Wzrosty opłat eksploatacyjnych – rekord w 2023 r., spadek tempa w 2024 r.

Ostatnie lata znacząco zmieniły krajobraz najmu powierzchni biurowej, czego wynikiem jest rosnąca wysokość opłat eksploatacyjnych ponoszonych przez najemców.

Jak wynika z danych Colliers, rekordowy pod tym względem był rok 2023, gdy średnie miesięczne stawki wzrosły aż o 26% w porównaniu do poprzedniego roku. Przeprowadzona przez Colliers szczegółowa analiza blisko 100 nieruchomości biurowych w Polsce pozwoliła zidentyfikować rynkowe tendencje i przyczyny wzrostów tych opłat, a także zarysować wstępne prognozy na nadchodzące miesiące. 

Opłaty eksploatacyjne obejmują szeroki wachlarz usług i działań niezbędnych do właściwego funkcjonowania wynajmowanych biur, takich jak utrzymanie czystości, ochrona obiektów czy konserwacja instalacji technicznych, dostawa mediów, a także opłaty za zarządzanie nieruchomością i opłaty publicznoprawne. Są one standardowo naliczane w PLN jako comiesięczne zaliczki za każdy metr kwadratowy brutto wynajmowanej powierzchni. Rozliczenie tych opłat następuje po zakończeniu roku budżetowego.

Rekordowe wzrosty w 2023 roku

Badanie Colliers przeprowadzone zostało na około 50 budynkach zlokalizowanych w Warszawie oraz 50 obiektach znajdujących się na głównych rynkach regionalnych. W 2023 roku średnie miesięczne stawki wzrosły z 21,9 PLN/m² do 27,7 PLN/m², co oznacza łączny wzrost o 26% w porównaniu do roku ubiegłego. Ponadto na podstawie zebranych danych eksperci ustalili, że stawki w 2024 roku, mimo iż nadal rosną, to w znacznie wolniejszym tempie. Ich wzrost w porównaniu do roku 2023 wyniósł około 6% w Warszawie i 7% na rynkach regionalnych.

Nie tylko koszty energii

Wzrost opłat jest efektem czynników zarówno globalnych, jak i lokalnych, w tym zmian w cenach energii elektrycznej i cieplnej, a także rosnących wymagań dotyczących utrzymania standardów ekologicznych i technologicznych budynków. Przykładowo, w 2023 roku koszty utrzymania czystości wzrosły średnio o 13%, by w 2024 roku podrożeć o kolejne 22%. Podobna dynamika cechowała koszty ochrony budynku – w 2023 i 2024 roku podrożały one odpowiednio o 16% i 26%. Koszt utrzymania technicznego obiektu utrzymuje się w tym roku na poziomie zbliżonym do 2023 roku (wzrost zaledwie o 1%) – wtedy jednak podrożał on o 13% w porównaniu do stawek rok wcześniej. Najbardziej uderzająca była jednak zmiana w kosztach mediów, które w 2023 roku wzrosły aż o 88% w stosunku do roku 2022. Jednak co ciekawe akurat w tej kategorii w 2024 roku odnotowano spadek cen o 10%, co wynika z bezpiecznych założeń budżetowych w tej kategorii w roku ubiegłym i utrzymania zamrożenia cen energii elektrycznej dla małych i średnich przedsiębiorstw do czerwca 2024, jak również korzystnych cen energii w przypadku klientów, którzy zdecydowali się na zakup energii metodą SPOT.

W tym momencie poziom wzrostu opłat eksploatacyjnych w 2024 roku jest znacznie niższy w stosunku do roku ubiegłego, co wynika m.in. z ustabilizowania cen energii elektrycznej – mówi Agnieszka Milczarek, Dyrektorka w Dziale Asset Services w Colliers.

W dalszym ciągu jednak koszty te stanowią dla najemców duże obciążenie związane z prowadzeniem biura, a perspektywa ich dalszego wzrostu wymusza na właścicielach nieruchomości szukania sposobów na optymalizację kosztów operacyjnych – dodaje ekspertka.

W poszukiwaniu oszczędności

Najemcy mogą dążyć do negocjacji warunków umów najmu, które pozwolą na większą transparentność i kontrolę nad składnikami opłat eksploatacyjnych, na które wynajmujący mają wpływ. Z kolei właściciele nieruchomości, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom najemców, mogą inwestować w modernizację budynków i wdrażanie rozwiązań technologicznych, które przyczynią się do optymalizacji kosztów eksploatacji i zarazem zwiększenia efektywności energetycznej obiektów.

Analiza i weryfikacja wydatków, jakie ponosi właściciel nieruchomości na poczet jej utrzymania, a którymi obciążani są najemcy, możliwa jest poprzez audyt kosztów eksploatacyjnych. Odbywa się on w oparciu o dokumentację związaną z najmem, a także dokumenty finansowe dostarczone przez właściciela. W wyniku przeprowadzonej analizy można wykryć ewentualne nieprawidłowości w zakresie przygotowanego rozliczenia oraz potwierdzić lub zakwestionować zasadność poniesionych wydatków. Takie działania pozwalają na optymalizację polityki najmu oraz zarządzania wynajętymi powierzchniami biurowymi, a tym samym stanowią użyteczne narzędzie kontrolne dla najemcy.

Z racji tego, że koszty eksploatacyjne stanowią znaczący procent całościowego kosztu najmu, a jednocześnie należą do tej kategorii kosztów, w której na rynku panuje spora dowolność, już na etapie wyboru budynku warto zwrócić uwagę na kilka kwestii. Po pierwsze, kluczowe jest dobre zrozumienie, które pozycje kosztowe wchodzą w skład oferowanej opłaty eksploatacyjnej, a po drugie uzgodnienie z wynajmującym zapisów chroniących najemcę przed niespodziewanym lub nieuzasadnionym wzrostem tych kosztów w trakcie najmu – radzi Michał Proński, Associate Director w Dziale Powierzchni Biurowych, Colliers.

Regulacje ESG sprzyjają obniżkom

W procesie optymalizacji kosztów kluczowe stają się też regulacje dotyczące raportowania ESG. Przepisy te wymuszają na właścicielach obniżenie zużycia energii pochodzącej z paliw kopalnych oraz zwiększenie efektywności energetycznej budynków, co przekłada się na konieczność stosowania nowocześniejszych technologii i modernizacji. 

Raportowanie ESG, poprzez regulacje i dyrektywy, skłoni właścicieli do wprowadzenia zmian technicznych na budynkach, umożliwiających monitorowanie zużycia mediów i odpadów, które w dalszej perspektywie pozwolą na osiągnięcie oszczędności przez najemców. Dodatkowo, okresowe zbieranie danych oraz analiza ich zmian i dokładniejsze pomiary wpłyną na zmniejszenie opłat dla obu stron – podsumowuje Aleksandra Trojanowska, Associate Director, Sustainability Transformation Lead, Colliers.