Optymalizacja back-office i automatyzacja IT to dwie główne „domeny” Optimatis

Data dodania: 05.10.2017

Od niedawna do grona członków Klubu Pro Progressio dołączyła firma Optimatis, której prezesem i współzałożycielem jest Robert Gontkiewicz. Porozmawiamy dzisiaj czym jest Optimatis? Czy to co robią jest nowością na rynku?

Optimatis formalnie to firma doradczo-wdrożeniowa. Ale tak na serio Optimatis to przede wszystkim zespół, który dzięki swojej wiedzy, doświadczeniu i pragmatycznemu podejściu niesie pomoc firmom w efektywnym wykorzystaniu tego co już u siebie mają. Układamy procesy, eliminujemy powtarzalność, motywujemy ludzi do kreatywnego działania, pokazujemy, jak wykorzystać optymalnie narzędzia IT i jak stymulować wzrost wartości biznesu klienta poprzez ustawiczne usprawnianie jego codziennych działań.

Pro Progressio: Skąd pomysł właśnie na taki rodzaj działalności? Życie, doświadczenie zawodowe czy znalazłeś niszę?

Robert Gontkiewic Prezes OptimatisRobert Gontkiewicz Prezes Optimatis: Myślę, że wszystko po trochu. Życie nauczyło mnie wykorzystywać optymalnie to co jest, doświadczenie (a to już ponad 17 lat zarówno w doradztwie jak i zarządzaniu firmą) nauczyło mnie co jest ważne w biznesie i dla biznesu. Dodatkowo zamiłowanie do nowoczesnych technologii w powiązaniu z poprzednimi dało narzędzia nie tylko do poprawy efektywności (organizacyjnej i finansowej) ale także do automatyzacji i cyfryzacji. Co do niszy to można powiedzieć, że ją znalazłem. Jako Optimatis wspólnie z zespołem pomagamy firmom zarówno w obszarze IT jak i w innych obszarach, których działanie dla każdej firmy – mimo że na pierwszy rzut oka niewidoczne – rzeczywiście jest bardzo ważne. I to jest właśnie ta nisza. Jeszcze w mojej poprzedniej „odsłonie zawodowej” nosiłem się z zamiarem, żeby to co się sprawdziło w obszarze IT, przenieść w inne obszary działalności w firmach. Bo tak jak informatyka dostarcza funkcjonalności biznesowe i dba, aby poczta e-mail czy drukarki działały, wspiera czy wręcz kreuje nowe usługi dla firmy, tak samo przecież jest też w innych działach firmy – zwanych przeze mnie back-office.

PP: Powiedz nam jakie działy nazywamy back-office i dlaczego ich sprawne i efektywne funkcjonowanie jest tak ważne dla całego przedsiębiorstwa?

RG: Zanim odpowiem dygresja. Każda dobra armia składa się nie tylko z sił szybkiego reagowania, wojska właściwego (piechota, czołgi, samoloty i rakiety), ale także z taborów, łączności, stołówki (grochówki), lekarzy i wszystkiego tego, czego żołnierz po ciężkim dniu pracy potrzebuje. Czasami także w trakcie walk. I teraz proszę sobie wyobrazić, że nasza firma to taka armia. Mamy dział sprzedaży, dział produkcji (czy też dostarczania usług), ale dla sprawnego działania potrzebujemy też całego szeregu funkcji wspierających – administracji, HR, prawników, kogoś kto zadba o zakupy, zgodność z regulacjami, etc…  I właśnie te komórki wspierające nazywamy back-officem.

Optymalizacja back-office i automatyzacja IT to dwie główne „domeny” Optimatis

 

PP: Co takiego się stało na rynku, że managerowie w firmach kierują swój wzrok właśnie na działy back-office?

RG: Do tej pory większość działań w firmach skupiała się na tym jak zwiększyć sprzedaż, jak efektywnie usprawnić procesy produkcyjne, jak wygenerować jak najwyższe przychody. Skupiano się na jakości i obsłudze klienta i na sprawnym wdrażaniu nowych pomysłów. 

I te obszary funkcjonują dobrze a optymalizacje w tych obszarach są (jak to się mówi) – łatwo osiągalne. Nie tylko procesy, dobra organizacja, metody takie jak Lean, Agile i inne, ale także rozwiązania informatyczne, kompletne wielomodułowe systemy, które wspierają czy podnoszą jakość tych działań. Hasła takie jak automatyzacja, big data, chmura to nie tylko obszar IT, ale coraz częściej wykorzystywany jest także w obszarach biznesowych. Zmienia się też podejście użytkownika/klienta i jego oczekiwania. Zmienia się sposób oferowania i dostarczania usług/produktów. Mówimy już o zjawisku cyfrowej transformacji. I teraz proszę sobie wyobrazić, że (nawiązując do poprzedniej dygresji) nasza armia jest już przy linii frontu a „tabory” zostały w tyle. Jako firma ponieśliśmy ogromny wysiłek (w tym finansowy) żeby, „zdigitalizować” główne obszary działania w firmie a okazuje się, że nasze funkcje wsparciowe (czyli wspomniany back-office) został z tyłu. Czy wtedy taka cyfryzacja rzeczywiście będzie działała sprawnie, czy rzeczywiście pomoże organizacji? Śmiem twierdzić, że taka niekompletna cyfryzacja to po prostu „zmarnowane” duże kawałki budżetu. Automatyzacja czy wręcz cyfryzacja działów back-office chociażby z tego powodu jest nieunikniona.

PP: Czy to jest główny powód? A co z firmami które nie potrzebują lub jeszcze nie zaczęły cyfrowej transformacji? Czy dla nich optymalizacja w działach back-office też jest ważna?

RG: Tak – zmiany w podejściu do prowadzenia biznesu są nieuniknione. Można powiedzieć, że czeka (a nawet już jest) kolejna rewolucja – nie przemysłowa, ale cyfrowa.

Ale to nie wszystko - gdy spojrzymy na dane, które są prezentowane w raportach firm analitycznych z ostatnich lat, mogę z pełną odpowiedzialnością stwierdzić, że cyfryzacja działów wsparcia jest już dzisiaj po prostu koniecznością, a nie fanaberią.  No bo jak można zignorować takie informacje:

już kilkanaście % zautomatyzowanych działań podnosi efektywność o 50%
automatyzacja redukuje koszty obsługi klient/użytkownika najmarniej o 20% a dochodzi nawet do 80%
terminowość działań w zoptymalizowanych działach back-office sięgają 98%
jakość dostarczanych usług w zoptymalizowanych działach back-office wzrosła aż do 50%
i wreszcie w zoptymalizowanych działach back-office satysfakcja użytkownika wzrasta nawet o 40%.

Oczywiście mogę tak bardzo długo, ale podsumowując - z takimi liczbami po prostu nie można dyskutować. Od razu widać, że takie zmiany w back-office są po prostu niezbędne.

PP: Bardzo dużo rozmawialiśmy o back-office. Widać od razu, że to Twoja pasja i tym żyjesz. Czy to jest główny obszar waszej działalności?

RG: Dziękuję – tak faktycznie to czym się zajmuję – nie tylko ja, ale i cały nasz zespół, bardzo nas kręci. Back-office i jego optymalizacja to po prostu nasz konik. Ale nie zapomnieliśmy, gdzie zaczynaliśmy i gdzie zdobywaliśmy praktykę – w organizowaniu i podnoszeniu efektywności obszarów IT. W tym obszarze większość z nas (w Optimatis) ma kilkunastoletnie doświadczenie. Można rzec, że IT to jest –– nasza druga noga. Jesteśmy z zarządami i szefami IT (tymi którzy, czują potrzebę zmian) zarówno na poziomie strategicznym (kreujemy strategie, wyznaczamy cele, operacjonalizujemy wizje), operacyjnym (wspólnie budujemy usługi, procesy, mechanizmy korzystania z wiedzy). Jak i w obszarze czysto wdrożeniowym.  To co robimy to pełne wsparcie – od pomysłu przez realizację, aż do weryfikacji i stwierdzeniu, że działa. Działamy w Optimatis dopiero od 2 lat ale nasz portfel projektów to już ponad 30 projektów dla firm z różnych branż – od firm z branży medialnej, przez banki, finanse, przemysł, dystrybutorów, IT, energetykę aż po administrację publiczną.

A to oznacza, że to co robimy jest po prostu potrzebne.

Optymalizacja back-office i automatyzacja IT to dwie główne „domeny” Optimatis


Informacje o Optimatis:

Optimatis specjalizuje się w doradztwie strategicznym z obszaru optymalizacji procesów IT, zarządzania infrastrukturą firmową oraz implementacji efektywnych rozwiązań, wspierających funkcjonowanie kluczowych pionów organizacyjnych w firmie. Optimatis to suma wiedzy, praktyki i wieloletnich doświadczeń w pracy z wieloma branżami. Sukces firmy i jej wartość tworzą ludzie i sposób podejścia do budowania wartości firmy – dzięki IT oraz w innych działach wsparcia biznesu: administracji, sprzedaży, logistyce, marketingu czy HR. Rozwiązania i modele wykorzystywane z sukcesem w IT przynoszą wymierne wartości także w innych działach, tworząc jednocześnie ramy do budowania wartości i efektywności w cyfrowym świecie. Dzisiaj, uczestniczenie w cyfrowym biznesie ma kluczowe znaczenie dla działalności przedsiębiorstw. Zespół Optimatis tworzy i wdraża innowacyjne rozwiązania w oparciu o sprawdzone metodyki dopasowując je do specyfiki działalności oraz indywidualnych potrzeb klientów. Naszych klientów wspieramy kompleksowo, na każdym etapie realizacji projektu. Dzięki takiemu podejściu do współpracy, dostarcza najwyższą jakość i wymierne korzyści

biznesowe przy jednoczesnej optymalizacji posiadanych rozwiązań informatycznych.

Z determinacją dąży do celu poprzez:

  • dostarczanie rozwiązań wspierających budowanie wartości biznesu,
  • elastyczność w podejściu do współpracy i Twoich możliwości,
  • wykorzystanie we właściwym zakresie metodyk dostępnych na rynku,
  • dostarczenie optymalnych rozwiązań pod konkretne potrzeby biznesowe,
  • kompleksowe zarządzanie efektywnością zasobów informatycznych.

Rozwiązania Optimatis są optymalnie dopasowane do realnych potrzeb i możliwości biznesu Klienta a stosowane rozwiązania są optymalne kosztowo i szybko wdrażalne.

 

Materiały powiązane

EdukacjaJak zostać menedżerem jutra? Czerp od najlepszych!
Jak zostać menedżerem jutra? Czerp od najlepszych!
09.05.2018
NieruchomościWraz z sektorem BPO/SSC rosną rynki biurowe w Polsce
Wraz z sektorem BPO/SSC rosną rynki biurowe w Polsce
19.07.2018
RaportyNa czym powinni skupić się pracodawcy, aby zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku pracy?
Na czym powinni skupić się pracodawcy, aby zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku pracy?
17.05.2018
Poprzedni
Świat nie chce Diesla, początek ery samochodów elektrycznych
Świat nie chce Diesla, początek ery samochodów elektrycznych
Następny
Szukasz pracy - bądź kreatywny!
Szukasz pracy - bądź kreatywny!

Newsletter

Kalendarium

  • Międzynarodowy Kongres Biogospodarki Łódź 201824.09.2018 Łódź
  • IT w Służbie Zdrowia GigaCon - Warszawa25.09.2018 Warszawa
  • How to prepare organization for automation? 25.09.2018
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Project Leader / Process ConsultantAdaptive Group Sp. z o.o.Łódź
  • Project ManagerAdaptive Group Sp. z o.o.
Zobacz inne
  • Adaptive Group Sp. z o.o.Shared Services Centers, Business Process Outosurcing, Nearshoring and Offshoring Support, Transformation Programs, Business Architecture, Process Design,Organisation Optimization & Improvements
Zobacz inne

Eksperci

Jarosław  Pięta
Jarosław PiętaEkspert HR w branży SSC/BPO/ITO z 20 letnim doświadczeniem na polskim rynku w konsultingu HR i executive search.
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 38826
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • „Cyfrowe biuro - droga do cyfrowej firmy”„Cyfrowe biuro - droga do cyfrowej firmy”21.09.2018
  • GPO: KAŻDY PROCES MA DWA KOŃCEGPO: KAŻDY PROCES MA DWA KOŃCE21.09.2018
  • Bydgoszcz na weekend 21 - 23 wrześniaBydgoszcz na weekend 21 - 23 września21.09.2018
  • Łódź na weekend 21 - 23 wrześniaŁódź na weekend 21 - 23 września21.09.2018
  • Poznań na weekend 21 - 23 wrześniaPoznań na weekend 21 - 23 września21.09.2018
Zobacz inne

Literatura

Zarządzanie outsourcingiem informatycznym
Zarządzanie outsourcingiem informatycznym Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu
Zobacz inne

Blogi

  • Workplejsowe  ROI
    Workplejsowe ROIKarina Kreja
  • Sześć zasad osobistej efektywności w sprzedaży
    Sześć zasad osobistej efektywności w sprzedażyRobert Zych
  • Wellness: Twój idealny dzień pracy
    Wellness: Twój idealny dzień pracyKarina Kreja
  • Weekendowy KINT, czyli Krótko I Na Temat po raz 21
    Weekendowy KINT, czyli Krótko I Na Temat po raz 21Wiktor Doktór
  • Znaczeniowe pomyłki środowiskowe
    Znaczeniowe pomyłki środowiskoweKarina Kreja
Zobacz inne
  • Karina Kreja
    Karina KrejaEkspert Strategii Środowiska Pracy, Architekt, Rzeczoznawca Majątkowy.
  • Hubert Lipiński
    Hubert LipińskiTrener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Rafał Jarosz
    Rafał JaroszEkspert branży Call Contact Center
  • Daniel Bąk
    Daniel BąkEkspert w dziedzinie BPM, ECM, Back Office Outsourcing, Zarządzanie dokumentami
  • Anna Sarnacka–Smith
    Anna Sarnacka–SmithDIAGNOZA KOMPETENCJI DISC D3, EFFECTIVENESS
Zobacz inne

Baza Firm

Cushman & Wakefield
Cushman & Wakefield
Zobacz inne