Outsourcing we własnej lokalizacji?

Data dodania: 06.02.2014

Oddelegowanie obsługi procesów biznesowych do firmy zewnętrznej nie zawsze oznacza fizyczne wydzielenie danego obszaru z organizacji. Niektóre z usług (nie licząc tych, których charakter tego wymaga) z powodzeniem wykonywane są w siedzibie zleceniodawców, nierzadko wciąż przez tych samych pracowników, którzy zostają zatrudnieni przez outsourcera.


Konieczność stałej kontroli procesów to najczęstsza obawa związana z usługami outsourcingowymi. Taki lęk odczuwa aż 54 proc. firm[1]. Rozpoczęcie przygody z outsourcingiem wewnątrz własnej firmy pozwala w łagodny sposób oswoić się z modelem biznesowym, bazującym na zlecaniu obsługi poszczególnych procesów firmom zewnętrznym. Po pozytywnych doświadczeniach niektórzy klienci docelowo decydują się przenieść projekt do siedziby dostawcy usługi, co pozwala na większą redukcję kosztów.

Wewnątrz czy na zewnątrz?

Niektóre procesy siłą rzeczy wymagają realizacji na miejscu, u klienta. Są to przede wszystkim kontrakty bazujące na wynajmie pracowników np. do obsługi recepcji, magazynów klientów czy kas sklepowych. W przypadku działań możliwych do wykonania na zewnątrz ich realizacja najczęściej przebiega w centrach operacyjnych dostawcy usługi. Są one profesjonalnie wyposażone, posiadają niezbędną infrastrukturę i zatrudniają pracowników przeszkolonych do obsługi konkretnych procesów. Niektóre projekty są jednak pozostawiane w siedzibie klienta. Kiedy tak się dzieje? Najczęściej odbywa się to na życzenie klienta lub po prostu w wyniku rachunku ekonomicznego. W przypadku kiedy zleceniodawca dysponuje odpowiednią infrastrukturą oraz zespołem pracowników mających kwalifikacje do obsługi danego procesu, firma zewnętrzna przejmuje jego realizację zapewniając w ramach usługi know-how, pozwalające zoptymalizować projekt pod kątem czasu i kosztów. Pozostawiając projekt na miejscu zleceniodawca na bieżąco monitoruje jego realizację, a partner zewnętrzny ma możliwość szybszej reakcji na ewentualne problemy.  W przypadku przejęcia pracowników wyeliminowana zostaje również konieczność zwolnienia części załogi, a osoby które dołączają do zespołu firmy outsourcingowej stają przed szansą zdobycia nowych umiejętności.

outsourcing

Jakie koszty decyduje się ponieść klient decydując się na outsourcing we własnej lokalizacji (tzw. on-site)? Przede wszystkim wiąże się to z koniecznością zapewnienia powierzchni niezbędnej do realizacji usługi, a więc również pokrycia wydatków na media, np. energię elektryczną. Jeśli klient dostarcza także infrastrukturę sprzętową, np. informatyczną, to w jego gestii najczęściej pozostaje jej utrzymanie i serwis. W przypadku przejęcia pracowników na podstawie artykułu 23’ należy się liczyć także w wyższym kosztem usługi (choć nie zawsze), niż w przypadku skorzystania z zasobów osobowych outsourcera.  


[1] Badanie Ipsos na zlecenie Grupy OEX, 2012 r.

Jakie procesy można realizować na miejscu?

Bardzo często w lokalizacji zleceniodawcy prowadzona jest np. kancelaria dokumentów. Zaletą rozwiązania jest przede wszystkim krótszy obieg oryginałów dokumentów, natomiast dostęp do ich elektronicznej wersji jest realizowany w tym samym czasie, niezależnie od miejsca świadczenia usługi. W siedzibie klientów zdarza się realizować także skanowanie, szczególnie w przypadku dokumentacji wymagającej rygorystycznych norm bezpieczeństwa (np. archiwum kancelarii Prezydenta RP) lub takiej, która trudno byłoby przetransportować (digitalizacja zbiorów bibliotek czy sądów).

Kolejnym przykładem projektu wykonywanego w lokalizacji zleceniodawcy jest magazynowanie i kompletacja zamówień. Także w tym przypadku na potrzeby projektu outsourcer przejął pracowników zleceniodawcy. Zdarzają się także kontrakty z zakresu call center, w ramach których spółka zewnętrzna udostępnia konsultantów, którzy realizują usługę u klienta. Z takich rozwiązań korzystają zarówno mniejsze firmy, potrzebujące jednej osoby do obsługi firmowej infolinii, jak i największe podmioty, które w ten sposób uzupełniają zasoby swoich wewnętrznych centrów telefonicznych (np. w okresie wzmożonej aktywności sprzedażowej).

Wybór partnera

O realizację usługi we własnej siedzibie najczęściej pytają instytucje publiczne, które wciąż są dużo mniej otwarte na outsourcing, niż firmy komercyjne. W przypadku tych drugich obserwujemy coraz większą świadomość i wiedzę na temat usług zewnętrznych, co ułatwia obopólne wypracowanie optymalnego modelu współpracy.

Decyzja o ostatecznej lokalizacji projektu najczęściej podejmowana jest na etapie analizy biznesowej. W większości przypadków kluczowym kryterium pozostaje bezpieczeństwo oraz wynik efektywności finansowej.  Bardzo istotna jest również elastyczność, kompetencje i infrastruktura posiadana przez firmę zewnętrzną. Dokładna weryfikacja procesu oraz wymagań klienta pozwala ustalić zasoby niezbędne do jego realizacji. Nie każdy outsourcer będzie w stanie sprostać takiemu wyzwaniu.

Co jest kluczowe w przypadku usług świadczonych w siedzibie klientów? Przede wszystkim wiedza i doświadczenie, ale także mobilny zespół pracowników, np. gotowy pracować poza miejscem zamieszkania. W przypadku niektórych usług niezbędna będzie także przenośna infrastruktura np. repozytoria danych, umożliwiające realizację nawet największych projektów z zakresu zarządzania dokumentami w każdym wskazanym przez klienta miejscu. Bardzo ważne są również posiadane przez firmę certyfikaty i procedury gwarantujące bezpieczeństwo procesów. Zestawienie własnych potrzeb i możliwości z szeroką ofertą dostępnych na rynku usług outsourcingowych z pewnością pozwoli na wybór optymalnego z punktu widzenia organizacji rozwiązania.

Materiały powiązane

Wydarzenia Flash news - podsumowanie czerwca 2021 r.
Flash news - podsumowanie czerwca 2021 r.
30.06.2021
Raporty Pandemia obniżyła dochody 60% firm w Polsce i… zmniejszyła lukę płatniczą
Pandemia obniżyła dochody 60% firm w Polsce i… zmniejszyła lukę płatniczą
25.06.2021
Video HR po ludzku - Pracodawca "płaci pod stołem" - co za to grozi?
HR po ludzku - Pracodawca "płaci pod stołem" - co za to grozi?
02.07.2021
Poprzedni
Jak właściwie reagować na skargi i reklamacje klienta?
Jak właściwie reagować na skargi i reklamacje klienta?
Następny
Międzynarodowa firma IT planuje zatrudnić w Trójmieście nawet 100 osób
Międzynarodowa firma IT planuje zatrudnić w Trójmieście nawet 100 osób

Newsletter

Kalendarium

  • Do nasadzenia 2021 - odtwarzamy las 16.10.2021
  • The BSS Tour Łódź: IT w centrum Polski 20.10.2021 Łódź
  • Ogólnopolski Kongres Prawa Pracy edycja 43 „Prawo pracy 2021/2022 – nowelizacje przepisów, praktyczne rozwiązania” 21.10.2021
Zobacz inne

Eksperci

Marta Lyczmańska
Marta Lyczmańska
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • 7R Park Kraków z nowym najemcą 7R Park Kraków z nowym najemcą 15.10.2021
  • Monopolis 2.0, biurowiec ze szkła i kortenu na ostatniej prostej - do ceglanego kompleksu dołącza nowoczesna architektura Monopolis 2.0, biurowiec ze szkła i kortenu na ostatniej prostej - do ceglanego kompleksu dołącza nowoczesna architektura 15.10.2021
  • Wyjątkowa, sportowa atmosfera w jednej z restauracji w Warszawie Wyjątkowa, sportowa atmosfera w jednej z restauracji w Warszawie 15.10.2021
  • Od oceny, przez motywację, aż do wewnętrznego audytu. Pracownik głównym motorem zmian w firmie Od oceny, przez motywację, aż do wewnętrznego audytu. Pracownik głównym motorem zmian w firmie 15.10.2021
  • Budowa 140-metrowej wieży w centrum Wrocławia rozoczęta Budowa 140-metrowej wieży w centrum Wrocławia rozoczęta 15.10.2021
Zobacz inne

Książki

Liderzy jedzą na końcu
Liderzy jedzą na końcu Onepress
Zobacz inne

Blogi

  • Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania
    Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania Sebastian Młodziński
  • Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy?
    Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy? Sebastian Młodziński
  • Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
    Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego? Digital Teammates S.A.
  • Koniec z biurkowym rejtanowaniem
    Koniec z biurkowym rejtanowaniem Karina Kreja
  • Śródpandemiczna mała stabilizacja
    Śródpandemiczna mała stabilizacja Karina Kreja
Zobacz inne
  • Piotr  Rutkowski
    Piotr Rutkowski Ekspert ds. outsourcingu
  • Wojciech Krupa
    Wojciech Krupa Strategic Account Manager, Workplace Consultant, Change Manager, C-Suite Advisor
  • Hubert Lipiński
    Hubert Lipiński Trener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Katarzyna Czylok
    Katarzyna Czylok Redaktorka OutsourcingPortal
  • Marzena Sawicka
    Marzena Sawicka Ekspert i autorka programów szkoleniowych. Aktywnie uczestniczy w kształtowaniu środowiska branży szkoleniowo – doradczej w Polsce.
Zobacz inne

Baza Firm

BPION Services
BPION Services
Zobacz inne