura – od ścianek lokowanych w biurze, jednocześnie wydzielających przestrzeń, przez materiały dźwiękochłonne ścienne i sufitowe, po niezależne budki akustyczne do pracy w ciszy i skupieniu – pojedynczo lub w grupie. Te ostatnie, oferując dodatkowo regulację natężenia światła czy wentylacji, pozwolą w jeszcze większym stopniu dostosować warunki pracy do indywidualnych oczekiwań i preferencji użytkownika. Mobilność takich rozwiązań dobrze koreluje z elastycznym konceptem biura, zgodnie z którym budkę akustyczną można przemieścić w biurze bez potrzeby przeprowadzania prac remontowych.

Udomowione przestrzenie biurowe – nowoczesne i ergonomiczne meble biurowe, elastyczne rozwiązania do pracy w pojedynkę i dla większych zespołów projektowych – to już standard. A to wszystko tuż obok pomieszczeń przeznaczonych do odpoczynku i krótkiej regeneracji... Współczesne biura powinny w równym stopniu odpowiadać i coraz częściej odpowiadają na potrzeby osób z niepełnosprawnościami czy osób neuroróżnorodnych.

^{[1] „Hybrid Ways of Working 2022 Global Report”, Jabra.}

^{[2] Raport z badania opinii użytkowania biur „Zaprojektuj biuro przyszłości”, Skanska & Colliers.}

^{[3] „The future of work office buildings and American downtowns”, Forbes.}

^{[4] „The Flex Report 2024”, Flex Index presented by Scoop.}

^{[5] „Workplace Trends 2023 & Transformation Strategies”, Haworth.}

^{[6] Raport z badania opinii użytkowników biur „Zaprojektuj biuro przyszłości”, Skanska & Colliers.}

Autor: Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #15 March-April (2/2024)