Nietrafiona rekrutacja – czego może wymagać klient od agencji?

Data dodania: 21.06.2018

Realne straty finansowe, opóźnienia w projektach, spadek wydajności i niskie morale w zespole – to tylko część konsekwencji, z jakimi musi zmierzyć się firma po nieudanej rekrutacji. Na jakie rozwiązania ze strony agencji może liczyć pracodawca? Jak właściwie określić zasady współpracy? 

Organizacja, zlecając rekrutację firmie zewnętrznej, decyduje się na profesjonalną usługę przeprowadzoną przez wyspecjalizowanych konsultantów. Taka współpraca oszczędza czas i gwarantuje lepsze i szybsze rezultaty, a pomyślnie zakończony proces pozwala pisać kolejne rozdziały w rozwoju firmy wraz ze zrekrutowanymi przez agencję pracownikami. Zdarza się jednak, z różnych przyczyn i w różnych okolicznościach, że pracownik lub pracodawca nie są zadowoleni z rezultatów projektu.

ALGORYTM UTRACONYCH KOSZTÓW

Dzień zero to moment, w którym rozstajemy się z pracownikiem, a przed oczami każdego HR menedżera przewija się rząd cyferek i algorytm utraconych kosztów. Jak duże straty poniesie organizacja? Firmie rekrutacyjnej zapłaciliśmy kwotę X, wdrożenie kosztuje Y, a brak osoby na danym stanowisku każdego dnia generuje straty na poziomie Z. Okres wypowiedzenia oraz czas, jaki poświęcimy na znalezienie kolejnego kandydata, pomnożony przez 20 dni roboczych, w najlepszym razie, to wiele kolejnych roboczogodzin. Finanse to tylko jedna strona medalu. Wyróżniamy również straty, których na pieniądze przeliczyć się nie da. Osłabione morale w zespole, nadwyrężony wizerunek firmy oraz gorsze statystyki rotacji niepożądanej, które ściągają równie niepożądane spojrzenia z centrali. W każdej firmie wygląda to inaczej, ale przedstawmy uśredniony przykład osoby na stanowisku specjalistycznym, która zarabia 5000 zł brutto miesięcznie i odchodzi tuż przed upływem 3-miesięcznego okresu próbnego. Koszt finansowy takiej nieudanej rekrutacji to minimum 40  000 zł. Oczywiście – lepiej zapobiegać niż leczyć, ale nie każdą sytuację jesteśmy w stanie przewidzieć. 

WYZWANIA, Z JAKIMI MIERZY SIĘ AGENCJA

Niektóre, bardzo złożone rekrutacje wymagają ogromnych nakładów przy realizacji. Szczególnie wtedy, gdy kompetencje są trudno dostępne na rynku albo klient ma tak dobrze zmapowany rynek, że znalezienie nowego kandydata jest mało prawdopodobne. Pracując w formule „success fee”* w takiej sytuacji firma rekrutacyjna bierze na siebie całe ryzyko inwestycji czasu i pracy. W takich przypadkach umowa może nie zawierać zapisu gwarancyjnego, ze względu na niemożność znalezienia adekwatnego zastępstwa w ramach wąskiego rynku. Kolejnym, niezwykle istotnym aspektem jest ryzyko po stronie klienta i organizacji. Konsultanci agencji tracą kontrolę nad tym, co dzieje się z kandydatem, gdy ten podejmuje pracę. Przeróżne czynniki mogą przyczynić się do rezygnacji z obu stron.

Od powodów błahych po niezwykle zasadne i bardzo osobnicze. Mogą to być kłopoty z dojazdem, konflikty w zespole albo brak spójności oferty z zakresem obowiązków. Może się również okazać, że poziom deklaratywny kompetencji był znacznie niższy od faktycznych – powodów rozstań jest mnóstwo. Największym zagrożeniem, jakie dostrzegamy przy rekrutacjach wolumenowych jest brak czasu dedykowanego dla jednostki w krytycznym dla powodzenia projektu okresie wdrożenia. Właśnie dlatego Antal bardzo często angażuje się w planowanie tego aspektu operacji u klienta. Korzystając z naszych doświadczeń i wiedzy o perspektywie obu stron, zapewniamy optymalne środowisko dialogu.

KANDYDAT ZNIKNĄŁ I CO TERAZ?

Z technicznego punktu widzenia są dwie możliwości: pracodawca rozstaje się z pracownikiem lub pracownik rozstaje się z pracodawcą. Niezależnie, która ze stron podejmie decyzję o zakończeniu współpracy, to firma ponosi największe koszty nietrafionej rekrutacji. W obu przypadkach pracodawcy może przysługiwać usługa gwarancyjna, ale jest to uzależnione od zapisów umowy. Wspomniana gwarancja przybiera różne formy kompensujące niepowodzenie, a agencja może być zobowiązana do przeprowadzenia kolejnego procesu rekrutacyjnego w ramach tej samej opłaty. Innym rozwiązaniem jest przedstawienie określonej liczby profilowych kandydatów. W tym przypadku, bez względu na to czy klient zatrudni pracownika, czy też nie – gwarancja jest zrealizowana. Kolejnymi możliwościami są: zwrot pieniędzy, rozliczenie w innym procesie rekrutacyjnym lub zniżka na nowy proces rekrutacyjny. Usługi gwarancyjne przysługują w terminie określonym umową. Dla branży SSC/BPO jest to od 1 do 12 miesięcy w zależności od poziomu stanowiska i pozostałych wynegocjowanych warunków. Niezwykle istotnym aspektem, który wpływa na ważność gwarancji jest płatność, ponieważ w wielu przypadkach gwarancja nie przysługuje, jeśli zobowiązanie nie zostało zrealizowane na czas.

NOWY PROCES REKRUTACYJNY, A MOŻE REKOMENDACJA?

O tym, jaka forma gwarancji jest korzystna, decydują okoliczności – jeśli pilnie potrzebujemy pracownika na danym stanowisku, to oczywiście wybierzemy nowy proces rekrutacyjny. W takiej sytuacji najczęściej ponownie rozpatruje się najmocniejszych kontrkandydatów z poprzednio prowadzonego procesu. W przypadku niepowodzenia, zaczynamy cały proces rekrutacyjny od nowa. Może jednak zdarzyć się tak, że zapisy umowy gwarantują jedynie rekomendacje, które powinny spełniać wymagania profilowe i merytoryczne. Inną możliwością jest sytuacja, w której wakat dezaktualizuje się z różnych powodów – czy to awansu wewnętrznego, skutecznej rekomendacji z innych źródeł lub zmiany koncepcji stanowiska. Jeżeli dana potrzeba rekrutacyjna została zaspokojona przez inne źródło niż agencja i realnej potrzeby gwarancji już nie ma, można zrealizować ją poprzez zlecenie o podobnym stopniu zaszeregowania i trudności. Należy jednak omówić to z agencją. Sporadycznie stosowaną praktyką w branży rekrutacyjnej jest zwrot płatności. W głównej mierze dlatego, że taka umowa jest zwykle bardziej restrykcyjna, zarówno dla klienta, jak i dla agencji.

KIEDY GWARANCJA NIE ZADZIAŁA?

Standardowo z gwarancji wykluczone są okoliczności, takie jak: upadłość lub likwidacja firmy klienta, likwidacja stanowiska pracy, zwolnienia grupowe lub restrukturyzacja. W pozostałych przypadkach usługa gwarancyjna przysługuje, o ile jest umieszczona w umowie. Warto mieć na uwadze, że SSC/BPO to specyficzna branża, której zasady są bardzo niejednolite. Produkty szyte na miarę nie mogą być zunifikowane, a wiele umów nie posiada zapisów gwarancyjnych. Dzieje się tak przede wszystkim w projektach rekrutacji wolumenowych, a rotacja jest z założenia wliczona w ryzyko operacji lub w przypadku stanowisk o krótkim cyklu życia – np. w call center, gdzie w procesie negocjacji minimalizowane są koszty całości rekrutacji. Ponadto, gwarancja jest jednym z elementów negocjowanych i często nie objętych wytycznymi korporacyjnymi po stronie klienta. Często słyszymy, że ustalenia globalne dla firmy zakładają 30-dniowy termin płatności albo, że umowa nie może być zawarta bezterminowo i są to rzeczy nie podlegające negocjacji. Centrala rzadko narzuca takie restrykcje w kontekście gwarancji, gdyż wiadomo, że nie jest w stanie przewidzieć wszystkich ewentualności. 

ZŁE DOBREGO POCZĄTKI

Człowiek za człowieka, człowiek za pieniądze, CV za gwarancję czy inne formy kompensacji usługi nie powinny mieć miejsca dopóki nie zrozumiemy, jakie były powody rozwiązania umowy z zrekrutowanym pracownikiem. Tylko analiza sytuacji pozwoli rekruterowi dostarczyć pełnowartościową usługę, a i organizacja przy tej okazji może się sporo nauczyć i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Jak wynika z obserwacji Antal, takie rekomendacje najczęściej dotyczą onboardingu, samego procesu wyboru kandydata spośród zaprezentowanych czy też zestawu kompetencji twardych i miękkich na danym stanowisku. Nierzadko zdarza się, że konsultant firmy rekrutacyjnej uzyskuje informację zwrotną od samego zainteresowanego. Posiadając tak wielowarstwowy obraz sytuacji można znacznie usprawnić każdy aspekt procesu rekrutacji i wdrożenia pracownika do firmy. Celem tej pracy post factum jest zapobieganie takim zdarzeniom w przyszłości, a także eliminowanie zjawiska kumulacji odejść i zwolnień. Wspólna analiza sytuacji pozwoli na określenie najsłabszych punktów. Rolą konsultanta jest aktywne uczestnictwo w tej analizie – tak, by ulepszać proces dla każdego klienta indywidualnie. Z własnego doświadczenia wiem, że prawidłowo przeprowadzony proces gwarancyjny, to często początek współpracy opartej na zaufaniu, gdyż każda organizacja i każdy człowiek najwięcej uczy się na błędach.

Autor: Karolina Korzeniewska, Account Executive Europe, Antal SSC/BPO 


Jeśli interesują Cię inne publikacje, zapraszamy na stronę Outsourcing&More 

Materiały powiązane

KarieraCzy outsourcing da elastyczność na rynku pracy tymczasowej po zmianach prawnych?
Czy outsourcing da elastyczność na rynku pracy tymczasowej po zmianach prawnych?
22.08.2018
RaportyCzego może oczekiwać pracownik w przypadku relokacji?
Czego może oczekiwać pracownik w przypadku relokacji?
02.07.2018
PolskaWarszawa na weekend 3 - 5 sierpnia
Warszawa na weekend 3 - 5 sierpnia
03.08.2018
Poprzedni
Idealna kuchnia według ekspertów Nowy Styl Group
Idealna kuchnia według ekspertów Nowy Styl Group
Następny
JLL podsumowała sytuację na globalnym rynku nieruchomości biurowych na koniec I kwartału 2018 roku.
JLL podsumowała sytuację na globalnym rynku nieruchomości biurowych na koniec I kwartału 2018 roku.

Newsletter

Kalendarium

  • Międzynarodowy Kongres Biogospodarki Łódź 201824.09.2018 Łódź
  • IT w Służbie Zdrowia GigaCon - Warszawa25.09.2018 Warszawa
  • How to prepare organization for automation? 25.09.2018
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Project Leader / Process ConsultantAdaptive Group Sp. z o.o.Łódź
  • Project ManagerAdaptive Group Sp. z o.o.
Zobacz inne
  • Adaptive Group Sp. z o.o.Shared Services Centers, Business Process Outosurcing, Nearshoring and Offshoring Support, Transformation Programs, Business Architecture, Process Design,Organisation Optimization & Improvements
Zobacz inne

Eksperci

Piotr Reznar
Piotr ReznarManager, biznesman. Od ponad 12 lat z sukcesami zarządza kilkusetosobowymi, wielopoziomowymi strukturami obsługi klienta. Od podstaw zbudował jedno z większych call center w Polsce.
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 38888
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • „Cyfrowe biuro - droga do cyfrowej firmy”„Cyfrowe biuro - droga do cyfrowej firmy”21.09.2018
  • GPO: KAŻDY PROCES MA DWA KOŃCEGPO: KAŻDY PROCES MA DWA KOŃCE21.09.2018
  • Bydgoszcz na weekend 21 - 23 wrześniaBydgoszcz na weekend 21 - 23 września21.09.2018
  • Łódź na weekend 21 - 23 wrześniaŁódź na weekend 21 - 23 września21.09.2018
  • Poznań na weekend 21 - 23 wrześniaPoznań na weekend 21 - 23 września21.09.2018
Zobacz inne

Literatura

Outsourcing w przedsiębiorstwach sektora MŚP
Outsourcing w przedsiębiorstwach sektora MŚPUniwersytet Śląski
Zobacz inne

Blogi

  • Workplejsowe  ROI
    Workplejsowe ROIKarina Kreja
  • Sześć zasad osobistej efektywności w sprzedaży
    Sześć zasad osobistej efektywności w sprzedażyRobert Zych
  • Wellness: Twój idealny dzień pracy
    Wellness: Twój idealny dzień pracyKarina Kreja
  • Weekendowy KINT, czyli Krótko I Na Temat po raz 21
    Weekendowy KINT, czyli Krótko I Na Temat po raz 21Wiktor Doktór
  • Znaczeniowe pomyłki środowiskowe
    Znaczeniowe pomyłki środowiskoweKarina Kreja
Zobacz inne
  • Anna Sarnacka–Smith
    Anna Sarnacka–SmithDIAGNOZA KOMPETENCJI DISC D3, EFFECTIVENESS
  • Dymitr Doktór
    Dymitr DoktórEkspert w dziedzinie marketingu, wizjoner, pasjonat rozwiązań outsourcingowych oraz optymalizacji. Redaktor Naczelny magazynu Outsourcing&More.
  • Katarzyna Swatowska
    Katarzyna SwatowskaEkspert w działaniach Public Relations dla Call Contact Center oraz branży nowych technologii
  • Maciej Buś
    Maciej BuśEkspert Customer Contact Center, Klientomaniak, Konsultant
  • Piotr  Rutkowski
    Piotr Rutkowski Ekspert ds. outsourcingu
Zobacz inne

Baza Firm

Hutchinson Institute
Hutchinson Institute
Zobacz inne