Optymalizacja back-office i automatyzacja IT to dwie główne „domeny” Optimatis

Data dodania: 05.10.2017

Od niedawna do grona członków Klubu Pro Progressio dołączyła firma Optimatis, której prezesem i współzałożycielem jest Robert Gontkiewicz. Porozmawiamy dzisiaj czym jest Optimatis? Czy to co robią jest nowością na rynku?

Optimatis formalnie to firma doradczo-wdrożeniowa. Ale tak na serio Optimatis to przede wszystkim zespół, który dzięki swojej wiedzy, doświadczeniu i pragmatycznemu podejściu niesie pomoc firmom w efektywnym wykorzystaniu tego co już u siebie mają. Układamy procesy, eliminujemy powtarzalność, motywujemy ludzi do kreatywnego działania, pokazujemy, jak wykorzystać optymalnie narzędzia IT i jak stymulować wzrost wartości biznesu klienta poprzez ustawiczne usprawnianie jego codziennych działań.

Pro Progressio: Skąd pomysł właśnie na taki rodzaj działalności? Życie, doświadczenie zawodowe czy znalazłeś niszę?

Robert Gontkiewic Prezes OptimatisRobert Gontkiewicz Prezes Optimatis: Myślę, że wszystko po trochu. Życie nauczyło mnie wykorzystywać optymalnie to co jest, doświadczenie (a to już ponad 17 lat zarówno w doradztwie jak i zarządzaniu firmą) nauczyło mnie co jest ważne w biznesie i dla biznesu. Dodatkowo zamiłowanie do nowoczesnych technologii w powiązaniu z poprzednimi dało narzędzia nie tylko do poprawy efektywności (organizacyjnej i finansowej) ale także do automatyzacji i cyfryzacji. Co do niszy to można powiedzieć, że ją znalazłem. Jako Optimatis wspólnie z zespołem pomagamy firmom zarówno w obszarze IT jak i w innych obszarach, których działanie dla każdej firmy – mimo że na pierwszy rzut oka niewidoczne – rzeczywiście jest bardzo ważne. I to jest właśnie ta nisza. Jeszcze w mojej poprzedniej „odsłonie zawodowej” nosiłem się z zamiarem, żeby to co się sprawdziło w obszarze IT, przenieść w inne obszary działalności w firmach. Bo tak jak informatyka dostarcza funkcjonalności biznesowe i dba, aby poczta e-mail czy drukarki działały, wspiera czy wręcz kreuje nowe usługi dla firmy, tak samo przecież jest też w innych działach firmy – zwanych przeze mnie back-office.

PP: Powiedz nam jakie działy nazywamy back-office i dlaczego ich sprawne i efektywne funkcjonowanie jest tak ważne dla całego przedsiębiorstwa?

RG: Zanim odpowiem dygresja. Każda dobra armia składa się nie tylko z sił szybkiego reagowania, wojska właściwego (piechota, czołgi, samoloty i rakiety), ale także z taborów, łączności, stołówki (grochówki), lekarzy i wszystkiego tego, czego żołnierz po ciężkim dniu pracy potrzebuje. Czasami także w trakcie walk. I teraz proszę sobie wyobrazić, że nasza firma to taka armia. Mamy dział sprzedaży, dział produkcji (czy też dostarczania usług), ale dla sprawnego działania potrzebujemy też całego szeregu funkcji wspierających – administracji, HR, prawników, kogoś kto zadba o zakupy, zgodność z regulacjami, etc…  I właśnie te komórki wspierające nazywamy back-officem.

Optymalizacja back-office i automatyzacja IT to dwie główne „domeny” Optimatis

 

PP: Co takiego się stało na rynku, że managerowie w firmach kierują swój wzrok właśnie na działy back-office?

RG: Do tej pory większość działań w firmach skupiała się na tym jak zwiększyć sprzedaż, jak efektywnie usprawnić procesy produkcyjne, jak wygenerować jak najwyższe przychody. Skupiano się na jakości i obsłudze klienta i na sprawnym wdrażaniu nowych pomysłów. 

I te obszary funkcjonują dobrze a optymalizacje w tych obszarach są (jak to się mówi) – łatwo osiągalne. Nie tylko procesy, dobra organizacja, metody takie jak Lean, Agile i inne, ale także rozwiązania informatyczne, kompletne wielomodułowe systemy, które wspierają czy podnoszą jakość tych działań. Hasła takie jak automatyzacja, big data, chmura to nie tylko obszar IT, ale coraz częściej wykorzystywany jest także w obszarach biznesowych. Zmienia się też podejście użytkownika/klienta i jego oczekiwania. Zmienia się sposób oferowania i dostarczania usług/produktów. Mówimy już o zjawisku cyfrowej transformacji. I teraz proszę sobie wyobrazić, że (nawiązując do poprzedniej dygresji) nasza armia jest już przy linii frontu a „tabory” zostały w tyle. Jako firma ponieśliśmy ogromny wysiłek (w tym finansowy) żeby, „zdigitalizować” główne obszary działania w firmie a okazuje się, że nasze funkcje wsparciowe (czyli wspomniany back-office) został z tyłu. Czy wtedy taka cyfryzacja rzeczywiście będzie działała sprawnie, czy rzeczywiście pomoże organizacji? Śmiem twierdzić, że taka niekompletna cyfryzacja to po prostu „zmarnowane” duże kawałki budżetu. Automatyzacja czy wręcz cyfryzacja działów back-office chociażby z tego powodu jest nieunikniona.

PP: Czy to jest główny powód? A co z firmami które nie potrzebują lub jeszcze nie zaczęły cyfrowej transformacji? Czy dla nich optymalizacja w działach back-office też jest ważna?

RG: Tak – zmiany w podejściu do prowadzenia biznesu są nieuniknione. Można powiedzieć, że czeka (a nawet już jest) kolejna rewolucja – nie przemysłowa, ale cyfrowa.

Ale to nie wszystko - gdy spojrzymy na dane, które są prezentowane w raportach firm analitycznych z ostatnich lat, mogę z pełną odpowiedzialnością stwierdzić, że cyfryzacja działów wsparcia jest już dzisiaj po prostu koniecznością, a nie fanaberią.  No bo jak można zignorować takie informacje:

już kilkanaście % zautomatyzowanych działań podnosi efektywność o 50%
automatyzacja redukuje koszty obsługi klient/użytkownika najmarniej o 20% a dochodzi nawet do 80%
terminowość działań w zoptymalizowanych działach back-office sięgają 98%
jakość dostarczanych usług w zoptymalizowanych działach back-office wzrosła aż do 50%
i wreszcie w zoptymalizowanych działach back-office satysfakcja użytkownika wzrasta nawet o 40%.

Oczywiście mogę tak bardzo długo, ale podsumowując - z takimi liczbami po prostu nie można dyskutować. Od razu widać, że takie zmiany w back-office są po prostu niezbędne.

PP: Bardzo dużo rozmawialiśmy o back-office. Widać od razu, że to Twoja pasja i tym żyjesz. Czy to jest główny obszar waszej działalności?

RG: Dziękuję – tak faktycznie to czym się zajmuję – nie tylko ja, ale i cały nasz zespół, bardzo nas kręci. Back-office i jego optymalizacja to po prostu nasz konik. Ale nie zapomnieliśmy, gdzie zaczynaliśmy i gdzie zdobywaliśmy praktykę – w organizowaniu i podnoszeniu efektywności obszarów IT. W tym obszarze większość z nas (w Optimatis) ma kilkunastoletnie doświadczenie. Można rzec, że IT to jest –– nasza druga noga. Jesteśmy z zarządami i szefami IT (tymi którzy, czują potrzebę zmian) zarówno na poziomie strategicznym (kreujemy strategie, wyznaczamy cele, operacjonalizujemy wizje), operacyjnym (wspólnie budujemy usługi, procesy, mechanizmy korzystania z wiedzy). Jak i w obszarze czysto wdrożeniowym.  To co robimy to pełne wsparcie – od pomysłu przez realizację, aż do weryfikacji i stwierdzeniu, że działa. Działamy w Optimatis dopiero od 2 lat ale nasz portfel projektów to już ponad 30 projektów dla firm z różnych branż – od firm z branży medialnej, przez banki, finanse, przemysł, dystrybutorów, IT, energetykę aż po administrację publiczną.

A to oznacza, że to co robimy jest po prostu potrzebne.

Optymalizacja back-office i automatyzacja IT to dwie główne „domeny” Optimatis


Informacje o Optimatis:

Optimatis specjalizuje się w doradztwie strategicznym z obszaru optymalizacji procesów IT, zarządzania infrastrukturą firmową oraz implementacji efektywnych rozwiązań, wspierających funkcjonowanie kluczowych pionów organizacyjnych w firmie. Optimatis to suma wiedzy, praktyki i wieloletnich doświadczeń w pracy z wieloma branżami. Sukces firmy i jej wartość tworzą ludzie i sposób podejścia do budowania wartości firmy – dzięki IT oraz w innych działach wsparcia biznesu: administracji, sprzedaży, logistyce, marketingu czy HR. Rozwiązania i modele wykorzystywane z sukcesem w IT przynoszą wymierne wartości także w innych działach, tworząc jednocześnie ramy do budowania wartości i efektywności w cyfrowym świecie. Dzisiaj, uczestniczenie w cyfrowym biznesie ma kluczowe znaczenie dla działalności przedsiębiorstw. Zespół Optimatis tworzy i wdraża innowacyjne rozwiązania w oparciu o sprawdzone metodyki dopasowując je do specyfiki działalności oraz indywidualnych potrzeb klientów. Naszych klientów wspieramy kompleksowo, na każdym etapie realizacji projektu. Dzięki takiemu podejściu do współpracy, dostarcza najwyższą jakość i wymierne korzyści

biznesowe przy jednoczesnej optymalizacji posiadanych rozwiązań informatycznych.

Z determinacją dąży do celu poprzez:

  • dostarczanie rozwiązań wspierających budowanie wartości biznesu,
  • elastyczność w podejściu do współpracy i Twoich możliwości,
  • wykorzystanie we właściwym zakresie metodyk dostępnych na rynku,
  • dostarczenie optymalnych rozwiązań pod konkretne potrzeby biznesowe,
  • kompleksowe zarządzanie efektywnością zasobów informatycznych.

Rozwiązania Optimatis są optymalnie dopasowane do realnych potrzeb i możliwości biznesu Klienta a stosowane rozwiązania są optymalne kosztowo i szybko wdrażalne.

 

Komentarze

Materiały powiązane

EdukacjaPrzykład idzie z góry – czyli 3 mity menedżera
Przykład idzie z góry – czyli 3 mity menedżera
14.12.2017
InwestycjeRekordowy rok dla Grupy Nowy Styl
Rekordowy rok dla Grupy Nowy Styl
22.11.2017
InwestycjeGwiazdy outsourcingu spotkały się w Gdyni
Gwiazdy outsourcingu spotkały się w Gdyni
26.01.2018
Poprzedni
Świat nie chce Diesla, początek ery samochodów elektrycznych
Świat nie chce Diesla, początek ery samochodów elektrycznych
Następny
Szukasz pracy - bądź kreatywny!
Szukasz pracy - bądź kreatywny!

Newsletter

Kalendarium

  • Irlandzkie technologie medyczne 2018 - najnowsze rozwiązania, produkty, studia przypadków21.02.2018 Warszawa
  • V Konferencja Service Process Improvement Network 22.02.2018 Kraków
  • WORKFLOW TRENDS28.02.2018 Warszawa
Zobacz inne

Rekrutacja

  • Specjalista ds. Planowania TransportuAntal Sp. z o.o.Łódź
  • AR/GL Team Leader Antal Sp. z o.o.Gdańsk
  • AP Team Leader with FrenchAntal Sp. z o.o.Poznań
  • Buyer with GermanAntal Sp. z o.o.Gdańsk
  • 1st Line Support Specialist Antal Sp. z o.o.Szczecin
Zobacz inne
  • ESKOM IT Sp. z o.o.IT Outsourcing & Solutions
  • Adecco Poland Sp. z o.o.Doradztwo personalne, usługi HR
  • Antal Sp. z o.o.Rekrutacja, HR consulting, market research
Zobacz inne

Eksperci

Andżelika  Majewska
Andżelika Majewska
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 36840
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Czy firmom zmierzającym na szczyty koniunktury na rynkach CEE-6* zagraża choroba wysokościowa?Czy firmom zmierzającym na szczyty koniunktury na rynkach CEE-6* zagraża choroba wysokościowa?20.02.2018
  • Jak przyciągnąć pracowników z innych państw i zbudować wizerunek firmy przyjaznej cudzoziemcom?Jak przyciągnąć pracowników z innych państw i zbudować wizerunek firmy przyjaznej cudzoziemcom?20.02.2018
  • Niemal trzy czwarte firm na całym świecie nie postrzega zmian klimatu jako ryzyka finansowegoNiemal trzy czwarte firm na całym świecie nie postrzega zmian klimatu jako ryzyka finansowego20.02.2018
  • II BSS Forum i V Outsourcing Stars Gala - Gdynia 2018II BSS Forum i V Outsourcing Stars Gala - Gdynia 201820.02.2018
  • Rozwój tempa gospodarczego w kraju przyciąga nowych inwestorówRozwój tempa gospodarczego w kraju przyciąga nowych inwestorów20.02.2018
Zobacz inne

Literatura

Zrozumieć BPMN. Modelowanie procesów biznesowych.
Zrozumieć BPMN. Modelowanie procesów biznesowych.Onepress
Zobacz inne

Blogi

  • Wellness:  zaczynijmy od nadgodzin
    Wellness: zaczynijmy od nadgodzinKarina Kreja
  • Wiktora tydzień na 5 vol.16
    Wiktora tydzień na 5 vol.16Wiktor Doktór
  • Szczęśliwego Nowego Roku Psa!
    Szczęśliwego Nowego Roku Psa!Karina Kreja
  • Open Space rules
    Open Space rulesKarina Kreja
  • Wyboista historia Elastycznego Biura w Polsce
    Wyboista historia Elastycznego Biura w PolsceKarina Kreja
Zobacz inne
  • Karol Froń
    Karol Froń
  • Daniel Bąk
    Daniel BąkEkspert w dziedzinie BPM, ECM, Back Office Outsourcing, Zarządzanie dokumentami
  • Piotr  Rutkowski
    Piotr Rutkowski Ekspert ds. outsourcingu
  • Hubert Lipiński
    Hubert LipińskiTrener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Wiktor Doktór
    Wiktor DoktórEkspert branży outsourcingowej
Zobacz inne

Baza Firm

TDJ Estate
TDJ Estate
Zobacz inne