Nowe prawo ochrony danych osobowych - Pięć zmian, na które powinien zwrócić uwagę pracodawca

Data dodania: 23.05.2017

Pracodawca gromadząc w czasie trwania procesu rekrutacyjnego aplikacje kandydatów staje się administratorem danych osobowych. Zanim z nich skorzysta, musi wypełnić szereg obowiązków informacyjnych. Te reguluje ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 roku, która w obecnym kształcie będzie obowiązywać jeszcze tylko rok. 25 maja 2018 roku zastąpi ją Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, stanowiące największą w historii zmianę regulacji w tym obszarze. Nowe przepisy wpłyną na wiele aspektów procesów rekrutacyjnych, w tym na te, w których firmy pozyskują kandydatów przez polecenia rekrutacyjne.

- Obecnie rynek pracy w Polsce w zdecydowanej większości należy do pracownika. Taka sytuacja wymusza na firmach poszukiwanie nowych rozwiązań wspierających procesy rekrutacyjne. Część z nich już wdrożyło lub zastanawia się nad wdrożeniem programu poleceń rekrutacyjnych. Takie rozwiązanie świetnie wspiera proces dotarcia do potencjalnych kandydatów, jednocześnie jednak stawia przed działami HR, IT i prawnymi sporo wyzwań natury prawnej. Szczególnie teraz, kiedy do wejścia nowych regulacji w zakresie ochrony danych osobowych, pozostał tylko rok. Dwanaście miesięcy to niewiele biorąc pod uwagę, że nadchodzące zmiany dotyczą wielu obszarów rekrutacyjnych i obejmują wszystkich kandydatów do pracy, niezależnie od sposobu ich rekrutacji – mówi Artur Sibera, Project Leader w ShareHire.

Na administratorze danych spoczywa szereg obowiązków, które obecnie wynikają z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 992) dalej: UODO. Od 25 maja 2018 r. zastąpi je Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej: RODO. W stosunku do obecnego stanu prawnego, RODO wprowadza w zakresie ochrony kandydatów do pracy kilka istotnych zmian. Będą one dotyczyć także osób, które w ramach programów poleceń rekrutacyjnych zostały zarekomendowane do pracy.

Po pierwsze, pełniejsza informacja dla kandydata

Nowe regulacje rozszerzają zakres informacji, które pracodawca (administrator danych) musi przekazać kandydatowi, również temu z polecenia. Obecnie należy informować m.in. o adresie swojej siedziby, pełnej nazwie firmy, celu i zakresie zbierania danych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych. Zgodnie z nowymi przepisami, katalog będzie musiał zawierać również m.in. dane kontaktowe inspektora ochrony danych (o ile taka osoba będzie w podmiocie wyznaczona), informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego (GIODO) czy informacje o okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane. Ponadto, pracodawca będzie miał obowiązek podania powyższych informacji przy pierwszej komunikacji z potencjalnym pracownikiem.

Po drugie, dane gromadzone tylko na czas konkretnej rekrutacji

Administrator danych powinien przetwarzać dane osobowe potencjalnych pracowników zgodnie z zasadami rzetelności, celowości, adekwatności oraz czasowości. Jeżeli zatem rekrutacja dobiegnie końca, to dane osobowe osób polecanych do pracy należy usunąć o ile nie wyraziły zgody na przetwarzanie danych w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych. Co ważne, dotyczy to dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Względnie dla celu obrony przed roszczeniami w związku z naruszeniem zakazu dyskryminacji, możliwe jest przechowanie danych osobowych osób biorących udział w rekrutacji przez okres roku od dnia jej zakończenia.

Po trzecie, zgoda na przetwarzanie danych poleconego pracownika

Pracodawcy korzystający z programów poleceń rekrutacyjnych muszą uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych potencjalnego pracownika, który został polecony. Stąd najlepiej, jeżeli zaaplikuje on do pracy w taki sam sposób, jakby robił to bez polecenia. W tym celu osoba polecająca zamiast wyręczać polecanego w wysłaniu CV, powinna przekazać link do ogłoszenia o pracy, na które ten może zaaplikować samodzielnie akceptując wymagane oświadczenia. Jest to model, który zabezpiecza w sposób kompleksowy interesy zarówno pracodawcy, kandydata, jak i osoby polecającej, która nie dysponuje wbrew prawu danymi kandydata.

Po czwarte, obowiązki prawno-informacyjne wobec osób polecających

Wyzwaniem dla pracodawców pozostaje również kwestia gromadzenia danych osób polecających kandydatów do pracy. Sytuacja wydaje się być czytelna, kiedy mówimy o zamkniętym programie poleceń rekrutacyjnych, w którym role polecającego pełni pracownik danego pracodawcy. W przypadku, w którym pracodawca rozszerza zakres programu poleceń o alumnów, pracowników firm partnerskich czy dostawców, pojawia się szereg nowych obowiązków prawno-informacyjnych. Pracodawca jest zobowiązany m.in. zgłosić do GIODO dodatkowy zbiór osób polecających nie będących pracownikami. Jak wskazują eksperci ShareHire, kwestie organizacyjno-informatyczne, ale i prawne, warto zlecić firmom specjalizującym się w kompleksowej obsłudze programów poleceń rekrutacyjnych. Oferują one kompleksowe rozwiązania pozwalające zadbać o bezpieczeństwo wszystkich uczestników procesu: polecających, potencjalnych kandydatów oraz pracodawców.

Po piąte, potencjalne zmiany ustawodawcy krajowego

Nowe regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych zostaną również zweryfikowane przez ustawodawcę krajowego.

– Zgodnie z unijnym rozporządzeniem, może on zawrzeć w ustawodawstwie krajowym bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji. Tego rodzaju regulacje mogłyby na przykład doprecyzowywać zakres danych, które potencjalny pracodawca może przetwarzać w związku z prowadzoną rekrutacją. Ale, czy i w jakim zakresie zostaną wprowadzone, dowiemy się w ciągu najbliższych miesięcy – podkreśla Piotr Janiszewski, Radca Prawny, Prezes Zarządu Auraco.

Materiały powiązane

Biznes TIMATE z Medalem Europejskim i rekomendacją Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego
TIMATE z Medalem Europejskim i rekomendacją Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego
31.08.2021
Biznes MBA – menedżerska dojrzewalnia
MBA – menedżerska dojrzewalnia
25.08.2021
Biznes Zaostrza się wojna o paczkomaty. Wygląda na to, że gminy nie odpuszczą dodatkowego podatku
Zaostrza się wojna o paczkomaty. Wygląda na to, że gminy nie odpuszczą dodatkowego podatku
17.08.2021
Poprzedni
Komunikacja mobilna z Generacją C
Komunikacja mobilna z Generacją C
Następny
Za 6% eksportu produktów rolnych do UE odpowiada Polska
Za 6% eksportu produktów rolnych do UE odpowiada Polska

Newsletter

Kalendarium

  • Firmowy Rajd Rowerowy 18.09.2021
  • Konferencja I love marketing 21.09.2021
  • Praktyczne aspekty wynagradzania pracowników pomocy społecznej 23.09.2021
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
  • Starszy Księgowy / Starsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
  • Młodszy Księgowy / Młodsza Księgowa - Warszawa MDDP Outsourcing Warszawa
  • Księgowy / Księgowa - Katowice MDDP Outsourcing Katowice
Zobacz inne
  • MDDP Outsourcing Outsourcing księgowości, kadr i płac
Zobacz inne

Eksperci

ANITA  Lagierska
ANITA Lagierska
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Spotkania integracyjne na urlopie? Spotkania integracyjne na urlopie? 17.09.2021
  • Weekend w Poznaniu 17-19.09.2021 Weekend w Poznaniu 17-19.09.2021 17.09.2021
  • Kolejna edycja akcji „Do nasadzenia”, czyli zielony dywan dla przyszłych pokoleń Kolejna edycja akcji „Do nasadzenia”, czyli zielony dywan dla przyszłych pokoleń 17.09.2021
  • Pierwsze symptomy ożywienia na wrocławskim rynku biurowym po drugim kwartale 2021 r. - raport Pierwsze symptomy ożywienia na wrocławskim rynku biurowym po drugim kwartale 2021 r. - raport 16.09.2021
  • Przerwa w pracy - co warto na ten temat wiedzieć Przerwa w pracy - co warto na ten temat wiedzieć 16.09.2021
Zobacz inne

Książki

Biblia NLP. Wydanie rozszerzone, ponad 350 wzorców, metod i strategii programowania neurolingwistycznego
Biblia NLP. Wydanie rozszerzone, ponad 350 wzorców, metod i strategii programowania neurolingwistycznego Onepress
Zobacz inne

Blogi

  • Śródpandemiczna mała stabilizacja
    Śródpandemiczna mała stabilizacja Karina Kreja
  • Zmiany w przepisach o rachunkowości
    Zmiany w przepisach o rachunkowości Grant Thornton
  • Mobilni menadżerowie
    Mobilni menadżerowie Karina Kreja
  • 6. punktów etykiety spotkań hybrydowych
    6. punktów etykiety spotkań hybrydowych Wojciech Krupa
  • Sprzedaż to zbiór procesów. Niektóre z nich warto zrobotyzować.
    Sprzedaż to zbiór procesów. Niektóre z nich warto zrobotyzować. Digital Teammates S.A.
Zobacz inne
  • Krzysztof Herdzik
    Krzysztof Herdzik
  • Karol Froń
    Karol Froń
  • Robert Zych
    Robert Zych Współwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH.
  • Wojciech Krupa
    Wojciech Krupa Strategic Account Manager, Workplace Consultant, Change Manager, C-Suite Advisor
  • Anna Sarnacka–Smith
    Anna Sarnacka–Smith DIAGNOZA KOMPETENCJI DISC D3, EFFECTIVENESS
Zobacz inne

Baza Firm

CPL Jobs Sp. z o.o.
CPL Jobs Sp. z o.o.
Zobacz inne