Globalna transformacja fundamentem dla strategicznego doradztwa

W rozmowie z Bartkiem Wieczorkiem, Senior Director Elanco Solution Center w Warszawie, analizujemy rezultaty globalnej transformacji, w której kluczową rolę w obszarach standaryzacji i optymalizacji odegrało warszawskie Elanco Solution Center.

Redakcja: Blisko rok temu (wiosną 2023 r.) Państwa firma Elanco Animal Health zakończyła drugi etap globalnej transformacji. Jakie są jego efekty i jaka była rola Elanco Solution Center (ESC) w tym procesie?

Bartek Wieczorek, Elanco Solution Center: Od roku Elanco pracuje w skali globalnej na jednym systemie, co znacznie ułatwia prowadzenie biznesu oraz podejmowanie decyzji wspieranych przez dane czerpane z tego systemu. Praca w jednym systemie zdecydowanie przyspiesza procesy operacyjne w ramach firmy.

W trakcie samej transformacji efekty miały charakter sinusoidalny. Performance w zespole wzrastał i spadał. W miarę jednak jak zmierzaliśmy do stabilizacji, wydajność już tylko stale rosła. W trakcie realizacji projektu duża waga została nadana zagadnieniu centralizacji oraz standaryzacji procesów, ale też zakresowi obowiązków naszego centrum. Zdawaliśmy sobie sprawę, że aby w przyszłości osiągnąć większą kontrolę nad procesami oraz danymi w Elanco, kluczowa jest standaryzacja. Naszym celem było i jest rozszerzenie tej standaryzacji na wszystkie kraje we wszystkich regionach, np. jeśli pewne działania okazują się skuteczne w jednym lub dwóch krajach, pojawia się logiczne pytanie: dlaczego nie zastosować tych skutecznych praktyk powszechnie? To jest właśnie istota centralizacji – wspólny wysiłek na rzecz usprawnienia oraz ujednolicenia naszych działań w skali globalnej.

Centralizacja i standaryzacja torują drogę do optymalizacji. Nasz plan transformacyjny obejmował zaangażowanie w doskonalenie każdego procesu w ramach naszych kompetencji. Wiązało się to z eliminacją nieefektywności oraz minimalizacją marnotrawstwa czasu. Część prac już za nami, ale nadal celem pozostaje systematyczna optymalizacja każdego aspektu naszej działalności sprawiając, że działamy z najwyższą wydajnością. Kultywujemy kulturę ciągłego doskonalenia.

Istotnym aspektem tej optymalizacji jest strategiczne wdrażanie automatyzacji. Skoro pracujemy już w jednym systemie to czas na kolejny krok. Automatyzacja nie tylko przyspiesza rutynowe działania, ale także pozycjonuje nas jako partnera myślącego przyszłościowo, zaangażowanego w dostarczanie innowacyjnych rozwiązań i spostrzeżeń, które napędzają rozwój firmy.

Automatyzując powtarzalne zadania, uwalniamy cenny czas i zasoby, umożliwiając naszemu zespołowi przekierowanie wysiłków na bardziej zaawansowane zadania o wyższej wartości dodanej, co przybliża nas do pozycji partnera biznesowego naszych spółek oraz funkcji globalnych.

Jakie czynniki miały największy wpływ na sukces osiągnięty przez Elanco Solution Center? Które strategie sprawdziły się najlepiej?

Kluczowym elementem była intensywna integracja. Warszawskie biuro stało się swego rodzaju centrum komunikacyjnym, w którym przeprowadzane i koordynowane były testy syste mów, a nasze zespoły gromadziły niezbędną wiedzę. Około 150 pracowników brało udział w testowaniu ponad 15 tys. scenariuszy jeszcze przed uruchomieniem systemu.

Częstą przyczyną niepowodzeń w transformacji i wdrożeniach systemów jest niedostateczne zaangażowanie osób zarówno z biznesu, centrum usług, jak i zespołów wsparcia infrastruktury. Transformacje prowadzone wyłącznie przez zespoły IT lub zespoły transformacyjne nie przynoszą oczekiwanych efektów. Słabości projektów z reguły szybko ujawniają się przy raportowaniu błędów.

W naszym przypadku 15 tys. scenariuszy zostało przetestowanych przez pracowników operacyjnych, biznesowych oraz zespoły ESC, a ich wyniki były na bieżąco raportowane. Każdy błąd był szczegółowo opisywany i kategoryzowany, z uwzględnieniem jego stopnia krytyczności, a następnie poszukiwaliśmy rozwiązań. Dzięki temu system był na bieżąco konfigurowany i gotowy jeszcze przed datą go-live. ESC odgrywało kluczową rolę w trakcie czterech głównych faz projektu (ramp-down, control release, ramp-up i hypercare). Pełna uwaga, kontrola, weryfikacja procesów, a także danych – to wszystko wydawało się nie mieć końca, ale mimo to nie traciliśmy entuzjazmu.

W drodze do osiągnięcia stabilizacji istotnym czynnikiem była również opracowana przez nas własna strategia. Przedyskutowanie jej z liderami i konsultacje z pracownikami przyczyniły się do osiągnięcia stabilności w sposób jasny i klarowny. Każdy filar był ważny, ale szczególnie istotnym było partnerstwo zarówno wewnętrzne w ramach ESC, jak i zewnętrzne z naszymi oddziałami krajowymi oraz globalnymi funkcjami. Elanco Solution Center stało się partnerem biznesowym, gotowe nie tylko pomagać, ale także wpływać na to, jak wyglądają procesy w Elanco.

Jak w związku z przeprowadzoną transformacją zmieniły się procesy w ESC?

Integracja Bayer Animal Health do struktur Elanco, znana jako projekt Mustang, wprowadziła jednolity system, jednolity wykaz kont, oraz zakres usług. Okres przenoszenia procesów okazał się również doskonałym momentem do ich rewizji oraz standaryzacji, stworzenia mapy procesów oraz opracowania instrukcji dla wewnętrznych interesariuszy korzystających z usług ESC.

Uporządkowanie i poszerzenie katalogu usług stanowi kluczowy element eliminacji marnotrawstwa czasu, a także jest fundamentem dla automatyzacji. W trakcie tranzycji ustanowiliśmy jednolity globalny katalog, definiujący zakres prac naszego Centrum. Procesy finansowe oraz katalog są poddawane weryfikacji dla każdego kraju, zaś każde wyjątkowe zdarzenie jest dokładnie analizowane i rekomendowane jako potencjalne zwiększenie zakresu usług.

Jeden zharmonizowany katalog, precyzyjnie zdefiniowane procesy oraz instrukcje, tworzą rodzaj zamkniętego obiegu, umożliwiającego przeprowadzanie symulacji dla zwiększania efektywności.

Obserwujemy wzrost zainteresowania wykorzystaniem nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, automatyzacja procesów robotycznych (RPA), czy analiza danych do zwiększenia efektywności i jakości usług. Czy ESC podejmuje kroki w celu wdrożenia tych technologii?

Rozpoznajemy globalne korzyści płynące z podniesienia efektywności i jakości usług. W ramach ESC przygotowujemy się do wdrożenia pierwszych robotów dla wybranej grupy procesów, rozpoczynając od priorytetowych obszarów. Jednocześnie pracujemy nad Elanco Chat GPT, który już jest dostępny dla pracowników, a wkrótce udostępnimy go także kontrahentom Elanco.

Wszystkie te działania wpisują się w ramy naszej strategii. Analizujemy procesy i eliminujemy straty efektywności tam, gdzie jest to możliwe. Jak to osiągamy? Informujemy o potrzebie zmian po stronie biznesu i działamy jako partner w zadaniu optymalizacji, np. wdrażając integrację z zewnętrznymi portalami (Electronic Data Interchange, EDI).

Jak automatyzacja procesów i nowoczesne technologie wpływają na zakres realizowanych przez ESC zadań? Jak wpływa to na relacje z klientami?

Automatyzacja procesów oraz integracja nowoczesnych technologii w Elanco Solution Center stanowi transformacyjną zmianę. Tradycyjnie skoncentrowani na zadaniach operacyjnych, teraz zmierzamy w bardziej strategicznym kierunku. Wdrożenie technologii automatyzacji pozwoli nam usprawnić rutynowe procesy, uwalniając cenny czas i zasoby do innych zadań. W rezultacie ESC będzie mogło przekierować swoją uwagę na inicjatywy, które zapewniają znaczną wartość dodaną dla firmy.

Jednym z kluczowych obszarów, w którym ta zmiana może być widoczna, jest analiza danych. Dzięki zaawansowanym narzędziom analitycznym, ESC będzie w stanie zagłębić się w dane. To nie tylko poprawi nasze zrozumienie różnych aspektów operacyjnych, lecz także pozwoli wydobyć cenne strategiczne spostrzeżenia. ESC może przekształcić się w centrum raportowania biznesowego, oferując kompleksowe dane w czasie rzeczywistym, które mogą mieć znaczący wkład w procesy decyzyjne na wszystkich poziomach organizacji.

Pragniemy w swej roli wykraczać poza ramy tradycyjnych zadań, zmierzając do doradztwa strategicznego. Wykorzystanie nowoczesnych technologii pozwoli nam oferować proaktywne, strategiczne wytyczne dla partnerów biznesowych w Elanco. Jesteśmy w stanie przyczynić się do rozwoju i realizacji planów biznesowych, dostosowując nasze wysiłki do szerszych celów organizacyjnych.

Dziękujemy za rozmowę.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #14 January-February (1/2024)