RODO rzuciło wyzwanie kandydatom do pracy

Data dodania: 29.11.2018

Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) rzuciło wyzwanie nie tylko prawnikom  i rekruterom, ale też kandydatom do pracy. Prawnicy kwestionują konieczność zawarcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w CV oraz podania daty urodzenia. Natomiast rekruter może potraktować brak zgody na użycie numeru telefonu i adresu e-mail jako odmowę wzięcia udziału w naborze. Eksperci Most Wanted podkreślają, że przy projektowaniu CV należy brać pod uwagę zarówno obowiązujące prawo jak i praktykę rekrutacyjną. Dlatego warto wiedzieć, co trzeba dodać do CV, aby rekruter mógł z niego skorzystać, a także czego pracodawcy nie mogą już wymagać od kandydata. 

Zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca ma prawo wymagać, aby CV kandydata zawierało:

  • imię i nazwisko,
  • imiona rodziców kandydata,
  • datę urodzenia
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)              
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ta lista wytycznych pokazuje, że pracodawca nie może żądać informacji np. o certyfikatach, potwierdzających znajomość języków obcych. To od kandydata zależy, czy chce te dane udostępnić. Jest tu także problematyczny zapis o dacie urodzenia, kwestionowany przez część prawników. Jej podanie może rodzić podejrzenia o dyskryminację w procesie rekrutacji, zwłaszcza w odniesieniu do kandydatów 50+. Prawo unijne zakazuje takich praktyk, dlatego agencje rekrutacyjne nie mogą naciskać na kandydatów – mówi Maria Kasperkiewicz, Dyrektor Operacyjny w Most Wanted.

Zgodnie z RODO firma przeprowadzająca rekrutację nie może też żądać referencji od poprzednich pracodawców. Udostępnianie takich informacji, z prawnego punktu widzenia, stanowi wyciek danych osobowych (nieuprawnione udostępnienie). Ustawodawcy nie uregulowali dotąd wprost tej praktyki, która jest szczególnie popularna w zachodnich krajach Unii Europejskiej. Pracodawca chcąc zweryfikować prawdziwość prezentowanych przez kandydata informacji ma prawo żądać udokumentowania danych zawartych w CV na podstawie art. 221 KP, m. in. dyplomu ukończenia studiów lub świadectwa pracy potwierdzającego zajmowane stanowisko. Jednocześnie pracodawca nie może gromadzić ani przetwarzać danych wrażliwych, takich jak: rasa, wyznanie religijne, orientacja seksualna, stan zdrowia czy nałogi, nawet jeśli kandydat sam je udostępni. Tylko wąski katalog firm ma prawo zbierać informacje o niekaralności kandydata i to wyłącznie, w sytuacji, kiedy obowiązek zatrudnienia osób niekaranych wynika wprost z przepisów ustaw.

W przypadku numeru telefonu i adresu mailowego sprawa wygląda trochę inaczej. Wyrażenie zgody na ich użycie jest dobrowolne, ale niezbędne, bo to jedyne możliwe formy kontaktu z kandydatem. Wynika to z prawa komunikacyjnego (art. 721) i w ślad za tym należy uznać, że jeśli kandydat nie wyrazi zgody na wykorzystanie tych danych, jest to równoznaczne z odmową wzięcia udziału w procesie rekrutacji.

Czy dodawać zdjęcie do CV?

Kodeks Pracy nie mówi nic o konieczności załączenia zdjęcia w dokumentach aplikacyjnych, a to oznacza, że legalne wykorzystanie wizerunku kandydata może odbyć się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody. Niedozwolone jest odrzucanie aplikacji z powodu braku zdjęcia – będzie to w świetle prawa interpretowane jako przejaw dyskryminacji. Prawnie wątpliwe jest także pozyskiwanie zdjęć kandydatów z social mediów, ponieważ publikowane przez nich treści mają charakter informacyjny i nie są przeznaczone do przetwarzania przez rekruterów. Pracodawca nie ma także prawa gromadzić skanów lub zdjęć dowodów osobistych, w którch znajdują się informacje nt. koloru oczy, wzrostu oraz wizerunek kandydata, które w myśl RODO – są danymi biometrycznymi zaliczanymi do katalogu danych podlegających szczególnej ochronie.

Dlaczego warto w CV zamieścić klauzulę?

Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji stanowi art. 22 Kodeksu Pracy, co oznacza, że potencjalny pracodawca przetwarza dane kandydatów na podstawie przepisów prawa, a nie na podstawie ich zgody. Warto jednak zwrócić uwagę, iż w niektórych przypadkach zawarcie klauzuli ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne, przykładowo w momencie zawierania umów B2B, gdzie nie mają zastosowania przepisy Kodeksu Pracy. Niestety, jak wskazuje eRecuiter w raporcie „RODO w rekrutacji”, zaledwie 58% osób poszukujących pracy zamieszcza w swoim CV zgody na przetwarzanie danych osobowych, a co trzeci kandydat nie dopasowuje jej treści do konkretnego pracodawcy. Brak zgody zawartej w CV zamyka możliwość ponownego rozpatrzenia CV w innym procesie rekrutacji prowadzonym przez firmę. Nie może być też wykorzystane przez inne spółki w grupie kapitałowej, do której kandydat aplikuje. Zmniejsza to wówczas skuteczność i zasięg aplikacji.

Nie ma jednej, zdefiniowanej prawnie reguły, która narzucałaby, jak taka klauzula w CV ma brzmieć. W standardowej wersji wystarczy wpisać: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy), dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (numer oferty lub nazwa stanowiska) zgodnie z ustawą z dnia 10.05.2018 o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2018 Poz. 1000.” Jeśli kandydatowi zależy, aby aplikacja mogła być ponownie użyta w innym procesie warto zawrzeć klauzulę uwzględniającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby nie tylko danej rekrutacji, ale także przyszłych procesów prowadzonych przez daną firmę oraz spółki z grupy kapitałowej.

Wyrażenie zgody na przetwarzane danych w przyszłych rekrutacjach zwiększa szanse na znalezienie pracy, a jednocześnie nie pozbawia nas wpływu na przetwarzanie danych osobowych. W odpowiedzi na aplikację pracodawca musi nas poinformować, kto jest administratorem naszych danych, do jakich celów będą one wykorzystywane oraz zapewnić, że w każdej chwili możemy je zmienić lub usunąć. Administrator musi także szybko reagować na żądanie zmian ze strony kandydata, które powinien wprowadzić najpóźniej w momencie zakończenia rekrutacji – podkreśla ekspert Most Wanted.

Jak długo pracodawca może przechowywać CV?

Dane osobowe nie powinny być w rękach pracodawcy dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania – to podstawowa zasada. W przypadku CV zawierającego zgodę na wykorzystanie w danym procesie, pracodawca musi usunąć dane kandydata zaraz po odrzuceniu go w danej rekrutacji, a ostatecznie do końca naboru. Jeśli osoba poszukująca pracy wyraziła zgodę także na udział w przyszłych rekrutacjach, prawo nie określa górnej granicy czasowej przechowywania CV. Wówczas każdy przedsiębiorca będzie rozporządzać tymi danymi tak długo, jak uzna za stosowne. Najczęściej jednak nie dłużej niż 12 miesięcy, choć okres ten może różnić się od rodzaju stanowiska.

Wśród ogólnych zasad wprowadzonych przez RODO znajduje się m. in. zasada ograniczenia przechowania danych, która wprost nakazuje Administratorowi ograniczenie czasu przetwarzania danych do chwili osiągnięcia celu, w jakim dane zostały zebrane. Ponadto dane zebrane w jednym celu, nie mogą być wykorzystywane w innym, aby okres przechowywania uległ wydłużeniu. Mówi o tym wprost zasada ograniczenia celu przetwarzania danych. Dla kandydatów oznacza to tyle, że dane zebrane w procesie rekrutacji nie mogą być wykorzystane przez daną firmę np. do wysłania mailingu zawierającego informacje marketingowe, o ile kandydat w trakcie aplikowania nie wyraził osobnej zgody na przesyłanie takich treści.

Im lepiej poznamy Rozporządzenie, tym łatwiej będzie nam zrozumieć, że ma ono chronić interes jednostki poprzez ochronę jej danych osobowych. RODO przede wszystkim ograniczyło nieuczciwe praktyki firm wykorzystujących dane kandydatów w niewłaściwy, a często wręcz nielegalny sposób. Wiele firm z branży HR wciąż uczy się prawidłowego zarządzania informacjami, a nowy akt prawny zmobilizował je do zwiększonego wysiłku w tym obszarze. Co jednak najważniejsze, RODO zbudowało świadomość samych kandydatów, że mogą decydować o celu i zakresie przetwarzania danych, a gdy zajdzie potrzeba, nawet decydować o usunięciu z bazy firm. To prawa, z których kandydaci dotąd nie mogli skorzystać – podsumowuje Maria Kasperkiewicz z Most Wanted.

Materiały powiązane

KarieraAwanse w Griffin Real Estate
Awanse w Griffin Real Estate
19.12.2018
RaportyWskaźnik pustostanów w stolicy wynosi 10%
Wskaźnik pustostanów w stolicy wynosi 10%
26.11.2018
InwestycjeOcena perspektyw sektora produkcji przemysłowej jest coraz lepsza
Ocena perspektyw sektora produkcji przemysłowej jest coraz lepsza
03.12.2018
Poprzedni
Jak wygląda cyfrowa transformacja w krajach rozwiniętych
Jak wygląda cyfrowa transformacja w krajach rozwiniętych
Następny
Echo startuje z budową drugiego etapu Face2Face
Echo startuje z budową drugiego etapu Face2Face

Newsletter

Kalendarium

  • E-learning i Zarządzanie Wiedzą 201921.03.2019 Warszawa
  • Ogólnopolski Kongres Prawa Pracy21.03.2019 Warszawa
  • LEAN BLACK BELT® - program menedżerski21.03.2019
Zobacz inne

Oferty Pracy

  • Key Account Manager w KatowicachKinnarps Polska Sp. z o. o.Katowice
  • Serwisant we WrocławiuKinnarps Polska Sp. z o. o.Wrocław
  • Key Account Manager w ŁodziKinnarps Polska Sp. z o. o.Łódź
  • Key Account Manager w WarszawieKinnarps Polska Sp. z o. o.Warszawa
Zobacz inne
  • Kinnarps Polska Sp. z o. o.meble biurowe, fit-out
Zobacz inne

Eksperci

Małgorzata Polzenius
Małgorzata Polzenius
zobacz innych

Bibliografia Outsourcingu

Mamy już 42385
pozycji w bazie

Outsourcing&More

Newsroom

  • Revolut przenosi się do Podium ParkRevolut przenosi się do Podium Park20.03.2019
  • Nowa odsłona dwóch budynków na MokotowieNowa odsłona dwóch budynków na Mokotowie20.03.2019
  • Galeria Młociny ma kolejnego najemce Galeria Młociny ma kolejnego najemce 20.03.2019
  • Omnichannel i Obsługa Klienta w SieciOmnichannel i Obsługa Klienta w Sieci20.03.2019
  • Nowa inwestycja GSK Finance Hub w PoznanNowa inwestycja GSK Finance Hub w Poznan19.03.2019
Zobacz inne

Literatura

Działania outsourcingowe w dziedzinie transportu wspomagające logistykę Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej
Działania outsourcingowe w dziedzinie transportu wspomagające logistykę Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej PolskiejPaństwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Suwałkach
Zobacz inne

Blogi

  • "Biurowe aaS'y"
    "Biurowe aaS'y"Karina Kreja
  • Ile kosztuje nas praca?
    Ile kosztuje nas praca?Karina Kreja
  •  Gdy EX przegrywa z CX
    Gdy EX przegrywa z CXKarina Kreja
  • Strategie na rynku Wynajmującego
    Strategie na rynku WynajmującegoKarina Kreja
  • Alfabet obsługi Klienta
    Alfabet obsługi KlientaRobert Zych
Zobacz inne
  • Wiktor Doktór
    Wiktor DoktórEkspert branży outsourcingowej
  • Robert Zych
    Robert ZychWspółwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH.
  • Katarzyna Swatowska
    Katarzyna SwatowskaEkspert w działaniach Public Relations dla Call Contact Center oraz branży nowych technologii
  • Hubert Lipiński
    Hubert LipińskiTrener, Doradca, Menedżer, założyciel i właściciel firmy szkoleniowo doradczej bpcr.pl
  • Waldek Olbryk
    Waldek Olbryk
Zobacz inne

Baza Firm

Treyst Nieruchomości Sp. z o.o.
Treyst Nieruchomości Sp. z o.o.
Zobacz inne