Pracownik jako audytor wewnętrzny, czyli jak szybko poprawić działanie firmy

Data dodania: 11.08.2021

Uporządkowane procesy produkcyjne i biznesowe, dobre wyniki, efektywne zespoły - tak wielu zarządzających ocenia swoje firmy. Czy to jednak oznacza, że tak postrzegane przedsiębiorstwa osiągają założone cele i działają wydajnie? Niekoniecznie. Żeby sprawdzić, czy w pełni wykorzystują swój potencjał, należy przeprowadzić audyt. A ten może okazać się najskuteczniejszy wtedy, gdy zaangażuje wszystkich pracowników.

Każda firma działa w oparciu o kilka filarów - między innymi cele i strategię, zespoły, zasoby techniczne oraz procedury, normy i procesy. Aktualna kondycja przedsiębiorstwa jest wypadkową działania tych elementów. A one są zmienne. Tak samo jak środowisko zewnętrzne, z którym muszą mierzyć się zarządzający.

- Rzadko zdarza się, że firma działa na 100% i nie musi niczego modyfikować w swoim funkcjonowaniu. Wystarczą przestoje spowodowane awarią sprzętu czy źle wykorzystane rozłożenie pracy zespołów, by efektywność przedsiębiorstwa spadła. Do tego dochodzi okresowa konieczność redukcji kosztów, jak choćby taka związana z kryzysami gospodarczymi, która wymaga przeorganizowania i ułożenia procesów na nowo. W takich warunkach nie da się utrzymać optymalnego tempa rozwoju firmy bez dokładnego i bieżącego wglądu w to, co się w niej dzieje i jak pracują wszystkie zespoły oraz kadra kierownicza - mówi Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.

Odpowiedzią na te bolączki jest audyt - stały, przeprowadzany na bieżąco i pozwalający na wprowadzenie szybkich zmian w przedsiębiorstwie.

Audyt a kontrola, czyli dlaczego nie należy bać się audytu

O ile jednak zarządzający rozumieją potrzebę przeprowadzania audytu, o tyle pracownicy często się go boją. Przede wszystkim dlatego że audyt utożsamiają z kontrolą, która ma wykazać błędy i nieprawidłowości oraz wskazać miejsca, w których działania firmy odbiegają od założonego stanu.

Audyt działa inaczej. Jego celem jest ocena tego, czy sposób, w jaki funkcjonuje firma, jest optymalny i czy doprowadzi ją do realizacji planów. Audyt odpowiada na kilka kluczowych pytań: czy organizacja pracuje oszczędnie i wydajnie, czy podejmuje racjonalne decyzje, czy osiąga swoje cele? Dodatkowo jednym z efektów audytu jest wskazanie pożądanych kierunków zmian.

Audytor pełni rolę doradczą, nie jest zatem wrogiem, a sprzymierzeńcem i zarządu, i wszystkich pracowników. Dzięki jego podpowiedziom mogą oni zyskać lepsze warunki pracy w lepiej zorganizowanym przedsiębiorstwie.

Proces audytu mogą przeprowadzać osoby z zewnątrz lub zatrudnione w firmie i wyznaczone do pełnienia takiej roli. Najważniejsza jest obiektywność oceny oraz jej regularność.

Nowe technologie, nowe możliwości audytu

Audytorzy nie mają jednak łatwego zadania. Przede wszystkim obserwują firmę tylko w wybranych okresach, zwykle też koncentrują się nie na całości, a na konkretnym procesie, systemie czy produkcie, nie są w stanie zatem zobaczyć wszystkich problemów. Dodatkowo wyzwaniem jest dostęp do odpowiednich danych, które można poddać analizie. W tym przypadku z pomocą przychodzą nowe technologie.

- Na rynku są narzędzia, które wspierają pracę audytorów, pomagają im porządkować dokumentację czy tworzyć raporty. W procesie audytu warto jednak wykorzystać narzędzia i dane, które firma już ma. A nie ma co ukrywać - takich danych jest w przedsiębiorstwach coraz więcej. Mogą być one zaszyte choćby w systemach rejestrujących i monitorujących czas pracy pracowników i dostarczane przez karty dostępowe czy aplikacje służące do delegowania zadań czy komunikacji między zespołami a kierownikami - dodaje Sebastian Młodziński z firmy TIMATE.

Pracownicy są dziś coraz częściej wyposażeni w urządzenia, które wspierają ich działania i są na bieżąco połączone z innymi. Czasem są to smartfony, czasem terminale, czasem identyfikatory. Dzięki nim pracodawcy wiedzą, gdzie znajdują się pracownicy, co robią i ile czasu poświęcają na kolejne zadania.

- Taką wiedzę można wykorzystać w procesie audytu, pozwala ona bowiem lepiej zrozumieć, jak działa firma i jak pracują całe zespoły - wyjaśnia Sebastian Młodziński.

Pracownik motorem pozytywnych zmian w firmie

Jak jednak najefektywniej zastosować takie dane do przeprowadzenia audytu? Łącząc ze sobą wiedzę o zachowaniach pracowników z oceną i motywacją.

- Kiedy stworzyliśmy nasz system TIMATE, służył on przede wszystkim do rejestracji i monitorowania czasu pracy. Zbierał dane na temat czasu pracy, jego wykorzystania, lokalizacji pracowników oraz realizacji przez nich zadań czy wywiązywania się z obowiązku stosowania zasad BHP. Takie dane spływały do systemu na bieżąco i zorientowaliśmy się, że możemy na ich podstawie oceniać pracowników pod koniec każdego dnia w obszarach, które monitorowało nasze rozwiązanie - wyjaśnia Sebastian Młodziński. - Daliśmy naszym użytkownikom również możliwość połączenia ocen z motywacją - za pozytywne oceny pracownicy mogą otrzymywać punkty do premii. A to już w prosty sposób czyni z nich wewnętrznych audytorów w firmach.

Jak to działa? Pracownik każdego dnia otrzymuje oceny, które wyświetlają się na jego karcie. Ma zatem do nich natychmiastowy dostęp. Jeśli ocena jest negatywna, może od razu zareagować. W przypadku, gdy zła nota wynika z jego bezpośrednich działań - lub ich braku - może poprawić swój sposób pracy. Gdy jednak ocena jest niezależna od tego, w jaki sposób wykonuje swoje obowiązki, a wynika ze złej organizacji pracy, np. niedostarczonego na czas towaru, awarii maszyny, konieczności pokonania zbyt dużej odległości między kolejnymi stanowiskami pracy, to pracownik wskaże błąd w procesie. Błąd, który nie pozwala firmie w optymalny sposób osiągać swoich biznesowych celów, a który można szybko poprawić.

- Taki wewnętrzny audyt jest stały, bo oceny i możliwość reagowania na nie pojawiają się codziennie. Jest też skuteczniejszy, bo firma na bieżąco i z wielu różnych źródeł otrzymuje informacje o tym, co działa nieprawidłowo i co można poprawić. Dodatkowo jest znacznie tańszy niż audyt zewnętrzny lub dokonywany przez delegowanych do tej roli pracowników. W tym przypadku audyt jest wartością dodaną innych działań monitorujących procesy w firmie - tłumaczy Sebastian Młodziński.

Wiedza początkiem optymalizacji

Zarządzający, którzy codziennie i bezpośrednio od pracowników dostają informacje o błędach w procesach, mają szansę natychmiast reagować na nieprawidłowości. Dzięki temu nie pozwalają na piętrzenie problemów, tylko rozwiązują je na bieżąco.

Źle zorganizowana praca? Nieodpowiednio przygotowane stanowiska? Zespoły przeciążone lub niedociążone obowiązkami? Maszyny i rampy ustawione w sposób, który naraża pracowników na niebezpieczeństwo? Przedsiębiorcy mogą dowiedzieć się o tym już w momencie pojawienia się problemu. I jak najszybciej go rozwiązać.

- Warto wykorzystać wiedzę, jaką mają pracownicy, i dane, które gromadzą przeróżne systemy wdrożone w firmie, do tego, aby lepiej i efektywniej zarządzać przedsiębiorstwem. Kluczem jest zaangażowanie wszystkich zatrudnionych w proces oceny procesów. Bo tylko zmiana oddolna i zrozumiała dla każdego jest trwała - podsumowuje Sebastian Młodziński z TIMATE

Prowadzenie biznesu wymaga nieustającego monitoringu procesów zachodzących w firmie. W jego realizacji pomagają audytorzy. Nowe technologie pozwalają jednak zaangażować w to działanie wszystkich pracowników i dają zarządzającym narzędzia do wprowadzania pozytywnych zmian każdego dnia.

Materiały powiązane

Edukacja Zmiany w projektowanej klasyfikacji zawodów i specjalności
Zmiany w projektowanej klasyfikacji zawodów i specjalności
03.09.2021
Video HR po ludzku - Pracodawca "płaci pod stołem" - co za to grozi?
HR po ludzku - Pracodawca "płaci pod stołem" - co za to grozi?
02.07.2021
Biznes Sektor usług biznesowy notuje wzrost popytu na kompetencje przyszłości
Sektor usług biznesowy notuje wzrost popytu na kompetencje przyszłości
31.08.2021
Poprzedni
Spotkania i wydarzenia biznesowe w czasach zmiany
Spotkania i wydarzenia biznesowe w czasach zmiany
Następny
Badanie KANTAR: W Polsce przybywa konsumentów z przymusu i cenoholików
Badanie KANTAR: W Polsce przybywa konsumentów z przymusu i cenoholików

Newsletter

Kalendarium

  • Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych MKBR 26.10.2021 Kielce
  • III Ogólnopolskie Forum Dyrektorów Finansowych 26.10.2021
  • Akademia Inspektora Ochrony Danych 26.10.2021
Zobacz inne

Eksperci

Jakub Bielak
Jakub Bielak
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • HR Detektyw część 44 - nowości i zmiany HR Detektyw część 44 - nowości i zmiany 22.10.2021
  • Nowe data center 3S w Gdańsku Nowe data center 3S w Gdańsku 22.10.2021
  • 2 pracowników z awansem na stanowisko Associate oraz nowy Partner w dziale Asset Services Cushman & Wakefield 2 pracowników z awansem na stanowisko Associate oraz nowy Partner w dziale Asset Services Cushman & Wakefield 21.10.2021
  • Znamy agendę trzeciej edycji Pozitive Technolgies 2021 Znamy agendę trzeciej edycji Pozitive Technolgies 2021 21.10.2021
  • Ruszył system Informacji Celno-Skarbowej EUREKA Ruszył system Informacji Celno-Skarbowej EUREKA 20.10.2021
Zobacz inne

Książki

Międzynarodowy outsourcing usług IT. Pozycja Polski na światowym rynku outsourcingu usług
Międzynarodowy outsourcing usług IT. Pozycja Polski na światowym rynku outsourcingu usług Difin
Zobacz inne

Blogi

  • Zrozumieć platformy robotyczne. Na co warto zwrócić uwagę, decydując się na wykorzystanie platformy Blue Prism w robotyzacji procesów biznesowych?
    Zrozumieć platformy robotyczne. Na co warto zwrócić uwagę, decydując się na wykorzystanie platformy Blue Prism w robotyzacji procesów biznesowych? Digital Teammates S.A.
  • Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania
    Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania Sebastian Młodziński
  • Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy?
    Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy? Sebastian Młodziński
  • Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
    Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego? Digital Teammates S.A.
  • Koniec z biurkowym rejtanowaniem
    Koniec z biurkowym rejtanowaniem Karina Kreja
Zobacz inne
  • Robert Zych
    Robert Zych Współwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH.
  • Sebastian Młodziński
    Sebastian Młodziński CEO TIMATE
  • Wojciech Krupa
    Wojciech Krupa Strategic Account Manager, Workplace Consultant, Change Manager, C-Suite Advisor
  • Anna Sarnacka–Smith
    Anna Sarnacka–Smith DIAGNOZA KOMPETENCJI DISC D3, EFFECTIVENESS
  • Karol Froń
    Karol Froń
Zobacz inne

Baza Firm

.mdd Sp. z o.o.
.mdd Sp. z o.o.
Zobacz inne