Modele scentralizowane odpowiedzią na wyzwania pandemii?

Data dodania: 28.04.2021

AVON Global Shared Services działa w Polsce od 15 lat. Jakimi procesami się zajmuje i kogo obsługuje?

Katarzyna Zalewska, Director, Board Member, Avon Global Business Services: Avon GBS, poprzednio FSSC, od wielu lat wspiera Avon w obszarze scentralizowanych procesów Purchase To Pay, Report To Record oraz Order To Cash. W chwili obecnej serwis dostarczamy dla niemal wszystkich jednostek grupy, zlokalizowanych w obszarach geograficznych EMEA, APAC, NA oraz LATAM.

Rola GBS ewoluowała na przestrzeni wspomnianych 15 lat. Początkowo, powołane jedynie do obsługi transakcyjnej, FSSC wraz z rozwojem firmy ewoluowało w kierunku pozycji scentralizowanego partnera operacyjnego odpowiadającego za relacje z klientem wewnętrznym, wspieranego przez zewnętrznych dostawców, operującego wg zdefiniowanego katalogu serwisowego i struktury, odpowiadającej potrzebom naszego klienta. W odpowiedzi na potrzebę przemodelowania finansów oraz wraz ze zmieniającą się pozycją firmy na rynku, zdecydowaliśmy się przekazać obsługę transakcyjną do firm outsourcingowych, podczas gdy we własnym zakresie budujemy umiejętności lean, tech-based solutions oraz wyspecjalizowane centra kompetencyjne.

Dzisiaj, obok obsługi back office, Avon GBS pełni też funkcję Partnera Biznesowego dla funkcji centralnych skupionych wokół dyrektorów finansowych oraz dyrektorów ds. zakupów, wspierając programy transformacyjne wdrażane w każdym z Regionów.

 

Jak duży jest zespół AVON GBS w Warszawie? Na co mogą liczyć Wasi pracownicy?

Zespół w Warszawie jest częścią globalnego zespołu Service Delivery, zlokalizowanego w 5 centrach – AVON GBS funkcjonuje w połączonym modelu Captive & Outsourced. Zespół w Warszawie pełni funkcję kontrollingową oraz zarządza poziomem maturity dostarczanych procesów dla pozostałych 4 centrów transakcyjnych – m.in. poprzez Continuous Improvement. W tym momencie jest to ok. 60 osób. Zatrudnienie w Warszawie utrzymuje się na stałym poziomie, mimo zwiększającego się obszaru funkcjonowania, a przy tym atrycja pracowników jest na bardzo niewielkim poziomie – w 2020 było to <5%. Jest to możliwe poprzez wprowadzenie skutecznych modeli zarządczych oraz usprawnienia technologiczne – tylko w roku 2020 wdrożyliśmy kilkanaście robotów oraz centralny model zarządzania projektowego z użyciem kompleksowych narzędzi.

Tak wysoki poziom zaangażowania pracowników zawdzięczamy zarówno elastycznemu modelowi zarządczemu, jak i interesującym możliwościom rozwoju, które oferujemy zarówno w GBS, jak i poza nim – przyświecają nam takie koncepcje, jak „Building Meaninful Careers”, „Leading with heart”; mamy także program, w którym promujemy wymianę doświadczeń i wiedzy poprzez udział w „Train the trainers”. Ponadto, na poziomie przedsiębiorstwa, oferujemy interesujące Employee Value Proposition oraz szeroki zespół benefitów, m.in. kartę MultiSport, pakiet ubezpieczeń, zniżki na kosmetyki, czy wreszcie szeroki nagradzany dzień na profilaktykę zdrowotną – tzw. „Dzień na U”.

 

Od niemal trzech lat zarządza Pani AVON GBS. Proszę nam opowiedzieć o swojej pracy…

Mój każdy dzień, choć podobny do poprzedniego, przynosi nowe wyzwania i cechuje się wysoką dynamiką! Codzienna praca koncentruje się przede wszystkim na zapewnieniu wysokiego poziomu dostarczanych usług – mając zdefiniowany katalog, działamy w oparciu o model agile, stosując korektę obranego kursu kiedy to jest niezbędne. Praca nad przyszłościowymi projektami, spotkania z zespołem czy z jednostkami, z którymi współpracujemy w ramach dostarczanego serwisu, to kolejny istotny element. Najważniejszym jednak elementem obszaru, którym zarządzam, jest kooperacja z klientem wewnętrznym, klarowne i przejrzyste raportowanie bieżących wyników, komunikowanie zmian oraz podejmowanie inicjatyw, które często są wynikiem uzyskanych informacji zwrotnych. Z racji dużej dynamiki zmian, które obserwujemy podczas ostatnich miesięcy, bardzo często zasiadam też w wielofunkcyjnych projektach wspierających działania integracyjne czy transformacyjne na poziomie przedsiębiorstwa – służymy ekspertyzą oraz wsparciem merytorycznym i zarządczym na etapie formułowania projektu oraz jego egzekucji.

 

Pani Katarzyno, ma Pani prawie 20-letnie doświadczenie w obszarze SSC/BPO/GBS… Jak przebiegała Pani kariera w tamtym czasie? Czy współczesnym kobietom jest łatwo wspinać się po szczeblach kariery?

Moje ponad 20-letnie doświadczenie zawodowe koncentrowało się początkowo wokół rozwoju tzw. umiejętności twardych w podejściu praktycznym. Było to więc prowadzenie operacji, budowanie i egzekucja efektywnych modeli, implementacja programów transformacyjnych, by w dalszym etapie ewoluować w kierunku zarządczym w modelach, które – niezależnie ich skali – oferują skalowalność oraz wspierają biznes na ścieżce zrównoważonego rozwoju firmy. To doświadczenie spina wspólny mianownik umiejętności, które wychodzą poza codzienne zarządzanie, a są zorientowane na podnoszenie maturity organizacji SSC/GBS.

W przebiegu swojej kariery stawiałam na projekty dające mi ekspozycje do różnych modeli oraz zaangażowanie w zróżnicowane programy transformacyjne, często prowadzone poza granicami Polski. Także współpracę z organizacjami o zróżnicowanym modelu biznesowym postrzegałam jako cenne doświadczenie, które dało mi nie tylko możliwość zbudowania solidnej ekspertyzy w obszarze, którym obecnie zarządzam, ale też – co jest równie ważne – umiejętność rozumienia potrzeb biznesu, i w odpowiedzi na to – budowanie efektywnych modeli, a także zarządzanie oczekiwaniami. Dzisiaj chętnie dzielę się doświadczeniami na konferencjach branżowych (np. SSOW, Puls Biznesu etc.), ale też śledzę na bieżąco zmiany, które zachodzą w tym obszarze oraz sięgam do doświadczeń uznanych praktyków.

Z moich wieloletnich obserwacji wynika, że w branżach SSC/GBS czy BPO, kobiety reprezentują przede wszystkim niższą i średnią kadrę zarządczą, podczas gdy na poziomach przywódczych typu C, C-1 czy C-2, wciąż obserwuje się dysproporcje; jednakże również tutaj zauważa się stopniową zmianę, a kobiety coraz częściej widzi się również w składzie rozmaitych komitetów i rad branżowych. Można śmiało powiedzieć, że grupa prelegentów na konferencjach organizowanych przez SSOW, jest bardzo zdywersyfikowana; wiele kobiet jest także widocznych w obszarach technologicznych wspierających branżę. Sądzę, że w obszarze SSC duże znaczenie będą miały umiejętności, które się wnosi, i to – w moim odczuciu – zwłaszcza umiejętności miękkie. Pamiętajmy, że przeciętnie 70% pracowników w tym obszarze to pokolenie tzw. „millenialsów’, gdzie tradycyjne metody, które znamy z podręczników uznanych ekspertów zarządzania, mogą już nie być postrzegane jako skuteczne.

 

Nie możemy nie zapytać o sytuację spowodowaną pandemią COVID-19, która jest coraz większym wyzwaniem i zagrożeniem dla biznesu oraz organizacji pracy. Jak radzi sobie AVON GBS w Warszawie w obecnej sytuacji? Jaki model pracy przyjęliście?

Avon GBS działa w modelu hybrydowym już od kilku dobrych lat; praca na odległość w globalnym zespole jest więc dla nas normą. Tym łatwiej przyszło nam więc przestawić się na pracę zdalną. Funkcjonowanie w modelu centralnym szybko okazało się bardzo skuteczne w powrocie do normalności, bo to właśnie GBS spośród wszystkich funkcji jednostki, był w stanie dostarczać serwis w sposób niemal niezakłócony już tydzień po ogłoszeniu lockdownu w Europie i w Indiach. Co więcej, to właśnie ta sytuacja udowodniła, że zarządzanie przez cele, efektywne modele komunikacyjne i compliance, daje gwarancję niemal niezakłóconego przywrócenia i kontynuacji usług. Wyzwaniem, przed jakim stanęliśmy, okazała się potrzeba wdrożenia dodatkowych elementów technologii, które pozwalają na szybką i niezakłóconą komunikację, a także zapewnienie dodatkowej przestrzeni oraz narzędzi do kontroli wyników i wzmocnienia zaangażowania pracowników.

 

Pandemia znacząco przyspieszyła rewolucję cyfrową. Jakie projekty w tym obszarze zrealizowała Państwa firma?

Pandemia w pewnym stopniu przyspieszyła implementację rozwiązań cyfrowych, nad którymi pracuje Avon. Jesteśmy firmą działającą w modelu B2C, dlatego wiele rozwiązań będzie bezpośrednio z tym związanych, z uwzględnieniem przede wszystkim potrzeb dotyczących efektywnej komunikacji. Ograniczenie bezpośrednich kontaktów z klientami musi znaleźć odzwierciedlenie w efektywnych narzędziach, które pozwolą dotrzeć do odbiorcy mimo wydłużonego dystansu. Pandemia nie jest jednak główną przyczyną cyfryzacji. Avon już od pewnego czasu pracował nad znaczącymi inwestycjami systemowymi, które byłyby narzędziem zmieniającej się strategii biznesowej. Z pewnością niedawne połączenie oraz apetyt na zmianę na poziomie grupy, będzie tu również znaczącym czynnikiem rozwoju. GBS jest jednym z beneficjentów w obszarze zmian realizowanych przez DigitIt.

 

Na koniec chcielibyśmy zapytać o działania CSR AVON. Aktywność firmy w tym obszarze jest znana i inspirująca. Proszę nam opowiedzieć o ostatnich akcjach/projektach.

CSR jest jednym z integralnych elementów zarządzania marką. Zarówno przed erą COVID-19, jak i w czasie pandemii, Avon dokładał wszelkich starań, aby obszar CSR rozwijał się i prężnie wspierał rozwój kobiet i nie tylko. Tak więc, mimo trwającej pandemii udało nam się zrealizować kluczowe projekty – udowadniając, że bez względu na okoliczności, od prawie 135 lat pomagamy kobietom.

W ramach Avon Kontra Rak Piersi dofinansowaliśmy ponad 3 tys. badań USG piersi w „Gabinetach z Różową Wstążką”, zlokalizowanych w całej Polsce. Ponadto, razem z Fundacją Rak’n’Roll, przeprowadziliśmy drugą edycję „Dnia na U”, podczas której przypominaliśmy, jak ważna jest profilaktyka i dlaczego kobiety powinny regularnie się badać. Z kolei z okazji 16 Dni Akcji Przeciw Przemocy ze względu na płeć przeprowadziliśmy kampanię „Mów o tym głośno!”. Inicjatywa realizowana z fundacją Feminoteka mówi o różnych przejawach przemocy domowej i szkodliwych przekonaniach panujących w społeczeństwie. Obaliliśmy m.in. 16 mitów o przemocy, a także wprowadziliśmy procedurę postępowania zwaną Protokołem GBV (ang. Gender-Based Violence), dzięki której pracownicy Avon mogą uzyskać natychmiastowe wsparcie od Ambasadora ds. Przemocy.

W 2020 roku pomogliśmy dodatkowo placówkom walczącym z koronawirusem na pierwszej linii frontu. Przekazaliśmy ponad 12 ton produktów Avon – kosmetyków do higieny, dezynfektantów oraz kremów do rąk – wielu szpitalom czy domom opieki.
 

 

 

Materiały powiązane

Nieruchomości Monopolis - najlepszy projekt wielofunkcyjny na świecie
Monopolis - najlepszy projekt wielofunkcyjny na świecie
27.07.2021
Edukacja Naucz się, wykorzystaj, zapomnij! Fast reset skills, czyli szybkie resetowanie umiejętności
Naucz się, wykorzystaj, zapomnij! Fast reset skills, czyli szybkie resetowanie umiejętności
26.08.2021
Raporty Środowisko pracy na postpandemiczne czasy - raport
Środowisko pracy na postpandemiczne czasy - raport
24.09.2021
Poprzedni
Płatności bitcoinami akceptują już m.in. Microsoft, Starbucks czy Tesla
Płatności bitcoinami akceptują już m.in. Microsoft, Starbucks czy Tesla
Następny
Badanie KANTAR: W Polsce przybywa konsumentów z przymusu i cenoholików
Badanie KANTAR: W Polsce przybywa konsumentów z przymusu i cenoholików

Newsletter

Kalendarium

  • Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych MKBR 26.10.2021 Kielce
  • III Ogólnopolskie Forum Dyrektorów Finansowych 26.10.2021
  • Akademia Inspektora Ochrony Danych 26.10.2021
Zobacz inne

Eksperci

Scott Newman
Scott Newman
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • HR Detektyw część 44 - nowości i zmiany HR Detektyw część 44 - nowości i zmiany 22.10.2021
  • Nowe data center 3S w Gdańsku Nowe data center 3S w Gdańsku 22.10.2021
  • 2 pracowników z awansem na stanowisko Associate oraz nowy Partner w dziale Asset Services Cushman & Wakefield 2 pracowników z awansem na stanowisko Associate oraz nowy Partner w dziale Asset Services Cushman & Wakefield 21.10.2021
  • Znamy agendę trzeciej edycji Pozitive Technolgies 2021 Znamy agendę trzeciej edycji Pozitive Technolgies 2021 21.10.2021
  • Ruszył system Informacji Celno-Skarbowej EUREKA Ruszył system Informacji Celno-Skarbowej EUREKA 20.10.2021
Zobacz inne

Książki

Samorządowe centra usług wspólnych. pod red. Marleny Sakowskiej-Baryły i Marcina Górskiego
Samorządowe centra usług wspólnych. pod red. Marleny Sakowskiej-Baryły i Marcina Górskiego MUNICIPIUM SA
Zobacz inne

Blogi

  • Zrozumieć platformy robotyczne. Na co warto zwrócić uwagę, decydując się na wykorzystanie platformy Blue Prism w robotyzacji procesów biznesowych?
    Zrozumieć platformy robotyczne. Na co warto zwrócić uwagę, decydując się na wykorzystanie platformy Blue Prism w robotyzacji procesów biznesowych? Digital Teammates S.A.
  • Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania
    Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania Sebastian Młodziński
  • Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy?
    Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy? Sebastian Młodziński
  • Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
    Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego? Digital Teammates S.A.
  • Koniec z biurkowym rejtanowaniem
    Koniec z biurkowym rejtanowaniem Karina Kreja
Zobacz inne
  • Karol Froń
    Karol Froń
  • Waldek Olbryk
    Waldek Olbryk
  • Joanna Borowik
    Joanna Borowik Rzeczoznawca majątkowy i doradca rynku nieruchomości
  • Hubert Lipiński
    Hubert Lipiński Trener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Dymitr Doktór
    Dymitr Doktór Ekspert w dziedzinie marketingu, wizjoner, pasjonat rozwiązań outsourcingowych oraz optymalizacji. Redaktor Naczelny magazynu Outsourcing&More.
Zobacz inne

Baza Firm

White Star Real Estate
White Star Real Estate
Zobacz inne