Praktyczny Poradnik Najemcy Biura. Wyjść czy nie wyjść? Oto jest pytanie (odc.4)

Data dodania: 02.09.2015

„Być, albo nie być – oto jest pytanie”. Tymi słowami zaczyna się najsłynniejszy w historii literatury monolog. Dziś wielu najemców powierzchni biurowych zadaje sobie podobne pytanie – Wyjść czy nie wyjść? Renegocjacje czy przeprowadzka? W moim artykule opiszę argumenty przemawiające za renegocjacjami umowy najmu lub relokacją, czyli znalezieniem nowego biura.

Nie taki diabeł straszny…

Przede wszystkim nie należy od razu wykluczać którejkolwiek z opcji. Z mojego doświadczenia wynika, że najemcy zbyt często przywiązują się do decyzji o pozostaniu lub opuszczeniu powierzchni zanim jeszcze rozpoczną proces ewaluacji tych scenariuszy. Najlepiej by było, gdyby każda większa firma (zajmująca 2,000 lub więcej m kw powierzchni biurowej) mogła rozpocząć taki proces co najmniej 18-24 miesiące przed terminem wygaśnięcia obowiązującej umowy najmu. Takie wyprzedzenie zapewnia możliwość uzyskania lepszych rezultatów – znaczną swobodę w wyborze dostępnych rozwiązań oraz możliwość spokojnego i rzetelnego przeprowadzenia całej ewaluacji.

Analiza – czyli wszystkie za i przeciw

Analizę należy rozpocząć od określenia oczekiwań względem własnego biura. Co nam się podoba w obecnym biurze, a co chcemy zmienić? Czy nasze biuro spełnia wytyczne korporacyjne np. dotyczące komfortu pracy? Gdzie i jakie biura zajmują nasi konkurenci? Jak wpływa to na pozyskiwanie nowych pracowników i ocenę ze strony klientów? Czy są konieczne jakiekolwiek zmiany?

Wielu najemców przeprowadza także diagnozę środowiska pracy w swoim biurze zarówno pod kątem praktycznym, jak i technicznym.

Rozważając pozostanie lub zmianę lokalizacji bardzo często doświadczony doradca przeprowadza także tzw. analizę lokalizacji miejsc zamieszkania kluczowych pracowników. Warto dowiedzieć się także jakie są planowane zmiany w otoczeniu obecnej lokalizacji, co będzie budowane, jakie będą usprawnienia infrastruktury i komunikacji, jaki jest standard techniczny budynku w porównaniu do noworealizowanych projektów. I być może najważniejsze pytanie: Co oferuje nam rynek powierzchni biurowych?

Czego boimy się najbardziej?

Moje wieloletnie doświadczenie w pracy na rynku biurowym wskazuje, że obawy najemców często sprowadzają się do strachu przed zmianami i jest to moim zdaniem dość naturalne zachowanie. Większość lubi czuć się bezpiecznie a sytuacje nam nieznane wywołują stres. Jaki zatem jest najłatwiejszy scenariusz?

W ostatnim czasie brałem udział w dwóch dużych transakcjach – jedna firma zajmująca ok. 10,000 m kw przez kilkanaście lat w jednym biurowcu zdecydowała się na przeprowadzkę do nowoczesnego budynku, w nowej, zupełnie innej lokalizacji, druga, zajmująca w tym samym miejscu ok. 5,000 m kw zdecydowała się pozostać.

W obu przypadkach analizowaliśmy bardzo dokładnie wszystkie za i przeciw. W pierwszym z nich, elementem decydującym o zmianie lokalizacji było „zmęczenie starym biurem” i nie przystający do nowoczesnych standardów wizerunek biura wśród pracowników. Naturalnie rozważano remont i przebudowę biura, ale okazało się, że logistyka takiego przedsięwzięcia wiązałaby się ze znacznymi „turbulencjami” w codziennym funkcjonowaniu firmy. W drugim przypadku najkorzystniejszym rozwiązaniem okazało się pozostanie. Biuro wymagało nieznacznego dostosowania do oczekiwań pracowników, stosunkowo łatwo było wykonać re-aranżację części powierzchni. Dodatkowo uniknięcie często skomplikowanej procedury akceptacji ze strony zarządu korporacji przy zmianie biura oraz procesu zarządzania zmianą sprzyjało podjęciu decyzji o pozostaniu. Niebagatelne znaczenie miały również warunki finansowe transakcji.

Rynek – gdzie najwięcej, gdzie najmniej.

Równolegle z przeprowadzaniem analizy elementów opisanych powyżej najemca powinien się zapoznać z aktualnymi warunkami rynkowymi. Tylko w Warszawie w roku 2015 zostanie oddanych do użytku około 320,000 m kw nowoczesnej powierzchni biurowej. Poza Warszawą, najwięcej biur powstaje obecnie we Wrocławiu (ok. 160,000 m kw), Krakowie i Trójmieście. Rynki biurowe w Polsce mogą w tym roku wzbogacić się nawet o 450,000 m kw (poza Warszawą), z czego najwięcej przypadnie na Kraków, Trójmiasto i Wrocław.

Czy sama wiedza o tym, że najemcy mogą przebierać w ofertach już wystarczy? Czy już jesteśmy odpowiednio „uzbrojeni” żeby na tym rynku swobodnie się poruszać? Zdecydowanie nie. Najemcy nie interesuje cały rynek, najemcę interesuje tylko „ten” jeden budynek, który spełni większość (lub wszystkie) jego wymagania. Do tego niezbędna jest wiedza ekspercka i doskonała znajomość sytuacji każdego z wybranych przez najemcę deweloperów i każdego z wybranych budynków. Warto wiedzieć, z kim dany deweloper prowadzi rozmowy w budynku, czy i jak wpływa to na prowadzone przez nas negocjacje, warto wiedzieć, w jakiej fazie cyklu inwestycji właściciel będzie bardziej lub mniej elastyczny w negocjacjach. Gdzie są jego czułe punkty, a gdzie nie odda pola.

Chcemy oszczędności

To słowo powtarza się przy każdym z procesów. Jak osiągamy oszczędności? Obniżki w samych opłatach czynszowych to nie jedyna możliwość. Najemcy spotykają się z wieloma kreatywnymi pomysłami wynajmujących od kontrybucji finansowych, budżetów na wykończenie powierzchni po możliwości ograniczenia powierzchni najmu dzięki np. wspólnemu centrum konferencyjnemu. Przy ostatnio prowadzonych przez zespół JLL renegocjacjach założyliśmy wspólnie z Klientem, że spróbujemy osiągnąć oszczędności dotyczące czynszu za powierzchnię biurową na poziomie 25-27%. Udało nam się osiągnąć zmniejszenie bieżącego czynszu bazowego z 15,75 Euro do około 10 Euro efektywnego czynszu miesięcznego za każdy metr kwadratowy - oszczędności sięgnęły prawie 40%. Szczególnie dziś sytuacja rynkowa sprzyja osiąganiu takich efektów.

Troska o szczegóły

Zarówno podczas przeprowadzania analizy, jak i rozmów z obecnym lub przyszłym właścicielem budynku, ważna jest dbałość o szczegóły. Przy zaostrzonej konkurencji wynajmujących o najemców porównanie ofert staje się często nie lada wyzwaniem. Szczególnie jeżeli porównujemy techniczne aspekty budynków i standardy wykończenia. Pomoc doradcy w tym procesie wydaje się być niezbędna.

Tak jak napisałem na początku nie należy od razu wykluczyć jakiegokolwiek ze scenariuszy. Istnieją starsze budynki, świetnie zarządzane, w których modernizację właściciele inwestują duże kwoty, a komunikacja z najemcą jest prowadzona wzorowo. Z kolei wynajmujący, który nie podejmuje żadnych inwestycji w budynek, może nas kusić jedynie niższym czynszem. Najważniejsze to poznać różne opcje i wybrać najlepszą.


Praktyczny Poradnik Najemcy Biura. Słownik nieruchomościowo – polski (odc.3)

 

Praktyczny Poradnik Najemcy Biura. Kiedy zacząć, żeby zdążyć? (odc.2)

 


Praktyczny Poradnik Najemcy Biura. Kiedy biuro Cię blokuje (odc. 1)

Materiały powiązane

Nieruchomości Rekordowo niska aktywność deweloperów – czy za 2 lata zabraknie dostępnej powierzchni biurowej?
Rekordowo niska aktywność deweloperów – czy za 2 lata zabraknie dostępnej powierzchni biurowej?
23.07.2021
Nieruchomości Co miasto oferuje? Przegląd nieruchomości na sprzedaż, wynajem i pod dzierżawę
Co miasto oferuje? Przegląd nieruchomości na sprzedaż, wynajem i pod dzierżawę
12.10.2021
HR Pokolenie "Z" ceni sobie niezależność, autentyczność i pozostawanie w zgodzie ze sobą
Pokolenie "Z" ceni sobie niezależność, autentyczność i pozostawanie w zgodzie ze sobą
27.09.2021
Poprzedni
Barometr Rynku Pracy 4
Barometr Rynku Pracy 4
Następny
TESCO wycofuje się z rynku polskiego i sprzedaje swoje punkty. Wiemy kto kupi 6 z nich
TESCO wycofuje się z rynku polskiego i sprzedaje swoje punkty. Wiemy kto kupi 6 z nich

Newsletter

Kalendarium

  • Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych MKBR 26.10.2021 Kielce
  • III Ogólnopolskie Forum Dyrektorów Finansowych 26.10.2021
  • Akademia Inspektora Ochrony Danych 26.10.2021
Zobacz inne

Eksperci

Marek Kubik
Marek Kubik
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 50114
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • 2 pracowników z awansem na stanowisko Associate oraz nowy Partner w dziale Asset Services Cushman & Wakefield 2 pracowników z awansem na stanowisko Associate oraz nowy Partner w dziale Asset Services Cushman & Wakefield 21.10.2021
  • Znamy agendę trzeciej edycji Pozitive Technolgies 2021 Znamy agendę trzeciej edycji Pozitive Technolgies 2021 21.10.2021
  • Ruszył system Informacji Celno-Skarbowej EUREKA Ruszył system Informacji Celno-Skarbowej EUREKA 20.10.2021
  • Barometr stabilności otoczenia prawnego w Polsce - Aktualizacja za III kwartał 2021 r. Barometr stabilności otoczenia prawnego w Polsce - Aktualizacja za III kwartał 2021 r. 20.10.2021
  • Jak komunikować zmiany, żeby pracownicy je polubili? Jak komunikować zmiany, żeby pracownicy je polubili? 20.10.2021
Zobacz inne

Książki

Telefonem w klienta. Wstęp do telemarketingu
Telefonem w klienta. Wstęp do telemarketingu SEDNO
Zobacz inne

Blogi

  • Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania
    Internet of Behaviours - nowy, światowy trend, który staje się standardem współczesnego zarządzania Sebastian Młodziński
  • Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy?
    Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy? Sebastian Młodziński
  • Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?
    Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego? Digital Teammates S.A.
  • Koniec z biurkowym rejtanowaniem
    Koniec z biurkowym rejtanowaniem Karina Kreja
  • Śródpandemiczna mała stabilizacja
    Śródpandemiczna mała stabilizacja Karina Kreja
Zobacz inne
  • Dymitr Doktór
    Dymitr Doktór Ekspert w dziedzinie marketingu, wizjoner, pasjonat rozwiązań outsourcingowych oraz optymalizacji. Redaktor Naczelny magazynu Outsourcing&More.
  • Robert Zych
    Robert Zych Współwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH.
  • Joanna Borowik
    Joanna Borowik Rzeczoznawca majątkowy i doradca rynku nieruchomości
  • Katarzyna Czylok
    Katarzyna Czylok Redaktorka OutsourcingPortal
  • Anna Sarnacka–Smith
    Anna Sarnacka–Smith DIAGNOZA KOMPETENCJI DISC D3, EFFECTIVENESS
Zobacz inne

Baza Firm

FlexiReconciliation
FlexiReconciliation
Zobacz inne